Mitarbeiter*innen-Befragung als Teil des Employer Branding

Mitarbeiter*innen stellen nicht nur die die Belegschaft eines Unternehmens dar, sondern sind ein immenser Wissenspool. Je mehr Mitarbeiter*innen, umso breiter ist das Wissen im Unternehmen verteilt. Dieses Wissen bezieht sich meistens auf fachliche Aspekte, auf Betriebsabläufe, Betriebsklima und die Sicht von außen aufs Unternehmen. Jemand aus dem Vorstand oder der Geschäftsführung kann nicht jeden Ablauf im Tagesgeschäft kennen und überwachen. Damit er*sie aber dennoch weiß, was in Ihrem Unternehmen vor sich geht, brauchen Sie Feedback-Systeme. Eines davon ist die Mitarbeiter*innen-Befragung.

Es gibt verschiedene Arten der Mitarbeiter*innen-Befragung, die sich an unterschiedlichen Zielen orientieren. Sie können über Befragungen Meinungen, Wertungen und Vorschläge bekommen. Und natürlich Kritik. Dank moderner Software-Tools müssen Ihre Mitarbeiter*innen nicht mehr seitenweise Haken machen und auf schwarzen Linien schreiben, sondern können eine Befragung in wenigen Minuten am Computer erledigen.

Regelmäßige Befragungen dienen dem Employer Branding eines Unternehmens. Sie zeigen Mitarbeiter*innen und potenziellen Bewerber*innen, dass eine Organisation den Rat der Belegschaft schätzt und ihre Rolle als Frühwarnsystem und Ratgeber ernst nimmt.

Warum ist eine Mitarbeiter*innen-Befragung wichtig?

Mitarbeiter*innen-Befragungen beginnen sich langsam aber stetig zu etablieren. In einer Studie von Kienbaum gaben 27 Prozent der Befragten an, dass in ihrem Unternehmen alle zwei Jahre eine Mitarbeiter*innen-Befragung stattfindet, bei einem Drittel wird eine solche Befragung jährlich durchgeführt.

Wenn Unternehmen keine Umfrage durchführen, dann liegt das nach Aussagen der Studienteilnehmer*innen an Ressourcen-Knappheit (34 Prozent) und dem fehlenden Einsatz der Geschäftsführung (32 Prozent). In Unternehmen mit einer jährlich durchgeführten Mitarbeiter*innen-Befragung wird der Einsatz der Geschäftsleitung besonders stark wahrgenommen.

Warum aber sollte es eine Mitarbeiter*innen-Befragung geben, wenn man doch die Leistung in den KPIs sieht und es regelmäßige Personalgespräche gibt? Eine Befragung bildet die Stimmung und Meinung der gesamten Belegschaft ab. Die meisten Unternehmen setzen nach einer Umfrage unter 200 Firmen solche Feedbacks ein für

• internes Benchmarking (68,8 %)
• Verbesserung der Kommunikation (66,5 %)
• Umsetzung der Strategie (61,4 %)
• externes Benchmarking (53,1 %)

Beim internen Benchmarking geht es darum, Entwicklungen im Unternehmen zu verfolgen, weswegen diese Befragungen häufiger durchgeführt werden müssen. Nur so lassen sich genügend Daten für verlässliche Vergleiche erhalten.

Befragungen sind ein Mittel der internen Kommunikation, und sie zeigen, dass ein Unternehmen die Angestellten ernst nimmt und um Rat fragt. Das kann Teil einer Unternehmensstrategie sein, wenn man zum Beispiel an seiner Unternehmenskultur arbeitet und wissen will, in welchen Bereichen Veränderungen notwendig sind.

Das externe Benchmarking vergleicht die eigenen Zahlen mit Branchenzahlen, zum Beispiel wenn es um Zufriedenheit am Arbeitsplatz geht oder bei Bewertungen des*der Arbeitgeber*in insgesamt.

Mitarbeiter*innen-Befragungen können einem Unternehmen sehr konkreten Nutzen bringen:

• Sie können das Betriebsklima verbessern
• Sie helfen bei der Motivation
• Sie geben der Führung Feedback
• Sie können den Krankenstand senken
• Sie stärken die Mitarbeiter*innen-Bindung
• Sie sind ein wirksames Instrument des Change Managements

Mit einer gut geplanten Umfrage zeigt ein Unternehmen, dass ihm die Meinung der eigenen Mitarbeiter*innen wichtig ist. Es ist eine einfache und direkte Form der Kommunikation mit allen Angestellten, bei der diese die Möglichkeit zur Mitwirkung haben.

Mitarbeiter*innen-Befragungen geben den Menschen eine Stimme. Sie funktionieren aber nur dann, wenn damit eine gewisse Transparenz verbunden ist. So sollten die Ergebnisse immer der Belegschaft mitgeteilt werden, selbst wenn diese der Führung nicht gefallen.

Best-Practice-Beispiel: Die LEONI AG ist eine weltweit tätige Anbieterin von Drähten, optischen Fasern, Kabeln und Kabelsystemen sowie den damit verbundenen Dienstleistungen für Industrie-Kund*innen. Das Unternehmen nutzt einen sogenannten Mitarbeiter*innen-Monitor, ein Instrument zur Messung von Kund*innen-Zufriedenheit und Kund*innen-Bindung. Dieser wird über alle Filialen hinweg durchgeführt und liefert wichtige Benchmark-Informationen. So kann festgestellt werden, ob personalpolitische Maßnahmen wirklich greifen oder ob es bei den Filialen große Unterschiede in der Zufriedenheit gibt.

Das Besondere dabei: Es wird nicht nur die Wahrnehmung (Ist-Wert), sondern auch die Erwartungshaltung (Soll-Wert) abgefragt. Weichen die beiden Werte zu stark ab, muss die Führung die Gründe herausfinden und entsprechend handeln.

Arten der Mitarbeiter*innen-Befragung (plus Beispiele!)

Es gibt verschiedene Methoden und Arten einer Befragung, die sehr vom Ziel abhängig sind. Deshalb sollten Sie sich zunächst darüber im Klaren sein, was Sie überhaupt von Ihren Mitarbeiter*innen wissen wollen und warum Sie das wissen wollen.

Meinungsumfrage

Bei der Meinungsumfrage werden die Mitarbeiter*innen um Stellungnahmen und Einschätzungen gebeten. Sie besteht aus vielen offenen Fragen, die eine ausführlichere Antwort benötigen. Oftmals wird der Fehler gemacht, eine Meinung nur mit den Optionen Ja, Nein und Weiß nicht abzufragen. Dabei werden Sie aber keine wirklich erhellenden Informationen bekommen.

Wenn Sie zum Beispiel fragen:

‍Ist das Unternehmensklima gut? Ja / Nein / Weiß nicht

‍Dann bekommen Sie einen gewissen Anteil an Gefälligkeitsantworten, aber keine Hinweise, warum es gut oder schlecht ist.

Stattdessen sollten Sie fragen:

‍Was gefällt Ihnen/gefällt Ihnen nicht am Unternehmensklima?

‍Und dann die Möglichkeit zur Texteingabe geben.

Es gibt bei Umfrage-Expert*innen einen gewissen Streit über qualitative und quantitative Umfragen, also solche mit Textantworten und solche, die einfach in Daten umgesetzt werden können. Dabei haben beide ihre Vorteile: Wenn Sie etwas aufspüren wollen, wenn Sie Meinungen und Ideen haben möchten, dann brauchen Sie Antworten als Text. Wenn es um reine Bewertungen geht, dann können einfache Antworten, Sterne oder Nummern reichen. Am besten sind natürlich Mischformen.

So können Sie beispielsweise das Kantinenessen bewerten lassen (1 sehr gut, 5 sehr schlecht):

• Auswahl des Essens 1–5
• Qualität des Essens 1–5
• Preis 1–5
• Was fehlt im Angebot? Texteingabe
• Was kann verbessert werden? Texteingabe

Sie oder Ihre Mitarbeiter*innen werden die Texte durchlesen und zusammenfassen müssen, aber das genau ist ja der Sinn und Zweck der Umfrage. Sie wollen Meinungen hören und Vorschläge bekommen. Wenn 30 Prozent der Kantine eine 3 geben und 40 Prozent eine 2, sagt Ihnen das kaum, worin wirklich das Problem liegt.

Ein anderes Themenfeld für eine Mitarbeiter*innen-Befragung können die Mitarbeiter*innen-Vorteile sein und die Bandbreite des Angebots. Denn selbst wenn die Mitarbeiter*innen Vorteile gerne annehmen, könnte es durchaus sein, dass sie vielleicht andere erwarten. Hier kann eine Umfrage Klarheit schaffen.

Benchmarking

Beim Benchmarking versuchen Sie in Ihren Umfragen, Trends festzustellen und Vergleichswerte zu bekommen. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter*innen-Befragung immer gleich sein muss und dass sie vor allem Daten produzieren soll, die analysiert werden können. Hier werden meistens Bewertungen abgegeben, Häkchen gemacht oder mit Ja und Nein geantwortet.

Profi-Tipp: Bei Bewertungen sollten Sie immer ein Spektrum mit mindestens fünf Stufen haben. Antworten mit drei Möglichkeiten sind statistisch nicht besonders aussagefähig. Außerdem müssen die Bewertungsbeschreibungen so neutral wie möglich gehalten werden.

Das Benchmarking kann intern erfolgen oder extern. Wenn Sie wissen wollen, wie gut Ihre Mitarbeiter*innen ihren Arbeitsplatz bewerten, dann können Sie das einmal im Jahr abfragen. Sie können aber auch Branchenbefragungen als Grundlage nehmen und dann vergleichen, wie Ihr Unternehmen im Vergleich zu anderen und zum Branchendurchschnitt abschneidet.

Systematische Mitarbeiter*innen-Befragung

Die systematische Befragung der Mitarbeiter*innen wird wie die Benchmark-Befragung regelmäßig durchgeführt, hat aber eine andere Zielrichtung. Sie ist in der Regel Teil des Prozesses in der Personalführung und soll bestimmte Kennzahlen überprüfen. Sie ist ein Monitoring-Instrument, dessen Daten vor allem für strategische Entscheidungen wichtig sind.

Bei solchen Befragungen geht es mehr um unternehmensweite Belange als um die Sauberkeit der Toiletten oder Freizeitangebote. In den meisten systematischen Befragungen steht das Befinden der Mitarbeiter*innen bezüglich ihrer Arbeitsumgebung und wie die Führung wahrgenommen wird im Mittelpunkt. Einige Beispiele für Mitarbeiter*innen-Befragungen finden Sie hier:

• Wie bewerten Sie die Führungskompetenz Ihres*Ihrer Vorgesetzten?
• Wie bewerten Sie die allgemeine interne Unternehmenskommunikation?
• Wie sehr haben Sie Einfluss auf Veränderungen in Ihrem Arbeitsbereich und auf die Arbeitsprozesse?
• Wie gut werden die Ziele Ihres Teams/Arbeitsbereichs oder Ihrer Abteilung kommuniziert?
• Wie bewerten Sie die Ihnen angebotenen Weiterbildungsmöglichkeiten?
• Wie bewerten Sie den internen Informationsfluss, was ihre fachliche Arbeit betrifft?
• Wie schätzen Sie die Bemühungen des Unternehmens bezüglich der Zufriedenheit von Mitarbeiter*innen?
• Welche Rolle spielt die Zufriedenheit der Kund*innen in Ihrer täglichen Arbeit?

Diese Befragungen werden ein- oder zweimal im Jahr gemacht, um zu sehen, ob es Veränderungen gibt. Sie sind ein Frühwarnsystem, das negative Entwicklungen sichtbar machen kann. Gleichzeitig gibt es Mitarbeiter*innen die Möglichkeit, Probleme anzusprechen, ohne dies persönlich machen zu müssen.

Was ist bei der Mitarbeiter*innen-Befragung zu beachten?

Es gibt ein paar formale Dinge, die zu beachten sind. Ganz wichtig ist, dass eine Mitarbeiter*innen-Befragung immer anonym sein soll. Das bedeutet, dass niemand bei der Umfrage den Namen, die E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Abteilung angeben muss. Sie wollen nicht die Meinung einzelner Personen, sondern der gesamten Belegschaft. Das schließt übrigens ein, dass Sie nicht die IP-Adresse des Computers, von dem aus eine Umfrage abgeschickt wird, speichern. Sie sollten die Anonymität Ihrer Umfrage immer explizit betonen.

Ihre Mitarbeiter*innen wollen wissen, warum sie befragt werden. Selbst bei wiederkehrenden Umfragen sollte der Sinn und Zweck der Mitarbeiter*innen-Befragung erläutert werden – schließlich können ja neue Angestellte dazugekommen sein.

Befragung der Mitarbeitenden: Was ist erlaubt?

• Sie sollten keine Daten erheben, die einen Rückschluss auf die Person zulassen. Also weder Name noch E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Abteilung. Ist ein Rückschluss möglich, würde die Befragung unter § 3 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) fallen und es muss ein Vertrag zur Datenverarbeitung im Auftrag gemäß Art. 28 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geschlossen werden. Mit einer anonymen Befragung können Sie sich diesen Aufwand sparen.
• Die Fragen sollen dabei ausschließlich betriebsbezogen sein. Persönliche Fragen nach dem Familienstand haben hier ebenso wenig zu suchen wie die Frage, ob man weitere Kinder wolle oder die Absicht habe, in fünf Jahren in eine andere Stadt zu ziehen. Eine Frage, ob man sich in 5 Jahren noch im Unternehmen sieht, ist hingegen möglich.
• Allgemeine demografische Fragen nach Geschlecht und Alter sind ebenso möglich, sollten aber am Ende stehen und optional angeboten werden.
• Wichtig: Immer auf die Konformität mit dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) achten.

Zeitraum und Zahl der Fragen

Eine Mitarbeiter*innen-Befragung sollte einen klar definierten Zeitraum vorgeben, innerhalb dessen die Antworten gegeben werden müssen. Das hängt von der Größe und Struktur des Unternehmens ab. Kleine Firmen schaffen das in einer Woche, globale Unternehmen brauchen vielleicht einen Monat.

Die Zahl der Fragen richtet sich nach dem beabsichtigten Ziel und Zweck. Da es sich um eine interne Befragung handelt, kann von dem*der Mitarbeiter*in die Teilnahme verlangt werden. Bei vielen Text-Antworten ist weniger aber mehr, bei Multiple-Choice-Fragen können es bis zu 80 Fragen sein.

Der Rücklauf ist natürlich entscheidend für die Aussagekraft, vor allem bei Benchmarks. Sie sollten Ihren Mitarbeiter*innen klar machen, dass es für sie wichtig ist, an der Umfrage teilzunehmen. Als Faustregel gilt: 70 Prozent ist ein gutes Ergebnis, alles darüber zeugt von großem Engagement. Ist die Quote niedriger als 50 Prozent, haben Sie ein Problem und sollten die Ursachen erforschen.

Kommunikation der Ergebnisse einer Mitarbeiter*innen-Befragung

Eine Befragung der Mitarbeiter*innen kann und sollte zunächst vom Vorstand, von der Geschäftsführung und den Fachabteilungen sowie – wenn vorhanden – dem Betriebsrat analysiert und ausgewertet werden. Dann muss das Ergebnis aber den Befragten mitgeteilt werden. Das kann auf unterschiedliche Weise geschehen:

• Zusammenfassung als PDF mit grafischer Aufbereitung und einer Stellungnahme der Geschäftsführung
• Präsentation bei einer Betriebsversammlung
• Einbindung der Ergebnisse ins Intranet
• Ausdruck der Ergebnisse und Verteilung an alle Mitarbeiter*innen

Wichtig ist, dass die Ergebnisse selbst dann präsentiert werden, wenn sie kritisch sind und vielleicht nicht den Vorstellungen entsprechen. Da es sich um interne Informationen handelt, sind die Mitarbeiter*innen nach außen hin zur Verschwiegenheit verpflichtet. Sie können am Ende der Präsentation eigene Vorschläge zur Verbesserung machen oder um solche bitten.

Best-Practice-Beispiel: Die Stadtverwaltung Attendorn hatte wegen der Corona-Krise viele ihrer Verwaltungsprozesse umstellen müssen. Entscheidungen und Veränderungen mussten meistens kurzfristig vorgenommen werden. Als die Lage wieder etwas ruhiger wurde, entschied sich die Verwaltungsspitze, die gemachten Erfahrungen abzufragen. Es zeigte sich, dass die Mitarbeiter*innen die gewonnene Flexibilität sehr schätzten und schrieben Ideen zur Optimierung auf.

Tools und Software für die Mitarbeiter*innen-Befragung

Die einfachste Form der Mitarbeiter*innen-Befragung kostet recht wenig, wenn Sie einen Dienst wie Google Surveys oder SurveyMonkey in Anspruch nehmen. Allerdings stellen Ihnen diese nur die Technologie zur Verfügung. Google gibt Ihnen die Daten als Excel-Datei aus, die Sie dann noch aufbereiten müssen. Die Fragen müssen Sie selbst formulieren, eine Vorlage und Beispiele für Mitarbeiter*innen-Befragungen finden Sie hier.‍

Eine professionelle Befragungssoftware für Mitarbeiter*innen wird heute von vielen Diensten angeboten. Diese bieten nicht nur die Technologie, sondern auch Fragen zu bestimmten Themenbereichen an. Die Firmen greifen auf ihre Datenbanken zurück, auf Studien zu Mitarbeiter*innen-Befragungen und Kund*innen-Feedback, um das passende Paket anzubieten.

Einige Anbieter von Software für Mitarbeiter*innen-Befragungen sind:

• Rogator.de ist spezialisiert auf Befragungssoftware zu unterschiedlichen Themenfeldern.
• LamaPoll legt viel Wert darauf, dass die Befragungen datenschutzkonform sind.
• Der TÜV-Süd bietet im Rahmen seiner Audittätigkeit Mitarbeiter*innen-Befragungen und die passende Beratung dazu an.
• Das Geva-Institut informiert über Trends in Befragungen und bietet Umsetzung und Beratung an.

• Die Fraunhofer-Gesellschaft hat ebenfalls Befragungen im Portfolio.

Mitarbeiter*innen-Befragung kurz erklärt

Das Wissen der Mitarbeiter*innen zu nutzen sollte heute wesentlicher Bestandteil der Unternehmensstrategie sein. Sie sind diejenigen, die am Ort der Produktion stehen, mit den Kund*innen sprechen und Veränderungen sehr früh wahrnehmen. Mitarbeiter*innen-Befragungen können als Barometer für die Stimmung, aber auch für die Weiterentwicklung der Produktivität und Effizienz wichtig sein.

Weil sie der Belegschaft eine direkte Mitsprache geben, sind Mitarbeiter*innen-Befragungen für das Employer Branding ein ebenso wertvoller Beitrag wie eine perfekte Bewerbungszusage oder Social-Media-Aktivitäten. Die gezeigte Aufmerksamkeit und Wertschätzung werden von Mitarbeiter*innen und Bewerber*innen positiv wahrgenommen.