Zielvereinbarung: Konkrete Beispiele und bewährte Tipps

Mitarbeiter*innen müssen wissen, was von ihnen verlangt wird, damit sie ihre Bestleistungen erbringen können. In der Studie, "Resilienz stärken mit Zielvereinbarungen", des Instituts für Wirtschaft sagten die befragten Angestellten aus, dass sich eine konkrete Zielvereinbarung positiv auf ihr Engagement bei der Arbeit auswirkt.

Dieses Konzept ist gewiss nicht neu. Es basiert auf dem Führungsinstrument des „Management by Objectives“ (MBO), was der US-amerikanische Ökonom Peter F. Drucker bereits 1954 vorstellte.

Viele Tech-Unternehmen haben sogenannten OKRs für sich übernommen. OKR steht für Objectives and Key Results, oder Ziele und Schlüsselergebnisse.

Zielvorgaben waren und bleiben relevant. In diesem Beitrag erfahren Sie nicht nur, warum sie wichtig sind, sondern auch, wie genau Sie smarte Ziele ausarbeiten.

Was ist eine Zielvereinbarung?

In einer Zielvereinbarung halten Mitarbeiter*in und Führungskraft fest, welche Ziele der*die Angestellte in einem bestimmten Zeitraum verfolgen soll. Am Ende dieser Zeitspanne wird dann gemeinsam überprüft, inwieweit die gesteckten Ziele erreicht wurden.

Ist die Erreichung der Zielvorgaben mit einem Anspruch auf eine zusätzliche Vergütung, beispielsweise einem Bonus verknüpft, dann ist die Zielvereinbarung aus arbeitsrechtlicher Sicht ein Zusatz zum Arbeitsvertrag. Man spricht von einer vertraglichen Nebenabrede zwischen Arbeitgeber*in und Arbeitnehmer*in.

Warum sind Zielvereinbarungen wichtig?

Konkrete Ziele können bei der Arbeit enorm helfen. Sie geben Orientierung und stimulieren Wachstum in Ihren Mitarbeiter*innen. Diese Vorteile haben Zielvorgaben:

• Bringen Klarheit und Transparenz: Zielvorgaben schaffen Sicherheit für Ihre Arbeitnehmer*innen, denn sie wissen nun genau, was von ihnen erwartet wird.  
• Helfen Aufgaben zu priorisieren: Ihre Mitarbeiter*innen wissen, worauf sie ihren Fokus legen sollten.
• Schaffen Verbindlichkeit: Ziele, die gemeinsam erarbeitet und festgehalten wurden, werden eher erreicht als mündliche Vereinbarungen.
• Steigern die Motivation: Ihren Angestellten ist klar, was sie tun müssen, um eine positive Beurteilung und eventuell sogar einen Bonus zu bekommen.
• Stärken die Eigenverantwortung: Ihre Mitarbeiter*innen können den Weg zu ihren Zielen selbst bestimmen.

Was gehört in eine Zielvereinbarung?

Eine Zielvereinbarung ermöglicht es, Erwartungen klar zu definieren und die Arbeit in Richtung der Unternehmensziele zu lenken. Aber was genau gehört in eine solche Vereinbarung?

1. Spezifische Ziele: Diese sollten klar, messbar, erreichbar, relevant und zeitlich begrenzt sein – das sogenannte SMART-Prinzip
2. Vereinbarten Leistungsstandards und Qualitätskriterien, die die Erfüllung dieser Ziele demonstrieren
3. Die Ressourcen und Unterstützung, die vom Unternehmen bereitgestellt werden, um die Ziele zu erreichen
4. Ein klar definierter Zeitrahmen, innerhalb dessen die Ziele erreicht werden sollen

Schließlich sollte jede Zielvereinbarung auch ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung und Anpassung der Ziele enthalten, um auf sich ändernde Umstände oder neue Informationen reagieren zu können.

Wie muss eine Zielvereinbarung aussehen?

Grundsätzlich sollen die Anstrengungen aller Mitarbeiter*innen dazu beitragen, die Unternehmensziele zu erreichen. Das funktioniert aber nur, wenn die Ziele des*der Einzelnen mit denen der gesamten Firma übereinstimmen. Dafür muss Ihrer Unternehmensspitze klar sein, auf was der Betrieb kurz- und langfristig hinarbeiten will. Dies muss festgehalten werden, bevor sich die einzelnen Führungskräfte mit ihren Teams unterhalten.

Die Unternehmensziele sollten in einer Teambesprechung vorgestellt und erläutert werden, damit alle Angestellten sie genau verstehen. Vorgesetzte müssen vermitteln, wie genau jede*r Mitarbeiter*in zur Erreichung der Ziele beitragen kann. Dies schafft eine wichtige Basis, auf der die individuellen Ziele der Mitarbeiter*innen vereinbart werden können.

Wann und wie oft sollten Ziele vereinbart werden?

Im klassischen Performance Management Prozess werden Ziele am Anfang jedes Jahres mit jedem*jeder einzelnen Mitarbeiter*in vereinbart. Daraufhin gehen die Angestellten ihrer Arbeit nach und werden dabei von ihrer Führungskraft beobachtet und begleitet. Am Ende des Jahres findet die Leistungsbeurteilung im Rahmen eines Mitarbeiter*innen-Gesprächs statt.

Doch mittlerweile gilt dieses System als überholt. Viele Unternehmen haben eine agile, schnellere Arbeitsweise übernommen, denn sie orientieren sich verstärkt an den Wünschen ihrer Kund*innen. Dadurch ändern sich Ziele ständig und Feedback muss möglichst zeitnah erfolgen, damit Mitarbeiter*innen schnell einlenken können, wenn etwas nicht funktioniert.

Deshalb stellen Unternehmen vermehrt auf halbjährliche oder quartalsweise Zielvorgaben um. Mit kurzfristigen Zielen können sie flexibel auf veränderte Bedingungen reagieren.  

Welche Art von Zielen gilt es zu setzen?

Zum einen sollten Führungskräfte Ziele setzen, die sich an den Unternehmenszielen orientieren. Zum anderen müssen sie auch die persönlichen Ziele der Mitarbeiter*innen und deren Entwicklung in Betracht ziehen. Man unterscheidet zwischen drei Arten von Zielen:

Verhaltensbezogene Ziele

Diese geben vor, wie der*die Mitarbeiter*in in bestimmten Situationen reagieren soll. ‍

Beispiele:

• Ich werde innerhalb von 24 Stunden auf Kund*innen-Anfragen reagieren.
• Ich lasse meine Kolleg*innen in Meetings ausreden und falle ihnen nicht ins Wort.
• Ich werde meinem Team einmal die Woche detailliertes Feedback zu unserem Projekt geben.

Aufgabenbezogene Ziele

Diese beziehen sich auf die Tätigkeiten, die zur Stellenbeschreibung des*der Einzelnen gehören.

‍Beispiele:

• Ich werde einen Blog-Beitrag pro Woche für unsere Unternehmens-Website schreiben.
• Ich werde den Umsatz von Produkt X innerhalb von 3 Monaten um 10 % steigern.
• Ich werde unsere Kundenzufriedenheit, gemessen am NPS (Net Promoter Score), bis September um 15 Punkte steigern.

Entwicklungsbezogene Ziele

Diese beschreiben, wie sich der*die Mitarbeiter*in persönlich innerhalb des Unternehmens weiterentwickeln will. ‍

Beispiele:

• Ich werde im Juli ein Projektmanagement-Seminar belegen, um im nächsten Jahr die Leitung eines Projekts übernehmen zu können.
• Ich werde bis Ende dieses Jahres mindestens drei Kongresse oder Fachveranstaltungen besuchen, um neue Kontakte zu knüpfen und das Neueste über die Branche zu erfahren.

Qualitative vs. quantitative Ziele

Alle gesteckten Ziele sind entweder qualitativer oder quantitativer Natur. Generell bestehen Zielvereinbarungen aus einem guten Mix aus beiden. Es ist aber wichtig, den genauen Unterschied zu kennen.

‍Quan­ti­ta­ti­ve Zie­le lassen sich einfacher messen, denn hinter ihnen stehen konkrete Kennzahlen, zum Beispiel Aufträge, Umsatzvorgaben oder Marktanteil. ‍

Qua­li­ta­ti­ve Zie­le lassen sich nicht oh­ne wei­te­res an be­triebs­wirt­schaft­li­chen Größen messen. Hier geht es um Verhalten und Kompetenzen. Positive oder negative Veränderungen können nur durch Beobachtungsgabe nachvollzogen werden.

Wie formuliert man Zielvereinbarungen?

Ziel ist nicht gleich Ziel. Ob eine Vorgabe als Motivator wirkt und am Ende wirklich erreicht wird, kommt stark auf die Formulierung an. Die bekannte SMART-Formel bietet eine nützliche Struktur, die auf alle Arten von Zielen angewendet werden kann.  

‍S – Spezifisch: Ziele sollten so konkret wie möglich formuliert werden, sodass kein Spielraum bei der Interpretation bleibt. Mitarbeiter*in und Führungskraft müssen darunter dasselbe verstehen.

‍M – Messbar: Die Erreichung jedes Ziels sollte idealerweise durch konkrete Kennzahlen nachvollziehbar sein. Allerdings ist das bei qualitativen Zielen oft schwierig. Hier ist etwas Kreativität gefragt. Beispielsweise ließe sich die Verbesserung der Kommunikation an der Häufigkeit von Feedbackgesprächen festmachen.

‍A – Akzeptabel: Beide Seiten müssen mit den Zielvorgaben einverstanden sein und hinter ihnen stehen. Da Mitarbeiter*in und Führungskraft oft unterschiedliche Interessen verfolgen, müssen hier eventuell Kompromisse geschlossen werden.

‍R – Realistisch: Ein gewisser Ehrgeiz ist gesund, dennoch dürfen keine illusorischen Ziele gesteckt werden. Bei zu anspruchsvollen Zielen ist Überforderung und Scheitern vorprogrammiert.

‍T – Terminiert: Ohne konkreten Zeitrahmen bleiben Ziele schlichtweg Vorsätze. Deshalb ist es wichtig, eine klare und schaffbare Deadline zu vereinbaren.

7 bewährte Tipps für eine bessere Zielvereinbarung

Zielvorgaben sind ein wirkungsvolles Führungsinstrument. Sie bringen aber nur dann den erhofften Erfolg, wenn Vorgesetzte einige wichtige Regeln beachten.  

1. Beeinflussbarkeit gewährleisten

Mitarbeiter*innen müssen zu jeder Zeit die Gewissheit haben, dass sie selbst für die Erreichung ihrer gesteckten Ziele verantwortlich sind. Sollte sich das Gefühl breit machen, dass sie dies nicht beeinflussen können, weil zum Beispiel äußere Einflüsse die Oberhand haben, wirkt das äußerst demotivierend. Natürlich kann es immer passieren, dass durch ungewöhnliche Umstände die Ziele in weite Ferne rücken. Vorgesetzte sollten dann flexibel reagieren und bereit sein, die Ziele anzupassen.  

2. Weniger ist mehr

Es heißt zwar, dass wir mit unseren Aufgaben wachsen, aber Ziele müssen immer realistisch und erreichbar bleiben. Vereinbaren Sie nicht mehr als drei Zielvorgaben pro Quartal. Dadurch laufen Angestellte nicht Gefahr, sich zu verzetteln und ihre Arbeit bleibt stets fokussiert und zielorientiert.

3. Vorschläge des*der Mitarbeiter*in einfließen lassen

Eine Zielvereinbarung darf nie eine kommunikative Einbahnstraße sein, in der der*die Vorgesetzte eine strikte Vorgabe macht, an der nicht mehr zu rütteln ist. Stattdessen sollten Führungskräfte ihre Mitarbeiter*innen dazu ermutigen, ihre eigenen Vorschläge zu äußern und sich einzubringen. Dadurch wird sich ihre Akzeptanz der gesteckten Ziele deutlich erhöhen.  

4. Zwischenziele setzen

Große, ambitionierte Ziele geben zwar eine Richtung vor, können aber auch schnell einschüchternd wirken. Mitunter wissen Mitarbeiter*innen nicht, wo sie beginnen sollen und machen kaum Fortschritte. Deshalb sollten große Ziele in kleinere Zwischenziele heruntergebrochen werden. Diese verschaffen kurzfristige Erfolgserlebnisse und halten die Motivation der Mitarbeiter*innen hoch.

5. Ziele schriftlich fixieren

Am Ende des Mitarbeiter*innen-Gesprächs sollten die vereinbarten Ziele unbedingt schriftlich festgehalten werden. Bei den meisten Unternehmen funktioniert dies inzwischen elektronisch mittels einer HR-Software. Dadurch bleiben die Ziele immer nachvollziehbar und die spätere Leistungsbeurteilung wird deutlich vereinfacht.

6. Mitarbeiter*innen unterstützen

Der Job des*der Vorgesetzten ist nicht damit getan, Zielvorgaben zu vereinbaren. Er*Sie muss seine*ihre Angestellten auch dabei unterstützen, diese zu erreichen. Idealerweise fragen Führungskräfte schon im Mitarbeiter*innen-Gespräch: „Wie kann ich Ihnen bei der Erreichung Ihrer Ziele zur Seite stehen? Was brauchen Sie, um diese Ziele umzusetzen?“ Somit fühlt sich der*die Mitarbeiter*in mit den Zielen nicht allein gelassen.

7. Über die Folgen aufklären

Natürlich kann es passieren, dass ein*e Mitarbeiter*in die Ziele nicht erreicht. Was passiert dann? Dies sollte von vorneherein klar sein, damit es später keine unangenehmen Überraschungen gibt. Hier ist allerdings Fingerspitzengefühl gefragt, denn Führungskräfte sollten ihre Angestellten auch nicht abschrecken.

Die Rolle von HR bei Zielvereinbarungen

Die Personalabteilung betreut in der Regel den gesamten Prozess zur Festlegung der individuellen Zielvorgaben. Sie legt den zeitlichen Ablauf fest und gibt den Startschuss, wenn Ziele vereinbart werden sollen. Daraufhin kontrolliert HR, ob Ziele für alle Mitarbeiter*innen festgelegt werden und ermahnt Führungskräfte, die noch nicht rechtzeitig Gespräche geführt haben. Außerdem hilft sie allen Beteiligten bei Fragen und schult Vorgesetzte in der optimalen Gesprächsführung.

Aus den Zielvereinbarungen und den darauf folgenden Leistungsbeurteilungen ergeben sich wichtige Informationen für die Personalplanung und Personalentwicklung. Wenn richtig gehandhabt, sind Zielvorgaben ein wichtiges Instrument für effektive Mitarbeiter*innen-Führung und helfen bei der modernen Unternehmensführung.