HR-Outsourcing: Was sind die Vor- und Nachteile?

Unternehmen sind in den vergangenen Jahrzehnten kostenbewusster und kosteneffizienter geworden. Je mehr sich eine Firma auf das Kerngeschäft konzentrieren kann, umso mehr Zeit und Geld sind für die Bereiche vorhanden, die Geld einbringen. Kostenintensive, aber notwendige Bereiche, wie bei Gebäuden das Facility-Management oder die Personalverwaltung, können dagegen ausgelagert werden.‍

Beim HR-Outsourcing geht es um die teilweise oder vollständige Auslagerung der Personalangelegenheiten an eine*n Drittanbieter*in. Diese Dienstleister*innen sind heute häufig Softwarefirmen, die unterschiedliche Produkte anbieten. Die Bandbreite reicht von einer Recruiting-Software bis hin zu einer kompletten cloudbasierten Personalverwaltung.

Die Entscheidung, HR-Aufgaben auszulagern, ist oft Teil des Business-Process-Outsourcing. Hierbei werden Teilprozesse im Unternehmensablauf an externe Anbieter*innen vergeben. Man spricht bei HR dann zum Beispiel vom Recruitment-Process-Outsourcing.

Neue Anforderungen an das HR-Outsourcing

Noch vor zehn Jahren waren die Anforderungen an HR-Outsourcing gänzlich anders als heute. Als die Unternehmensberatung Kienbaum im Jahr 2010 Unternehmen befragte, welche HR-Bereiche sie auslagern wollen, wurden die Altersvorsorge, die Seminardurchführung und die Personalabrechnung genannt. Die drei Prozesse mit dem größten kurzfristigen Outsourcing-Potenzial waren damals die Reiseadministration, die Trainingsadministration und das Personalmarketing.

Der Arbeitsmarkt hat sich seitdem im Bereich der hochqualifizierten Kräfte sehr gewandelt. Sie werden vielleicht selbst schon bemerkt haben, dass der Aufwand, um eine Stelle zu besetzen, immer größer wird. Das liegt zum einen am Fachkräftemangel in bestimmten Branchen und Regionen, zum anderen an höheren Anforderungen der Bewerber*innen. Waren lange Zeit Personalverantwortliche damit beschäftigt, aus den vielen eingehenden Bewerbungen die passenden Kandidat*innen herauszusuchen, müssen sie heute selbst auf die Suche nach qualifizierten Talenten gehen. Es hat sich also das Anforderungsprofil an die HR-Tätigkeit verschoben.

Was bieten HR-Outsourcing-Firmen?

Heute können fast alle Bereiche der Personalverwaltung ausgelagert werden. Es gibt Spezialanbieter für bestimmte Bereiche des Personalwesens, Sie finden aber ebenso Firmen, die ein komplettes HR-Paket anbieten.

‍Zu den häufigsten Bereichen, die vom HR-Outsourcing betroffen sind, gehören:

• Recruiting und Bewerber*innen-Auswahl
• Talent Management
• Lohnabrechnung
• Allgemeine Personalverwaltungsaufgaben (Anmeldung bei Versicherungen, Behörden, Verwaltung von Urlaubs- und Krankentagen)
• Steuer- und Sozialversicherungsangelegenheiten
• Personalkostenplanung
• Zeiterfassung

Einige Firmen, die in der Personalverwaltung ihren Schwerpunkt haben, versenden Lohnabrechnungen per Post oder E-Mail, verwalten die Stammdaten des Personals und können Berichte zum Beispiel über den Krankenstand und Stellenbesetzungen liefern.

Ein anderes Feld im Outsourcing sind die Steuer- und Sozialversicherungsangelegenheiten. Im HR-Outsourcing können Drittanbieter sich um diese Themen ebenso kümmern wie um die Übernahme der HR-relevanten IT-Anwendungen und die Anpassung an neue Systeme.

Schließlich kann sogar das Personalmanagement ausgelagert werden. In diesem Fall wird eine externe Beratungsfirma nicht nur den operativen Teil der Personalabteilung, sondern sogar strategische Aufgaben übernehmen und Ihre Geschäftsführung entsprechend beraten.

Ihre Vorteile durch HR-Outsourcing

Es gibt viele gute Gründe, warum zumindest Teile Ihrer HR-Aktivitäten ausgelagert werden sollten. Ganz oben stehen natürlich immer die Kosten.

‍Es gibt aber noch weitere Argumente für HR-Outsourcing:

• Flexibilität
• Größere Reichweite
• Konzentration auf das Kerngeschäft
• Effizienz
• Risikoverlagerung, Compliance-Verlagerung
• Unternehmensweite Standardisierung
• Prozessoptimierung
• Objektivierung

Kosten sparen durch HR-Outsourcing

Was die Kosten betrifft, kann eine Outsourcing-Lösung Ihnen und Ihrem Unternehmen eine Menge Geld sparen, wenn die Parameter stimmen. Ab einer gewissen Größe, gerade bei wachsenden kleinen und mittleren Unternehmen, können HR-Kosten überproportional steigen. Eine Auslagerung zu einem festen Preis entlastet Sie von den hohen Personalkosten.

Sie sollten zunächst Ihre HR-Kosten und Daten wie die Kosten für die Besetzung einer neuen Stelle ermitteln und dann mit den Angeboten der Drittanbieter*innen vergleichen. Manchmal sparen Sie schon durch die Auslagerung des zeitintensiven Recruitings, während die verbleibenden Mitarbeiter*innen mit einer internen optimierten HR-Lösung effizienter arbeiten können.

Größere Reichweite

Wenn Sie mit Ihren eigenen Mitarbeiter*innen nach Bewerber*innen suchen, ist Ihre Reichweite auf einige wenige Jobportale und einige Anzeigen beschränkt. Viele Unternehmen haben festgestellt, dass sie durch HR-Outsourcing Zugang zu Talenten in ganz Deutschland, auf mehr Portalen und in Business-Netzwerken sowie sozialen Netzwerken haben. Ein*e Recruiting-Anbieter*in kann Anzeigen zu günstigeren Preisen einkaufen und Ihnen mehr Reichweite bei Stellenanzeigen schaffen. Diese Aufgaben würden in Ihrem Unternehmen viel wertvolle Arbeitszeit wegnehmen.

Mehr Flexibilität

Drittanbieter*innen können schneller auf Veränderungen des Marktes reagieren, weil sie sich um nichts anderes kümmern müssen. Sie haben die Tools und das Fachwissen, sich flexibel auf sich wechselnde Bedingungen einzustellen. Dazu kann gehören, dass ein*e HR-Outsourcer*in beratend bei einer Ausweitung der Geschäftstätigkeiten tätig wird. Während Ihre Firma zum Beispiel an einem neuen Produkt und dem damit verbundenen Marketing sowie der Produktion arbeitet, kümmern sich die externen HR-Expert*innen um die notwendigen Verkaufsprofis und Vertriebsleute.

Höhere Effizienz

Bei einem*einer HR-Outsourcing-Anbieter*in bekommen Sie eine optimale Dienstleistung in einem vorgegebenen Zeitraum. Sie müssen keine Rücksicht darauf nehmen, ob Mitarbeiter*innen im HR krank, im Urlaub oder überlastet sind, sondern können einfach Ihre Anforderungen an die Partner*innen mitteilen.

Risikoverlagerung

Es gibt im Personalwesen bestimmte Risiken, die mit HR-Outsourcing reduziert werden können. Das wichtigste Risiko dürfte dabei die Compliance sein. Hierbei handelt es sich um die ständige Überwachung der HR-Prozesse im Hinblick auf gesetzliche Vorschriften. Das reicht von der DSGVO bis zum AGG. Der*Die Drittanbieter*in verfolgt ständig die gesetzlichen Veränderungen und kann zum Beispiel Stellenanzeigen entsprechend anpassen.

Ein anderes Risiko, das Sie beim Outsourcing weitergeben, ist Wachstum und Reduzierung Ihrer HR-Abteilung. Sie müssen nicht zusätzliches HR-Personal einstellen, wenn die Geschäftslage vorübergehend besser ist, sondern können den Leistungsumfang mit dem*der HR-Partner*in einfach anpassen.

Standardisierung

In großen Unternehmen und solchen mit mehreren Geschäftseinheiten und HR-Abteilungen kann es vorkommen, dass unterschiedliche Regeln und Prozesse vorhanden sind. Das kann zu Problemen führen, wenn bestimmte Abläufe nicht synchronisiert sind. Oftmals ist es ein Kommunikationsproblem, wenn zum Beispiel ein Geschäftsbereich eine Stelle öffentlich ausschreibt, anstelle sie bei den Unterfirmen anzubieten. Oder eine zum Konzern gehörende GmbH hat andere Arbeitszeit-Regelungen als die Zentrale und weitere Einheiten. Mit einem konzernweiten HR-Outsourcing gibt es nur noch eine zentrale Stelle, in der Recruiting, Teile des Onboardings und das Personalmanagement gesteuert und operativ betreut werden.

Prozessoptimierung

Die meisten Anbieter*innen von HR-Outsourcing arbeiten mit moderner prozessorientierter Software. Diese beinhaltet ein erprobtes und festgelegtes Verfahren, das aber ständig Optimierungen unterliegt. Im eigenen Unternehmen sind Prozessoptimierungen oft langwierig und teuer, bei dem*der externen Anbieter*in wird diese*r ein Eigeninteresse haben, die Prozesse bestmöglich zu gestalten.

Objektivierung

Wenn Sie in der Personalabteilung einen Personalausfall haben, werden Sie schnell merken, dass bestimmte Aufgaben langsamer oder nicht in der gewohnten Qualität von den Kolleg*innen übernommen werden können. Ein Beispiel ist die Lohnabrechnung, die Fachwissen erfordert und die Kenntnisse der damit verbundenen Prozesse. Bei einem*einer Drittanbieter*in geben Sie potenzielle Probleme durch Ausfälle und Leistungsschwankungen weiter.

Nachteile durch HR-Outsourcing

Natürlich ist Outsourcing keine Lösung, die immer für alle Unternehmen passt. Es hängt sehr von Ihren Anforderungen und bestehenden Prozessen ab. Kleinere Firmen haben zum Beispiel weniger Vorteile als mittelgroße Unternehmen,  bei denen die Kosten eine größere Rolle spielen.

‍Einige der Nachteile von HR-Outsourcing können sein:

• Fehlendes Branchenwissen
• One-Size-Fits-All-Lösungen
• Hoher Aufwand für Schnittstellen
• Risiko von Fehlern, keine Kontrolle
• Fehlende interne Bindung

Anbieter*innen von HR-Outsourcing kennen sich gut im Personalwesen aus, aber nicht notwendigerweise in den Bedürfnissen der einzelnen Branchen. Das fehlende Branchenwissen kann beim Recruiting zu einem Problem werden, wenn Ihre Anforderungsprofile nicht ausreichend sind.

Eine weitere Herausforderung sind die standardisierten HR-Lösungen. Sie können auf der einen Seite von Vorteil sein, um Prozesse in Ihrer Firma zu synchronisieren. Ein Nachteil kann sein, dass Sie diese softwarebasierten Angebote nur zu einem gewissen Maß an Ihre eigenen Prozesse anpassen können.

‍Diese Anpassungen betreffen oft bestehende Schnittstellen. Das beginnt bei E-Mails von Bewerber*innen, die mit einer bereits bestehenden Talent-Datenbank abgeglichen werden müssen, bis hin zur Einbildung von komplexen SAP-Lösungen. Wenn Sie bereits eine komplexe HR-Software nutzen, kann der Aufwand für eine Vernetzung mit Drittanbindung sehr hoch sein. Eventuell ist es dann günstiger, den gesamten Prozess auszulagern. Schnittstellen sind immer mögliche Bruchstellen in einem digitalen Prozess.

‍Fehler passieren, aber Ihre unternehmenseigene Fehlerkultur gilt nicht für Ihre Geschäftspartner*innen. Und dort werden mit Sicherheit Fehler passieren, die Sie dann eventuell ausbaden müssen. Am besten klären Sie den Umgang mit Fehlern im Service-Agreement, der Dienstleistungsvereinbarung mit dem*der externen Anbieter*in, ab.

Wenn Ihr*e HR-Outsourcing-Anbieter*in unzureichend in Ihre internen Prozesse integriert ist, kann die fehlende Bindung eine Herausforderung sein. Bei einer vollständigen Auslagerung der HR könnte das zum Beispiel Auswirkungen auf Mitarbeiter*innen-Empfehlungen haben: Kolleg*innen wissen nicht, an wen sich Freund*innen und Bekannte wenden sollen, oder die Bewerbung wird nicht als Mitarbeiter*innen-Empfehlung bei dem*der Drittanbieter*in gekennzeichnet. Das kann durch eine bessere Integration der externen HR-Recruiting-Software in Ihre bestehenden Systeme optimiert werden.

Für welche Unternehmen lohnt sich HR-Outsourcing?

Neben dem Kostenfaktor werden Sie die zeitlichen Aufwendungen und die personellen Ressourcen bei einem Wechsel zu einem*einer HR-Outsourcing-Provider*in den Vorteilen gegenüber stellen müssen. Grundsätzlich sollten Sie offen gegenüber Outsourcing-Lösungen sein. Das ist bisher nicht in allen Firmen so. Alina Philippen, eine HR-Beraterin im Bankensektor bei Bankinhub, kennt das Problem:

„Zahlreiche personalwirtschaftliche Prozesse lassen sich auslagern oder an externe Dienstleister vergeben. Die Abrechnung ist ein Standardanwendungsfall dafür. Auslagerungsfähig sind weiterhin die Ausbildung, die Eignungsdiagnostik, die Weiterbildung und wesentliche Teile der Personal- und Führungskräfteentwicklung. Das passt nicht immer zum Selbstverständnis der damit betrauten Fach- und Führungskräfte in der Personalorganisation, da aber das Personalmanagement gerade keinen Wertschöpfungsbeitrag leistet, muss die Fremdvergabe grundsätzlich möglich sein.”

Für kleinere Unternehmen lohnt sich das Auslagern von zeitintensiven Aufgaben, gerade beim Recruiting. Auch die Zeiterfassung kann an Dritte vergeben werden.

Bei mittleren Unternehmen ist die Liste der Outsourcing-Möglichkeiten schon länger. So können Sie sich überlegen, ob es nicht kostengünstiger ist, die Lohnbuchhaltung an eine Drittfirma zu vergeben. Firmen in Branchen und Regionen mit Arbeitskräftemangel oder die viele hoch qualifizierte Mitarbeiter*innen suchen, fahren mit einer cloudbasierten Recruiting-Software von externen Anbieter*innen oft besser, als wenn sie selbst nach Talenten suchen.‍

Großkonzerne und Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeiter*innen werden von einem kompletten HR-Outsourcing profitieren, weil dadurch wichtige Ressourcen für das Kerngeschäft frei werden.

Anforderungen an HR-Outsourcing-Provider*innen

Um den*die passende*n HR-Outsourcing-Partner*in zu finden, sollten Sie eine möglichst detaillierte Liste an Anforderungen erstellen. Wie bei IT-Projekten und anderen großen Vorhaben brauchen Drittfirmen eine genaue Anweisung, welche Leistungen von ihnen verlangt werden. Einige wichtige Punkte sind:

• Servicelevel
• Hier wird festgelegt, welches Dienstleistungspaket Sie erwerben möchten. Reicht Ihnen die Nutzung der Software oder brauchen Sie externe Personaler*innen, die Bewerbungsgespräche in Ihrem Auftrag führen können?
• Angebotene Dienstleistungen
• Welche Leistungen bietet ein*e Drittanbieter*in an und wie passen diese mit den Bereichen zusammen, die Sie auslagern möchten? Hier sollten Sie ein Auge darauf haben, ob Sie Leistungen von einem oder mehreren Anbieter*innen einkaufen möchten.
• Kosten pro Monat/Mitarbeiter*in
• Viele HR-Outsourcing-Firmen berechnen die Kosten nach der Zahl der Mitarbeiter*innen, andere geben Ihnen eine Flatrate, die nach Zahl der Mitarbeiter*innen und den angebotenen Leistungen verschiedene Stufen hat. Sie können zu den bestehenden Paketen oft noch Zusatzleistungen einkaufen.
• Anpassung an bestehende Prozesse
• Diesen Punkt sollten Sie nicht unterschätzen, gerade wenn es um ein teilweises Outsourcing geht. Viel Einsparpotenzial kann verloren gehen, weil die beauftragte Firma einen anderen Recruiting-Prozess anwendet, als Ihre Personaler*innen es gewohnt sind. Das kann zu Reibungsverlusten und zu Störungen im Ablauf führen. Schreiben Sie am besten Ihre Prozesse genau auf und sprechen Sie mit den Dienstleister*innen, wie man diese mit den eigenen Verfahren harmonisieren kann.
• Synchronisierung der Schnittstellen
• Da heute in den Human Resources generell und besonders im HR-Outsourcing die Prozesse digitalisiert sind, müssen die Datenübertragungen zwischen Ihrer Firma und dem Serviceanbieter synchronisiert werden. Manche Firmen helfen Ihnen dabei, gerade bei Standard-Datenformaten. Haben Sie aber Sonderwünsche, können weitere Programmierkosten entstehen. Ihre Personalabteilung und Ihre IT-Abteilung sollten bei der Implementierung einer ausgelagerten Lösung ein wachsames Auge haben.
• Technische Anforderungen
• In den meisten Fällen sind HR-Outsourcing-Lösungen heute webbasiert und werden über den Browser gesteuert. Die Daten liegen sicher in der Cloud und Sie benötigen keine weiteren Geräte. Es gibt aber Ausnahmen, zum Beispiel wenn es bei der Zeiterfassung Scanner braucht, die das Ein- und Auschecken am Arbeitsplatz erfassen.
• Datensicherheit, Serverstandort, Compliance
• Einem fremden Unternehmen wichtige Firmendaten anzuvertrauen ist nicht einfach. Sie sollten deshalb die Anbieter*innen genau unter die Lupe nehmen. Klären Sie ab, wie die Daten verschlüsselt und gesichert werden, welche Zertifikate es gibt und wie die Server gegen Angreifer*innen gesichert sind. Fragen Sie nach dem Serverstandort, wobei Deutschland nicht immer die beste Lösung sein muss. Viele Firmen mieten heute Rechenkapazität bei Amazon Web Services, einem sehr sicheren Angebot.Schließlich sollte das Thema Compliance erörtert werden. Fragen Sie nach, wie die Firma auf dem aktuellen Stand der Gesetze ist und wie sie die Vorschriften umsetzt.