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Auch wenn im Rahmen von E-Recruiting immer mehr Schritte automatisiert werden können, gehören Zusageschreiben zu den Dingen, die Recruiter*innen auf jeden Fall noch manuell machen sollten.
In diesem Artikel klären wir wichtige Fragen wie zum Beispiel, worauf Sie bei der Zusage unbedingt achten sollten, wie Sie die Einstellungszusage auf eine Bewerbung formulieren können oder ob Sie den Arbeitsvertrag gleich mitschicken sollten.
Außerdem erhalten Sie Beispiele und Muster für die schriftliche Zusage, damit Sie gleich starten können.
Worauf sollten Sie bei der Zusage unbedingt achten
Am besten machen Sie die Zusage zur Bewerbung einen festen Bestandteil des gesamten Onboardingprozess. Da dieser meistens aus einzelnen Prozessschritten besteht, wird die Integration dadurch leichter.
Durch die Standardisierung wird sichergestellt, dass es ein einheitliches Verfahren für alle Zusagen gibt und individualisierbare Vorlagen verwendet werden.
Wann sollten Sie die Zusage verschicken?
Die Faustregel sollte sein, dass eine Zusage für eine Bewerbung durch das Unternehmen immer zeitnah zur internen Entscheidung erfolgen sollte. Mit Hinblick auf die voranschreitende Digitalisierung von Personalabteilungen, erwarten Kandidat*innen dann oft auch, dass Informationen schneller fließen.
Das kann außerdem einen Zeitgewinn bedeuten, wenn die Bewerbenden noch andere Stellen zur Auswahl haben. Eine Bestätigungsmail darf gerne auch noch am Freitagnachmittag verschickt werden.
Wie muss die Zusage erfolgen
Die Zusage muss immer schriftlich erfolgen. Heutzutage ist die Jobzusage per Mail wohl die gängigste Variante einer schriftlichen Zusage. Um Zeit zu sparen, können Sie sich E-Mail Vorlagen anlegen. Eine Benachrichtigung per Telefon ist zwar möglich, sollte aber auch immer mit einer schriftlichen Bestätigung verbunden sein.
Auch wenn sich Bewerbende und Unternehmer*innen längst einig geworden sind, muss das Schreiben professionell gehalten sein. Verfasser*innen sollten eine für HR verantwortliche Person sein, idealerweise jemand, der*die bei den Bewerbungsgesprächen dabei war.
In kleineren und mittleren Unternehmen kann das die zukünftige Teamleitung übernehmen. Wer neu in ein Unternehmen kommt, freut sich, wenn eine Führungskraft (z. B. Teamlead oder Manager*in) das Antwortschreiben verfasst (und nicht etwa eine Hilfskraft).
Welche Daten müssen in der Zusage zu einer Bewerbung stehen
Im Zusage-Schreiben sollten wichtige Daten enthalten sein, die Klarheit schaffen, Missverständnisse vermeiden und Interesse an der Person zeigen.
Zu diesen Daten gehören:
- Vorname und Nachname des*der Empfänger*in
- E-Mail-Adresse
- Genaue Bezeichnung der Stelle, die zugesagt wird
- Arbeitsbeginn (wenn bereits besprochen)
- Bestätigung bereits besprochener Details
- Namen und Vornamen der Ansprechpartner*innen
Die Telefonnummer steht nicht unbedingt im Schreiben, sollte aber zur Hand sein, wenn es Nachfragen gibt.
Bei den besprochenen Details geht es um Absprachen, die beim letzten Gespräch getroffen wurden. Die folgenden Beispiele dienen als Inspiration und werden oft auch von uns in ähnlicher Form für Zusageschreiben verwendet.
- „Senden wir Ihnen wie besprochen den Entwurf des Arbeitsvertrages.”
- „Gehen wir gerne auf Ihren Wunsch auf einen Arbeitsbeginn am XX ein.”
- „Freuen wir uns über Ihre Vorschläge, wen Sie im Team haben möchten.”
Anrede und Ton der Zusage
Eine Zusage für eine Bewerbung ist ein Geschäftsbrief und sollte formell gestaltet sein. Das bedeutet auch, dass Formulierungen in professionellem Tonfall gehalten sind.
Umgangssprachliche Redewendungen sollte man vermeiden, selbst wenn der*die Bewerber*in bereits bekannt ist.
Eine Jobzusage per Mail oder per Post sollte immer noch einmal von eine*r Kolleg*in aus dem Team gegengelesen werden.
Die klassische Anrede in einer Zusage für eine Bewerbung ist immer noch
- „Sehr geehrte*r Frau*Herr” gefolgt vom Nachnamen.
- Zunehmend wird die Alternative „Liebe*r Frau*Herr” oder einfach nur der Vorname verwendet. Diese Formulierung muss aber zur Unternehmenskultur passen.
Selbst als junges und dynamisches Start-up sollte die Anrede „Sie” verwendet werden. Es sei denn, das “Du“ ist Teil der internen Kommunikation und in den Stellenanzeigen und Bewerbungsgesprächen erwähnt worden. Bei IKEA zum Beispiel werden alle Mitarbeiter*innen sowie Kund*innen geduzt.
Der Ton sollte professionell, aber auch persönlich und herzlich sein. Eine Zusage zu einer Bewerbung ist für die Empfänger*innen ein besonderes und emotionales Ereignis. Viele warten voller Spannung auf diese Mitteilung. Eine Zusage, die im steifen Behörden-Deutsch verfasst wurde, kann u.U. die Freude trüben.
Positive Formulierungen sind:
- „Wir freuen uns, Ihnen eine Zusage auf Ihre Bewerbung geben zu können.”
- „Wollen wir Ihnen gerne die (BEZEICHNUNG DER STELLE) anbieten, auf die Sie sich beworben haben.”
- „Sind wir glücklich darüber, Sie bald in unserem Team zu haben.”
- „Sie haben es geschafft! Wir sagen Ihnen mit Freude die Stelle als (BEZEICHNUNG) zu.”
Der Ton in der Vorlage einer Zusage zu einer Bewerbung sollte zur allgemeinen Kommunikation im Unternehmen passen. Das wiederum hängt von der Kultur ab.
Kleinere und junge Firmen haben einen etwas lockeren Ton, während Großkonzerne meistens noch etwas formeller kommunizieren.
Wie schreibt man eine Zusage für eine Bewerbung?
Auch wenn ein Onboarding Prozess aus standardisierten Abläufen besteht, sollte beim Zusageschreiben viel Platz zur Individualisierung sein.
Gerade wenn die angeschriebene Person noch andere aktive Bewerbungen offen hat, spielt der Inhalt eine wichtige Rolle. Er kann ein Wettbewerbsvorteil gegenüber den anderen Unternehmen sein.
Struktur und Inhalt
1. Zur Sache kommen
Die Zusage für die Bewerbung sollte am Anfang stehen. Das ist, was Bewerber*innen wissen wollen, und kann deswegen direkt im ersten Satz genannt werden. Das gilt übrigens ebenso für die Formulierung von Absagen.
2. Bezug auf Gespräch nehmen
Im Zusageschreiben sollte Bezug auf das zuletzt geführte Gespräch genommen werden. Das zeigt, dass ein ehrliches Interesse besteht und man sich den Gesprächsinhalt gemerkt hat.
Manchmal reichen da schon Kleinigkeiten wie „Wir hoffen, dass Sie sich im Griechenland-Urlaub gut erholt haben” oder „Wir waren begeistert über Ihre Ideen zum Produktlaunch”.
3. Gründe für die Zusage nennen
Es schmeichelt nicht nur einem*r Bewerber*in, wenn Gründe für die Zusage genannt werden.
Ein Unternehmen beweist dadurch das ehrliche Interesse an den Fähigkeiten und die professionelle Einstellung.
Es bereitet außerdem den Boden für eine gute Zusammenarbeit, weil die Nennung von Gründen eine positive Grundstimmung schafft.
4. Weiteres Verfahren definieren
Ein eigener Absatz sollte das weitere Verfahren behandeln. Hier geht es um ein nächstes Gespräch, den ersten Arbeitstag, weitere Verhandlungen und welche Dokumente mitgebracht werden müssen.
Diese Details hängen davon ab, ob der*die Bewerber*in bereits selbst eine Zusage gegeben hat oder ob noch weitere Gespräche geführt werden müssen.
Wichtige Formulierungen
Für die Einstellungszusage gibt es einige gute Formulierungen, die man als Anhaltspunkt nehmen kann.
Gute Beispiele sind:
- „Wir haben Ihnen einen von uns bereits unterschriebenen Arbeitsvertrag angehängt. Bitte schicken Sie ihn uns unterschrieben bis zum XX zurück.”
- „Gerne möchten wir mit Ihnen über weitere Details sprechen und würden Sie gerne am XX. um YY Uhr nochmals zu einem Gespräch treffen.”
- „Wir freuen uns, Sie am XX bei uns begrüßen zu dürfen. VORNAME NAME aus unserer HR-Abteilung wird Sie um 9 Uhr am Eingang begrüßen.”
- „Bitte bringen Sie an Ihrem ersten Arbeitstag folgende Unterlagen mit:”
Was sollten Sie beim Zusageschreiben vermeiden
Es haben sich in Geschäftsbriefen Floskeln eingebürgert, die nicht mehr zeitgemäß sind. Ein modernes Unternehmen sollte eine moderne Sprache haben. Zu vermeiden sind daher Formulierungen wie:
- „In unserem Hause” – besser: “bei uns” oder “in unserem Unternehmen”
- „Finden Sie sich bitte am Empfang ein” – besser: “Wird Sie NAME VORNAME am Empfang abholen”
- Herr oder Frau bei Nennung von Mitarbeiter*innen – besser: Vor- und Nachname
- Wörter wie „diesbezüglich”, “Anbei senden wir Ihnen”, “nehmen wir Bezug”, “Bei Rückfragen”.
Muster für die schriftliche Zusage zur Bewerbung
Es gibt zahllose Vorlagen für Bewerbungszusagen im Internet. Mit diesem Musterbrief soll vor allem die Form und die Struktur dargestellt werden.
Sollten Sie den Arbeitsvertrag mitschicken oder noch verhandeln?
Ganz wichtig für den Inhalt eines Zusageschreibens ist die Frage, ob man einen Arbeitsvertrag bereits mitschicken sollte.
So muss vorher geklärt werden, ob es noch Verhandlungen, zum Beispiel über das Gehalt, gibt. Das hängt zunächst von den Bewerbenden und den Vorgesprächen ab.
Hat ein*e Bewerber*in im Gespräch bereits zugesagt, dann kann ein Arbeitsvertrag angehängt werden.
Am Telefon können Recruiter*innen gleich abklären, ob der Vertrag mit der schriftlichen Bestätigung geschickt werden soll. Wenn man sich über alle Details (z. B. Gehalt und Zusatzleistungen) einig geworden ist, kann der Vertrag unterschrieben als PDF angehängt werden.
Manchmal kann der Arbeitsvertrag die Grundlage bieten. Dann können seitens der Bewerbenden noch Änderungswünsche angegeben oder Fragen gestellt werden.
Bei Bewerbenden, die noch unsicher sind oder die bereits bestimmte Forderungen geltend gemacht haben, sollte mit dem Zusageschreiben zeitnah ein Gespräch vereinbart werden.
Wie verbindlich ist eine Zusage?
Zusage des Unternehmens
Eine Zusage auf eine Stelle bedeutet nicht unbedingt, dass der*die Bewerber*in die Stelle annehmen muss.
Sie ist zunächst ein Angebot des Unternehmens. Mit der schriftlichen Bestätigung wird zugesagt, dass Bewerbende die Stelle antreten können, wenn sie den Bedingungen zustimmen.
Denn selbst wenn nicht gleich ein Arbeitsvertrag angehängt ist, kann es durchaus noch Gesprächsbedarf geben. Dazu gehören:
- Lohn und Gehalt
- Sondervereinbarungen wie Dienstwagen etc.
- Zeitpunkt des Arbeitsbeginns
Für den*die Arbeitgeber*in ist die Zusage verbindlich, weil das Unternehmen das Angebot macht. Das bedeutet: Wird das Angebot vom Bewerbenden angenommen, muss die Person eingestellt werden.
Das Angebot kann nur zurückgezogen werden, wenn etwaige Verhandlungen scheitern oder es schwerwiegende Verfehlungen der anderen Seite gibt.
Tipp:
Tipp:
Achten Sie bei der Zusage für eine Bewerbung auch auf die Einhaltung der Vorgaben nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).
Zusage von Bewerbenden
Da die Zusage auf eine Bewerbung ein Angebot des Unternehmens ist, braucht es in manchen Fällen noch die Zusage des Bewerbenden. Diese kann mit weiteren Forderungen verbunden sein.
Bei nicht-tarifgebundenen Unternehmen sind Arbeitsverträge und Gehalt frei verhandelbar. Eine hochqualifizierte Fachkraft weiß um seine Kompetenzen und wird vielleicht ein höheres Gehalt als der Branchendurchschnitt fordern.
Es ist mittlerweile üblich, dass über Home-Office und familienfreundliche Lösungen individuell verhandelt wird. Die Lösungen werden dann gleich in den Arbeitsvertrag eingearbeitet.
Solche Verhandlungen sollten auf jeden Fall in einem persönlichen Gespräch und nicht als Zusage-Korrespondenz geführt werden.
Wenn die räumliche Nähe es nicht zulässt, kann das Gespräch auch als Video-Call durchgeführt werden.
Für Unternehmen, die eine Fachkraft auf jeden Fall einstellen wollen, ist es wichtig in diesen Verhandlungen zuzuhören. Es gibt Studien, laut denen die Persönlichkeit des*der zukünftigen Vorgesetzten ein Grund war, die Stelle abzulehnen.
Auch die Ehrlichkeit ist wichtig. So sollte eine angebotene Kinderbetreuung seitens eines Unternehmen nicht nur ein Raum mit Spielzeug sein.
Die Employer Value Proposition darf nicht nur Bewerber*innen locken, sondern muss gelebt werden.
Diese Dinge sollten Sie bei der Zusage zur Bewerbung beachten
- Formulieren Sie die Zusage freundlich und in einer modernen Sprache, so wie es im Unternehmen üblich ist.
- Seien Sie positiv, bringen Sie Freude zum Ausdruck und beglückwünschen Sie den*die neue*n Mitarbeiter*in.
- Eine Zusage sollte möglichst bald nach der Entscheidung an die*den Anwärter*in werden. Eine telefonische Vorabinformation ist heute üblich und kann wankelmütige Bewerber*innen überzeugen.
- Sie können ein Muster für eine Zusage zu einer Bewerbung formulieren, es muss aber den jeweiligen Bewerbenden angepasst werden. Persönliche Details aus dem letzten Gespräch zeigen ein ehrliches Interesse am Bewerbenden.
- Eine schriftliche Zusage erfolgt heute per E-Mail. Ob dabei schon ein Arbeitsvertrag angehängt wird, hängt davon ab, ob es zuvor schon eine Einigung gab. Ist das nicht der Fall, sollte zeitnah ein weiteres Gespräch vereinbart werden. Dieses kann auch per Videocall durchgeführt werden.
- Am Ende einer Zusage zur Bewerbung sollte das weitere Vorgehen erwähnt werden. Nennen Sie die jeweiligen Ansprechpartner*innen und welche Unterlagen noch benötigt werden. Sollte Verhandlungsbedarf bestehen, schlagen Sie einen Termin für ein Gespräch vor.
- Der Arbeitsvertrag kann immer dann mitgeschickt werden, wenn alle Details bereits vorab geklärt sind. Sie können ihn aber als einen Entwurf schicken und den*die Bewerber*in um eine Stellungnahme und Änderungswünsche bitten.
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