Personalcontrolling: Definition, Aufgaben und Kennzahlen

Wie viele Mitarbeiter*innen hat unser Unternehmen? Was kosten sie uns? Und wie leistungsfähig ist unsere Belegschaft? Auf diese und viele weitere Fragen gibt das Personalcontrolling eine Antwort. Es erfasst personalrelevante Daten und Kennzahlen und bereitet diese auf, damit Personaler*innen und Führungskräfte datenbasierte operative und strategische Entscheidungen treffen können – statt nach einem Bauchgefühl zu handeln.

In diesem Beitrag erhalten Sie einen umfassenden Einblick in das Thema Personalcontrolling. Wir klären auf, welche Ziele und Aufgaben dahinter stehen, gehen auf die wichtigsten Kennzahlen ein und beleuchten, wie Software Ihnen behilflich sein kann.

Was ist Personalcontrolling? Eine Definition

Personalcontrolling ist eine Spezialisierung des Unternehmenscontrolling und einer der Funktionsbereiche des Personalwesens. Wie der Name bereits verrät, beschäftigt sich das Controlling im Personalbereich hauptsächlich mit der Belegschaft des Unternehmens. Dabei werden allerdings nicht einzelne Mitarbeiter*innen beleuchtet, sondern die Arbeitskräfte als unterschiedliche Gruppen betrachtet.

Controlling wird oft fälschlicherweise mit Kontrolle gleichgesetzt. Dabei ist dies nur ein Teil des Aufgabenbereichs. Die drei Hauptaufgaben des Personalcontrollings sind die Planung, Steuerung und Kontrolle aller personalwirtschaftlichen Aktivitäten in der Organisation. Dazu sammelt der*die Personalcontroller*innen*in personalrelevante Daten, bereitet diese auf und wertet sie aus.

Was sind die Ziele von Personalcontrolling?

Das Hauptziel ist, mittels der erhobenen Daten und Kennzahlen Impulse und Informationen an die Entscheidungsträger der Firma zu liefern, um eine fundierte Entscheidungsgrundlage zu schaffen. Darüber hinaus ergeben sich weitere Unterziele:

• Informieren: Entscheidungen vorbereiten, Kosten transparent machen, Personalprozesse beschreiben.
• Koordinieren und integrieren: Personalarbeit abstimmen, Teilbereiche koordinieren.
• Planen: Zukünftige Zustände vorhersagen, Auswirkungen neuer Entwicklungen einschätzen.
• Kontrollieren: Kennzahlen messen und überwachen, Trends auswerten.
• Steuern: Handlungsempfehlungen abgeben, Beitrag des Personalwesens zum Unternehmenserfolg aufzeigen.

Die Aufgaben des Personalcontrollings

Die Tätigkeiten der Personalcontroller*innen lassen sich in drei Bereiche aufteilen, die die gesamte Bandbreite der Aufgaben abdecken.

Effektivitätscontrolling

Dieses untersucht und beurteilt, welchen Beitrag die Personalarbeit zum Gesamterfolg des Unternehmens leistet. Dazu werten Personalcontroller*innen Kennzahlen wie die Fluktuationsrate, Fehlzeiten aber auch die Ergebnisse von Befragungen zur Mitarbeiter*innen-Zufriedenheit aus.

Effizienzcontrolling

Dieses überwacht den Ressourceneinsatz im Personalwesen im Verhältnis zum Unternehmensergebnis. Beispielsweise misst es die Effizienz der unterschiedlichen Methoden der Personalrekrutierung wie interne oder externe Personalbeschaffung, Social Media Recruiting oder Headhunting. Personalcontroller*innen vergleichen dabei die Einstellungsquote verschiedener Beschaffungswege. Die, die am besten abschneiden, sollten in Zukunft verstärkt genutzt werden.

Kostencontrolling

Dieses übernimmt die Budgetplanung für den Personalbereich und überwacht, dass der Finanzrahmen eingehalten wird und es nicht zu Kostenüberschreitungen kommt.

Operatives und strategisches Personalcontrolling

Personalcontroller*innen differenzieren auch zwischen operativem und strategischem Controlling. Diese Unterscheidung basiert auf dem Zeitrahmen, der betrachtet wird.

Operativ

Das operative Controlling konzentriert sich auf die kurz- und mittelfristige Personalplanung. Es überwacht Kennzahlen und erarbeitet Entscheidungshilfen, die Personaler kurzfristig auf Veränderungen reagieren lassen.

Strategisch

Das strategische Controlling hingegen bezieht sich auf die langfristigen Ziele des Unternehmens und wie das Personal an deren Erreichung mitwirken soll. Es ist zukunftsorientiert und versucht langfristige Entwicklungen zu antizipieren.

Die Rolle der Personalcontroller*innen

Da Controlling eher zu einer jüngeren Disziplin im Personalbereich gehört, ist das Berufsbild des*der Personalcontroller*in noch wenig definiert. In vielen Unternehmen werden Personalcontroller*innen noch als Dienstleister angesehen, die situativ behilflich sind. Mit dem Wandel des Verständnisses des HR Bereichs werden allerdings auch Personalcontroller*innen immer mehr zu qualifizierten Berater*innen der Geschäftsführung. Um als solche erfolgreich zu ein, müssen sie eng in strategische Entwicklungen und Entscheidungen seitens der Geschäftsleitung einbezogen werden.

Instrumente im Personalcontrolling

Personalcontroller*innen bedienen sich unterschiedlicher Instrumente, um Daten zu erheben, auszuwerten und darzustellen. Dies sind die gängigsten:

• Benchmarking: Benchmarking wird für die Wettbewerbsanalyse genutzt. Dabei vergleichen Personalcontroller*innen die Kennzahlen Ihres Unternehmens mit denen der Mitbewerber*innen am Markt. Auch interne Vergleiche zwischen verschiedenen Standorten oder Abteilungen lassen sich ziehen.
• Vergleiche: Personalcontroller*innen machen sich verschiedene Vergleiche von Kennzahlen zunutze, um die Planungssicherheit zu kontrollieren. Hierzu zählen der Zeitvergleich (Ist-Ist), die Planabweichung (Soll-Ist), der Planfortschritt (Soll-Wird) und die Prämissenkontrolle (Wird-Ist).
• Zeitreihen: In einer Zeitreihe wird eine Kennzahl über einen bestimmten Zeitraum hinweg dargestellt. So lassen sich Trends erkennen und Entwicklungen prognostizieren. Personalcontroller*innen können damit negative Entwicklungen möglichst früh erkennen, was der Personalabteilung Zeit zum Gegensteuern gibt.
• HR Audits: Im Rahmen eines HR Audits überprüfen Personalcontroller*innen die internen Prozesse sowie Instrumente der Personalabteilung auf ihre Effektivität, Effizienz und Qualität. Das Ziel ist, Optimierungspotenziale aufzuzeigen und Lücken gezielt zu schließen.
• Mitarbeiter*innen-Umfragen: Diese liefern wertvolle Informationen und geben aussagekräftige Hinweise zu den Stärken und Schwächen des Unternehmens. Die interne Stimmung lässt sich damit genauso messen wie die Verbundenheit der Mitarbeiter*innen zur Firma. Wichtig ist, dass die Belegschaft ihre Meinung im Schutz der Anonymität abgeben kann.

Die wichtigsten Kennzahlen im Personalcontrolling

Das Controlling lebt von Daten. Durch das Erfassen und Interpretieren der richtigen Kennzahlen können Schlüsse gezogen werden, die zukünftige Entscheidungen lenken. Personalkennzahlen lassen sich grundsätzlich in zwei Kategorien einteilen: quantitativ und qualitativ. Hier beleuchten wir beide.

Quantitative Daten

Dies sind direkt messbare Daten, die sich relativ einfach über einen langen Zeitraum verfolgen lassen. Zu den wichtigsten quantitativen Kennzahlen im Personalbereich zählen:

• Personalbestand: Dies ist die Anzahl der Beschäftigten an einem definierten Stichtag,  meistens in Form von Vollzeitäquivalenten angegeben. Nach Geschäftsbereichen differenziert betrachtet, können Sie erkennen, welche Abteilungen wachsen und welche schrumpfen.
• Netto-Personalbedarf: Dies ist die Differenz zwischen dem künftigen, gewollten und dem derzeitigen Personalbestand. Je nachdem, ob die Differenz positiv oder negativ ausfällt,  müssen Angestellte entlassen oder neu eingestellt werden.
• Altersstruktur: Dies ist eine unerlässliche Kennzahl für die langfristige Personalplanung. Die Altersstruktur hilft Ihnen zu antizipieren, wann Sie wie viele neue Arbeitskräfte einstellen müssen, um diejenigen zu ersetzen, die in Rente gehen.
• Mitarbeiter*innen-Produktivität: Dies ist das Verhältnis von Umsatz oder Gewinn zur Anzahl der Angestellten. Damit lässt sich die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens messen. Wächst der Personalbestand stärker als der Umsatz oder Gewinn, verliert die Firma an Effizienz.
• Krankheitsquote: Diese stellt die Zahl der Krankentage im Verhältnis zu den Soll-Arbeitstagen in einem Monat oder Jahr. Führungskräfte können damit vorausschauender planen und proaktiv Puffer in den benötigten Kapazitäten einbauen. Eine hohe Krankheitsquote ist außerdem ein Indikator für eine potenzielle Unzufriedenheit oder Überlastung der Belegschaft.
• Cost-per-Hire: Die Summe aller Personalbeschaffungskosten geteilt durch die Anzahl der Neuzugänge ergibt die Cost-per-Hire. Diese ist ein Indikator für die Effizienz des Personalbeschaffungsprozesses sowie der Attraktivität des Unternehmens.
• Time-to-Hire: Diese misst, wie lange es dauert eine freigewordene Stelle mit einer neuen Arbeitskraft zu besetzen. Kurze Zeiträume sprechen für ein starkes Employer Branding sowie eine effiziente Personalgewinnung.  
• Überstundenquote: Diese wird aus der Anzahl der Überstunden im Vergleich zu den vertraglich vereinbarten Arbeitsstunden ermittelt und gibt die Auslastung der jeweiligen Abteilungen an. Ein hoher Wert bedeutet, dass die Angestellten unter Druck stehen die anfallende Arbeit zu bewältigen. Verringert sich der Wert nicht, können Ausfälle durch Krankheit folgen.
• Fluktuationsrate: Diese setzt die Abgänge ins Verhältnis zum durchschnittlichen Personalbestand. Ein hohe Fluktuationsrate ist ein Zeichen geringer Mitarbeiter*innen-Bindung und kann mit hohen Personalbeschaffungskosten einhergehen.

Qualitative Daten

Diese lassen sich nicht exakt messen und in absoluten Zahlen ausdrücken. Deshalb sind sie aber nicht weniger wichtig. Qualitative Daten stammen aus Mitarbeiter*innen-Befragungen und Mitarbeiter*innen-Gesprächen und geben wertvolle Einblicke in Bereiche wie:

• Mitarbeiter*innen-Zufriedenheit
• Leistungsbereitschaft
• Mitarbeiter*innen-Motivation
• Fähigkeiten und Kompetenzen
• Betriebsklima
• Innovationskraft
• Führungsverhalten

Die Verwendung der Personaldaten

Sind die Kennzahlen erhoben, lassen sie sich auf unterschiedlichste Weise darstellen und auswerten. Es haben sich drei verschieden Verwendungen herauskristallisiert:

• Ist-Daten: Dies sind aktuelle Daten, die den gegenwärtigen Stand im Personalbereich wiedergeben. Sie zeigen, beispielsweise, den aktuellen Personalbestand, verfügbare Kapazitäten oder die Altersstruktur.
• Vorausschau-Daten: Dies sind Zukunftsdaten, die mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit eintreffen werden und im Personalsystem bereits erfasst oder hinterlegt sind. Dazu zählen zukünftige Ein- und Austritte, Beendigungen der Ausbildungszeit, Versetzungen oder Wechsel in den Ruhestand.
• Prognose-Daten: Dies sind Hochrechnungen, die beschreiben, wie sich bestimmte Kennzahlen voraussichtlich in Zukunft entwickeln werden. Damit lassen sich Trends    aufzeigen und Entwicklungen vorausplanen, zum Beispiel, die Veränderungen der Personalkosten und des Personalbestands.

Diese Arten der Datenverwendung machen das Personalcontrolling zu mehr als einer rückblickenden Personalstatistik. Sie erlauben eine Zukunftsbetrachtung, die ermöglicht, zukünftige Zustände vorherzusagen. Natürlich ist die Genauigkeit dieser Vorhersagen immer abhängig von der Qualität der Ausgangsdaten, der Eintrittswahrscheinlichkeit der zugrundeliegenden Annahmen und vom zeitlichen Horizont.

Personalcontrolling-Software

Als Ende der 70er Jahre die Vorteile des Controllings für das Personalwesen entdeckt wurden, mussten noch alle Kennzahlen mühsam per Hand kalkuliert und verfolgt werden. Heute erleichtert Software diese Arbeit ungemein. Beispielsweise erhebt und speichert eine Recruiting Software wie Recruitee automatisch alle relevanten Daten und wertet sie aus.

Die wichtigsten Kennzahlen lassen sich schnell in einem übersichtlichen Dashboard ablesen und als Berichte visuell abrufen. Fortschrittliche Datenanalysen gewähren Einblick in die Leistung Ihrer Prozesse und zeigen Optimierungsmöglichkeiten auf. Und dank künstlicher Intelligenz werden Ihnen sogar Entscheidungen abgenommen.

Fazit

Controlling ist ein unverzichtbarer Teil der Personalarbeit. Die Personalcontroller*innen versorgen alle Bereiche der Personalabteilung mit den Daten und Kennzahlen, die sie zur Planung, Steuerung und Kontrolle ihrer Aktivitäten benötigen. Sie untersuchen, wie personelle Maßnahmen und Prozesse funktionieren und mit welchem Aufwand und welchem Ergebnis sie durchgeführt wurden. Nur so kann festgestellt werden, ob die angewandten Methoden die erhofften Früchte tragen.