Personalcontrolling: Definition, Aufgaben und Kennzahlen

Zuletzt aktualisiert:
25.5.2021
16/12/2021
16/12/2021
Minuten Lesedauer
Luisa Spardel
Recruitee
Personalcontrolling dient zur Planung, Steuerung und Kontrolle aller personalwirtschaftlichen AktivitĂ€ten. Erfahren Sie mehr hier! 📊
Inhalt

Wie viele Mitarbeiter*innen hat unser Unternehmen? Was kosten sie uns? Und wie leistungsfĂ€hig ist unsere Belegschaft? Auf diese und viele weitere Fragen gibt das Personalcontrolling eine Antwort. Es erfasst personalrelevante Daten und Kennzahlen und bereitet diese auf, damit Personaler*innen und FĂŒhrungskrĂ€fte datenbasierte operative und strategische Entscheidungen treffen können – statt nach einem BauchgefĂŒhl zu handeln.

In diesem Beitrag erhalten Sie einen umfassenden Einblick in das Thema Personalcontrolling. Wir klÀren auf, welche Ziele und Aufgaben dahinter stehen, gehen auf die wichtigsten Kennzahlen ein und beleuchten, wie Software Ihnen behilflich sein kann.

Was ist Personalcontrolling? Eine Definition

Personalcontrolling ist eine Spezialisierung des Unternehmenscontrolling und einer der Funktionsbereiche des Personalwesens. Wie der Name bereits verrÀt, beschÀftigt sich das Controlling im Personalbereich hauptsÀchlich mit der Belegschaft des Unternehmens. Dabei werden allerdings nicht einzelne Mitarbeiter*innen beleuchtet, sondern die ArbeitskrÀfte als unterschiedliche Gruppen betrachtet.

Controlling wird oft fÀlschlicherweise mit Kontrolle gleichgesetzt. Dabei ist dies nur ein Teil des Aufgabenbereichs. Die drei Hauptaufgaben des Personalcontrollings sind die Planung, Steuerung und Kontrolle aller personalwirtschaftlichen AktivitÀten in der Organisation. Dazu sammelt der*die Personalcontroller*innen*in personalrelevante Daten, bereitet diese auf und wertet sie aus.

Was sind die Ziele von Personalcontrolling?

Das Hauptziel ist, mittels der erhobenen Daten und Kennzahlen Impulse und Informationen an die EntscheidungstrĂ€ger der Firma zu liefern, um eine fundierte Entscheidungsgrundlage zu schaffen. DarĂŒber hinaus ergeben sich weitere Unterziele:

  • Informieren: Entscheidungen vorbereiten, Kosten transparent machen, Personalprozesse beschreiben.
  • Koordinieren und integrieren: Personalarbeit abstimmen, Teilbereiche koordinieren.
  • Planen: ZukĂŒnftige ZustĂ€nde vorhersagen, Auswirkungen neuer Entwicklungen einschĂ€tzen.
  • Kontrollieren: Kennzahlen messen und ĂŒberwachen, Trends auswerten.
  • Steuern: Handlungsempfehlungen abgeben, Beitrag des Personalwesens zum Unternehmenserfolg aufzeigen.

Die Aufgaben des Personalcontrollings

Die TĂ€tigkeiten der Personalcontroller*innen lassen sich in drei Bereiche aufteilen, die die gesamte Bandbreite der Aufgaben abdecken.

EffektivitÀtscontrolling

Dieses untersucht und beurteilt, welchen Beitrag die Personalarbeit zum Gesamterfolg des Unternehmens leistet. Dazu werten Personalcontroller*innen Kennzahlen wie die Fluktuationsrate, Fehlzeiten aber auch die Ergebnisse von Befragungen zur Mitarbeiter*innen-Zufriedenheit aus.

Effizienzcontrolling

Dieses ĂŒberwacht den Ressourceneinsatz im Personalwesen im VerhĂ€ltnis zum Unternehmensergebnis. Beispielsweise misst es die Effizienz der unterschiedlichen Methoden der Personalrekrutierung wie interne oder externe Personalbeschaffung, Social Media Recruiting oder Headhunting. Personalcontroller*innen vergleichen dabei die Einstellungsquote verschiedener Beschaffungswege. Die, die am besten abschneiden, sollten in Zukunft verstĂ€rkt genutzt werden.

Kostencontrolling

Dieses ĂŒbernimmt die Budgetplanung fĂŒr den Personalbereich und ĂŒberwacht, dass der Finanzrahmen eingehalten wird und es nicht zu KostenĂŒberschreitungen kommt.

Operatives und strategisches Personalcontrolling

Personalcontroller*innen differenzieren auch zwischen operativem und strategischem Controlling. Diese Unterscheidung basiert auf dem Zeitrahmen, der betrachtet wird.

Operativ

Das operative Controlling konzentriert sich auf die kurz- und mittelfristige Personalplanung. Es ĂŒberwacht Kennzahlen und erarbeitet Entscheidungshilfen, die Personaler kurzfristig auf VerĂ€nderungen reagieren lassen.

Strategisch

Das strategische Controlling hingegen bezieht sich auf die langfristigen Ziele des Unternehmens und wie das Personal an deren Erreichung mitwirken soll. Es ist zukunftsorientiert und versucht langfristige Entwicklungen zu antizipieren.

Die Rolle der Personalcontroller*innen

Da Controlling eher zu einer jĂŒngeren Disziplin im Personalbereich gehört, ist das Berufsbild des*der Personalcontroller*in noch wenig definiert. In vielen Unternehmen werden Personalcontroller*innen noch als Dienstleister angesehen, die situativ behilflich sind. Mit dem Wandel des VerstĂ€ndnisses des HR Bereichs werden allerdings auch Personalcontroller*innen immer mehr zu qualifizierten Berater*innen der GeschĂ€ftsfĂŒhrung. Um als solche erfolgreich zu ein, mĂŒssen sie eng in strategische Entwicklungen und Entscheidungen seitens der GeschĂ€ftsleitung einbezogen werden.

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Instrumente im Personalcontrolling

Personalcontroller*innen bedienen sich unterschiedlicher Instrumente, um Daten zu erheben, auszuwerten und darzustellen. Dies sind die gÀngigsten:

  • Benchmarking: Benchmarking wird fĂŒr die Wettbewerbsanalyse genutzt. Dabei vergleichen Personalcontroller*innen die Kennzahlen Ihres Unternehmens mit denen der Mitbewerber*innen am Markt. Auch interne Vergleiche zwischen verschiedenen Standorten oder Abteilungen lassen sich ziehen.
  • Vergleiche: Personalcontroller*innen machen sich verschiedene Vergleiche von Kennzahlen zunutze, um die Planungssicherheit zu kontrollieren. Hierzu zĂ€hlen der Zeitvergleich (Ist-Ist), die Planabweichung (Soll-Ist), der Planfortschritt (Soll-Wird) und die PrĂ€missenkontrolle (Wird-Ist).
  • Zeitreihen: In einer Zeitreihe wird eine Kennzahl ĂŒber einen bestimmten Zeitraum hinweg dargestellt. So lassen sich Trends erkennen und Entwicklungen prognostizieren. Personalcontroller*innen können damit negative Entwicklungen möglichst frĂŒh erkennen, was der Personalabteilung Zeit zum Gegensteuern gibt.
  • HR Audits: Im Rahmen eines HR Audits ĂŒberprĂŒfen Personalcontroller*innen die internen Prozesse sowie Instrumente der Personalabteilung auf ihre EffektivitĂ€t, Effizienz und QualitĂ€t. Das Ziel ist, Optimierungspotenziale aufzuzeigen und LĂŒcken gezielt zu schließen.
  • Mitarbeiter*innen-Umfragen: Diese liefern wertvolle Informationen und geben aussagekrĂ€ftige Hinweise zu den StĂ€rken und SchwĂ€chen des Unternehmens. Die interne Stimmung lĂ€sst sich damit genauso messen wie die Verbundenheit der Mitarbeiter*innen zur Firma. Wichtig ist, dass die Belegschaft ihre Meinung im Schutz der AnonymitĂ€t abgeben kann.

Die wichtigsten Kennzahlen im Personalcontrolling

Das Controlling lebt von Daten. Durch das Erfassen und Interpretieren der richtigen Kennzahlen können SchlĂŒsse gezogen werden, die zukĂŒnftige Entscheidungen lenken. Personalkennzahlen lassen sich grundsĂ€tzlich in zwei Kategorien einteilen: quantitativ und qualitativ. Hier beleuchten wir beide.

Quantitative Daten

Dies sind direkt messbare Daten, die sich relativ einfach ĂŒber einen langen Zeitraum verfolgen lassen. Zu den wichtigsten quantitativen Kennzahlen im Personalbereich zĂ€hlen:

  • Personalbestand: Dies ist die Anzahl der BeschĂ€ftigten an einem definierten Stichtag,  meistens in Form von VollzeitĂ€quivalenten angegeben. Nach GeschĂ€ftsbereichen differenziert betrachtet, können Sie erkennen, welche Abteilungen wachsen und welche schrumpfen.
  • Netto-Personalbedarf: Dies ist die Differenz zwischen dem kĂŒnftigen, gewollten und dem derzeitigen Personalbestand. Je nachdem, ob die Differenz positiv oder negativ ausfĂ€llt,  mĂŒssen Angestellte entlassen oder neu eingestellt werden.
  • Altersstruktur: Dies ist eine unerlĂ€ssliche Kennzahl fĂŒr die langfristige Personalplanung. Die Altersstruktur hilft Ihnen zu antizipieren, wann Sie wie viele neue ArbeitskrĂ€fte einstellen mĂŒssen, um diejenigen zu ersetzen, die in Rente gehen.
  • Mitarbeiter*innen-ProduktivitĂ€t: Dies ist das VerhĂ€ltnis von Umsatz oder Gewinn zur Anzahl der Angestellten. Damit lĂ€sst sich die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens messen. WĂ€chst der Personalbestand stĂ€rker als der Umsatz oder Gewinn, verliert die Firma an Effizienz.
  • Krankheitsquote: Diese stellt die Zahl der Krankentage im VerhĂ€ltnis zu den Soll-Arbeitstagen in einem Monat oder Jahr. FĂŒhrungskrĂ€fte können damit vorausschauender planen und proaktiv Puffer in den benötigten KapazitĂ€ten einbauen. Eine hohe Krankheitsquote ist außerdem ein Indikator fĂŒr eine potenzielle Unzufriedenheit oder Überlastung der Belegschaft.
  • Cost-per-Hire: Die Summe aller Personalbeschaffungskosten geteilt durch die Anzahl der NeuzugĂ€nge ergibt die Cost-per-Hire. Diese ist ein Indikator fĂŒr die Effizienz des Personalbeschaffungsprozesses sowie der AttraktivitĂ€t des Unternehmens.
  • Time-to-Hire: Diese misst, wie lange es dauert eine freigewordene Stelle mit einer neuen Arbeitskraft zu besetzen. Kurze ZeitrĂ€ume sprechen fĂŒr ein starkes Employer Branding sowie eine effiziente Personalgewinnung.  
  • Überstundenquote: Diese wird aus der Anzahl der Überstunden im Vergleich zu den vertraglich vereinbarten Arbeitsstunden ermittelt und gibt die Auslastung der jeweiligen Abteilungen an. Ein hoher Wert bedeutet, dass die Angestellten unter Druck stehen die anfallende Arbeit zu bewĂ€ltigen. Verringert sich der Wert nicht, können AusfĂ€lle durch Krankheit folgen.
  • Fluktuationsrate: Diese setzt die AbgĂ€nge ins VerhĂ€ltnis zum durchschnittlichen Personalbestand. Ein hohe Fluktuationsrate ist ein Zeichen geringer Mitarbeiter*innen-Bindung und kann mit hohen Personalbeschaffungskosten einhergehen.

Qualitative Daten

Diese lassen sich nicht exakt messen und in absoluten Zahlen ausdrĂŒcken. Deshalb sind sie aber nicht weniger wichtig. Qualitative Daten stammen aus Mitarbeiter*innen-Befragungen und Mitarbeiter*innen-GesprĂ€chen und geben wertvolle Einblicke in Bereiche wie:

Die Verwendung der Personaldaten

Sind die Kennzahlen erhoben, lassen sie sich auf unterschiedlichste Weise darstellen und auswerten. Es haben sich drei verschieden Verwendungen herauskristallisiert:

  • Ist-Daten: Dies sind aktuelle Daten, die den gegenwĂ€rtigen Stand im Personalbereich wiedergeben. Sie zeigen, beispielsweise, den aktuellen Personalbestand, verfĂŒgbare KapazitĂ€ten oder die Altersstruktur.
  • Vorausschau-Daten: Dies sind Zukunftsdaten, die mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit eintreffen werden und im Personalsystem bereits erfasst oder hinterlegt sind. Dazu zĂ€hlen zukĂŒnftige Ein- und Austritte, Beendigungen der Ausbildungszeit, Versetzungen oder Wechsel in den Ruhestand.
  • Prognose-Daten: Dies sind Hochrechnungen, die beschreiben, wie sich bestimmte Kennzahlen voraussichtlich in Zukunft entwickeln werden. Damit lassen sich Trends    aufzeigen und Entwicklungen vorausplanen, zum Beispiel, die VerĂ€nderungen der Personalkosten und des Personalbestands.

Diese Arten der Datenverwendung machen das Personalcontrolling zu mehr als einer rĂŒckblickenden Personalstatistik. Sie erlauben eine Zukunftsbetrachtung, die ermöglicht, zukĂŒnftige ZustĂ€nde vorherzusagen. NatĂŒrlich ist die Genauigkeit dieser Vorhersagen immer abhĂ€ngig von der QualitĂ€t der Ausgangsdaten, der Eintrittswahrscheinlichkeit der zugrundeliegenden Annahmen und vom zeitlichen Horizont.

Personalcontrolling-Software

Als Ende der 70er Jahre die Vorteile des Controllings fĂŒr das Personalwesen entdeckt wurden, mussten noch alle Kennzahlen mĂŒhsam per Hand kalkuliert und verfolgt werden. Heute erleichtert Software diese Arbeit ungemein. Beispielsweise erhebt und speichert eine Recruiting Software wie Recruitee automatisch alle relevanten Daten und wertet sie aus.

Die wichtigsten Kennzahlen lassen sich schnell in einem ĂŒbersichtlichen Dashboard ablesen und als Berichte visuell abrufen. Fortschrittliche Datenanalysen gewĂ€hren Einblick in die Leistung Ihrer Prozesse und zeigen Optimierungsmöglichkeiten auf. Und dank kĂŒnstlicher Intelligenz werden Ihnen sogar Entscheidungen abgenommen.

Fazit

Controlling ist ein unverzichtbarer Teil der Personalarbeit. Die Personalcontroller*innen versorgen alle Bereiche der Personalabteilung mit den Daten und Kennzahlen, die sie zur Planung, Steuerung und Kontrolle ihrer AktivitĂ€ten benötigen. Sie untersuchen, wie personelle Maßnahmen und Prozesse funktionieren und mit welchem Aufwand und welchem Ergebnis sie durchgefĂŒhrt wurden. Nur so kann festgestellt werden, ob die angewandten Methoden die erhofften FrĂŒchte tragen.

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