Der Wandel zum agilen Performance Management

Jedes Unternehmen möchte Leistungsverluste möglichst gering halten und zudem wissen, ob die Belegschaft kontinuierlich die erwarteten Leistungen erbringt. Hier kommt das Performance Management - auf Deutsch: Leistungsmanagement - ins Spiel, das mittlerweile zu den zentralen HR-Aufgaben zählt.

Das herkömmliche Performance Management funktioniert heute in der Regel allerdings nicht mehr so gut und bietet einige Stolpersteine. Erfahren Sie, welche Vorteile agiles Performance Management mit sich bringt und wo Sie ansetzen können, um Ihren Performance Management Prozess agil zu organisieren. Sie finden außerdem einige Hinweise zum Einsatz von Performance Management-Systemen.

Definition: Was ist Performance Management?

Performance Management umfasst alle Aktivitäten und Prozesse, mit denen die Leistung der Mitarbeiter*innen, der Ressourcen und der Systeme gesteuert wird. Bezogen auf die Angestellten, sollen diese entsprechend ihren Fähigkeiten und Kompetenzen eingesetzt werden und so dazu beitragen, die Unternehmensziele zu erreichen.

Im Performance Management können verschiedene Ebenen betrachtet werden:

• die Ebene der Mitarbeiter*innen
• die Team-, Abteilungs- und Unternehmensebene
• die Prozessebene

Das Ziel eines erfolgreichen Performance Managements liegt immer darin, die Unternehmenswerte und -ziele mit den individuellen Zielen der Mitarbeiter*innen zu matchen und eine möglichst hohe Deckung zu erreichen. Stehen persönliche Ziele und Unternehmensziele im Einklang, wird das volle Potenzial der Firma ausgeschöpft.

Kombination mehrerer Aspekte:

Um die Performance zu optimieren, werden üblicherweise verschiedene Aspekte miteinander kombiniert:

• klare Zieldefinition, sowohl für Mitarbeitende wie für das Unternehmen
• passende Rahmenbedingungen, wie etwa geeignete Workflows, Tools und Managementsysteme, damit Ihre Belegschaft bei der Erfüllung ihrer Aufgaben bestmöglich unterstützt wird
• Regelmäßige Erfassung der Mitarbeiterleistung, in der Regel über Feedbackgespräche oder das Messen geeigneter KPIs
• Verknüpfung mit Leistungsanreizen, zum Beispiel Bonuszahlungen oder Incentives

Vom traditionellen Performance Management zur agilen Vorgehensweise

Performance Management kann allerdings immer nur im Kontext der jeweiligen Arbeitsbedingungen betrachtet werden. Waren Unternehmen seit Ende des Zweiten Weltkriegs vor allem daran interessiert, die Leistungen ihrer Mitarbeiter*innen rückblickend zu beurteilen und zu bewerten, ist dieser lineare und statische Top-down-Prozess inzwischen weitgehend überholt und gilt als ineffektiv.

So konnte eine Studie der Unternehmensberatung Mercer zeigen, dass nur 2 % der befragten Unternehmen in ihrem Performance-Management-Ansatz einen herausragenden Mehrwert sehen. Und lediglich 19 % der Mitarbeiter*innen sind der Meinung, dass ihr Unternehmen ihnen ausreichend Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung gibt.

In einer zunehmend volatilen Arbeitswelt, in der Unternehmen häufig mit hohen Fluktuationsraten zu tun haben, greift das herkömmliche Performance Management demnach häufig zu kurz.

Mögliche Stolpersteine

Traditionelles Performance Management hat häufig mit den folgenden Faktoren zu kämpfen:

1. Keine Anbindung an Unternehmenswerte und -ziele

Wenn Sie Ihr Performance Management losgelöst von Ihrer Unternehmensstrategie sowie Ihren Unternehmenswerten und -zielen betrachten, werden Ihre Auswertungen wenig Aussagekraft haben. Zum einen kann ein solches Leistungsmanagement Ihren Mitarbeiter*innen kaum Orientierung geben. Ein einziges Gespräch einmal pro Jahr, weil das eben erledigt werden muss, kann keine faire und zukunftsgerichtete Leistungsbeurteilung mehr ergeben. 

Zum anderen müssen Ihre Führungskräfte verstehen lernen, dass Performance Management eine wesentliche Säule für den Unternehmenserfolg ist. Erst wenn sie entsprechend eingebunden und mit Expertise ausgestattet werden, kann Ihr Performance Management seine wahre Kraft entfalten.

2. Irrelevante KPIs

Performance Management kann nur dann aussagekräftig sein, wenn Daten erhoben werden, die tatsächlich Einfluss auf den Unternehmenserfolg haben. Denn nur dann lässt sich die Leistung von Mitarbeitenden, Teams oder Abteilungen auch sinnvoll bewerten. Der OKR (Objectives and Key Results)-Ansatz als Managementmethode hat sich hier eher bewährt, weil in diesem Modell alle Beschäftigten eigene Ziele festlegen, die in regelmäßigen Abständen überprüft werden. Alle Teams und Abteilungen verfolgen zudem eindeutig definierte gemeinsame Unternehmensziele.

3. Unzureichende Kommunikation

Ein Zielvereinbarungsgespräch und vielleicht ein weiteres Feedbackgespräch pro Jahr – das ist heute zu wenig und gibt Ihren Mitarbeitenden zu wenig Möglichkeit, sich auf neue Anforderungen einzustellen und eine relevante Rückmeldung zu ihrer Leistung zu erhalten.

„Manche Führungskräfte glauben, dass die offiziellen Leistungsbeurteilungen, die einmal pro Jahr von HR durchgeführt werden, ausreichen. Aber das ist falsch. Ihre Führungskräfte müssen ihre Teams kennen und sie das ganze Jahr über begleiten. Sie sollten das ganze Jahr über Feedback geben, nicht nur in standardisierten Gesprächen. Wenn das gut funktioniert, gibt es beim eigentlichen Feedbackgespräch keine Überraschungen mehr für die Mitarbeitenden.“ - Clotilde Mérillon, Head of People (Frankreich) bei Tellent

4. Zu wenig Verbindlichkeit und Accountability

Wird eine besonders gute Leistung nicht entsprechend anerkannt und gewürdigt, oder gibt es umgekehrt keine echten Sanktionen für eine mangelhafte Performance, leidet darunter die Glaubwürdigkeit des Performance Managements insgesamt.

5. Kein Verständnis für interkulturelle Unterschiede

Gerade in internationalen Unternehmen wird oft zu wenig berücksichtigt, dass kulturelle Unterschiede sich auch daran festmachen, wie Menschen sich und ihre Erfolge präsentieren. So können Menschen aus eher zurückhaltenden Kulturen unter Umständen gegenüber eher extravertierten Kulturen in der Leistungsbeurteilung benachteiligt werden.

6. Persönliche Voreingenommenheit

Liegt das Performance Management allein in den Händen der vorgesetzten Führungskraft, lässt sich auch persönliche Voreingenommenheit nicht gänzlich ausschließen. Das kann zu ungerechten Leistungsbeurteilungen führen, die Ihre Mitarbeitenden demotivieren.

7. Uneinheitliche Bewertungskriterien bei den Führungskräften

Eine weitere Schwierigkeit kann darin bestehen, dass einige Führungskräfte in ihren Bewertungen anspruchsvoller sind als andere. Auch dadurch entsteht möglicherweise ein Ungleichgewicht, und Mitarbeitende von strengeren Manager*innen fühlen sich gegenüber Kolleg*innen mit eher wohlwollenden Vorgesetzten schnell im Nachteil. 

Wenn sich das zusätzlich direkt auf die Vergütung auswirkt, ist der Grundstein für Misstrauen und geringer werdende Leistungsbereitschaft gelegt.

8. Fehlende Flexibilität

Vor allem Mitarbeiter*innen der jüngeren Generation sind es heute gewohnt, in intuitiv nachvollziehbare Prozesse eingebunden zu werden. Doch klassisches Performance Management läuft eher starr ab, passt sich nicht an veränderte Gegebenheiten an und ist für die Belegschaft wenig transparent.

Was ist agiles Performance Management?

Agiles Performance Management zeichnet sich dadurch aus, dass ein modernes Bild der Mitarbeitenden als selbstbestimmte Persönlichkeiten, die intrinsischen Motiven folgen, im Fokus steht. Denn die meisten Menschen wünschen sich heute neben angemessener Bezahlung zunehmend auch, dass ihre Arbeit sinnvoll ist.

Identifizieren sie sich sowohl mit den eigenen Aufgaben als auch mit den Unternehmenszielen, ist meist eine höhere Motivation und Leistungsbereitschaft zu beobachten. Agiles Performance Management kommuniziert daher flexibel und engmaschig auf allen Ebenen, statt einer starren Struktur zu folgen. 

Besonders wichtig für agiles Performance Management ist der Wechsel von der individuellen Leistungsbeurteilung hin zu einer ganzheitlichen Betrachtungsweise. In der Praxis bedeutet das in erster Linie, dass alle Beteiligten eine klare Vorstellung von den gemeinsamen Zielen haben, auf die kollaborativ hingearbeitet wird.

Vorteile von agilem Performance Management

Auch wenn die Umstellung von herkömmlichem Performance Management auf ein eher agiles Vorgehen einige Hürden bereithalten kann, kann es sich dennoch lohnen:

• Motivierte Mitarbeiter*innen tragen dazu bei, die Produktivität zu erhöhen.
• Organisationen können schnell und agil auf Veränderungen reagieren und so ihre Wettbewerbsfähigkeit sichern.
• Wachstumspotenziale sowie Risiken werden in der Regel auf allen Ebenen deutlich schneller erkannt.

5 Tipps für Ihren agilen Performance Management Prozess

Wenn Sie zukünftig einen agilen Performance Management Prozess in Ihrem Unternehmen umsetzen wollen, könnten die folgenden 5 Tipps Sie dabei unterstützen:

• Fokus auf Mitarbeiter*innen-Erfolg statt Unternehmens-Erfolg
• Qualität vor Quantität
• Motivation statt Kontrolle
• Transparente Erfahrung für alle Beteiligten
• Kontinuierliche Verbesserung und positive Fehlerkultur

Fokus auf Mitarbeiter*innen-Erfolg statt Unternehmens-Erfolg

Traditionellerweise stand beim Performance Management immer der Unternehmenserfolg im Zentrum aller Maßnahmen. Agiles Performance Management setzt hingegen auf den Erfolg der Mitarbeiter*innen. Der Erfolg bemisst sich in diesem Fall daran, wie hoch der Mehrwert ist, den sie für die Kunden erzielen. 

Deshalb entscheiden in agil organisierten Abteilungen bzw. Unternehmen die Teams in hohem Maße selbstständig, woran sich der Erfolg eines Projekts messen lässt. Idealerweise gibt es eine große Deckungsgleichheit zwischen den Interessen und Zielen der Belegschaft mit den Unternehmenszielen.

Qualität vor Quantität

In eher traditionell aufgestellten Unternehmen steht noch immer die Liefermenge im Fokus, und danach wird auch das Budget verteilt. Denken Sie zum Beispiel an Recruitment Marketing: Hier wird Erfolg oft noch daran bemessen, wie hoch etwa die Engagement-Rate bei Social-Media-Beiträgen ist. Agiles Performance Management hingegen stellt die Erlebnisqualität in den Fokus: Statt auf eine Engagement-Rate zu starren, könnten Sie als Ziel anpeilen, 500 Menschen davon zu überzeugen, von sich aus und unbezahlt als authentische Markenbotschafter*innen für Sie werben.

Das ist ein wesentlicher Perspektivenwechsel, der es Ihren Beschäftigten eher erlaubt, konkrete Maßnahmen zu entwickeln. Wahrscheinlich wirkt sich eine solche Zielsetzung, die darauf abzielt, einen echten Mehrwert für Ihre Kund*innen zu schaffen, auch auf die Motivation Ihrer Beschäftigten aus. Denn wer einen Sinn in seiner Arbeit erkennt, der über ein Mehr an Umsatz hinausgeht, bringt sich mehr ein – und mittelfristig sorgt das eher dafür, dass die angepeilten Ziele auch wirklich umgesetzt werden.

Motivation statt Kontrolle

An dieser Stelle setzt im agilen Performance Management auch die Idee an, weniger über Kontrolle und stattdessen vor allem über Motivation für Erfolge zu sorgen. Die Teamleistung steht im Vordergrund, und man setzt zum Beispiel interne Wettbewerbe und Gaming-Aspekte ein, um unternehmerisches Wachstum zu ermöglichen. 

Intrinsisch motivierte Menschen, die erkennen können, wie ihre individuelle Leistung zur Teamleistung und damit zum Unternehmenserfolg beiträgt, leisten in der Regel mehr, als wenn der Fokus nur auf der individuellen Leistung liegt und kontrolliert wird.

Transparente Erfahrung für alle Beteiligten

Agile Performance Management-Prozesse nehmen einerseits sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeitende von Beginn an in die Pflicht, gestalten andererseits aber auch die gesamte Erfahrung damit intuitiv und nachvollziehbar. Das heißt, alle Funktionen werden transparent gestaltet, und der Prozess lässt sich auch im betrieblichen Alltag integrieren.

Kontinuierliche Verbesserung und positive Fehlerkultur

Besonders die Führungskräfte sind gefragt, wenn es darum geht, kontinuierlich individuelles Feedback zu geben. Idealerweise sind sie in ständigem Dialog mit ihren Teams, bewerten die jeweilige Teamleistung und individuelle Anteile daran und haben vor allem auch Entwicklungspotenziale im Blick. 

Wichtig im agilen Performance Management ist zudem eine Unternehmenskultur, in der Fehler als Chance zum Lernen begriffen werden. Werden Fehlschläge oder Niederlagen in einem konstruktiven Austausch untersucht, können daraus sogar ganz neue Ansätze entstehen, die schließlich einen hohen Mehrwert bieten und sich positiv auf die Gesamtleistung auswirken.

Unterstützung durch ein Performance Management System

Ein agiles, zukunftsorientiertes Performance Management kann nur effektiv funktionieren, wenn die entsprechenden Prozesse digital abgebildet werden. Inzwischen gibt es spezialisierte Performance Management Software-Lösungen. Häufig sind Module für das Leistungsmanagement auch Bestandteil einer Talent Management Software oder HCM-Suite.

In jedem Fall sollte die Software folgendes ermöglichen:

• Mitarbeiter*innen und Vorgesetzte haben sowohl die Unternehmensziele als auch ihre eigenen Ziele immer im Blick.
• Sie verfügen über einen kontinuierlichen Überblick über den aktuellen Stand.
• Sie werden bei der Priorisierung der täglichen Aufgaben unterstützt, sodass eine effiziente Zielerreichung gewährleistet ist.
• Sie können sich über einen Kommunikationskanal ad hoc austauschen und Feedback geben.
• Sie werden über Veränderungen der Unternehmensstrategie automatisiert informiert, damit Individualziele zeitnah angepasst werden können.
• Alle Dokumente können jederzeit abgerufen werden, entsprechende Rechte können zentral verwaltet werden.

Generell muss ein Performance Management System dafür sorgen, möglichst viele manuelle Prozesse zu automatisieren, indem beispielsweise Vorlagen erstellt werden, die immer wieder genutzt werden können (Zielvereinbarungen, Leistungsbeurteilungen und Personalentwicklungsmaßnahmen).

Performance Management Kampagnen sollten mit geringem Aufwand umgesetzt werden können. So können zum Beispiel automatisierte Einladungen für Gespräche an alle Beteiligten versendet werden. Auch das Monitoring der Prozesse sowie die Dokumentation von Fortschritten ist ein wesentlicher Bestandteil eines Performance Management Systems.

Nicht zuletzt sollte Ihr Performance Management System idealerweise nicht nur über den Desktop, sondern auch als App für das Smartphone oder Tablet verfügbar sein. Das senkt die Hemmschwelle für den Einsatz im betrieblichen Alltag, so dass das System zum täglichen Begleiter und Helfer werden kann.

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