HR-Berichte: Warum sie für jedes Unternehmen wichtig sind

In großen und mittelständischen Unternehmen ist es üblich, dass die jeweiligen Abteilungen monatlich Berichte abgeben. Selbst kleinere Firmen haben zumindest eine Aufstellung der Finanzen am Monatsende von ihrer Buchhaltung zur Verfügung. Während bei Finanzen und Verkaufszahlen elektronisch aufbereitete Berichte mittlerweile gang und gäbe sind, hat sich das bei Reports der Personalabteilung noch nicht überall etabliert.

Dabei sind Daten über die Entwicklung und den Status der Belegschaft wichtig für das Personalmanagement. HR-Berichte können schon früh Auskunft über Trends und Entwicklungen geben, die Ihnen aus dem Arbeitsalltag nicht bewusst sind.

Was ist ein HR-Bericht?

Unter HR-Berichten werden monatliche, Quartals- und Jahresreports über das Personalwesen in einer Organisation verstanden. Sie schließen alle relevanten Berichte über die Personalentwicklung und damit verbundene Themenfelder ein. So gehören Weiterbildungsmaßnahmen und Mitarbeiter*innen-Zufriedenheit in die HR-Reports. Wie diese Berichte verfasst werden, ist sehr unterschiedlich.

Software statt Excel verwenden

In vielen Firmen ist es leider noch üblich, dass ein HR-Bericht aus ein paar Excel-Dateien besteht, die Rohdaten enthalten. Hier werden lediglich Bestandszahlen fortgeschrieben, eventuell gibt es noch Daten über den Anstieg (oder eine Reduzierung) von Gehältern. Damit können Sie heute aber in der Unternehmenssteuerung nicht mehr viel anfangen.

Was Sie brauchen, sind zum einen viele unterschiedlichen Daten, diese müssen aber analysiert und aufbereitet werden. Hier kommt spezielle HR-Software zum Einsatz, die Analysen wesentlich genauer machen kann und die Ergebnisse optisch ansprechend und verständlich darstellt.

Wofür gibt es diese Berichte?

HR-Berichte haben unterschiedliche Adressat*innen. Die monatlichen Berichte aus der Human Resources Abteilung dienen der Geschäftsführung als wichtiges Element, um die aktuelle Situation zu kennen. Bei Quartalszahlen stehen eher die Trends im Mittelpunkt des Interesses. Die Jahresberichte sind in der Regel Teil des Geschäftsberichts und sollen Gesellschafter*innen und Anteilseigner*innen über den Stand in Sachen HR informieren. Hier wird der Zustand der Belegschaft zunehmend umfangreicher erläutert, weil Shareholder erkannt haben, wie wichtig Human Capital ist.

Best Practice: Als Coca-Cola HR-Analysen einführte

Berichte sind heute nicht nur Zahlenreihen, sondern Analysen der gewonnenen Daten. Multinationale Firmen wie Coca-Cola Enterprises (CCE) haben das längst erkannt und nutzen aufwändige HR-Programme. Selbst bei den großen Firmen hat es etwas gedauert.

In einer Case-Study zur Implementierung von HR-Analysen beschrieb ein Personaler die Probleme: "Als ich 2010 zum ersten Mal zu Coca-Cola Enterprises kam, war das zu Beginn des Transformationsprogramms. Zu diesem Zeitpunkt hatten wir keine große Anzahl von Berichten und es gab nur eine begrenzte Struktur. Wir hatten jeden Monat eine Reihe geplanter Berichte zu erstellen, aber nicht wirklich ein Angebot an Scorecards oder andere moderne Methoden."

Heute hat sich das geändert. Für CCE scheinen Analytics und HR Insight innerhalb des Unternehmens jetzt eine bedeutende Rolle zu spielen. Führungskräfte engagieren sich auf allen Ebenen, und die Personalabteilung teilt zunehmend Erkenntnisse über Abteilungsgrenzen und konzernweit.

Warum brauchen Sie HR-Berichte?

Wenn Sie wissen wollen, wie erfolgreich sich Ihre Produkte verkaufen, dann werden Sie einen Blick auf die monatlichen Sales-Zahlen werfen. Sie werden von Ihren Verkäufern verlangen darzustellen, in welchen Märkten Sie besonders erfolgreich sind, wo die Zahlen zurückgegangen sind und wo es Besonderheiten gibt.

Beim Thema Human Resources sind Daten ebenso wichtig wie beim Verkauf. Denn selbst bei einer übersichtlichen Mitarbeiter*innen-Zahl können Sie nicht immer genau wissen, wie hoch der Krankenstand ist oder wie lange es dauert, bis eine Stelle wieder besetzt wurde.

Gerade wenn für die HR-Berichte aus der Personalabteilung nur ein paar Informationen verlangt werden, werden Sie wenige Trends und Analysen bekommen. Aber genau dafür sind die Berichte da. So wie es wichtiger ist, den Warenumsatz zu kennen als was genau im Warenlager ist, wollen Sie einen Bericht über den Zustand der Belegschaft haben.

HR-Bericht Beispiel: Woher kommt der angestiegene Krankenstand?

Ein klassisches Beispiel für die Notwendigkeit von HR-Berichten sind kranke Mitarbeiter*innen. Jeder wird mal krank, aber was, wenn sich das häuft? Und welche Gründe gibt es? Liegt es an der Grippewelle oder weil die Mitarbeiter*innen in der Hauptsaison mehr arbeiten müssen. Oder kann es sogar sein, dass sie einfach nicht gerne zur Arbeit kommen?

Ein guter HR-Bericht sagt Ihnen nicht nur, wie viele Krankentage es gab, sondern auch, ob es Abweichungen vom Durchschnitt gibt und woran das gelegen haben kann. Hier greift der bekannte Spruch “You can’t manage what you can’t measure”, Sie können nichts managen was Sie nicht messen können. Oder in modernes HR-Management übertragen: Sie können keine guten personalpolitischen Entscheidungen treffen, wenn Sie keine guten und aufbereiteten Daten haben.

Welche verschiedenen Arten von HR-Berichten gibt es?

Neben der zeitlichen Dimension, also monatliche oder jährliche Berichte, haben HR-Berichte den qualitativen Faktor. Dabei geht es um die Themenfelder und Parameter, die dem Bericht zugrunde liegen, und wie er aufbereitet wird.

Einfacher Personalbestand

Die einfachste Form des HR-Berichts ist die berühmte Excel-Datei, in der der Personalbestand aufgelistet ist und die Zu- und Abgänge verzeichnet werden. Sie ist in kleinen Unternehmen durchaus üblich. Wenn Sie aber mehr über Ihr Personal und die Personalentwicklung wissen wollen, werden Sie mehr Daten brauchen, als nur die Anzahl der Mitarbeiter*innen.

Personalbestand und weitere Personaldaten

Etwas tiefer gehen Berichte, in denen der Personalbestand und damit verbundene Daten sowie die Struktur beleuchtet werden. Sie werden dafür wesentlich mehr Daten generieren müssen.

Einige Beispiele sind:

• Wie viele Mitarbeiter*innen arbeiten derzeit im Unternehmen?
• Wie viele Mitarbeiter*innen sind neu eingestellt worden, wie viele haben Ihr Unternehmen verlassen?
• Wie viele Mitarbeiter*innen werden ausscheiden (zum Beispiel altersbedingt)?
• Wie viele Auszubildende/Trainees sind beschäftigt?
• Wie viele Mitarbeiter*innen sind in Teilzeit/Vollzeit und wie viele als Freiberufler*innen tätig?
• Wie viele Mitarbeiter*innen sind in Elternzeit/Mutterschutz?
• Wie viele Krankheitstage gab es im Berichtszeitraum?
• Auf welche Abteilungen verteilen sich die Krankheitstage?
• Wie hoch sind die Gehaltsaufwendungen, nach Gehaltsgruppen gestaffelt?

Sie können natürlich etwas weiter gefasste Daten für den HR-Bericht erheben, zum Beispiel:

• Personalbestand nach Organisationseinheiten
• Frauenquote nach Positionen, Funktionen, Segmenten
• Anzahl der Menschen mit Behinderung
• Durchschnittsalter der Belegschaft
• Generelle Altersstruktur
• Altersverteilung nach Positionen und Funktionen

Mit den Antworten auf diese Fragen haben Sie eine erste Basis geschaffen. Sie können diese Zahlen am besten über eine HR-Software verwalten. Diese wird sie nicht nur grafisch aufbereiten, sondern mit bisherigen Daten vergleichen. Erst so können Sie wirklich Trends erkennen.

Für Managemententscheidungen werden Sie die Daten noch mit Zielvorgaben und Daten aus anderen Abteilungen vergleichen müssen. In diesem Fall werden die HR-Berichte weiterverarbeitet. Hier kommen dann die KPIs (Key Performance Indicators) ins Spiel.

Welche KPIs sind in HR-Berichten zu betrachten?

Daten sammeln kann schnell zu einem Selbstzweck werden, manche Personaler*innen nutzen Programme, die über 100 Parameter regelmäßig abfragen und in Berechnungen einfließen lassen. Im Durchschnitt sollten 60 Datenpunkte schon ausreichend sein.

In einer Untersuchung der Deutschen Gesellschaft für Personalführung wurde deutlich, dass Firmen zumeist die “harten” Zahlen wie Personalbestand und Kosten ermitteln. Bei anderen Daten ist man sich zwar der Bedeutung bewusst, das führt aber nicht immer zu einem Handeln. In der Zusammenfassung der Studie heißt es:

Es fällt auf, dass es viele Kennzahlen gibt, die zwar von Personalmanagern als steuerungsrelevant eingestuft aber bislang nur in wenigen Unternehmen erhoben werden. Besonders groß fällt diese Diskrepanz bei einigen Kennzahlen im Gestaltungsfeld Personalmarketing und –auswahl aus (Verbleibende Leistungs- und Potenzialträger nach Ablauf eines definierten Zeitraums, Gesamtkosten Recruitingprozesse je Neueinstellung, Durchschnittliche Dauer je Recruitingprozess, Einstellungseffizienz pro Recruitingkanal im Verhältnis zu allen Einstellungen, Arbeitgeberbeurteilung in Noten durch den neu eingestellten Arbeitnehmer nach einem Jahr).

DGFP Studie: HR Kennzahlen auf dem Prüfstand

Kennzahlen sind immer nur im Vergleich und über einen gewissen Zeitraum hin aussagekräftig. Nur dann können Sie Abweichungen feststellen. Eine Zahl an sich hat noch keine Bedeutung, wenn sie nicht gewichtet und bewertet wird. So ist der Gesamtpersonalbestand weniger aussagekräftig als die Verteilung auf einzelne Abteilungen oder Unternehmensbereiche.

Sie werden besondere Faktoren mit einrechnen müssen, wie die Covid-19-Maßnahmen, einmaliger Stellenabbau, Kurzarbeit wegen Zuliefererproblemen oder ähnlichem. Und schließlich werden Sie die Daten interpretieren müssen. Was zum Beispiel sagt eine vierprozentige Erhöhung der Tage, an denen unbezahlter Urlaub genommen wurde, aus? Ab welchem Wert müssen Sie sich Sorgen machen?

Die Daten für die Auswertungsformen der HR-Berichte können Sie aufteilen in:

• Produktivität, Kosten und Umsatz
• Personalführung
• Personalstruktur
• Personalrekrutierung
• Personalentwicklung
• Lohn- und Personalkosten

Bei der Produktivität spielt zum Beispiel eine Rolle, wie hoch die Kosten Projekt Mitarbeiter*innen-Stunde sind oder wie sich der Umsatz pro Mitarbeiter*in entwickelt. Die Personalführung können Sie aufschlüsseln, wie viele Mitarbeiter*innen es pro Vorgesetztem*Vorgesetzter gibt, wie viele Mentor*innen bereitstehen, ob es Mobbing- oder Diskriminierungsfälle gibt und wie Vorgesetzte beurteilt werden.

Im wichtigen Bereich der Lohnkosten spielen neben den Gehältern die Nebenkosten und freiwillige Leistungen, Abfindungen und Überstunden eine Rolle. Die Personalrekrutierung ist ebenfalls ein Kostenfaktor und liefert wichtige strukturelle Daten. Hier wird neben dem finanziellen Aufwand auch die Zeit, die es für eine Stellenbesetzung braucht, interessant sein.

HR-Berichte als Grundlage für Unternehmensentscheidungen

Erst mit einem detaillierten HR-Bericht und strukturierter Aufbereitung der Daten werden Sie in der Lage sein, aus den Personalinformationen Entscheidungsgrundlagen ableiten zu können. Es geht um mehr als nur die Zahl der besetzten Stellen. Im modernen HR-Management wollen Sie wissen, wie sich die weichen Faktoren entwickeln. Dazu gehören Führungskompetenzen, Innovationsfähigkeit, Teamfähigkeit, Weiterbildungsmaßnahmen und ihr Erfolg.

Wenn Ihre Führungskräfte regelmäßig Weiterbildungsseminare besuchen und neue Skills lernen, möchten Sie sicherlich wissen, ob das umgesetzt wird und welchen Erfolg es für das Unternehmen hat. Dazu können Sie zum einen die Daten der Mitarbeiter*innen-Befragung über Vorgesetzte verwenden, zum anderen die Performance der Fachbereiche messen und auswerten.

HR muss auch über sich selbst berichten

Übrigens müssen Sie sich nicht jeden Monat mit einem Berg von Daten und Auswertungen erschlagen lassen. Selbst wenn Ihre HR-Software detaillierte Berichte erstellen kann, muss das nicht ausgereizt werden. Besser ist es, bestimmte Schwerpunkte für HR-Berichte zu setzen. So können Sie in einem Monat in den Berichten das Thema Diversität beleuchten, in anderen die Kosten Projekt Mitarbeiter*in und in einem anderen Zeitraum die Performance Ihrer Rekrutierungs-Bemühungen.

‍In den Bericht gehört natürlich eine kritische Sicht der HR-Arbeit. Ihre Personaler*innen sind von KPIs nicht ausgenommen und müssen ebenso zeigen, dass sie ihr Geld wert sind. Eine Studie in den USA unter knapp 1000 Befragten hatte gezeigt, dass beim Thema Soft Skills Human Resources noch Nachholbedarf hat. So sagte über die Hälfte der Befragten, dass sie Probleme mit einem*einer Kolleg*in nicht mit der Personalabteilung besprechen würden.

Kündigungen vorhersehen

Mit den richtigen Daten können Sie sogar die Zukunft vorhersagen. So nutzen Firmen wie Walmart oder Crédit Suisse ihre HR-Berichte für die Mitarbeiter*innen-Entwicklung. Die dabei verwendeten Algorithmen können berechnen, welche Mitarbeiter*innen wahrscheinlich kündigen werden. Entweder kann das Unternehmen dann versuchen, diese Kündigungen abzuwenden oder aber ihre Recruiter*innen schon auf Bewerber*innen-Suche schicken.

Bei BestBuy ist man sogar in der Lage, die Mitarbeiter*innen-Zufriedenheit in Verkaufszahlen auszudrücken. Ein Anstieg von 0,1 Prozent im Mitarbeiter*innen-Engagement bedeutet in einem Laden einen Mehrumsatz von 100.000 US-Dollar.

Best Practice Beispiel: Das Urlaubs-Problem bei E.ON

Und beim deutschen Energieversorger E.ON kam man mit Daten dem Problem der Abwesenheit auf die Spur. Die HR-Berichte hatten einen erhöhten Krankenstand angezeigt, der weit über der Norm lag. Daraufhin wurden weitere Datenpunkte abgefragt und Befragungen durchgeführt. Die Praxis, sich Urlaub auszahlen zu lassen, spielte keine Rolle bei Krankmeldungen. Dagegen zeigte sich, dass die Dauer des genommenen Urlaubs einen Zusammenhang aufwies. Wer einmal sehr lange oder oft sehr kurz seinen Urlaub nahm, meldete sich öfter krank. Daraufhin wurden die Urlaubsvorschriften angepasst und Führungskräfte über die Analysen informiert.

Zusammenfassung: Warum Sie gute HR-Berichte brauchen

Daten aus der Personalwirtschaft helfen Ihnen, bessere unternehmerische Entscheidungen zu treffen. Je besser Sie über den Zustand Ihrer Belegschaft Bescheid wissen, umso mehr können Sie aus diesen Analysen neue HR-Strategien entwickeln oder bestehende verbessern.

HR-Berichte sind ein gutes Instrument für das Personalmanagement. Sie dienen darüber hinaus als Feedbackanal und als Frühwarnsystem. Oftmals zeichnen sich größere Probleme im Unternehmen schon an kleinen Veränderungen wie einer hohen Fluktuation oder häufigen Krankheitstagen, einer niedrigen Zufriedenheit und fehlender Diversität ab. Die Daten und Analyse aus den HR-Berichten helfen Ihnen, solche Entwicklungen früh zu erkennen und rechtzeitig gegensteuern zu können.

Sie sollten für Ihr HR-Reporting eine moderne Software benutzen, die Daten nicht nur erfasst, sondern grafisch und verständlich aufbereiten kann. Ihre Personalabteilung sollte darin geschult werden, welche Anforderungen die Geschäftsführung an die Berichte hat. Auch wenn ein Großteil der Arbeit vom Computer übernommen wird, muss die Führung die Parameter vorher festlegen. Dabei müssen nicht alle Daten erfasst werden, die möglich sind. Sie werden HR-Berichte brauchen, die nicht zu viel Zeit zum Lesen in Anspruch nehmen.