HR-Software: Die 15 besten Tools für 2024

Was ist eine HR-Software und welche Aufgaben hat sie?

Eine digitale Personalverwaltung ist heute nicht mehr wegzudenken. Aber noch immer werden oft einfach nur die Profile von Mitarbeiter*innen und Bewerber*innen in Ordnerstrukturen gespeichert und Informationen per E-Mail hin und hergeschickt. Eine HR-Software hingegen speichert alle notwendigen Informationen in einer Datenbank und digitalisiert die Prozesse in der Personalverwaltung. Zur HR-Software gehören die Erfassung, Verwaltung, Bearbeitung und Auswertung von Stammdaten als digitaler Prozess. 

Eine moderne HR-Software muss nicht mehr installiert werden, sondern kann wie die Produkte von Recruitee über den Browser genutzt werden. Über die Software lassen sich alle Funktionen in der Personalverwaltung steuern: Von der Stellenausschreibung bis zum Ausscheiden von Mitarbeiter*innen.

Vorteile von HR-Software

Wenn Prozesse digitalisiert werden, sind sie standardisiert und effizienter. HR-Software bietet gleich mehrere Vorteile für das Recruiting und die Personalverwaltung. Ganz oben steht dabei die Zentralisierung von Daten. Dadurch können Sie allen Mitarbeiter*innen Informationen zur Verfügung stellen, die sie benötigen. Gleichzeitig lassen sich Zugriffsrechte einrichten, damit nur persönliche Daten sieht, wer dazu auch eine Berechtigung hat. 

Wenn administrative Prozesse von der Software übernommen werden, können Sie sich mehr den strategischen Aufgaben widmen. Sie haben mehr Zeit für Interviews und können die Personalentwicklung anhand von Echtzeit-Daten steuern.

In einer HR-Software sind jederzeit Daten verfügbar,  die Ihnen bei Entscheidungsprozessen helfen. Die Programme bereiten die Rohdaten so auf, dass Sie auf einen Blick wichtige Trends erkennen können. Zu solchen von der Software erstellten HR-Berichte und Grafiken gehören die Personalentwicklung, die Effizienz von Stellenausschreibungen auf bestimmten Kanälen und Trends bei Krankmeldungen.

Personaler*innen sind damit in der Lage, Veränderungen schnell zu erkennen und rechtzeitig gegensteuern zu können. Mit Umfragen und Abstimmungen als Teil der HR-Software können Sie die Stimmung in der Belegschaft abfragen oder Mitarbeiter*innen in bestimmte Entscheidungsprozesse einbeziehen. 

Was sind die verschiedenen Arten von HR-Software?

HRIS (Human Resources Information Systems)

Ein Human Resources Information System ist eine auf einer Software basierende oder als SaaS angebotene Datenbank, die alle wichtigen Informationen aus der Personalverwaltung speichert, aufbereitet, analysiert und zur Verfügung stellt. 

Das HRIS bildet alle Aspekte des Personalwesens ab und kann modular verwendet werden. Das HMRIS unterscheidet sich vom HRMS (Human Rescource Management System) darin, dass letzteres Steuerungselemente beinhaltet und Analysen, zum Beispiel zur Mitarbeiterzufriedenheit, einschließt.

Wenn Sie für das Bewerbermanagement bereits Recruitee verwenden, können Sie viele HRIS-Systeme integrieren. So gibt es Schnittstellen mit KiwiHR, einem HRIS für kleine und mittelständische Unternehmen. Recruitee schickt dann automatisch eingestellte Kandidaten an das HRIS, wo dann eine digitale Personalakte angelegt wird.

Bewerbermanagementsysteme

Beim Bewerbermanagement liegt der Fokus der Software auf dem gesamten Recruiting-Prozess. Das beginnt bei der Stellenausschreibung und Vorlagen für Stellenbeschreibungen, geht über die Auswahl der Kanäle und wo diese veröffentlicht werden. Sie beinhaltet automatisierte und individualisierte Antworten auf jede Bewerbung, das Scannen und Verarbeiten von Lebensläufen mit Künstlicher Intelligenz und das Anlegen von Talent-Pools. 

Erst über eine HR-Software wie von Recruitee ist überhaupt ein digitales kollaboratives Bewerbermanagement möglich. Teams haben damit Zugriff auf Bewerber*innen-Profile, die ihnen zugeordnet sind und können diese verwalten, Termine ausmachen und Notizen hinzufügen. Sie können andere Teammitglieder einladen, Lebensläufe und Interviewnotizen zu beurteilen, um bei der Entscheidungsfindung zu helfen.

Eine enge Zusammenarbeit zwischen der Personalabteilung und den einstellenden Manager*innen hilft den Teams, den Anforderungen der talentierten Fachkräfte von heute gerecht zu werden. Prozesse werden transparenter, die Kommunikation wird verbessert und bei Entscheidungen gibt es weniger Voreingenommenheit. 

Durch die Standardisierung von Prozessen wird das Bewerbungsverfahren beschleunigt, gleichzeitig verbessert sich die Candidate Experience. Es bleibt mehr Zeit für strategische Überlegungen, Mitarbeiter*innen aus anderen Abteilungen können eingebunden werden und es lassen sich die Daten in viele andere Personalverwaltungs-Applikationen exportieren.

Tipp: Recruitee hat eine Vielzahl von Integrationen mit Partnern wie z.B. Kununu oder Jacando. Außerdem können Sie mithilfe der Sourcing Erweiterungen für den Browser einfach Kandidat*innen hinzufügen. Sie können z.B. das Xing Profil von Benutzer*innen besuchen und die Erweiterung verwenden, um sie dem entsprechenden Job oder Talent Pool in Recruitee hinzuzufügen

Onboarding

Mit dem Unterschreiben des Arbeitsvertrages ist in der Regel der Recruitingprozess abgeschlossen. Für die weiteren Schritte gibt es spezielle Lösungen im Rahmen der HR-Software, die das Onboarding übernehmen. Sie führen neue Mitarbeiter*innen durch den Einstellungsprozess und stellen sicher, dass nichts vergessen wird. Modernes Onboarding ist cloud-basiert und unterstützt Sie dabei, neuen Angestellte die ersten Wochen im Unternehmen so angenehm wie möglich zu machen.

Diese Onboarding-Lösungen versorgen neue Mitarbeiter*innen mit allen wichtigen Informationen, bestellen automatisch die notwendigen Ausweise, schicken Dokumente zu und erinnern Sie als Personaler und die Abteilungsleiter an wichtige Termine, wie den ersten Arbeitstag.

Sie führen Angestellte virtuell durchs Unternehmen, weisen auf notwendige Weiterbildungen hin und informieren die IT-Abteilung über Freigaben von Berechtigungen. 

Wissenswert: Nutzer*innen von Recruitee können mithilfe von Integrationen die Daten der neuen Angestellten direkt an eine Onboarding-Software weitergeben. Wir empfehlen Enboarder und Appical, zwei der führenden Onboarding-Lösungen, die in Recruitee integriert werden können.

Mitarbeiterleistung / Leistungsmanagement

Die Leistung der Belegschaft zu erfassen ist ohne Software nicht mehr möglich. Gerade bei hochqualifizierten Wissensarbeitern (auch: ‘Knowledge worker’) lässt sich der Output nicht in Stückzahlen beziffern und es braucht andere Instrumente. Darauf hat sich die HR-Software für das Leistungsmanagement spezialisiert. 

Performance-Management-Software wurde entwickelt, um die Unternehmensleistung durch die Steigerung der Mitarbeiterproduktivität zu verbessern. Sie stellt sicher, dass Mitarbeiter*innen und Teams engagiert sind und mit den Unternehmenszielen im Einklang stehen. Sie kann die jährliche Leistungsüberprüfung durch Echtzeit-Daten, definierte Ziele und ständiges Feedback ersetzen.

Diese Systeme leisten etwas, das Jahresberichte nicht können. Sie ermöglichen es einem Unternehmen, die Ziele und Erwartungen der einzelnen Mitarbeiter an sich ändernde Bedingungen anzupassen. Denn die Performance nur einmal im Jahr zu messen reicht nicht mehr aus und ist eine überholte Praxis. 

Recruitee lässt sich in viele Produktivitäts-Lösungen einbinden, die die Leistung und Performance verbessern können, zum Beispiel Slack und Zoom. Es stellt wichtige Daten und Statistiken aus der HR-Abteilung zur Verfügung. Die Software erstellt auf Ihre Bedürfnisse ausgerichtete Berichte, die grafisch ansprechend aufbereitet werden. So können Sie auf einen Blick sehen, welche Stellenausschreibungen erfolgreich waren oder wie sich die Time-to-Hire insgesamt entwickelt hat.

Lattice ist eine Personalmanagement-Plattform, die Führungskräften dabei hilft, leistungsstarke Teams zu entwickeln. Sie können z.B. Ziele im gesamten Unternehmen festlegen, Umfragen zum Mitarbeiterengagement durchführen und den Rahmen für die Entwicklung und das Wachstum von Mitarbeiter*innen abstecken.

Mitarbeiter*innen-Engagement

Mitarbeiter*innen-Engagement ist das Maß an Leidenschaft und Freude, das Mitarbeiter für das Unternehmen empfinden, für das sie arbeiten. Engagierte Mitarbeiter sind produktiver und verbleiben länger in Ihrer Firma. Dieses Engagement lässt sich messen, wenn Sie die richtigen Werkzeuge dafür haben. Je mehr sich Mitarbeiter*innen wohlfühlen, umso eher werden sie Ihre Firma auch anderen empfehlen. Insofern ist Mitarbeiter*innen - Engagement eine guter Maßstab für gelungenes Employer Branding.

Mitarbeiter*innen-Engagement-Software hilft Unternehmen, die Mitarbeiterbindung und die Arbeitszufriedenheit zu verbessern. Ziel ist es, die Technologie zu nutzen, um Produktivität und Effizienz messbar zu steigern.

Die Software zum Mitarbeiter*innen-Engagement umfasst Schulungstools, Anerkennungssysteme und Benefits für Mitarbeiter, sowie Umfragen und Feedbackmöglichkeiten. Manche bieten eigene Messengerdienste, ein Bewertungssystem für Leistungen und Integrationen mit anderen HR-Softwarelösungen.

Culture Amp ist eine weltweite genutzte Plattform für das Mitarbeiter*innen-Engagement. Sie bietet unzählige Vorlagen für Umfragen im Unternehmen und ist sogar in der Lage, Personalwechsel zeitlich vorauszusagen. Als Nutzer erhalten Sie präzise und tagesaktuelle Berichte.

Gehaltsabrechnungssysteme

Ein Kernstück der HR-Software ist die Gehaltsabrechnung. Löhne und Gehälter müssen nicht nur berechnet werden, es braucht auch eine auf guten Daten basierende Vorschau sowie aktuelle Analyse. Die Software sagt Ihnen, wenn sich unternehmensweit die Überstunden häufen, wenn externe Dienstleister zu teuer werden und wenn bestimmte Etats über- oder unterschritten werden. Der Vorteil solcher Systeme ist auch, dass Mitarbeiter*innen selbst auf ihr Konto schauen können und prüfen, ob die Abrechnung korrekt vollzogen wurde.

Personalverantwortliche können mit Lösungen wie der Oracle Payroll auf Veränderungen bei Lohnabrechnungen (wie es in der Covid-Pandemie der Fall war) reagieren und schnell Anpassungen vornehmen. Oracle Payroll  ist Teil des Oracle Cloud HCM und verknüpft Zeit-, Arbeits- und Urlaubsmanagement mit Gehalts-, Finanz- und Personaldaten. Dieser Grad der Vereinheitlichung ermöglicht es Ihnen, Ihre Geschäftsstrategie funktionsübergreifend auszurichten, das Compliance-Risiko zu reduzieren und Ihren Mitarbeiter*innen mehr Vertrauen zu beweisen.

15 beste HR-Softwares für 2024

Wenn es im Softwarelösungen für den Bereich Human Resources geht, kann die Auswahl schon mal überwältigend sein. Einige Anbieter haben Lösungen für alle Aspekte der Personalverwaltung, andere haben sich spezialisiert. Außerdem spielt die Größe Ihres Unternehmens eine Rolle.

Die besten HRIS-Systeme

Zoho People

An Lösungen für fast alle Bereiches in einem Unternehmen mangelt es Zoho People nicht und so überrascht es nicht, dass die Firma auch ein HRIS anbietet. Zoho People lohnt sich deshalb für alle, die ohnehin schon mit anderen Applikationen der Firma arbeiten und eine einfache Integration wünschen. Die Gebühren reichen von 1,25 Dollar bis zu 9 Dollar pro Nutzer und Monat.

Kenjo

Die cloudbasiert HRIS-Lösung von Kenjo sieht sich als Unterstützer von Personalabteilungen bei der digitalen Transformation. Sie richtet sich an klein- und mittelständische Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeiter*innen. Bei der Preisgestaltung geht die Spanne von 80 Euro bei 20 Mitarbeitern bis zum Großunternehmen mit einem individuell ausgehandelten Preis.

kiwiHR

Das einfache und intuitive HRIS von kiwiHR unterstützt vorangig kleine und mittlere Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer HR-Prozesse. Spezialisiert ist die Software auf Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeiter:innen. Durch die Nutzung von allen Endgeräten eignet sie sich auch für Mitarbeiter:innen im Home Office, auf Montage oder im Außendienst. Die Kosten reichen von 3,50€ bis 7€ pro Mitarbeiter/Monat.

HRlab

Aus dem Labor-Status ist das Unternehmen HRlab längst erwachsen, es sieht sich heute als moderne HR-Plattform für digitales Mitarbeitermanagement. Sie eignet sich auch für kleinere Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeiter*innen. Im Leistungsumfang sind digitale Personalakten, Personalverwaltungsprozesse und eine benutzerfreundliche Oberfläche enthalten. Berechnet werden je nach Paket zwischen 6 und 54 Euro pro Monat und Nutzer.

Die besten Bewerbermanagementsysteme

Recruitee

Recruitee ist ein All-in-One-Tool, um Ihrem Sourcing einen Boost zu verleihen, Ihr Recruitment zu automatisieren und Kandidat*innen effektiv zu bewerten. Die kollaborative Recruiting-Software bindet Ihr Team in alle Prozesse ein und macht Bewerbungsverfahren schneller und effizienter. Über Integrationen können Sie die Daten mit anderen HR-Lösungen verbinden. Das Launch-Paket kostet 199 Euro im Monat für 10 Jobslots, das umfangreiche Scale-Paket kostet 349 Euro für 10 Slots pro Monat. Sie können auch ein individuell kalkuliertes Angebot anfragen. Außerdem bietet Recruitee für alle drei Abonnements eine kostenlose Testversion für den Zeitraum von 18 Tagen an.

Talention

Das deutsche Unternehmen Talention mit Sitz in Wuppertal sieht Recruiting als eine Marketingaktivität und bietet neben einer Bewerbermanagement-Software eine Candidate Relationship Management Lösung an. Es ist besonders für kleinere Unternehmen mit weniger als 50 Einstellungen pro Jahr geeignet. Es gibt verschiedene Pakete für  zwei bis zu 25 Recruitern. Preise gibt es auf Anfrage.

Greenhouse

Greenhouse, ein Unternehmen mit Sitz in New York,  ist eine Software für die Personalbeschaffung, einschließlich einer Recruiting-, Onboarding- und CRM-Plattform. Die Software eignet sich vor allem für Großunternehmen, die ein hohes Volumen an Einstellungen bewältigen. 

Onboarding Software Lösungen

BambooHR

Eigentlich ist BambooHR eine All-in-one-Lösung für alle Belange des Personalwesens. Sie bietet aber auch eigene Onboarding-Applikationen, z.B. elektronische Unterschriften und ein Onboarding-Tracking der neuen Mitarbeiter*innen. Um den vollen Umfang nutzen zu können, muss man aber das „Advantage“-Paket buchen, genaue Preise gibt es nur auf Anfrage. BambooHR lohnt sich eher für mittlere und größere Unternehmen

Clickboarding

Diese Anwendung konzentriert sich voll und ganz auf den On- und Offboarding-Prozess. Sie können eigene Workflows definieren oder Vorlagen verwenden. Sie können eine Demo buchen. Leider gibt Clickboarding auf seiner Webseite keine Preise an.

Kin

Kin richtet sich an kleine Firmen, die keine eigene Personalabteilung haben, zum Beispiel Start-ups. Sie übernimmt viele HR-Funktionen, darunter auch Onboarding. Dessen Funktionsumfang ist erstaunlich groß, die Preise mit einem Einstiegspreis von 3 Euro pro Monat  und Nutzer*innen dafür klein. 

Mitarbeiter*innen-Engagement

Bitrix24

Wenn Sie bisher keine Software für Mitarbeiter*innen-Benefits verwendet haben, ist Bitrix ein guter Einstieg. Es ist nämlich zunächst einmal gratis, zumindest mit den Basisfunktionen. Damit eignet es sich auch für kleinere Firmen und Start-ups. 

Qualee

Diese Applikation gehört in die Kategorie Employee Experience und beinhaltet sowohl Onboarding als auch Engagement. Das Besondere: Qualee bietet eine Vielzahl von Funktionen, wie z.B. eigenes Branding in der App Interface oder Spielfunktionen für Mitarbeiter*innen. Es gibt eine kostenlose Basisversion.

Appreiz

Appreiz definiert Mitarbeiter*innen-Engagement und Talentmanagement mit sozialer Anerkennung neu. Die App-Schnittstelle bietet eine einfache, leistungsstarke Plattform für Mitarbeiter*innen, Manager*innen und Partner, um eine sofortige Anerkennung und einen Feed-Forward für Kompetenzen, Werte oder Fähigkeiten bereitzustellen. Preis: ab 90 Dollar pro Monat und 50 Nutzer*innen.

Gehaltsabrechnung

Lexoffice

Lexoffice bietet eine Reihe von Buchhaltungslösungen an, darunter auch für die Lohnabrechnung. Das etablierte Unternehmen hat noch PC-Software im Angebot, Sie können aber auch eine Online-Version kaufen. Sie skaliert einfach nach Unternehmensgröße. Der Preis liegt für Firmen mit bis zu 10 Mitarbeitern bei 29,90 Euro im Monat.

Sage

Einer der Großen am Markt ist Sage. Die Lohnbuchhaltung der Frankfurter Firma ist für kleine und mittelständische Unternehmen gedacht und kann 30 Tage lang getestet werden. Bei bis zu 5 Angestellten zahlen Sie 5,90 Euro im Monat pro Mitarbeiter*in.

Datev

Die Firma für Datenverarbeitung hilft Ihnen nicht nur bei der Steuererklärung, sondern auch bei der Gehaltszahlung. Datev beinhaltet Vorlagen je nach Branche, digitale Abrechnungen und Schnittstellen zu anderer HR-Software. Preise gibt es nur auf Anfrage.