Personalkosten besser verstehen und einsparen

Wenn Unternehmen über Kosten sprechen, dann kommt man sehr schnell auf das Personal. Es macht bei manchen Firmen einen Großteil der Gesamtkosten aus, gerade bei personalintensiven Branchen. Die Personalkosten im Griff zu haben, ohne dass dabei die Qualität leidet, ist eine große Herausforderung für jede Firma. Dabei ist der Spielraum begrenzt, denn nicht alle Kosten können Sie beeinflussen.

Statistiken zeigen immer wieder, wie stark der Anteil der Personalkosten in den vergangenen Jahren angestiegen ist. Beim Discounter Aldi zum Beispiel sind die Personalkosten im Jahr 2018 auf 8,4 Prozent vom Gesamtumsatz gestiegen – 2011 waren es noch knapp über 6,8 Prozent. Der erste Reflex, die Kosten zu kontrollieren, sind in vielen Fällen Entlassungen. Die helfen aber nicht, wenn wie in Supermärkten Personal schlicht gebraucht wird. Aldi behilft sich mit Aushilfen und versucht die teuren Überstunden zu reduzieren.

Bevor Sie in der Lage sind, Personalkosten zu reduzieren, müssen Sie aber wissen, wie hoch sie sind und wie sie sich zusammensetzen. Erst dann können Sie Maßnahmen ergreifen, um die Kostenentwicklung zu steuern. Übrigens überschneiden sich hier die Kompetenzen der Finanz- und der Personalplanung. Es empfiehlt sich, an Lösungen zusammenzuarbeiten, statt auf Zuständigkeiten zu beharren.

Unterschiedliche Arten von Personalkosten

Wie bei fast allen Kostenarten gibt es auch bei den Personalkosten Differenzierungen. Der Begriff an sich kann unterteilt werden in drei Kategorien:

• direkte Personalkosten
• indirekte Personalkosten
• und Lohnnebenkosten.

Direkte Personalkosten

Die direkten Personalkosten sind solche, die direkt mit dem vereinbarten Bruttogehalt zusammenhängen. Hinzu kommen einmalige Sonderzahlungen und Lohnfortzahlungen. Die üblichsten Kostenarten sind:

• Bruttogehalt/Lohn
• Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld
• Bonusse
• Reisekosten
• Lohnfortzahlung im Krankheitsfall
• Umlagen zur Entgeltfortzahlung

Diese Kosten sind von Ihnen zu einem gewissen Maß steuerbar. Gehaltskürzungen sind eher ungewöhnlich, aber Sie können bei Neueinstellungen zum Beispiel niedrigere Gehälter verhandeln oder aber an Bonussen und Weihnachtsgeld Veränderungen im gesetzlich möglichen Rahmen vornehmen. Andere Kosten wie die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und die Umlagen zur Entgeltfortzahlung können Sie nicht beeinflussen.

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Was sind indirekte Personalkosten?

Die indirekten Kosten werden oftmals bei der Berechnung der Lohnkosten vergessen, was das Gesamtbild aber erheblich verzerren kann. Sie genau zu kennen gibt Ihnen mehr Transparenz und Klarheit über Ihre tatsächlichen Ausgaben. Zu den indirekten Kosten zählen:

• Kosten für Ausstattung des Arbeitsplatzes
• Recruitingkosten
• Umzugskosten
• Home-Office-Aufwendungen
• Geldwerte Vorteile wie Dienstwagen

Die indirekten Kosten erlauben Ihnen den größten Spielraum, wenn es um kurzfristige Veränderungen geht. Sie machen je nach Unternehmen allerdings einen eher kleinen Anteil aus, was sich letztlich aber bei vielen Beschäftigten aufsummiert.

Die Bedeutung der Lohnnebenkosten

Die Lohnnebenkosten werden immer wieder als Kostentreiber angeführt. Sie sind gesetzlich festgelegt und richten sich nach der Höhe des Gehalts. Sie können bei Mitarbeiter*innen in einem regulären Angestelltenverhältnis an diesen Kosten kaum etwas verändern – lediglich die Genehmigung von Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen liegt in Ihrem Ermessen. Bei der Unfallversicherung sind die Kosten abhängig von der Zahl der Mitarbeiter*innen und dem Risiko, dem sie ausgesetzt sind. Die wichtigsten Lohnnebenkosten sind:

• Die vier gesetzlichen Versicherungen: Pflegeversicherung, Krankenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Rentenversicherung
• Freiwillige oder tarifliche Zusatzleistungen wie beispielsweise betriebliche Altersvorsorge, Personalrabatte und Unfallversicherung
• Beiträge zur Berufsgenossenschaft
• Kosten für Aus-, Fort- und Weiterbildung

Die aktuellen Arbeitgeber*innen-Anteile an der Sozialversicherung

Was ein*e Arbeitgeber*in an Sozialversicherungsbeiträgen bezahlen muss, ist bei den gesetzlichen Versicherungen festgelegt. Allerdings werden diese Werte immer wieder angepasst, deswegen gibt es bei der Kostenprognose immer einen kleinen Unsicherheitsfaktor. Die derzeitigen Arbeitgeber*innen-Anteile an den gesetzlichen Versicherungen sind:

• Krankenversicherung 7,3 %
• Pflegeversicherung 1,525 % (Ausnahme in Sachsen)
• Arbeitslosenversicherung 1,2 %
• Rentenversicherung 9,3 %
• Insolvenzgeldumlage 0,12 %

Die Prozentangaben beziehen sich dabei auf die Höhe des beitragspflichtigen Bruttogehalts.

Die Beitragsbemessungsgrenze – Hilfe für Arbeitgeber*innen

Um die Anteile der Sozialversicherung in den höheren Gehaltsklassen nicht ausufern zu lassen, hat der Gesetzgeber die sogenannte Beitragsbemessungsgrenze eingeführt. Sie ist eine Höchstgrenze, über der ein*e Arbeitgeber*in keine zusätzlichen Abgaben zahlen muss.

Seit 1. Januar 2021 gelten neue Rechengrößen in der gesetzlichen Kranken- und Rentenversicherung. Nach wie vor sind die Bemessungsgrenzen in den neuen und alten Bundesländern unterschiedlich: 7100 Euro (West) und 6700 Euro (Ost). Die Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Krankenversicherung liegt jetzt bei 58.050 Euro (monatlich 4.837,50 Euro brutto). Bis zur Beitragsbemessungsgrenze ist das Einkommen der Beschäftigten beitragspflichtig, alles darüber ist beitragsfrei. Bis zur Versicherungspflichtgrenze müssen Beschäftigte gesetzlich krankenversichert sein. Wer über diesen Betrag hinaus verdient, kann sich privat krankenversichern lassen.

Die Versicherungspflichtgrenze liegt bei 64.350 Euro (monatlich 5.362,50 Euro).

Lohn und Gehalt – der Unterschied

Auch wenn von Lohnnebenkosten gesprochen wird, werden heute immer mehr Gehälter ausbezahlt. Der Unterschied liegt vor allem in der Berechnungsgrundlage. Ein Gehalt wird regelmäßig in einer bestimmten Höhe ausgezahlt, meistens pro Monat. Lohn hingegen wird für Arbeitsleistung in einer Zeiteinheit bezahlt, daher auch der Begriff Stundenlohn. Heute gibt es immer weniger Branchen, die einen Lohn auszahlen, das feste Gehalt ist weit verbreitet.

Für die Bezahlung der Sozialversicherung ist die Höhe des Arbeitslohns in einem Monat entscheidend. Für Arbeitgeber*innen bedeutet die Bezahlung nach Stunden zum einen etwas Flexibilität, zum anderen aber weniger Planbarkeit was die Lohnkosten betrifft. Das ist heute noch in der Bauindustrie der Fall, aber auch dort, wo saisonale Kräfte arbeiten oder nur zeitweise Arbeitskräfte benötigt werden.

Formel für die Berechnung von Personalkosten

Sie können die tatsächlichen Personalkosten recht einfach berechnen, indem Sie die indirekten, direkten und die Lohnnebenkosten zusammenrechnen. Die Summe gibt Ihnen dann an, welche Kosten tatsächlich auf Sie als Arbeitgeber*in zukommen. Die Kosten können noch etwas variieren, abhängig von Bundesland, Kirchensteuer und Steuerklasse. Wenn es schnell gehen soll oder Sie für ganze Abteilungen die Kosten überschlagen wollen, können Sie auch eine gebräuchliche Formel mit einem Mittelwert nehmen:

Bruttojahresentgelt x 1,7 = tatsächliche Personalkosten

Wichtige Personalkosten Kennzahlen

Die Personalkosten sind ein bedeutender Teil der Kostenrechnung im Unternehmen und können als Kennzahlen verwendet werden. Diese geben Ihnen einen Trend an, meistens wie sich der Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten entwickelt. Die Höhe der Personalkosten hängt sehr von der Branche ab, in der Gastronomie können das 30 Prozent des Nettoumsatzes sein, bei einem Callcenter sogar bis zu 60 Prozent. Bei allen Kennzahlen sollten Sie äußere Faktoren nicht vergessen, wie hohe Fluktuation durch gesamtwirtschaftliche Faktoren oder einen Anstieg der Personalkosten, weil Sie wegen guter Auftragslage mehr Leute einstellen mussten.‍

Die wichtigsten Kennzahlen für Personalkosten sind:

• Anteil an den Gesamtkosten

Um diesen zu berechnen, teilen Sie die Lohnkosten durch den Gesamtumsatz. Dieser Wert kann Ihnen dazu dienen, Branchenvergleiche zu machen und zu sehen, ob Ihre Kosten zu hoch oder zu niedrig sind. Sie können auch die Zahlen über eine gewisse Zeit verfolgen, um festzustellen, ob sie stark steigen oder schwanken. Für sich alleine genommen sagt die Zahl nicht viel aus, weil es bisweilen viel Personal in einem Unternehmen braucht, das nicht direkt in der Produktion eingebunden ist.

• Kosten pro Mitarbeiter*in

Diese Kostenkennzahl zeigt Ihnen, wie hoch die Aufwendungen im Durchschnitt pro Mitarbeiter*in sind. Sie ist gut geeignet, um Abteilungen miteinander zu vergleichen, aber auch verschiedene Produktionsstandorte. Wenn Sie sie um Gehaltsunterschiede bereinigen, können Sie damit auch sehen, in welchen Bereichen des Unternehmens mehr pro Mitarbeiter*in ausgegeben wird.

• Kosten pro Mitarbeiter*innen-Stunde

Mit den Kosten pro Mitarbeiter*innen-Stunde (alle Lohnkosten durch die Gesamtzahl der Arbeitsstunden teilen) können Sie ebenfalls bestimmte Bereiche miteinander vergleichen und bei Bedarf optimieren. Selbst wenn Mitarbeiter*innen nicht pro Stunden bezahlt werden, ist das eine gute Kennzahl für die Produktivität.

• Kosten pro Abteilung oder Team

Wenn Sie ohnehin die Kostenrechnung nach Abteilungen oder Teams aufschlüsseln, können Sie den Gesamtaufwand auch als Grundlage für die Berechnung des Personalkostenanteils nehmen. Es kann Ihnen zeigen, welche Entwicklungen die Lohnkosten durchlaufen und wie die einzelnen Teams performen. Allerdings müssen Sie die Zahlen auch nach Aufgabenbereichen und Qualifikationen gewichten. In der Kantine haben Sie andere Löhne als in der Buchhaltung.

• Personalkosten pro Projekt

Sowohl externe Projekte für Kund*innen als auch interne Projekte benötigen Zeit und Geld. Ob für einen Kostenvoranschlag oder um zu sehen, ob das neue Optimierungsprojekt wirklich Kosten spart, ist diese Kennzahl sehr nützlich.

• Personalaufwandsquote

Anders als den Anteil am Gesamtumsatz gibt diese Kennzahl den Anteil der Personalkosten am Gewinn an. Es ist ein wichtiger Indikator dafür, ob Sie genügend Geld verdienen oder ob die Personalkosten Profite auffressen. Auch diese Zahl sollte über einen längeren Zeitraum gemessen werden.

So können Sie Personalkosten senken

Die vordergründig einfachste Methode Personalkosten zu senken ist, Mitarbeiter*innen zu entlassen. Viele Großunternehmen, gerade in der Automobilindustrie, haben sich immer wieder dieser Methode bedient. Heute kann das aber einen langfristig negativen Effekt haben: Denn Beschäftigte sind heute höher qualifiziert, sie bei besserer Auftragslage wieder einzustellen kostet oft mehr als der kurzfristige Effekt durch Entlassungen einbringt.

Dennoch können Sie Personalkosten einsparen, ohne gleich an Entlassungen zu denken. Hier einige Vorschläge, wie Sie Kosten in den Griff bekommen können:

Steuerfreie Leistungen

Statt einer Gehaltserhöhung, für die Sie Steuern und Abgaben zahlen müssen, können Sie Ihre Mitarbeiter*innen mit steuerfreien Leistungen bei Laune halten. Hier gibt es eine große Bandbreite an Möglichkeiten, Ihre Angestellten zu belohnen. Zu steuerfreien Leistungen (meistens bis zu einer bestimmten Höhe oder Anteil) gehören:

• Arbeitskleidung, wenn sie benötigt wird
• Geschäftsessen
• Kleine Sachzuwendungen bis 60 Euro
• Veranstaltungen im Unternehmen
• Hilfen bei berufsbedingter doppelter Haushaltsführung
• Getränke und Snacks während der Arbeitszeit
• Kinderbetreuung
• Ladestrom für E-Autos
• Private Nutzung des Dienstlaptops
• Rabatte für firmeneigene Produkte (Werksverkauf)
• Trinkgelder
• Hilfe bei Umzug
• Nachtarbeitszuschlag

Auch wenn mit diesen Leistungen Ausgaben verbunden sind, können diese geringer sein als Gehaltserhöhungen. Mittelfristig dienen sie auch dazu, Mitarbeiter*innen im Unternehmen zu halten, was wiederum die Recruitingkosten reduziert. Sie können damit vermeiden, durch teure Neueinstellungen die Kosten nach oben zu treiben.

Teilzeitkräfte

Wenn die Auftragslage kurzfristig besser wird, die wirtschaftliche Lage aber volatil ist, können Sie mit Teilzeitkräften flexibel und kostensparend arbeiten. Das hängt aber sehr von der Branche ab, in der Sie arbeiten. Bei Führungskräften werden Sie nur dann auf Teilzeitbasis arbeiten können, wenn es projektbezogen ist.

Freie Mitarbeiter*innen und Outsourcing

Wenn Sie mit externen Anbieter*innen arbeiten, tragen diese die Lohnnebenkosten. Die sind gerade bei Selbstständigen geringer. Freie Mitarbeiter*innen können Sie einsetzen, wenn Sie Arbeiten und Aufträge auslagern können. Wenn Sie jemanden brauchen, der*die regelmäßig die Webseite Ihrer Firma pflegt, muss diese Person nicht eingestellt werden. Bei der Gebäudereinigung und dem Gebäudemanagement ist es heute üblich, externe Firmen damit zu beauftragen. Diese preisen zwar die Lohnnebenkosten in ihre Angebote mit ein, Sie sparen aber in der Regel immer noch Geld.

Überstunden abbauen und verhindern

Überstunden sind versteckte Lohnkosten, die über einen längeren Zeitraum zu einem Problem werden können. Denn bezahlte Überstunden treiben die Lohnkosten in die Höhe. Versuchen Sie zunächst, die Überstunden abzubauen, und analysieren Sie dann, warum es zu einem Anstieg kommt.

Ein Weg, Mehrkosten durch Überstunden zu vermeiden ist, die Produktivität zu erhöhen. Dafür brauchen Sie motivierte und qualifizierte Mitarbeiter*innen, die in der regulären Arbeitszeit effizienter sind. Übrigens bringt es nicht viel, Ihre Angestellten unbezahlte Überstunden leisten zu lassen, selbst bei hohen Qualifikationen. Sie werden irgendwann ausgelaugt sein, was sich schnell auf die Produktivität auswirkt.

Krankenstand verbessern

Wenn Sie viele Ausfälle durch Krankheit haben, wirkt sich das ebenfalls auf die Lohnkosten aus, und zwar zweifach: Zum einen müssen Sie Lohnfortzahlung leisten, zum anderen entstehen Mehrkosten, weil Sie jemanden für die Arbeit bezahlen müssen, die die kranke Person nicht leisten kann. Entweder entstehen dann Mehraufwendungen durch Überstunden oder Sie müssen bei längerem Ausfall Aushilfen einstellen. Zufriedene und motivierte Mitarbeiter*innen werden seltener krank, das zeigen viele Studien.

Produktivität erhöhen

Je weniger Personal Sie für die Erledigung der Arbeit benötigen, umso geringer sind Ihre Personalkosten. Das ist aber einfacher gesagt als getan. Die Produktivität zu erhöhen benötigt eine ausführliche Analyse der Arbeitsleistung. In manchen Bereichen werden Sie mehr Optimierungspotenzial finden als in anderen. Sie können Maschinen einsetzen – und Künstliche Intelligenz – und Ihre Beschäftigten motivieren, damit sie mehr leisten.

Home-Office

Arbeitet ein gewisser Anteil der Beschäftigten regelmäßig im Home-Office, müssen weniger Büros vorgehalten werden. "Wenn man den Flächenbedarf um zehn, zwanzig Prozent einsparen kann - das ist schon signifikant", sagte Michael Voigtländer vom Institut der Deutschen Wirtschaft dem ZDF. Entsprechend forcieren immer mehr Unternehmen das Arbeiten von zu Hause aus.

Die Personalkosteneinsparung erfolgt hauptsächlich über indirekte Kosten. Wer im Mai 2020 bereits vorausgesehen hat, dass es zu Lockdowns kommt und seine Büroflächen verkleinerte, hat viel Geld pro Arbeitsplatz gespart. Über das Home-Office können Sie Arbeitsplatzkosten, Fahrtkosten und andere Ausgaben einsparen.