Stellenbeschreibung: Definition, Muster und Erstellung

Stellenbeschreibungen kreieren? Das klingt für viele Unternehmen erst einmal nach viel Aufwand für wenig Nutzen.

Nicht selten wurden diese Dokumente einmal erstellt und sind dann irgendwo im digitalen Dschungel des Firmennetzwerks verloren gegangen.

Dabei sind Stellenbeschreibungen vielseitig einsetzbar. Ihr hoher Wert für die tägliche Personalarbeit wird aber oft nicht erkannt.

Das möchten wir mit diesem Artikel ändern. In diesem Artikel lernen Sie:

• was Stellenbeschreibungen eigentlich sind (und was nicht),
• welche wichtigen Funktionen Stellenbeschreibungen erfüllen,
• was in eine Stellenbeschreibung gehört,
• wie Sie eine Stellenbeschreibung erstellen.

Wir haben die wichtigsten Tipps zusammengestellt, mit denen Sie ganz leicht die perfekte Stellenanzeige schreiben können. So haben Sie ein Muster für Stellenbeschreibungen, mit dem Sie direkt loslegen können.

Was ist eine Stellenbeschreibung?

Eine Stellenbeschreibung, auch oft Arbeitsplatz- oder Tätigkeitsbeschreibung genannt, enthält alle relevanten Informationen über eine bestimmte Position im Unternehmen.

Eine Stellenbeschreibung beinhaltet:

• was man von dem*der Stelleninhaber*in erwartet,
• welche Aufgaben er*sie übernimmt,
• wie die Stelle in der Unternehmensstruktur eingeordnet ist.

Was ist der Unterschied zwischen einer Stellenanzeige und Stellenbeschreibung?

Die Arbeitsplatzbeschreibung ist ein internes Dokument, was meist nicht nach außen getragen wird.

Deshalb ist sie auch nicht mit einer Stellenanzeige zu verwechseln. Diese veröffentlicht man auf der Karriereseite eines Unternehmens und auf Jobbörsen, um geeignete Kandidat*innen auf eine freie Position aufmerksam zu machen. Die Stellenbeschreibung ist dabei sehr wohl ein wichtiger Teil der Stellenanzeige.

Möchten Sie wissen, was eine gute Stellenanzeige ausmacht?

Was ist die Funktion einer Stellenbeschreibung?

Viele Personalabteilungen behandeln Tätigkeitsbeschreibungen eher stiefmütterlich. Dabei sind sie vielfältig einsetzbar und unterstützen die verschiedensten Personalprozesse.

So profitieren Sie von Arbeitsplatzbeschreibungen:

1. Stellenanzeigen schneller erstellen

Wie bereits erwähnt, ist die Stellenbeschreibung das Herzstück jeder guten Stellenanzeige. 

Wenn diese bereits vorhanden ist, muss man nur noch das Unternehmensprofil, die Leistungen der Firma, und das Bewerbungsverfahren hinzufügen. Dann kann die Anzeige auch schon veröffentlicht werden.

2. Personalauswahlverfahren effektiver vorbereiten und durchführen

Sobald die ersten Bewerbungen eingehen, muss man die Methoden für das Personalauswahlverfahren vorbereiten.

Die Voraussetzung dafür ist ein detailliertes Anforderungsprofil. Dieses definiert, was für Kompetenzen, Qualifikationen, Erfahrungen und Eigenschaften der*die ideale*n Kandidat*in mitbringen sollte.

Die Tätigkeitsbeschreibung liefert dafür den Input. So können die richtigen Verfahren ausgewählt und die Kandidat*innen auch besser verglichen werden.

Mit einer Recruitment Software wie Recruitee, ist die Evaluierung Ihrer Bewerber*innen übrigens deutlich einfacher.

3. Einstellungsprozess erleichtern

Wenn die Personalauswahl abgeschlossen ist, folgt der Einstellungsprozess mit der Erstellung des Arbeitsvertrags.

Die Stellenbeschreibung ist ein wichtiger Teil dessen. Hier hält man fest, was auf den*die neue*n Mitarbeiter*in zukommt.

4. Onboarding unterstützen

Auf Basis der Tätigkeitsbeschreibung können Sie einen individuell zugeschnittenen Einarbeitungsplan erstellen, welcher den*die neue*n Kolleg*in langsam an die Aufgaben heranführt.

Idealerweise vermerkt man in der Arbeitsplatzbeschreibung auch schon wichtige Kontaktpersonen und interne Schnittstellen, die kontaktiert werden wollen.

5. Verantwortlichkeiten klären und Personalplanung festlegen

“Wer ist hierfür eigentlich verantwortlich?” Vor dieser Frage stehen Angestellte und Führungskräfte häufiger als ihnen lieb ist.

Tätigkeitsbeschreibungen können hier Aufschluss geben und Transparenz schaffen. Sie helfen außerdem bei der Personalplanung.

Zum Beispiel lässt sich ein Stellvertretungsplan viel schneller erarbeiten, wenn Sie wissen, welche Aufgaben man übernehmen muss und wer dafür infrage kommt.

6. Personalentwicklung ermöglichen

Beim jährlichen Performance Management wird überprüft, ob die Mitarbeiter*innen ihre Aufgaben erfüllen und Ziele erreicht haben.

Mithilfe der Stellenbeschreibung können Sie leichter die Beurteilungskriterien erstellen.

Im Anschluss werden, im Rahmen des Talent Managements und der Führungskräfteentwicklung, Personalentwicklungsmaßnahmen, wie Trainings oder Coaching, festgelegt.

7. Personalaustritte erleichtern

Dass die Wege zwischen Unternehmen und Mitarbeiter*innen sich irgendwann trennen, ist unabdingbar.

Die Tätigkeitsbeschreibung erleichtert dabei die Erstellung des Arbeitszeugnisses. Auch kann der Personalaustritt zum Anlass genommen werden, die Arbeitsplatzbeschreibung auf ihre Aktualität hin zu überprüfen und damit die Neubesetzung optimal vorzubereiten.

Was muss alles in einer Stellenbeschreibung stehen?

Für den Aufbau gibt es keine definierten Standards. Jedes Unternehmen entscheidet selbst, welche Inhalte in die Stellenbeschreibung aufgenommen werden.

Deshalb haben wir einen ausführlichen Überblick mit den wichtigsten Elementen erstellt:

1. Stellenbezeichnung

Das ist der Jobtitel, den der*die Mitarbeiter*in inner- und außerhalb des Unternehmens trägt. 

Zum Beispiel: Senior Recruiter*in.

2. Abteilung/Bereich/Standort

Dies ordnet die Stelle in die Unternehmensstruktur ein. Auch die genaue Adresse des Arbeitsplatzes kann hier erwähnt werden.

3. Kostenstelle/Kürzel/Code

Besonders in größeren Unternehmen werden Stellen oft mit Kürzeln oder Codes versehen, damit diese immer einwandfrei identifiziert werden können.

4. Stelleninhaber*in

Der Name des*der Mitarbeiter*in, welche*r die Stelle im Moment innehat. Ist die Position unbesetzt, bleibt dies leer.

5. Ziel der Stelle

Dies ist eine kurze Beschreibung des Zwecks der Stelle.

Was soll diese Position im Unternehmen bewirken?

6. Vorgesetzte*r

An wen berichtet der*die Mitarbeiter*in innerhalb des Unternehmens? Wer ist ihm*ihr weisungsbefugt?

Der Name und die Stellenbezeichnung desjenigen*derjenigen sollte hier aufgeführt werden. In einer Matrixorganisation kann dies auch mehr als eine Person sein.

7. Führungsverantwortung

Ist diese Stelle in leitender Position? Dann wird hier definiert, wer dieser Stelle untergeordnet wird.

8. Zusammenarbeit und Schnittstellen

Die Stelle existiert natürlich nicht in einem Vakuum. Beschreiben Sie hier, mit wem der*die Stelleninhaber*in hauptsächlich zusammenarbeitet.

Dies können interne Schnittstellen, andere Abteilungen, oder aber externe Stakeholder wie Lieferant*innen sein.

9. Kernaufgaben

Womit wird sich der*die Stelleninhaber*in hauptsächlich beschäftigen? Wofür ist er*sie verantwortlich?

Die Kernaufgaben sollten wesentlich zur Erreichung des Stellenziels beitragen.

Um dem*der Mitarbeiter*in eine genaue Vorstellung davon zu geben, wie viel Zeit er*sie mit jeder Kernaufgabe verbringen wird, könnten Sie dies auch prozentual angeben.

10. Nebenaufgaben

Nebenaufgaben haben geringere Priorität und sollten nur wenig Zeitanteil einnehmen. Diese kann man auch vage umschrieben, um Spielraum für eventuelle Erweiterungen zu lassen.

11. Anforderungen

Welche Qualifikationen, Eigenschaften, Kenntnisse und Kompetenzen sind zwingend erforderlich, um in dieser Position erfolgreich zu sein? Und welche sind nur “nice-to-have”?

Hier können Sie auch die Jahre an Berufserfahrung erwähnen, die für diese Stelle gewünscht sind.

12. Befugnisse und Rechte

Der Entscheidungs- und Ermessensspielraum, welcher dem*der Stelleninhaber*in für die Ausübung seiner*ihrer Tätigkeiten zur Verfügung steht, sollte hier erwähnt werden.

13. Arbeits- und Hilfsmittel

Welche Mittel stehen zur Verfügung? Dies könnten zum Beispiel ein Laptop, Software, Büroschlüssel, Firmenwagen, und vieles Weitere sein.

14. Stellvertretung

Wer wird den*die Stelleninhaber*in im Krankheits- oder Urlaubsfall vertreten? Welche Aufgaben werden von der Vertretung übernommen?

Dies schon hier festzulegen kann viele Diskussionen ersparen. Im Umkehrschluss können Sie auch entscheiden, wen der*die Stelleninhaber*in vertreten muss.

15. Leistungsbewertung

Anhand welcher Kennzahlen, auch KPIs (Key Performance Indicators) genannt, wird die Leistung des*der Mitarbeiter*in gemessen? Wie oft wird diese ausgewertet?

Hier können Sie auf den Performance Management Prozess Ihres Unternehmens verweisen, falls es diesen gibt.

16. Gehalt

Eventuell möchten Sie mit aufnehmen, wie die Entlohnung für die Stelle aussieht.

Gibt es einen variablen Anteil? Wird nach Tarif bezahlt? Wie sieht es mit Weihnachts- und Urlaubsgeld aus?

All dies kann hier beschrieben werden.

17. Vollzeit/Teilzeit

Führen Sie hier die geplanten wöchentlichen Arbeitsstunden für diese Stelle auf. Arbeitet der*die Stelleninhaber*in teilweise oder komplett im Homeoffice? Auch diese Vereinbarungen sollten erwähnt werden.

Wie schreibt man eine Stellenbeschreibung?

Nun kennen Sie schon alle wichtigen Elemente der Arbeitsplatzbeschreibung. Aber wie gehen Sie nun vor? Wir haben 4 einfache Schritte zusammengestellt.

1. Vorgehensweise planen

Die Einführung von Stellenbeschreibungen sollte man gut planen. So wird sichergestellt, dass sie auch aktiv genutzt werden und nicht einfach im Archiv verschwinden.

Hier sind einige Fragen, die Sie im Vorfeld klären sollten:

• Wofür sollen die Stellenbeschreibungen genutzt werden?
• Wie sollen diese aussehen? Erstellen Sie eine Vorlage.
• Wie sollen sie erstellt werden und wer ist daran beteiligt?
• Wo muss man sie ablegen und wer hat Zugriff darauf?
• Wer ist für die regelmäßige Aktualisierung verantwortlich?

2. Informationen sammeln und analysieren

Wenn es eine*n aktuelle*n Stelleninhaber*in gibt, dann können Sie ihn*sie zu den Aufgaben und Schnittstellen interviewen. Damit nehmen Sie den Ist-Zustand auf.

Führen Sie danach ein Gespräch mit dem*der Vorgesetzten der Position, um zusammen zu prüfen, ob es Lücken zum Soll-Zustand gibt.

Daraus ergibt sich dann eine fertige Stellenbeschreibung.

Wenn es keine*n Stelleninhaber*in gibt oder die Position eine völlig neue ist, dann können sich die Aufgaben aus den Unternehmenszielen ableiten. Hierüber sollte der*die Vorgesetzte der neuen Stelle Auskunft geben.

Natürlich ist die Tätigkeitsbeschreibung nicht in Stein gemeißelt. Besonders bei völlig neuen Positionen ergeben sich häufig Änderungen, die sich erst nach einigen Wochen und Monaten erkennen lassen.

3. Stellenbeschreibung formulieren und verabschieden

Generell sollte man die Tätigkeitsbeschreibung personenunabhängig formulieren. Die Ausnahme bilden höhere Führungspositionen, bei denen Stellen auch mal auf eine bestimmte Person zugeschnitten werden.

Sobald Sie damit fertig sind, sollte die finale Version von dem*der Vorgesetzten und eventuell auch der Personalabteilung abgesegnet werden.

4. Stellenbeschreibung aktualisieren

Ein Grund warum Unternehmen Arbeitsplatzbeschreibungen gar nicht nutzen, ist die Angst vor dem Aktualisierungsaufwand.

Schließlich soll sich die Stellenbeschreibung dynamisch an die Veränderungen im Unternehmen anpassen können.

Um den Aufwand für die Pflege möglichst kleinzuhalten, empfehlen wir nur dann zu aktualisieren, wenn bestimmte Anlässe eintreten:

• Eine neue Stelle wird geschaffen.
• Eine Stelle wird durch den Austritt eines*einer Mitarbeiter*in frei.
• Durch eine Reorganisation verändern sich die internen Abläufe und Aufgaben müssen neu zugeordnet werden.
• Durch neue Kund*innen, Projekte oder Produkte kommen neue Aufgaben auf das Unternehmen zu, die von jemandem übernommen werden müssen.
• Im Rahmen des Mitarbeiter*innen-Gesprächs werden neue Ziele gesetzt und Aufgaben angepasst.

Stellenbeschreibung Muster

Eine Vorlage kann Ihnen als Muster beim Erstellen Ihrer Stellenbeschreibung helfen. Beachten Sie, dass Stellenbeschreibungen von Unternehmen zu Unternehmen und von Stelle zu Stelle unterschiedlich sind. Sie müssen daher immer individuell angefertigt werden.

Beispiel für eine Stellenbeschreibung:

1. Stellenbezeichnung: Angabe des Jobtitels und eventuelle Angabe, ob Führungsverantwortung besteht. Zum Beispiel Senior Recruiter.
2. Abteilung/Bereich/Standort: Hier kann auch das interne Kürzel/Code angegeben werden.
3. Entgelt: Ist das Entgelt fix oder besteht ein Verhandlungsspielraum? Diesen unbedingt angeben.
4. Ziel der Stelle: Eine konkrete Beschreibung über den Zweck der Stelle. Was soll sie im gesamten Unternehmen bewirken? Inwiefern beeinflusst sie die unternehmensweiten Ziele?
5. Stelleninhaber: Angabe des*der aktuellen Stelleninhaber*in.
6. Direkte*r Vorgesetzte*r
7. Vertretung im Krankheitsfall-/Urlaubsfalls: Durch wen wird diese Stelle verteten? Ist eine bestimmte Person vorgesehen? Oder eine andere Art von Stelle, die unabhängig von der Person, die Aufgaben übernehmen kann?
8. Pensum: Angabe über die vorausgesetzten Arbeitsstunden (Voll- oder Teilzeit zum Beispiel).
9. Kernaufgaben: Angabe über die die Hauptaufgaben der Stelle.
10. Nebenaufgaben: Angabe über zusätzliche Aufgaben, die neben den Kernaufgaben anfallen können. Hier lohnt es sich, die Aufgaben nicht in Stein zu meißeln, sondern Auslegungsspielraum zu lassen.
11. Leistungsbewertung: Wie wird die Leistung des*der Stelleninhaber*in bewertet?
12. Anforderungen: Welche Anforderungen werden an den*die Stelleninhaber*in gestellt?