Wie Sie eine strategische Personalplanung durchführen (mit Vorlage)

Was ist Personalplanung?

Unter Personalplanung versteht man die Planung zukünftiger personeller Entscheidungen und Maßnahmen. Sie ist eine wichtige Unterdisziplin der Unternehmensplanung, denn sie sorgt dafür, dass angemessene Ressourcen für die Erreichung der Unternehmensziele zur Verfügung stehen. Die Planung des Personals stellt sicher, dass kurz-, mittel- und langfristig die richtigen Mitarbeiter*innen in der richtigen Anzahl zur richtigen Zeit am richtigen Ort eingesetzt werden.

Die Personalplanung teilt sich auf in:

• Personalbestandsplanung: Damit ermitteln Sie den Ist-Zustand Ihres Personals
• Personalbedarfsplanung: Diese gibt den Sollzustand an
• Personalentwicklung: Darunter fällt die Aus- und Weiterbildung
• Personalbeschaffung: Alle Ihre Recruiting-Maßnahmen
• Personalfreisetzungsplanung: Personal abbauen

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Wie funktioniert Personalplanung?

Die Planung des Personals erfordert zuerst einmal Zahlen. Sie müssen wissen wie groß der Bestand ist und können dann den aktuellen Bedarf ermitteln. Das erfolgt über eine Formel:

Bruttopersonalbedarf (alle Stellen besetzt)

+ Abgänge (Kündigungen, Rente)

- Zugänge (Neueinstellungen, Wiederkehrer))

- aktueller Personalbestand

= Nettopersonalbedarf

Diese Zahl kann Ihnen drei Optionen liefern:

• Sie haben eine Unterversorgung mit  Mitarbeiter*innen.
• Sie haben zu viele Mitarbeiter*innen.
• Sie sind genau im Plan.

Die letzte Option ist natürlich die beste. Wenn Sie zu viele Mitarbeiter*innen haben, müssen Sie überlegen, wie diese abgebaut werden können. Bedenken Sie dabei aber immer den Zeitrahmen: Wenn ein Überschuss saisonal bedingt ist, wären Kündigungen kontraproduktiv. Wenn Sie zu wenige Mitarbeiter haben, überlegen Sie erst, ob Sie mit dem bestehenden Personalbestand Synergien schaffen können oder tatsächlich neue Bewerber*innen suchen müssen.

Wenn Sie den Nettopersonalbedarf ermittelt haben, kommt im nächsten Schritt die Personalbedarfsplanung. Bei dieser versuchen Sie den zukünftigen Bedarf zu ermitteln, meistens über einen Zeitraum von Monaten oder einem Jahr. Bei diesem Prozess benötigen Sie den Input aller Abteilungen. Sie müssen wissen, ob in Zukunft Abgänge geplant sind, ob Firmenbereiche geschlossen werden oder neue Geschäftsfelder eröffnet werden.

Wenn Sie dann den Nettopersonalbedarf zur Hand nehmen und mit der Personalbedarfsplanung vergleichen, sehen Sie recht schnell, ob Sie handeln müssen. Bei einem vorhersehbaren Überschuss müssen Sie übrigens nicht gleich an Kündigungen denken. Sie können ebenso Arbeitszeiten verkürzen, Vorruhestandsregelungen anwenden und Teilzeit verhandeln.

Ziele der Personalplanung

Das Hauptziel ist den Personalbedarf stets optimal zu decken, damit das Unternehmen wirtschaftlich arbeiten kann. Die konkreten Ziele ergeben sich aus dem Bedarf der einzelnen Fachabteilungen im Hinblick auf die Anzahl und die Qualifikationen der Mitarbeiter*innen. Diese werden von der Personalabteilung in Zusammenarbeit mit den jeweiligen Abteilungen und der Unternehmensführung ausgearbeitet.

Je besser die Personalplanung, umso einfacher können sie auch kurzfristig Veränderungen reagieren. Außerdem bildet die Personalplanung die Grundlage für Expansionen und für die rasche Reaktion bei Krisen.

Arten der Personalplanung

In einem immer mehr volatilen und komplexen Geschäftsumfeld wird Planung zunehmen schwieriger. Sie können kaum noch Entwicklungen voraussehen. Aus diesem Grund wird zwischen drei Arten der Personalplanung unterschieden.

Kurzfristige Personalplanung

Damit Sie kurzfristige Veränderungen abfangen können, sollten Sie Mitarbeiter*innen in Reserve haben, die sie zum Beispiel in anderen Unternehmensbereichen einsetzen können. Die kurzfristige Personalplanung erstreckt sich eigentlich nur auf den oder die nächsten Tage. Sie müssen Ausfälle kompensieren, wie zum Beispiel Krankheitstage oder überraschend angesetzte Besprechungen, die Arbeitskräfte aus der Produktion abziehen.

Mittelfristige Personalplanung

Bei der mittelfristigen Personalplanung sichern Sie den Personalbestand für den laufenden Monat oder ein Quartal. Hier spielen Urlaubstage eine große Rolle, aber auch Abwesenheiten durch Weiterbildungen oder bereits bekannte Kündigungen und damit verbundenes früheres Ausscheiden aus dem Unternehmen. In diesen Bereich fallen auch Veränderungen durch kurzfristigen Produktionsausfall.

Langfristige Personalplanung

Die langfristige Personalplanung hat einen eher strategischen Ansatz. Hier überlegen Sie, wie groß der Personalbedarf im kommenden Jahr sein wird. Außerdem vergleichen Sie den Ist- und den Soll-Zustand und leiten daraus weitere Planungen ab. Schließlich fließen in die Planung auch neue Unternehmensziele mit ein, zum Beispiel eine geplante Expansion oder eine Schrumpfung. Ein weiterer Wert sind Mitarbeiter*innen, die in Rente gehen, Elternzeit beantragt haben oder bereits angekündigt haben, das Unternehmen verlassen zu wollen.

Methoden der Personalplanung

Beim Personal wird zwischen der Menge der Mitarbeiter*innen und den Qualifikationen unterschieden. Beide benötigen einen spezifischen Planungsansatz. Außerdem werden der Ist- und der Soll-Zustand verglichen.

Personalplanung berechnen

Um den Personalbedarf zu berechnen, müssen Sie einen Ist-Soll-Vergleich anstellen. Dieser unterteilt sich in den Bestand und den tatsächlichen Bedarf.

Personalbestandsplanung

In der Personalbestandsplanung ermitteln Sie den Ist-Zustand des Personalbestands in Ihrem Unternehmen. Sie nehmen auf, wie viele Mitarbeiter*innen insgesamt und in den einzelnen Abteilungen arbeiten und in welcher Art von Beschäftigungsverhältnissen (z. B. Festanstellung, Teilzeit, Praktikum). Nur wenn Sie einen Überblick über den aktuellen Personalbestand haben, können Sie realistisch die Zukunft planen.

Personalbedarfsplanung

Nachdem die Personalbestandsplanung den Ist-Zustand ermittelt hat, wird anhand der Personalbedarfsplanung der Soll-Zustand festgestellt. Das Ziel ist zu ermitteln, in welchen Bereichen eine Über- oder Unterdeckung an Personal vorliegen wird. So können Sie vorausschauend handeln. Die Personalbedarfsplanung hat dabei einen quantitativen als auch einen qualitativen Aspekt.

Quantitative Personalplanung

Die quantitative Personalplanung berechnet die Anzahl der Mitarbeiter, die in einem bestimmten Zeitraum (meistens ein Jahr) benötigt werden. Um diese Zahl zu berechnen, müssen Sie einige Faktoren kennen:

• Wie groß ist die Zahl der geplanten Abgänge durch Pensionierung oder Kündigung?
• Wie hoch ist die durchschnittliche Fluktuation?
• Gibt es Ankündigungen für Mutterschutz/Elternzeit?
• Beabsichtigt die Geschäftsführung einen Stellenabbau oder eine Expansion?
• Wie hoch ist die Ausfallrate durch Krankheit oder Unfall und wie kann das kompensiert werden?
• Outsourcing von Unternehmensbereichen

Gleichzeitig werden Sie auch Personal gewinnen, zum Beispiel durch

• Rückkehr aus Mutterschutz und Elternzeit
• Beendigung eines Sabbaticals
• Interne Versetzungen
• Einstellungen von Auszubildenden
• Schaffung neuer Stellen

Qualitative Personalplanung

Bei der qualitativen Unternehmensplanung bestimmen Sie, welche Anforderungen es für bestimmte Stellen gibt und ob diese besetzt sind oder besetzt werden. Außerdem werden Sie sich um den Ausbau von Fähigkeiten und Kompetenzen kümmern müssen.

• Haben wir genug qualifizierte Mitarbeiter*innen?
• In welchen Bereichen braucht es eine Fortbildung?
• Gibt es Bereiche, in denen zu viele Mitarbeiter*innen mit der gleichen Qualifikation arbeiten?
• Welche Qualifikationen werden in der nahen Zukunft benötigt und haben Sie die notwendigen Fachkräfte dafür?

Personalbeschaffung

Haben Sie in Ihrer Personalbedarfsplanung eine Unterdeckung erkannt? Dann wird jetzt die Personalbeschaffung, auch Recruiting genannt, aktiviert. Ob Sie dabei auf interne oder externe Personalbeschaffung zurückgreifen, kommt auf die ausgeschriebene Stelle und die konkrete Situation an.

Heute ist es nicht mehr genug eine Stellenanzeige auf der eigenen Karriereseite zu veröffentlichen. Um die richtigen Kandidat*innen zu finden, müssen Sie oftmals verschiedenste Methoden zur Personalrekrutierung zum Einsatz bringen.

‍Jobportale, Personalagenturen und Headhunter, Soziales Recruiting, sowie Active Sourcing sind nur einige Beispiele. In jedem Fall lohnt es sich, E-Recruiting zu betreiben, also auf digitale Hilfsmittel bei der Personalauswahl zu setzen.

Welche Faktoren beeinflussen die Personalplanung?

Als Verantwortliche*r für die Personalplanung können Sie nur zu einem bestimmten Bereich Kontrolle über den Personalbestand haben. Es gibt Faktoren, die Sie nicht oder nur zu einem bestimmten Grad beeinflussen können. Solange Sie diese aber kennen, können Sie sich darauf vorbereiten und entsprechend proaktiv handeln.

Interne Einflussfaktoren

In Ihrem Unternehmen kann es unterschiedliche Gründe dafür geben, dass der Personalbestand sich unvorhergesehen verändert. Solche Gründe können sein:

• Unzufriedenheit bei den Mitarbeiter*innen und hohe Fluktuation
• Hohe Krankheitsrate, z.B. wegen fehlender Arbeitszufriedenheit oder Burnout
• Aufgrund der Altersstruktur kommen  viele ins Rentenalter
• Viele Mitarbeiter*innen gehen zur gleichen Zeit in Mutterschutz und Elternzeit
• Stellen können wegen Fachkräftemangel nicht besetzt werden

Externe Faktoren in der Personalplanung

• Das wirtschaftliche Umfeld verändert sich
• Mitbewerber werben Ihnen Mitarbeiter*innen ab
• Gesetze verlangen Auflagen, die sie nicht erfüllen können
• Wegen eines Produktrückrufs bricht der Absatz ein
• Tarifabschlüsse lassen weniger Einstellungen zu
• Lohnnebenkosten steigen

Strategische Personalplanung

Eine strategische Personalplanung ist immer auf die Zukunft ausgerichtet. Da Sie diese aber nicht voraussagen können, sollten Sie verschiedene Szenarien planen.

• Besser als erwartet
• So wie erwartet
• Schlechter als erwartet

Die Strategie orientiert sich an den Unternehmenszielen. Beantworten Sie für sich folgende Fragen:

• Was will unser Unternehmen  erreichen?
• Welche Entwicklungen können wir voraussehen, welche befürchten wir?
• Wie wollen wir unsere Unternehmensziele erreichen?
• Welche Konsequenzen hat das für den Personalbedarf?

Sie können sich dann eine passende Strategie anhand der Antworten zurechtlegen. Hier helfen unsere 7 Schritte zur Personalplanung Strategieentwicklung.

Vorlage für die Personalplanung und Strategie

1. Schritt: Ziel festlegen

Damit Sie eine Strategie entwickeln können, benötigen Sie ein Ziel. Dieses ist in der Regel das Unternehmensziel, festgelegt in den Geschäftszahlen und Vorausschauen der geschäftlichen Entwicklung. Um den Personalbedarf festzulegen, sprechen Sie mit:

• Betriebsrat
• Geschäftsführung
• Abteilungen
• Außendienst
• Kund*innen

2. Schritt: Legen Sie den Planungszeitraum fest

Strategische Planungen gehen über den operativen Zeitraum hinaus. Meistens sind drei Jahre üblich, in volatilen Geschäftsfelder kann es aber auch nur ein Jahr sein.

3. Schritt: Benutzen Sie Software und Daten

In der Personalplanung sollten Sie ohnehin eine HR-Software einsetzen, weil diese Ihnen Daten generieren und aufbereiten kann. So können Sie zum Beispiel mit wenigen Klicks sehen, wie viele Mitarbeiter*innen in einem bestimmten Zeitrahmen in Rente gehen – oder auch nicht.

4. Schritt: Wo stehen Sie und wo möchten Sie hin?

Eine ausführliche Bestandsaufnahme ist die Grundlage einer Personalplanung. Hierbei spielen sowohl die Qualität als auch die Quantität eine große Rolle. Bei der Zielformulierung geht es nicht nur um eine Expansion, sondern auch um die Frage, wie viele Fachkräfte sie benötigen. Hier bietet sich eine Stärken/Schwächen-Analyse an.

5. Schritt: Welcher Personalbedarf ergibt sich aus den Planungen?

Versuchen Sie hier ebenfalls unterschiedliche Szenarien darzustellen und gehen Sie detailliert auf die benötigten Qualifikationen ein. Versuchen Sie realistisch zu bleiben und besprechen Sie diese Projektionen ausführlich mit den unterschiedlichen Stakeholdern. Bedenken Sie dabei immer, dass es unterschiedliche Jobgruppen gibt. In manchen Bereichen kann es einen Mehrbedarf geben, bei anderen haben Sie vielleicht eine Überbesetzung.

6. Schritt: Wie kann der Personalbedarf gedeckt werden?

Wenn Sie den Personalbedarf für die Zukunft ermittelt haben, sollten Sie sich Maßnahmen überlegen, wie sie diesen erfüllen können. Zu diesen gehören:

• Entlassungen
• Neue Stellen schaffen
• Effizienz und Produktivität erhöhen
• Teilzeit anbieten
• Frühverrentung
• Stundenzahl verringern oder erhöhen
• Outsourcing

7. Schritt: Welche Maßnahmen setzen Sie um?

Im letzten Schritt der Personalplanung legen Sie fest, welche Maßnahmen umgesetzt werden können, um Ihre strategischen Ziele zu erreichen. Wenn Sie langfristig Talente entwickeln und an sich binden wollen, sind zum Beispiel Jobmessen und Recruiting-Veranstaltungen in Universitäten eine Möglichkeit. Wenn Sie voraussehen, dass es konjunkturbedingt in den nächsten Monaten Auftragseinbrüche geben könnte, sollten Sie mit der Belegschaft über eine Arbeitszeitverkürzung sprechen.

Software für die Personalplanung

Um möglichst effizient zu sein, sollten Sie eine Softwarelösung für die Personalverwaltung und die Personalplanung einsetzen. Die einfachste Methode für die Personalplanung bei kleinen Betrieben sind Excel-Dateien. In diesen können Sie die Mitarbeiter in der ersten Spalte eintragen und die Zeilen dann jeweils mit Arbeitstagen, Urlaubstag und Krankheits- sowie Fehltagen ausfüllen. Das gibt Ihnen aber nur einen einfachen Überblick in der kurzfristigen Personalplanung.

Wenn Sie mittelfristig und langfristig sowie strategisch planen wollen, benötigen Sie Datenbanksysteme, die aus den Personaldaten Berechnungen anstellen können. Solche Berechnungen sind:

• Eine Übersicht über den Personalstand der nächsten Wochen
• Grafik über Verteilung der Altersgruppen
• Anzeige der Ist- und Sollwerte
• Darstellung der strategischen Ziele

Probleme und Lösungen bei der Personalplanung

In Zeiten großer Veränderungen, komplexen Strukturen und sich ständig weiter entwickelnden Märkten ist eine Personalplanung oft schwierig. Sie können eigentlich nur wenige Monate voraus eine konkrete Planung festlegen. Die Corona-Krise hat gezeigt, wie schnell alle Planungen Makulatur sind. Aber selbst ohne Pandemien haben kleine Schwankungen in internationalen Märkten schnell große Auswirkungen auf ein Unternehmen.

Dem können Sie am besten mit einer robusten kurzfristigen Personalplanung und einer anpassungsfähigen Strategie begegnen. Die kurzfristige Planung stellt sicher, dass Sie in einem übersehbaren Zeitraum genügend Personal zur Verfügung haben. Die strategische Ausrichtung sorgt dafür, dass Sie Ihr Ziel nicht aus den Augen verlieren.

Ein Beispiel: Aufgrund von politischen Auseinandersetzungen im Herstellerland gibt es einen Exportstopp von wichtigen Halbleiter-Bauteilen. Auf diese sind Sie als Zulieferer aber angewiesen. Ihr strategisches Unternehmensziel ist, Marktführer in Ihrem Bereich zu werden. Dieses Ziel können Sie immer noch erreichen, allerdings müssen Sie den Zeitrahmen anpassen.

Beim Personal können Sie mittelfristig die Arbeitszeiten anpassen. Gleichzeitig können Sie den Einkauf auf die Suche nach neuen Produzenten schicken. Da Sie wissen, dass die Krise auch wieder vorbeigeht, werden Sie keine Mitarbeiter*innen entlassen, da Sie diese ausgebildet haben und sie hoch spezialisiert sind. Sie passen Arbeitszeiten an, lassen Urlaub nehmen und überlegen Kurzarbeit. Gleichzeitig richten Sie sich auf höhere Halbleiterkosten ein und berechnen die Auswirkungen auf die Personalkosten. Entweder müssen Sie Gehaltserhöhungen verschieben oder Sie kürzen Sonderleistungen.

Es zahlt sich oft aus, Mitarbeiter*innen bei kurzfristigen Krisen zu halten. Die Kosten für eine Rekrutierung sind meistens höher.