Die Kosten für die Einstellung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen können teuer werden. Falls Sie noch nie geschätzt haben, wie viel Ihr Unternehmen pro Einstellung ausgibt, werden Sie eventuell überrascht sein.
Wenn Sie Ihre Entscheidungen und Ausgaben im Einstellungsprozess analysieren, können Sie Kostenschätzungen für Neueinstellungen erstellen, die Ihnen dabei helfen, in Zukunft fundierte Entscheidungen zu treffen. Diese können von verbesserter Effizienz bis hin zu einer präziseren Budgetvorbereitung reichen und ermöglichen es Ihnen, das Endergebnis Ihres Unternehmens zu verbessern.
In diesem Artikel erfahren Sie, was die Kosten pro Einstellung sind, warum sie für Ihr Unternehmen so wichtig sind und wie sie berechnet werden. Darüber hinaus liefern wir ein Beispiel zur Veranschaulichung der Kosten pro Einstellung.
Was sind die Kosten pro Einstellung?
Die Einstellungskosten eines Unternehmens sind genau das, wonach es sich anhört - der durchschnittliche Geldbetrag, der für jede*n neu eingestellte*n Mitarbeiter*in ausgegeben wird.
Das Konzept mag zwar einfach sein, aber um die Nuancen verstehen zu können, muss man etwas tiefer eintauchen. Nicht alle Kosten, die mit einer Einstellung verbunden sind, sind offensichtlich, bis Sie sich die Zeit nehmen, alle Aufwände und Ressourcen aufzuschlüsseln.
Dazu gehören Aufwendungen für die Ausschreibung einer Stelle, die Beurteilung von Bewerber*innen und die Einarbeitung einer neuen Arbeitskraft im Unternehmen.
Es ist wichtig, dass Sie bei Ihrer Kalkulation nicht die potenziellen Kosten übersehen, um am Ende keine ungenaue Schätzung zu erhalten.
Was sind Rekrutierungskosten?
Es gibt viele Kosten, die bei der Berechnung der Kosten pro Einstellung zu berücksichtigen sind. Nicht alle davon, die in der Bilanz erscheinen, fallen in Form von direkten Ausgaben an.
Eine Standardmethode zur Berechnung der Einstellungskosten besteht darin, die Kosten in zwei Gruppen zu unterteilen: interne und externe Kosten. Externe Kosten sind Ausgaben und Investitionen in Einheiten außerhalb des Unternehmens, einschließlich:
- Gebühren für Personalagenturen
- Vermittlungsgebühren für Jobbörsen
- Anschaffungskosten von Tools
- Werbung für Stellenausschreibungen
- Reisekosten für Bewerber*innen
- Kosten für das Bewerber*innen-Screening
- Umzugsentschädigungen
- Ausgabe von Boni
Ein Teil der Rekrutierungskosten konzentriert sich auf das Personal, das Sie bereits haben oder einstellen. Zu diesen internen Kosten gehören:
- Teile der Gehälter, die an das am Rekrutierungsprozess beteiligte Personal gezahlt werden
- Die Kosten der Ausbildungsprogramme
- Reisekosten des*der Recruiter*in
- Empfehlungs-Boni
Der Rekrutierungsprozess Ihres Unternehmens wird bestimmen, wie viel die Kosten auf die einzelnen Ausgaben entfallen. Je gründlicher Sie die Kosten der Personalbeschaffung bei der Berechnung der Kosten pro Einstellung einschätzen, desto genauer wird Ihre Berechnung ausfallen.
Wie berechnet man die Kosten pro Einstellung?
Es scheint so, als müssten Sie eine Vielzahl an Dingen beachten, um die Berechnung durchzuführen. Die gute Nachricht ist, dass Sie die Berechnung leicht durchführen können, sobald Sie die verschiedenen Ausgabenquellen einmalidentifiziert und erfasst haben.
Addieren Sie sowohl die externen Kosten als auch die internen Kosten für alle Neueinstellungen in einem bestimmten Zeitraum. Dividieren Sie die sich ergebende Zahl durch die Gesamtzahl der Neueinstellungen im gleichen Zeitraum und Sie erhalten die Kosten pro Einstellung eines*einer neuen Mitarbeiter*in - von der Identifizierung über die Bewertung bis hin zur Einstellung und Schulung.
Worauf müssen Sie bei der Berechnung achten?
Die Berechnung der Kosten pro Einstellung lohnt sich nur dann, wenn Sie die gesammelten Informationen produktiv nutzen. Wenn die Berechnungen der Einstellungskosten richtig umgesetzt werden, bilden sie einen Leitfaden bei der Zuweisung von Ressourcen für die Personalbeschaffung.
Im Folgenden sind die wichtigsten Schritte aufgeführt, die bei der Berechnung der Einstellungskosten zu beachten sind, um den größtmöglichen Nutzen aus dem Prozess zu ziehen:
- Quantifizieren Sie die Kosten pro Einstellung (Cost-per-Hire)
Je detailliertere Informationen Sie über die Kosten pro Einstellung erhalten können, desto wertvoller werden diese für Sie sein. Das bedeutet, dass Sie nicht nur die Gesamtkosten ermitteln müssen, sondern die Kosten auch nach den verschiedenen Ausgabenbereichen aufschlüsseln müssen. Diese Informationen können mit zusätzlichen Metriken kombiniert werden, wie z.B. Statistiken darüber, woher die qualifizierten Bewerber*innen kommen und andere ähnliche Bewertungen.
- Analysieren Sie die Ergebnisse
Anhand Ihrer detaillierten Daten zu den Kosten pro Einstellung können Sie vergleichen und feststellen, wo Ihr Geld gut angelegt ist und wo unnötige Ausgaben getätigt werden. Suchen Sie nach Bereichen, in denen Ihre Rekrutierungskosten pro Einstellung deutlich höher sind, und versuchen Sie, eine Ursache dafür zu finden.
- Vergleichen Sie verschiedene Abteilungen
Neben der Berechnung der Kosten pro Einstellung auf der Grundlage verschiedener Rekrutierungsinstrumente und -methoden, können Sie auch Vergleiche innerhalb des Unternehmens anstellen. Wenn Sie mehrere Abteilungen haben, vergleichen Sie die Statistiken zu den Kosten pro Einstellung nach Abteilung. Sie können versuchen, die Stärken erfolgreicher Abteilungen zu ermitteln, um sie auf Andere anzuwenden und das Gesamtergebnis zu verbessern.
- Standards der Forschungsindustrie
Ein nützlicher Maßstab für die Bewertung Ihrer Ergebnisse sind Branchendurchschnittswerte. Während die durchschnittlichen Gesamtkosten in branchenübergreifenden Studien zu Ergebnissen in Höhe von nur 4.000 € geführt haben, wird es Unterschiede zwischen den Branchen und Unternehmensgrößen geben. Suchen Sie also nach Möglichkeit nach Daten von ähnlichen Unternehmen wie Ihrem.
- Wenden Sie an, was Sie gelernt haben
Wenn Ihre gesamte Analyse abgeschlossen ist, können Sie mit der Umsetzung von Änderungen beginnen. Diese basieren auf den Ergebnissen der Kosten pro Einstellung und dem, was sie über Ihren Prozess aussagen. Passen Sie die Ausgaben an, um sich auf erfolgreiche Rekrutierungsquellen zu konzentrieren und die Kosten dort zu senken, wo ein Überschuss besteht.
Beispielrechnung der Kosten pro Einstellung
Wenn man ein Unternehmen führt, muss man eine Menge im Auge behalten und es kann allzu leicht passieren, dass die kleinen Details übersehen werden.
Die Kosten für die Einstellung eines*einer neuen Mitarbeiter*in scheint auf den ersten Blick eine einfache Schätzung zu sein. Wenn Sie aber erstmal anfangen, sich mit Ihren Einstellungskosten auseinander zu setzen, werden Sie schnell feststellen, dass es nicht so leicht ist.
Wenn Sie die Kosten pro Einstellung kennen, können Sie Ineffizienzen erkennen und Ihren Prozess so verfeinern, dass Sie nicht nur unmittelbar Geld sparen, sondern sich auf die effektivere Einstellungsmethoden konzentrieren können.
Dies wiederum erhöht die Einstellungsqualität für neue Mitarbeiter*innen, was eine noch bessere Möglichkeit zur Verbesserung des Endergebnisses darstellt.
Falls Sie sich noch nicht die Zeit genommen haben, Ihre Kosten pro Einstellung zu ermitteln, ist jetzt der Zeitpunkt, sich mit dieser Kennzahl auseinanderzusetzen.
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