Teamleitung: Aufgaben und Kompetenzen

Sie werden oft als Mittelmanagement, Flaschenhals und überflüssige Ebene in der Firmenhierarchie bezeichnet. Daran hat nichts geändert, dass die Abteilungsleitung nun die Teamleitung geworden ist. Dabei sind die Aufgaben von Teamleiter*innen wichtiger denn je zuvor. Die Tätigkeiten der Teamleitung sind vielfältiger und anspruchsvoller, als mancher denkt.

Als Teamleiter*in müssen Sie Mitarbeiter*innen die Ziele des Unternehmens und die Strategien vermitteln, haben eine organisatorische Verantwortung und sind eine Führungskraft. Sie müssen Ihre Angestellten motivieren und disziplinieren, bei Konflikten einschreiten und gleichzeitig die Bedürfnisse der oberen Ebenen befriedigen.

Teamleitung ist ein Spagat zwischen Team und Leitung

Die Wirtschaftswoche beschreibt das Problem der Teamleitung als das klassische Dilemma des mittleren Managements.

“Die Chefetage entwickelt visionäre Strategien und präsentiert sie der Öffentlichkeit. Doch wenn es darum geht, die kühnen Ziele in konkrete Arbeitsanweisungen für Mitarbeiter*innen zu übersetzen, sind Abteilungsleiter*innen und Teammanager*innen gefragt. Sie sind erste Adressaten von Anweisungen des Topmanagements – und erste Adressaten des Unmuts ihrer Angestellten.“

Und dennoch ist genau das die eigentliche Rolle der Teamleitung: die Schnittstelle zu sein, um abstrakte Strategien in ein erfolgreiches operatives Geschehen zu führen.

Es gibt aber auch moderne Definitionen von Teamleiter*innen: Ihre Aufgabe ist es, den Mitarbeiter*innen den notwendigen Rahmen zur Verfügung zu stellen, in dem sie am besten arbeiten können. Die Rolle der Teamleitung hat sich vom verlängerten Arm der Geschäftsführung zum Interessenvertreter des Teams gewandelt. Und: Moderne Teamleitung ist wieder näher an den eigentlichen Tätigkeiten dran. In manchen Firmen wechseln Teamleiter*innen mit den Projekten, die sie bearbeiten. Mal leiten sie ein Projekt, mal sind sie ausführende Mitarbeiter*innen.

In der Studie “Teamleiter - Mädchen für alles” antworteten Befragte, dass sie nur noch selten selbst Hand anlegen. Bei einem Call-Center gaben etwa die Hälfte der Teamleiter*innen an, man telefoniere nur in Ausnahmefällen noch selbst. Und diese Gespräche seien meistens Eskalationsfälle. Knapp 28 % der Befragten treten allerdings noch mehrmals pro Woche oder gar täglich selber in direkten Kontakt mit Kund*innen.

In der japanischen Geschäftsphilosophie des Kaizen, der ständigen Verbesserungen, müssen Führungskräfte immer wieder selbst Zeit in den Abteilungen verbringen, die sie leiten. Das geht so weit, dass beim so genannten Gemba-Walk Teamleiter*innen und Mitarbeiter*innen ihre eigentlichen Arbeitsplätze für kurze Zeit verlassen und durch die Abteilungen gehen, um nach Verbesserungen (und Verschwendung) zu schauen.

Erwartungen an die Teamleitung

Als Unternehmen und Recruiter*in sollten die Erwartungen an die Teamleitung klar definiert sein. Suchen Sie Personen, die der verlängerte Arm der Geschäftsführung sind, oder solche, die eine Gruppe von Mitarbeiter*innen autonom leiten und führen können? Welche Kompetenzen und welche Verantwortungsbereiche erhalten die Teamleitungen? In welchem Ausmaß wird auf die Teamleitung Kontrolle ausgeübt und wie verantwortlich ist die Leitungsperson für die Performance, zum Beispiel das Erreichen bestimmter KPIs und anderer Kennzahlen? Wie groß ist das Team und wie viel Fachwissen ist notwendig für die Stelle?

Teamleiter*innen können über Erfolg und Misserfolg Ihres Unternehmens entscheiden. Eine Firma, die bei Bewertungsportalen einen Kommentar wie “Wenn schön der Gebietsleitung nach dem Mund geredet wird, kann man nach einigen Einsätzen Teamleiterin werden” bekommt, wird kaum erfolgreich sein. Positiv sind Arbeitgeber*innen-Bewertungen wie “es wird ein konstruktives Miteinander gepflegt” oder “sehr viel Freiheit bei viel Verantwortung”.

Welche Kompetenzen muss die Teamleitung haben?

Ein Team zu leiten braucht mehr als nur Sachkenntnis. Fachlich mehr Kompetenzen zu haben (oder die längsten Dienstjahre auf dem Buckel) hat lange Zeit zu Fehlentscheidungen geführt.

Es gibt einige Kernkompetenzen, die in der Teamleitung wichtig sind:

• Fachliches Wissen: Natürlich muss die Teamleitung die Arbeit der Angestellten fachlich beurteilen können, und das bis zu einem gewissen Detail-Level. Dazu gehören zum Beispiel Verbesserungsvorschläge bei komplexen Problemen.
• Übersicht bewahren: In der Teamleitung müssen Sie das Gesamtbild kennen und nicht nur die Summe aller Aufgaben. Sie müssen die Bedeutung des Teams im Unternehmen und im Produktionsprozess verstehen. Gleichzeitig analysieren Sie den aktuellen Zustand des Teams, sowohl mit Zahlen als auch mit Feedback- und Mitarbeiter*innen-Gesprächen.
• Krisenfestigkeit: Wenn das Boot ins Schlingern gerät, muss der*die Kapitän*in auf die Brücke. Von der Teamleitung werden in Krisen Führung und Improvisationstalent erwartet.
• Empathie: Sie werden Ihre Mitarbeiter*innen nicht verstehen können, wenn Sie nicht emphatisch sind. Dabei geht es nicht um Mitgefühl, sondern um die Fähigkeit, die emotionale Welt Ihres Gegenübers zu verstehen. Nur so werden Sie herausfinden, wie Sie Menschen motivieren können.
• Überzeugungsfähigkeit: Menschen folgen einer Führungskraft eher, wenn sie wollen, als wenn sie müssen. Die oben genannten Kompetenzen sind Teil der Überzeugungskraft, die Sie als Teamleitung an den Tag legen müssen. Darin eingeschlossen ist die Motivationskraft. Ob Krise oder Steigerung der Produktion, es wird an Ihnen liegen, Ihr Team auf Linie zu bringen und zu Höchstleistungen zu motivieren.
• Selbstkritik: Eine Führungsrolle kann schnell dazu führen, arrogant zu werden und die Position auszunutzen. Gute Teamleiter*innen sind in der Lage, Selbstkritik zu üben und sich ständig zu reflektieren. Sie holen sich dazu professionelle Hilfe, wie externe Supervision und entsprechende Fortbildungen.

Die Ergebnisse der Teamleiter*innen-Studie “Teamleiter – Mädchen für alles oder verkanntes Genie im Service Center?” der CC Management Consulting GmbH deuten darauf hin, dass für die Tätigkeit als Teamleiter*in schwerpunktmäßig Führungs- und andere „weiche“ Kenntnisse vorausgesetzt werden. Der Schulungs-und Weiterbildungsschwerpunkt liegt ebenfalls auf diesen Bereichen. Soweit die Anforderungen. Aber die Praxis sieht oft noch anders aus: Bei den Fragen nach den aktuellen Tätigkeiten wurden oft genug Berichtswesen und Reporting, Qualitätskontrollen bzw. Monitoring sowie disziplinarische Aufgaben genannt.

Wenn es darum geht, neue Teamleiter*innen einzustellen, sollten Frauen übrigens bevorzugt werden. Das legt eine Studie des Bonner Institutes zur Zukunft der Arbeit nahe. Sie sagt: Frauen sind bessere Teamleiter*innen. Sie beobachteten italienische Studierende, die ihre Abschlussarbeiten als Teams anfertigen. Trotz gleichem Zeiteinsatz erzielten die Frauen-geführten Teams signifikant bessere Abschlussnoten. Ausschlaggebend waren die individuellen Leistungen der Teammitglieder. Insbesondere Frauen liefen unter weiblicher Führung zu besserer Form auf. Dieser Effekt war den Teamleiter*innen gar nicht bewusst – sie beurteilten ihre eigene Führungsleistung nicht besser als männliche Teamleiter.

Teamleitung als Schnittstelle zwischen Personal und Führung

Eine der wesentlichen Funktionen der Teamleitung ist die Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung oder Abteilungsleitung und dem Team oder dem untergeordneten Personal. Hier kommen die meisten Spannungen auf, hier entsteht die meiste Verwaltungsarbeit und hier müssen Sie als Teamleiter*in den größten Spagat machen. Denn Sie werden sowohl von oben als auch von unten Probleme an Sie herangetragen bekommen.

Diese Fähigkeiten werden von der Teamleitung erwartet:

Ziele kommunizieren

Die Führungsebene erwartet von ihrer Teamleitung, dass diese Strategien und Ziele nach unten kommuniziert und dafür sorgt, dass diese erreicht werden. In modernen Unternehmen gibt es aber oft ein Feedback über diese Ziele von der Teamleitung an die Führung.

Personalverantwortung tragen

Je nach Struktur des Unternehmens haben Sie als Teamleitung die Personalverantwortung. Das kann vom Führen von Mitarbeiter*innen-Gesprächen bis zu Einstellungen reichen. Sie müssen in der Lage sein, die Ihnen zur Verfügung gestellten personellen Ressourcen zielorientiert einzusetzen.

Entscheidungen treffen

Als Teamleitung werden Sie viele Entscheidungen treffen müssen, mit denen sich die nächsthöhere Führungsebene nicht aufhalten will. Ein*e gute*r Teamleiter*in trifft Entscheidungen zusammen mit dem Team. Am Ende ist es aber Aufgabe der Teamleitung, sich zu entscheiden.

Verwaltungsaufgaben der Teamleitung

Zu den weniger aufregenden Aufgaben der Teamleitung gehört die Verwaltungsarbeit. Sie sollte eigentlich so gering wie möglich gehalten werden, aber viele Firmen sehen in Berichten immer noch wichtige Steuerungselemente. Zu Ihren Aufgaben als Teamleiter*in gehören:

• Verfassen von Statusberichten
• Beschaffen von Ressourcen
• Organisation des Teams

Eine gute Teamleitung kann Menschen motivieren und führen

Wenn heute von Teamleitung gesprochen wird, dann geht es nicht mehr um Personen wie Bernd Stromberg, die Position mit Kompetenz verwechseln und Mitarbeiter*innen schikanieren. Teamleiter*innen haben heute ausgeprägte Soft Skills, sie sind in der Lage, Mitarbeiter*innen zu motivieren und zu Höchstleistungen anzutreiben.

Vorbildfunktion

Ihre Angestellten müssen nicht unbedingt ehrfürchtig zu Ihnen aufschauen, aber Teamleiter*innen sollten Vorbilder sein. Dazu gehört, dass sie eine hohe Fachkompetenz mitbringen, in der Lage sind, selbst Hand anzulegen, vor allem aber mit Menschen umzugehen und entsprechend zu kommunizieren. Ein guter Sinn für Gerechtigkeit ist ebenso ein Muss wie Empathie und Vertrauen in das eigene Personal.

Mitarbeiter*innen überzeugen können

Ob in einer Krise oder wenn es Deadlines gibt, Mitarbeiter*innen müssen manchmal überzeugt werden, mehr zu leisten. Und diese Aufgabe wird gerne auf die Teamleitung abgewälzt. Überzeugen kann man Menschen nicht allein durch Argumente: Sie werden zeigen müssen, dass Sie selbst betroffen sind, und die Mitarbeiter*innen motivieren. Das können Versprechungen sein (wie Gehaltserhöhungen bei Erfolg), besser ist aber heute, den Teamgeist zu wecken und etwas als eine gemeinsame Aufgabe zu kommunizieren, die im Team geleistet wird.

Konflikte lösen

Zu jeder Gruppe gehören Konflikte, das ist bei Teams nicht anders. In den meisten Fällen können diese untereinander gelöst werden. Manchmal wird aber die Teamleitung angerufen. Hier können Sie Ihre Fähigkeiten als neutrale*r Mediator*in unter Beweis stellen. Bei besonders schwierigen Fällen werden Sie auch harte Entscheidungen treffen müssen, zum Beispiel Versetzungen oder Umstellung des Teams.

Mitarbeiter*innen weiterentwickeln

Ebenfalls zu den neueren Aufgaben der Teamleitung zählt die Weiterentwicklung des Personals. Bewerber*innen schauen heute genau hin, welche Entwicklungsmöglichkeiten sie in einem Unternehmen haben. Dabei geht es nicht allein um Karrierestufen, sondern um Lernen, persönliche Entwicklung und neue Herausforderungen.

Teamleitung aus dem Homeoffice

Mit dem Wunsch nach flexiblen Arbeitszeiten und der Corona-Krise hat das Homeoffice stark an Bedeutung zugenommen. Teams zu leiten, die von zu Hause aus arbeiten oder gar in der ganzen Welt verstreut sind, ist keine einfache Aufgabe. Es besteht die Gefahr der Entfremdung, deswegen sind regelmäßige Check-ins per Videoanruf besonders wichtig. Das müssen keine großen Meetings sein, sondern eher ein Zeichen, dass Sie sich um Ihre Kolleg*innen kümmern.

Ebenso sollten Sie als Teamleiter*in (während der Bürozeit) immer erreichbar sein. Wie das geht, beschreibt Beat Bühlmann, General Manager bei der Softwarefirma Evernote für Europa: „Als Teamleiter muss ich verstehen, unter welchen Voraussetzungen meine Mitarbeiter arbeiten“, sagte Bühlmann in einem Vortrag bei der HR-Konferenz Hiring Success. Ihm sei es daher wichtig, alle Teammitglieder gleich zu Beginn eines Projekts zusammenzuholen, damit sie sich persönlich kennen lernen. Das würde später die Kommunikation per Telefon, Videokonferenz oder E-Mail leichter machen. Zudem bittet er alle Angestellten, ihm über Skype ihr Homeoffice oder ihren Arbeitsplatz zu zeigen.

Teamleiter*innen finden und einstellen

Fachbezogene Stellen sind einfacher zu beschreiben als die Position der Teamleitung, weil es hier mehrere Kompetenzen braucht. Entsprechend ist der Prozess, gute Kandidat*innen für die Teamleitung zu finden, ein wenig komplizierter. Der beste Weg ist immer, Teamleiter*innen aus der Belegschaft zu entwickeln und Stellen mit eigenen qualifizierten Leuten zu besetzen. Bei einem normalen Bewerbungsprozess für die Teamleitung sollten Sie in mehreren Schritten vorgehen:

1. Beschreibung der Stelle “Teamleitung”

Versuchen Sie, soweit möglich von der Person, die bisher die Stelle innehat, eine Arbeitsplatzbeschreibung zu erhalten. Wird das Team neu aufgesetzt, versuchen Sie, sich selbst in die Rolle zu versetzen und die Aufgaben zu definieren. Verzichten Sie auf Selbstverständlichkeiten wie “Computerkenntnisse” oder “selbstständiges Arbeiten”. Finden Sie einen Ausgleich zwischen den fachlichen Anforderungen und den Führungs-Qualifikationen.

2. Balance zwischen Fachkompetenz und Führungskompetenz

Die Teamleitung muss bestimmte Fachkompetenzen haben, deshalb sollten Sie nur dort suchen, wo diese Kompetenzen vorhanden sind. In diesem Bereich sortieren Sie dann nach Bewerber*innen, die bereits Erfahrung als Teamleiter*innen haben.

3. Nach internen Kandidat*innen für die Teamleitung suchen

Wenn Sie nicht gerade ganz von vorne anfangen, sollten Sie zunächst nach internen Kandidat*innen suchen. Sie kennen das Unternehmen, haben meist in dem Fachbereich gearbeitet und sind den anderen Teammitgliedern bekannt. Achten Sie aber darauf, dass Sie aus einem Team die Personen auswählen, die führen können, und nicht jene, die die besten Leistungen erbracht haben oder am ältesten sind.

4. Die Leitungsaufgabe in den Vordergrund stellen

Wer heute Verantwortung übernehmen will, sucht nach Stellen, die Herausforderungen bieten. In der Stellenbeschreibung für eine Teamleitung sollten Sie also einen Schwerpunkt auf die Leitungs- und Wachstumsfunktionen legen. Vermeiden Sie aber Allgemeinplätze wie “Führen Sie Ihr Team zu neuen Erfolgen”, und versuchen Sie stattdessen, auf die Persönlichkeit einzugehen: “Wir suchen motivierte Menschen, die Teams weiterentwickeln und uns als Unternehmen weiterbringen können.”

5. Die richtigen Recruiting-Kanäle auswählen

Da die Teamleitung eine Führungsposition ist, sollten Sie die Recruiting-Kanäle entsprechend auswählen. Ganz oben stehen hier die Business-Netzwerke wie LinkedIn und Xing. Bei Jobbörsen sollte Ihre Recruiting-Software einen Filter so einstellen, dass nur passende Kandidat*innen mit Fach- und Führungshintergrund angesprochen werden.

6. Rollenspiel beim Interview

Kandidat*innen für eine Teamleitung sollten durch den gesamten Prozess der Bewerberauswahl gehen. Sie sollten wie alle anderen einen Einstellungstest machen, der am besten auf Führungsaufgaben ausgerichtet ist. Im Assessment-Center sind Rollenspiele eine gute Option, bei denen Krisenfestigkeit, Problemlösungskompetenz und Entscheidungsfähigkeit im Mittelpunkt stehen. Diese Rollenspiele sollten interne Kandidaten*innen ebenfalls mitmachen. Sie geben Ihnen einen guten Hinweis, wie gut diese in einer Leitungsrolle performen.