Die besten Tipps für ein erfolgreiches Mitarbeiter*innen-Gespräch

Was ist ein Mitarbeiter*innen-Gespräch?

Ob kleines Unternehmen oder Großkonzern: Wenn Chef*innen und Mitarbeiter*innen nicht regelmäßig miteinander sprechen, dann kann das auf die Stimmung und die Leistung schlagen. Deshalb sind Mitarbeiter*innen-Gespräche wichtig. Sie dienen nicht nur der Beurteilung der Arbeitsleistung, sondern können auch ein Barometer für den Zustand und die Entwicklung der Unternehmenskultur sein. Ein Mitarbeiter*innen-Gespräch ist keine Einbahnstraße, sondern eine Konversation zwischen zwei Personen in der Firma. Sie findet auf Augenhöhe statt und ist von gegenseitigem Respekt getragen.

Im Mitarbeiter*innen-Gespräch werden Sie die Angestellten über ihre eigene Einschätzung ihrer Performance befragen, ihnen erklären, wie Sie die Leistung sehen, und Sie werden gemeinsam Verbesserungsvorschläge erarbeiten sowie für die Zukunft planen.

Die beiden häufigsten Gründe, warum Sie eine*n Mitarbeiter*in zu einem Gespräch einladen, sind entweder ein regelmäßiger Termin oder ein besonderer Anlass.

‍Beim anlassbezogenen Mitarbeiter*innen-Gespräch wird dieses kurzfristig einberufen, und meistens haben Sie einen guten Grund dafür, der in der Arbeitsleistung oder der Unternehmensperformance liegt. Wenn Ihr*e Mitarbeiter*in grobe Fehler gemacht hat, lange Zeit krank war oder es zu Problemen mit anderen Kolleg*innen oder gar Kund*innen kommt, sollten Sie zunächst einmal ein Gespräch mit dem*der Mitarbeiter*in führen.

Unternehmen führen mindestens einmal im Jahr ein regelmäßiges Mitarbeiter*innen-Gespräch durch, in dem es dann um die Performance im Jahresverlauf und das Vorausschauen auf das kommende Jahr geht. Nur einmal im Jahr so ein Gespräch durchzuführen wird mittlerweile kritisch gesehen: Der Trend geht zu vierteljährlichen oder monatlichen Gesprächen.

Eine Gallup-Studie hat ergeben, dass Arbeitgeber*innen sich gerne vor solchen Gesprächen drücken:

„Nicht einmal jeder zweite Arbeitnehmer (45 %) gibt in der Studie an, dass er im letzten halben Jahr mit seinem Vorgesetzten ein Gespräch über seine Leistung bei der Arbeit geführt hat.“

Dabei ist ein gut geführtes Mitarbeiter*innen-Gespräch ein hervorragendes Mittel zur Motivation und zur Leistungssteigerung. Es ist Ausdruck einer guten Unternehmenskultur und hilft dem Ansehen Ihrer Firma von außen, vor allem bei potenziellen Bewerber*innen. Die Art und Weise, wie Ihre Mitarbeiter*innen-Gespräche geführt werden, schlägt sich auch in den Kommentaren von Mitarbeiter*innen auf Bewertungsplattformen nieder.

Wie führe ich ein Mitarbeiter*innen-Gespräch?

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter*innen zu einem offiziellen Gespräch einladen, dann sollten Sie diesen Termin ernst nehmen und sich entsprechend vorbereiten. Angestellte schätzen es, wenn ein Gespräch in einem angemessenen Rahmen stattfindet, der Termin abgesprochen wird und sie wissen, worum es geht.

Eine gute Stimmung verbreiten

Beim Mitarbeiter*innen-Gespräch sollte die Stimmung gut und ausgeglichen sein. Heute werden Angestellte nicht mehr zum Rapport bestellt, bei dem sie antworten und der*die Vorgesetzte fragt. Vielmehr geht es um Verbesserungen und das Aufdecken von Schwachstellen, übrigens auch bei der Führung und im Unternehmen.

Tipps für eine gute Atmosphäre beim Mitarbeiter*innen-Gespräch:

Auf Augenhöhe sprechen und auch sitzen
Sich gegenseitig ausreden lassen
Nicht nach Schuld, sondern nach Lösungen suchen
Handys und Meldungen am Computer ausschalten
Computer am besten zuklappen oder ausschalten
Gegenseitigen Respekt zeigen
Nicht frontal gegenübersitzen
Raum suchen, in dem Sie nicht gestört werden

Das Mitarbeiter*innen-Gespräch vorbereiten

Der Erfolg eines Mitarbeiter*innen-Gesprächs hängt von der Vorbereitung ab, und zwar auf beiden Seiten. Sie können das Gespräch, was die Bedeutung angeht, als ein Business-Meeting verstehen, bei dem Sie einem*einer Geschäftspartner*in gegenübersitzen. Bei diesem würden Sie auch nicht unvorbereitet in den Meeting-Raum gehen.

Zeit abklären und vereinbaren

Sie können mit Ihrem*Ihrer Mitarbeiter*in gemeinsam einen guten Zeitpunkt finden. Die meisten unternehmensweiten Kalender-Tools helfen dabei, ein paar freie Minuten zu finden. Eine Führungskraft, welche den Angestellten einfach einen Termin schickt, wird bereits eine negative Grundstimmung schaffen.

Zeitrahmen festlegen

Reservieren Sie sich ausreichend Zeit für das Mitarbeiter*innen-Gespräch. Eine Stunde sollte dafür ausreichen, bei Führungskräften kann das auch länger dauern. Monatliche Gespräche können kürzer sein als solche, die nur einmal im Quartal durchgeführt werden. Sie sollten diesen Termin dann auch blockieren und als eine Priorität festlegen. Es sieht nicht gut aus, wenn Mitarbeiter*innen-Gespräche plötzlich abgebrochen werden müssen, weil angeblich etwas Dringendes zu erledigen ist.

Agenda ankündigen

Es ist hilfreich, wenn Sie Ihren Mitarbeiter*innen eine kleine Agenda zusammenstellen. Darin listen Sie die Themen auf, über die Sie gerne sprechen möchten. Sie können dabei auch Raum für Themen lassen, die von den Angestellten angesprochen werden wollen. Am besten erarbeiten Sie dann die Gesprächsthemen gemeinsam.

Vorbereitung als Arbeitgeberin auf das Mitarbeiterinnen-Gespräch

Wenn Sie in ein Mitarbeiter*innen-Gespräch gehen, sollten Sie wissen, mit wem Sie sprechen werden. Bei großen Unternehmen kann es schon mal sein, dass Sie nicht alle Mitarbeiter*innen gut genug kennen, um die jeweiligen Informationen im Kopf zu haben.

Deswegen sollten Sie eine kleine Checkliste für das Mitarbeiter*innen-Gespräch haben, mit der Sie gut vorbereitet ins Gespräch gehen:

Wie lange ist die Person schon im Unternehmen?
Wo arbeitet er*sie und an welchen Projekten?
Wer sind die Vorgesetzten?
Welche Performance-Daten liegen vor?
Was waren die besprochenen Punkte und Ziele im letzten Mitarbeiter*innen-Gespräch?
Welche persönlichen Informationen liegen vor (Hobbys, soziales Engagement, freiwillige Tätigkeiten im Unternehmen)

Darüber hinaus ist es hilfreich, wenn Sie – eventuell auch in Absprache mit der Teamleitung oder Abteilungsleitung – überlegen, welche persönlichen Ziele erreicht werden können, wo es vielleicht hapert und was verbessert werden kann. Allerdings sollten Sie diese Informationen eher im Hinterkopf behalten und zunächst die Mitarbeiter*innen sprechen lassen.

Mitarbeiter*innen-Gespräch im Homeoffice

Wir alle kennen die Situation, wenn im Homeoffice die Kinder oder der Hund ins Zoom-Meeting platzen. Bei Mitarbeiter*innen-Gesprächen mit von Zuhause arbeitenden Kolleg*innen sollten Sie als Chef*in auf jeden Fall aus dem Büro oder einer entsprechen professionellen Umgebung anrufen. Sollten Sie selbst im Homeoffice sein, versuchen Sie, nicht gestört zu werden. Schalten Sie Mitteilungen und Handy ab, damit es keine nervenden Pings gibt. Stellen Sie sicher, dass beide eine gute Verbindung haben und sich beide Seiten mit den Video-Programmen auskennen.

Die Phasen im Mitarbeiter*innen-Gespräch

Ein gutes Mitarbeiter*innen-Gespräch sollte in Phasen unterteilt sein und damit eine Struktur haben. Diese können Sie schon in der Agenda ankündigen. Diese Struktur macht das Gespräch effektiver und Sie können einfacher einen Bericht erstellen.

Ist-Situation und Analyse

Am Anfang des Gesprächs sollten die Mitarbeiter*innen die Gelegenheit haben, die Ist-Situation darzustellen und gemeinsam mit Ihnen zu analysieren. Wichtige Punkte dabei sind:

Die aktuellen Projekte und Aufgaben
Die in den vergangenen Wochen erreichten Ziele
Probleme, die bei der Arbeit aufgetreten sind
Gründe, warum Ziele nicht erreicht wurden
Zufriedenheit am Arbeitsplatz und im Unternehmen

Schreiben Sie die wichtigsten Punkte stichwortartig auf und versuchen Sie, wo nötig, Lösungsansätze bei Problemen zu finden.

Planung und Problemlösungen

In der zweiten Phase geht es um konkrete Ideen und Vorschläge für Veränderungen sowie die Projekt- und Aufgabenplanung. Einige Stichworte sind:

Welche neuen Aufgaben stehen an?
Welche Veränderungen im Arbeitsablauf sind geplant oder sollen versucht werden?
Welche Projekte und Meilensteine gibt es in den nächsten Wochen zu erreichen?
Welche Ziele sollen erreicht werden, sowohl von dem*der Mitarbeiter*in als auch dem Team?
Vorschläge zur Verbesserung des Arbeitsklimas und wie sie umgesetzt werden sollen

Persönliche Entwicklung

Ein Mitarbeiter*innen-Gespräch ist immer ein guter Anlass, über die berufliche Zukunft zu sprechen. Damit können Sie auch zeigen, dass Sie an einer Weiterentwicklung interessiert sind und die Person gerne im Unternehmen halten möchten. Sie können über folgende Punkte sprechen:

Welche Karrierevorstellungen und Wünsche hat der*die Mitarbeiter*in?
In welchen Bereichen kann sich die Person persönlich und fachlich weiterentwickeln?
Welche Stärken und Schwächen gibt es und wie kann daran gearbeitet werden?
Gibt es Weiterbildungsmaßnahmen, die sinnvoll sind?
Wie können Sie den*die Mitarbeiter*in weiter fördern?

Was dürfen Sie im Mitarbeiter*innen-Gespräch fragen und was nicht?

Ein Mitarbeiter*innen-Gespräch dient dazu, die Person zu unterstützen und die Entwicklung oder Performance zu überprüfen und zu verbessern. Es kann hin und wieder schwierige Mitarbeiter*innen-Gespräch geben, bei denen die Angestellten sich zum Teil verteidigen müssen.

Grundsätzlich können Sie alles fragen, was mit dem Arbeitsablauf und der Zeit, die im Unternehmen verbracht wird, zu tun hat.

Bei arbeitsrechtlichen Fragen sollte dem*der Mitarbeiter*in entweder Rechtsbeistand (oder jemand von der Mitarbeiter*innen-Vertretung) angeboten werden. Persönliche Fragen sind nur dann erlaubt, wenn es ein besonders vertrauliches Verhältnis zwischen den beiden Personen gibt und es sich um eher persönliches Interesse handelt. Fragen wie „Planen Sie denn noch Nachwuchs?” oder „Haben Sie sich schon nach anderen Stellen umgeschaut?” sind nicht angebracht, auch nicht „Ihr Bruder ist doch bei der Stadtverwaltung, kann der uns nicht bei dem Auftrag helfen?”.

Typische Fragen im Mitarbeiter*innen-Gespräch

Gerade wenn Sie viele Mitarbeiter*innen-Gespräche führen, können Sie nicht für jedes Gespräch eine neue Liste an Fragen zusammenstellen. Eine einheitliche Fragenliste hilft, dem Gespräch eine Struktur zu geben. Außerdem schaffen Sie damit eine gute Datengrundlage, zum Beispiel wenn Sie die Mitarbeiter*innen-Zufriedenheit feststellen wollen. Einige gute Fragen sind:

An welchen Projekten arbeiten Sie/welche Hauptaufgaben sind derzeit wichtig für Sie?
Wie zufrieden sind Sie mit Ihrer derzeitigen Aufgabe?
Was macht Ihnen im Job besonders Spaß?
Was vermissen Sie an Ihrem Arbeitsplatz?
Auf welche Erfolge sind Sie besonders stolz?
Wo sehen Sie Probleme im Arbeitsablauf/Arbeitsprozess?
Gibt es etwas, das Sie derzeit bedrückt oder unglücklich macht?
Wo und wie können wir als Unternehmen Sie unterstützen?
Welche akuten Veränderungen würden Sie vorschlagen?
Was haben Sie in den vergangenen Wochen neu gelernt?
Was möchten Sie gerne noch lernen?
Welche neuen Skills würden Sie gerne lernen?
Welche Schwächen an sich sehen Sie und wie können wir gemeinsam daran arbeiten?
Welche Stärken können wir gemeinsam erweitern?
Wie ist die Stimmung im Team/in der Abteilung?
Wie kann die Teamleitung/Abteilungsleitung die Mitarbeiter*innen noch mehr motivieren?
Wünschen Sie sich eine Veränderung der räumlichen Bedingungen, zum Beispiel mehr Homeoffice?
Fühlen Sie sich genügend informiert und haben Sie eine ausreichende Kommunikation mit und von der Geschäftsführung?
Wie häufig wünschen Sie sich ein Mitarbeiter*innen-Gespräch?
Gibt es Positionen im Unternehmen, für die Sie sich interessieren und für die Sie sich qualifiziert und kompetent halten?

Bei Mitarbeiter*innen-Gespräch Ziele festlegen und festhalten

Damit ein Mitarbeiter*innen-Gespräch Ergebnisse zeigt und mehr als nur ein Plausch ist, ist es praktischer, wenn beide Seiten vorher ihre Ziele aufschreiben und dann im Gespräch miteinander vergleichen, besprechen und sich einigen.

Es gibt die sogenannte Smart-Methode, mit der Sie Ziele besser und effektiver formulieren und umsetzen können. Sie steht für:

‍S – spezifisch

M – messbar

A – attraktiv

R – realistisch

T – terminiert

‍Die Ziele sollten also klar und deutlich formuliert sein, zum Beispiel das Projekt im Zeit- und Budgetrahmen zu beenden oder den Marketingplan bis zu einem bestimmten Zeitpunkt fertigzustellen. Ein Zeitpunkt ist immer gut, weil er messbar ist. Andere Messgrößen können Umsatzsteigerungen, vollendete Tasks oder neu gewonnene Kund*innen sein.

Das Ziel muss nicht nur dem Unternehmen dienen, sondern auch einen Vorteil für den*die Mitarbeiter*in haben. Attraktive Ziele sind nicht nur mit Gehalt verbunden, sondern auch mit Belobigungen, Erfolgsgefühl oder Beförderungen.

Selbst Ihre besten Mitarbeiter*innen können keine Wunder vollbringen, deshalb sind realistische Ziele wichtig. Zu hohe Forderungen werden nur viel Druck ausüben und die Performance verschlechtern. Und schließlich sollten die Ziele, welcher Art auch immer, bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erreicht sein, zum Beispiel bis zum nächsten Mitarbeiter*innen-Gespräch.

Wenn Sie Ihre Zielvorstellungen mit denen Ihrer Mitarbeiter*innen abgestimmt haben, legen Sie gemeinsam diese Ziele schriftlich fest. Sie dienen Ihnen beiden beim nächsten Gespräch als Evaluierungsgrundlage.

Fehler bei Mitarbeiter*innen-Gesprächen

Sie können bei einem Mitarbeiter*innen-Gespräch vieles richtig, aber auch einiges falsch machen. Wenn Sie unvorbereitet sind oder sich keine Zeit nehmen, wirft das ein schlechtes Licht auf Sie und auf das Unternehmen.

‍Weitere häufige Fehler im Mitarbeiter*innen-Gespräch sind:

Eine festgelegte Meinung über die Performance haben
Kein Interesse an den Aussagen zeigen
Falsche Vorstellungen von den Fähigkeiten des*der Mitarbeiter*in
Keine Empathie zeigen, wenn es um Emotionen geht
Die falschen Ziele formulieren
Den*Die Mitarbeiter*in bei der Planung nicht einbeziehen
Zwischendurch Nachrichten checken
Der anderen Person nicht in die Augen schauen
Vorwürfe machen, wenn Fehler gemacht wurden

10 Tipps für Arbeitgeberinnen im Mitarbeiterinnen-Gespräch

Zusammenfassend die 10 wichtigsten Tipps für ein Mitarbeiter*innen-Gespräch, die Sie sich bei jedem Termin zur Seite legen können.

Termin gemeinsam vereinbaren und Zeitlimit festlegen
Dem*Der Mitarbeiter*in sagen, warum das Gespräch stattfindet
Ausreichend über die Person informieren
Agenda festlegen
Ziele für das Gespräch formulieren
Geeigneten Ort suchen, mit einer ruhigen Atmosphäre und keiner frontalen Sitzordnung
Die drei Phasen Analyse, Planung und Entwicklung berücksichtigen
Mit dem*der Mitarbeiter*in gemeinsame Lösungen suchen
Vereinbarungen und Ziele schriftlich festlegen
Freundliche Verabschiedung und sich für das Gespräch und die Zeit bedanken