Wie Sie die richtige Recruiting-Software in 2022 auswählen

Was ist eine Recruiting-Software?

Eine Recruiting-Software hilft Ihnen bei allen Schritten des Bewerbungsprozesses. Sie ist eine Unterstützung für Recruiter*innen und kann in allen Phasen des Bewerbungs-Funnels eingesetzt werden. Eine Recruiting-Software soll HR-Mitarbeiter*innen nicht ersetzen, sondern ihnen die Arbeit erleichtern. Wenn Sie Recruiting-Programme in Ihrem Unternehmen einsetzen, werden Sie Kosten sparen und zeitliche Freiräume schaffen können. Die Software wird Ihnen dabei helfen, Ihre Anzeigen möglichst weit zu streuen und qualifizierte Bewerbungen zu erhalten.

Was ist der Zweck einer Recruiting-Software?

Eine Recruiting-Software wird dort eingesetzt, wo Bewerbungen als Prozess ablaufen und weitgehend standardisiert sind. Wenn das Recruiting bisher noch “per Hand” durchgeführt wird, kann sie solche Standards dort neu setzen. Zunehmend können solche Programme auch in kleinen Unternehmen verwendet werden, um HR-Ressourcen einzusparen oder effizienter einzusetzen.

Die häufigsten Gründe für den Einsatz von Recruiting-Software sind:

Automatisierung

Im Bewerbungsprozess gibt es viele einzelne Prozesse, die automatisiert werden können, ohne dass die Qualität der Kontakte mit Bewerber*innen darunter leidet. Ein Beispiel sind vorgefertigte Antworten an Interessenten, die umgehend nach Eingang einer Anfrage personalisiert versendet werden können. Oder die selbstständige Schaltung von Stellenanzeigen.

Datenanalyse

Eine Recruiting-Software kann nicht nur die Arbeit erleichtern, sondern generiert auch viele nützliche Daten. Diese helfen Ihnen, einen besseren Einblick in die Effizienz ihres Bewerbungsprozesses zu bekommen. Die Software kann Informationen aufbereiten, die Ihnen sonst verborgen bleiben. Ein Beispiel ist die Time-to-Hire, die Zeit die es braucht, um eine Stelle zu besetzen. Das mag Ihnen bislang in Tagen dargelegt worden sein. Mit einer Software können Sie aber auf die Minute genau Stellenbesetzungen vergleichen und feststellen, wo es noch Optimierungsbedarf gibt.

Zeitersparnis

Wenn bestimmte Prozesse automatisiert sind, haben Sie und Ihre Mitarbeiter*innen im Recruiting mehr Zeit, um sich um andere Aufgaben zu kümmern. Zu diesen gehören die oft aus Zeitgründen vernachlässigte HR-Strategieplanung und die Präsenz bei Events. Der Einsatz von Recruiting-Software sollte nicht dazu führen, Personal einzusparen. Stattdessen kann das Potenzial der Beschäftigten besser ihren Fähigkeiten entsprechend eingesetzt werden.

Die wichtigsten Schritte bei der Auswahl einer Recruiting-Software

Sie haben heute die Qual der Wahl bei der Auswahl von Recruiting-Software, es gibt zahllose Anbieter, die durchaus gute Qualität liefern. Die Unterschiede liegen meistens in den Details, einige Anbietern haben sich auf große Firmen spezialisiert, anderen auf bestimmte Branchen. Wenn Sie eine Software auswählen, sollten sich zuvor über die wichtigsten Anforderungen Gedanken machen.

Schritt 1: Identifizieren Sie Ihren Personalbedarf

Die meisten Anbieter von Recruiting-Software haben Pakete, die sich nach der Größe Ihres Unternehmens und der Anzahl der Stellen richten, die Sie besetzen. Hierbei sollten Sie nicht nur den aktuellen Personalbedarf als Grundlage nennen, sondern eine realistische Projektion in die Zukunft machen. Wenn Sie vorhaben, zu expandieren, oder aufgrund ihrer Unternehmensart eine hohe Fluktuation haben, kann das preislich eine große Rolle bei der Auswahl der Recruiting-Software spielen.‍

Tipp: Bei Recruitee spielt nicht die Größe des Unternehmens oder die Anzahl der Mitarbeiter*innen, die Recruitee verwenden werden, bei der Preisgestaltung eine Rolle. Die kollaborative Zusammenarbeit von Teams steht bei uns an oberster Stelle, daher richten sich die Preise unserer Abonnements nach der Anzahl der ausgeschriebenen Jobs.

Schritt 2: Identifizieren Sie Probleme, die Sie derzeit haben

Eine Software wird nicht automatisch alle Probleme lösen können, die es in Ihrem Bewerbungsprozess gibt. Jeder Anbieter hat bestimmte und besondere Funktionen, die ein Alleinstellungsmerkmal sind. Bevor Sie also eine Software auswählen, sollten Sie sich überlegen, welche Bereiche verbessert werden können und wo es bei Ihnen im Prozess hakt.

Dazu können zum Beispiel Terminvergaben zählen. In vielen Unternehmen kommt es vor, dass Termine für Interviews noch per Hand in Outlook eingetragen werden. Dabei können aber Fehler passieren, zum Beispiel wenn ein*e Teilnehmer*in vergessen wird oder aus Versehen ein falscher Tag eingetragen wird. Die Digitalisierung der HR ist heute unumgänglich geworden und dafür benötigen Sie mehr als nur das Office-Angebot von Microsoft und ein CRM.

Die Recruiting-Software kommuniziert selbstständig mit Kandidat*innen und macht basierend auf der Verfügbarkeit Ihres HR-Personals Vorschläge, die bei Bestätigung allen Teilnehmern mitgeteilt werden. Dennoch sollten Sie am Ende immer die Bewerberauswahl selbst treffen können.

Wenn Sie Stellen oft auf vielen Kanälen veröffentlichen, werden Sie eine Software benötigen, die mit möglichst vielen Stellenbörsen verbunden ist und Vorlagen für Stellenanzeigen verwalten kann.

Am besten erstellen Sie sich gemeinsam mit ihrem Team eine Liste an Funktionen, die Sie sich wünschen und mit Problemen, die es derzeit beim Recruiting gibt. Wichtig ist hierbei, ehrlich zu sich selbst zu sein.

Schritt 3: Technische Voraussetzungen

Bei Software kann zwischen zwei Arten unterschieden werden: Solche, die auf Ihrem Unternehmensserver installiert wird und für die dann Lizenzen für Nutzer*innen und Bewerbungsvorgänge erworben werden. Und solche, die als Service angeboten wird und über den Browser und Apps bedient wird. Letztere ist die heute am weitesten verbreitete Variante. Ein weiterer Vorteil der Software in der Cloud: Sie kann von unterwegs auf dem Handy benutzt werden.

Schritt 4: Preise und Leistungen vergleichen

Nehmen Sie sich Ihre Liste der Probleme und Anforderungen zur Hand und wählen Sie zunächst die Anbieter von Recruiting-Software aus, die die meisten davon erfüllen. Dann können Sie eine weitere Liste erstellen, in der Sie die unterschiedlichen Preise vergleichen. Aber: Preise sind nicht alles. Wichtiger ist, welche Leistungen Sie dafür erhalten. Und zu diesen gehören Funktionen, über die Sie vielleicht gar nicht nachgedacht haben oder von denen Sie gar nicht wussten, dass Sie existieren.

Ein Beispiel ist der Marktplatz von Recruitee, der eine große Zahl von Partnern beinhaltet, mit denen die Softwarefirma zusammenarbeitet.

Schritt 5: Hilfe bei der Einrichtung

Schließlich sollte die Wahl auf eine Lösung fallen, die Ihnen bei der Einrichtung so weit wie möglich hilft, ohne das dies zu einem großen Zeit- und Kostenaufwand führt. Natürlich werden Sie nicht einfach nur einen Schalter umlegen können, aber eine gute Softwarefirma wird sie bei der Migration begleiten und Ihnen helfen, alles nach Ihren Wünschen einzurichten.

Ein weiterer Vorteil ist es, wenn diese Firma und deren Mitarbeiter*innen dieses Onboarding auch auf Deutsch vornehmen kann. Das senkt die Schwelle für Ihre eigenen HR-Mitarbeiter*innen, selbst wenn sie Englisch sprechen sollten.

Was sind die Vorteile der Verwendung einer Recruiting-Software?

Mit einer Recruiting-Software lassen sich Bewerbungsprozesse deutlich verbessern. Die Lösungen sind selbst für kleinere Firmen erschwinglich und die meisten Anbieter sind webbasiert, es braucht also keine Softwarelizenzen und keine Installationen und Updates mehr. Weitere Vorteile sind:

Bessere Candidate Experience

Wenn ein Bewerbungsprozess durch Software optimiert ist, dann werden potenzielle Kandidat*innen eine deutlich besser Erfahrung haben. Das beginnt bei schnelleren Antwortprozessen, geht über eine digitalisierte Kommunikation bis hin zu Videointerviews und eine optimale Terminvergabe.

Bewerber*innen, mit denen ein Unternehmen ständig kommuniziert, fühlen sich aufgewertet und ernst genommen. Das ist übrigens ebenso nach einer Ablehnung der Fall, wenn sie von Zeit zu Zeit einen Newsletter oder neue Stellenangebote erhalten.

Employer Branding

Unternehmen, die einen transparenten Bewerbungsprozess haben und die moderne Klaviatur des digitalen Recruitings bespielen können, machen Eindruck bei Bewerber*innen. Wer sich selbst als modernes Unternehmen sieht, sollte das in seinem Recruiting zeigen. Eine Recruiting-Software hält zum Beispiel Ihre Karriereseite immer auf dem neuesten Stand – so besteht keine Gefahr mehr, dass dort noch längst besetzte Stellen zu sehen sind.

Interne Optimierung

Durch die Aufbereitung der Daten, die eine Software generiert, können Sie Analysen vornehmen, die grafisch ansprechend und übersichtlich aufbereitet werden. Das Dashboard einer Recruiting-Software gibt Ihnen einen schnellen Blick auf den aktuellen Stand der Stellenbesetzungen. Sie können sofort feststellen, ob eine Stelle schneller als im Normalfall besetzt wird oder es länger dauert. Die Auswertung hilft Ihnen dabei, die unterschiedlichen Recruitingkanäle zu bewerten und bei Bedarf Umverteilungen von Budget vorzunehmen.

Datenschutz und Compliance

Die Vorschriften für den Datenschutz sowie die Formulierung von Stellenanzeigen ändern sich immer wieder und werden zunehmend komplizierter. Denken Sie nur an das Allgemeine Gleichstellungsgesetz und welche Angaben in einer Anzeige nicht mehr gemacht werden dürfen. Oder der Zeitraum, in dem die Daten von Bewerber*innen nach einer Absage gespeichert werden dürfen.

Bei einer Softwarelösung lagern Sie diese Lösung dieser Probleme an den Anbieter aus. Daten von Bewerber*innen werden dann automatisch gelöscht, wenn es das Gesetz verlangt. Es sei denn, die Software hat – natürlich automatisch – die betreffende Person vor Ablauf der Frist gefragt, ob die Kontaktinformationen im eigenen Talent Pool gespeichert werden dürfen. Natürlich ist dieses Einverständnis dann in der Datenbank abgespeichert.

Größere Reichweite

Eine Recruiting-Software ist in der Lage, Stellenanzeige an eine große Zahl von Jobbörsen zu schicken und für diese zu optimieren. Das schließt Beiträge in sozialen Medien und Offerten in Business-Netzwerken wie LinkedIn und Xing mit ein. Sie müssen nur einmal den Text formulieren und können dann über die Partner der Recruiting-Software eine größere Reichweite schaffen. Dazu kommt, dass diese Firmen oft wegen des großen Anzeigen-Volumens bessere Konditionen für Anzeigen bekommen und diese Rabatte zumindest teilweise an Ihre Kund*innen weitergeben – manchmal bis zu 60 Prozent.

Worauf sollte man bei einer Recruiting-Software achten?

Es gibt viele verschiedene Versionen von Recruiting-Software. Moderne Systeme bündeln eine Vielzahl an Recruiting-Funktionen. Einige der wichtigsten Eigenschaften sind:

Bewerber*innen-Verfolgung

Eine Recruiting-Software zeigt Ihnen jederzeit den aktuellen Status der Bewerber*innen an, die gerade in der Auswahl sind. Sie kann aber auch einen Talent Pool verwalten und sogar automatisch aktualisieren. Sie sind in der Lage, nach bestimmten Bewerber*innen zu suchen und sich deren Profile anzuschauen. Dank Schnittstellen mit Business-Netzwerken und Jobbörsen oder der Möglichkeit für Interessenten, eigene Profile zu erstellen, werden Sie immer aktuelle Daten der Bewerber*innen haben. Außerdem sehen Sie, ob Interessenten im Bewerbungsprozess vorzeitig abspringen

Kollaboratives Einstellen

Gemeinsam ist man stärker, und einer der großen Vorteile von Recruiting-Software ist, dass Sie hervorragend mit Ihrem Team zusammenarbeiten können. Da die Software auf einem zentralen Server liegt, können alle Mitarbeiter*innen ständig darauf zugreifen, unabhängig davon, wo sie sich befinden. Das Software-als-Service-Prinzip und die Lagerung der Daten in der Cloud ermöglicht es Ihnen und Ihrem Team, immer aktuelle Daten zu haben.

Wenn zum Beispiel Bewerber*innen es in die engere Auswahl geschafft haben und Ihre Recruiter*innen eine Einschätzung von Ihnen möchten, können Sie diese über einen internen Chat oder ein Benachrichtigungssystem anfordern. Kollaboratives Arbeiten im Recruiting-Prozess ist heute unabdingbar, sei es vom Home-Office aus oder auf einer Dienstreise.

Automatisierte Aufgaben

Einer der ersten Schritte, die bei der Einrichtung einer Recruiting-Software unternommen werden, ist die Automatisierung. Sie sollten bei der Auswahl des Services darauf achten, dass es einen hohen Grad der Automatisierung gibt, diese aber Ihren Ansprüchen entsprechend eingestellt werden kann. Je persönlicher die Kommunikation mit Kandidat*innen, umso eher bleiben diese im Prozess.

Gleichzeitig können sie nicht jedem von mehreren hundert Bewerber*innen eine eigene Antwort geben. Hier punkten die automatisierten Prozesse der Recruiting-Software. Ein anderes Beispiel sind Vorlagen für Stellenanzeigen. Eine Software kann diese Vorlagen bereits konform mit gesetzlichen Vorschriften wie das AGG und die Datenschutzverordnung machen. Sie können sich voll uns ganz auf die für die Stellen spezifischen Formulierungen konzentrieren.

Analytisches Dashboard

Daten können Ihnen viele wichtige Aussagen liefern, aber nur dann, wenn sie entsprechend aufbereitet werden. Eine Excel-Datei reicht dafür längst nicht mehr aus. Wenn Sie als Recruiter*in wissen wollen, wie es um das Bewerbermanagement steht, ist eine entsprechende Software die beste Lösung. Alle wichtigen Daten werden übersichtlich auf einem Dashboard angezeigt, dass Sie individuell einstellen können. Sie wollen sehen, wie viele Stellen noch unbesetzt sind? Legen Sie sich einfach ein kleines Chart in die Übersicht, dass Ihnen den zeitlichen Verlauf der Stellenbesetzungen anzeigt. Auf die gleiche Art und Weise können Sie Kostenentwicklungen sehen und sie können sich KPIs anzeigen lassen.

Für Ihre eigene Abteilung und für die Personen, an die sie berichten müssen, kann die Software Berichte eigenständig nach Ihren Vorgaben erstellen. Sie können die Analysen als PDF speichern und dann aus der Software heraus an die entsprechenden Personen verschicken.

Die meisten Anbieter einer Recruiting-Software haben entweder eine für mobile Endgeräte optimierte Version programmiert oder stellen sogar eine eigene App zur Verfügung. Mit dieser können Sie wichtige Daten unterwegs jederzeit in Echtzeit sehen.

Anzeigen-Management

Stellenanzeigen müssen auf vielen verschiedenen Kanälen publiziert werden, und das kann eine Menge Arbeit bedeuten. Wenn Sie jemals selbst eine Anzeige auf mehr als fünf Jobbörsen veröffentlicht haben werden Sie wissen, wie mühsam das ist. Eine Recruiting-Software nimmt Ihnen diese Arbeit ab. Sie kann sich per Schnittstelle direkt mit Webseiten verbinden und die Daten automatisch den entsprechenden Feldern anpassen. Sie müssen sich lediglich einmal mit Ihrem Nutzungskonto anmelden, den Rest erledigt dann die Software.

Und: Die Programme können die eingehenden Bewerbungen sofort bearbeiten und an die richtigen Mitarbeiter*innen weiterleiten.