5 Schritte, um Mitarbeiterzufriedenheit zu messen und zu verbessern

Die Kosten für die Rekrutierung von Mitarbeiter*innen können immens sein. Eine hohe Fluktuation kann ein Unternehmen in große Schwierigkeiten bringen. Um zu vermeiden, dass Sie Stellen zu häufig neu besetzen müssen, sollten Arbeitnehmer*innen so lange wie möglich im Unternehmen gehalten werden.

Wer sich in einem Unternehmen wohlfühlt, Entwicklungschancen sieht und angemessene Leistungen erhält, wird mit seinem Job zufrieden sein. Loyale Mitarbeiter*innen kündigen weniger schnell, und so lohnt es sich für Unternehmen, in die Mitarbeiterzufriedenheit zu investieren.

Eine Herausforderung dabei ist die Messbarkeit der Mitarbeiterzufriedenheit: Wie können Sie überhaupt wissen, dass Angestellte mit ihrer Arbeit und ihrem Arbeitgeber zufrieden sind? Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel einige Wege auf, die subjektiven Einschätzungen der Angestellten in objektive Zahlen und Fakten zu verwandeln.

Gründe für Unzufriedenheit in einem Unternehmen gibt es viele. Die häufigsten sind:

• Geringes Gehalt
• Keine oder geringe Karrierechancen
• Schlechtes Management
• Schlechte Beziehung zu Kolleg*innen und Führungskräften
• Mangel an Wertschätzung und Anerkennung
• Schlechte Work-Life-Balance

Was ist Mitarbeiterzufriedenheit?

Die Mitarbeiterzufriedenheit zeigt, wie wohl sich Angestellte in einem Unternehmen fühlen, wie zufrieden sie mit ihrem Arbeitsplatz und den ihnen gestellten Aufgaben sind. Generell versteht man darunter die Einstellung der Arbeitnehmer*innen gegenüber ihrem Arbeitsumfeld. Alle Mitarbeiter*innen bringen gewisse Erwartungen in Bezug auf ihre Arbeit und das Unternehmen mit (Soll). Diese vergleichen sie mit den tatsächlichen Gegebenheiten (Ist). Je größer die Diskrepanz zwischen Soll- und Istzustand über einen längeren Zeitraum ist, desto unzufriedener ist der/die Angestellte.

Immer wieder zeigen Studien zur Mitarbeiterzufriedenheit, wie große der Anteil derer ist, die mit wenig Lust morgens den Weg zur Arbeit antreten. Bis zu 25 Prozent gehen nur ungern ins Büro, hat zum Beispiel eine Untersuchung der dänischen Firma Peakon herausgefunden. Deutschland und Großbritannien sind übrigens weltweit Schlusslichter, wenn es um die Zufriedenheit und Motivation von Angestellten geht.

Es gibt sogar Anzeichen dafür, wer im Unternehmen für den Frust verantwortlich ist: die Führung. Jede*r dritte Arbeitnehmer*in hat im Laufe des Jahres 2019 über eine Kündigung nachgedacht, weil er mit seinem Chef unzufrieden ist. Das ergab eine repräsentative Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit der Managementberatung Porsche Consulting, die vom Institut Forsa über 1000 Interviews führen ließ.

Allerdings sind diese Soll und Ist-Werte nicht immer klar definiert und das Bauchgefühl spielt ebenfalls eine große Rolle. Sie können aber mit standardisierten Fragebögen die Mitarbeiterzufriedenheit abfragen und dann in einem größeren Kontext analysieren.

Unterschieden wird dabei zwischen

• Mitarbeiterzufriedenheit des*der Einzelnen
• Mitarbeiterzufriedenheit im Gesamtunternehmen

Warum ist Mitarbeiterzufriedenheit wichtig?

Wer heute Mitarbeiter*innen motivieren möchte, wird das über das Gehalt und die Position alleine nicht mehr erreichen. Arbeitnehmer wollen in ihrer Tätigkeit einen Sinn sehen, sie wollen Projekte erfolgreich umsetzen, wollen Verantwortung übernehmen und selbstbestimmt arbeiten. Und sie möchten, dass ihre Arbeit geschätzt wird. All das trägt dazu bei, dass Mitarbeiter*innen in Ihrem Unternehmen zufrieden sind. Nicht jede Stelle wird die Welt verändern, aber wer in einem Unternehmen mit einer klaren Vision arbeiten und in der Arbeit einen Sinn oder Purpose findet, wird motivierter arbeiten.

Die wichtigsten Gründe, in Mitarbeiterzufriedenheit zu investieren sind:

• Geringere Fluktuation: Wer  zufrieden mit der Arbeit ist, bleibt länger im Unternehmen
• Höhere Motivation:  Zufriedene Mitarbeiter haben mehr Spaß an der Arbeit, meistern  große Herausforderungen, gehen motiviert an neue Aufgaben heran
• Höhere Produktivität: Wer mit Freude an die Arbeit geht, ist in der Lage mehr zu leisten

Größere Effizienz: Motivierte Mitarbeiter*innen konzentrieren sich auf eine Aufgabe und  können diese in kürzerer Zeit mit hoher Qualität abliefern.

Schritt 1: Die wichtigsten Faktoren der Mitarbeiterzufriedenheit kennen

Um Mitarbeiterzufriedenheit messen zu können, müssen Sie zunächst einmal wissen, welche Faktoren Ihre Angestellten und deren Befinden beeinflussen.

Hierzu gibt es unterschiedliche Theorien:

Die Value Percept Theorie beschreibt die unmittelbare Belohnung, die Mitarbeiter*innen erhalten, sowie weitere von außen an sie herangetragene Faktoren. Dazu gehören:

• Entlohnung
• Entwicklungsmöglichkeiten
• Vorgesetzte
• Kollegen*innen
• Aufgaben

Ein anderer Ansatz betrachtet die Motivationsgründe der Mitarbeiter*innen. Diese Job Characteristics Theorie stellt in den Mittelpunkt, wie Beschäftigte ihre Arbeit empfinden. Dabei spielen drei Faktoren die größte Rolle:

Sinnvolle Arbeit

Mitarbeiter*innen empfinden ihre Arbeit als sinnvoll, wenn drei Voraussetzungen geschaffen sind. Erstens, ihre Aufgaben variieren und fordern verschiedene Fähigkeiten. Muss jemand monoton jeden Tag die gleichen Tätigkeiten verrichten, dann wird der*diejenige schnell unzufrieden. Zweitens, Mitarbeiter*innen wollen im gesamten Prozess involviert sein und nicht nur kleine Teilaufgaben übernehmen. Drittens wird eine Bedeutsamkeit der Arbeit, die eine Wirkung auf andere hat, geschätzt.

Verantwortlichkeit für das Ergebnis

Mitarbeiter*innen wollen sich mit dem Resultat ihrer Arbeit identifizieren können. Dafür brauchen sie die nötige Freiheit und Unabhängigkeit, um ihre Arbeit so zu planen und auszuführen, wie sie es möchten. Ist der*die Chef*in allerdings ein*e Mikromanager*in, der*die immer ganz genau vorgibt, wie etwas zu erledigen ist, dann fehlt die Identifikation mit dem Arbeitsergebnis und Unzufriedenheit macht sich breit.

Zeitnahes und regelmäßiges Feedback

Mitarbeiter*innen müssen wissen, ob sie etwas gut oder schlecht gemacht haben. Wenn sie im Hinblick auf ihre Leistung ganz im Dunkeln gelassen werden, dann führt das zu Unzufriedenheit. Sie schätzen es, für gute Leistungen gelobt zu werden und auch Verbesserungsmöglichkeiten aufgezeigt zu bekommen.

Schritt 2: Messung der Mitarbeiterzufriedenheit

Um die Mitarbeiterzufriedenheit messen zu können, brauchen Sie Daten. Diese sind aber nicht ohne weiteres aus Ihrem HR-System zu generieren und auch eine Gesundheitsuntersuchung ist kein geeigneter Weg. Die große Aufgabe, die sich stellt, ist die subjektive Einschätzung der Arbeitnehmer*innen in objektivierte Zahlen umzuwandeln.

Dabei gibt es zwei Wege:

• Direkte Ermittlung der Mitarbeiterzufriedenheit
• Indirekte Messung der Mitarbeiterzufriedenheit

Schritt 3: Direkte Messung der Zufriedenheit von Mitarbeiter*innen

Die gebräuchlichste Form einer Messung ist ein Fragebogen, der standardisiert ist und aus dem Zahlenwerte generiert werden können. Alle Mitarbeiter*innen erhalten den gleichen Fragebogen, damit Ergebnisse verglichen werden können, aber auch damit Sie Daten über die Stimmung im Unternehmen erhalten.

Bewertung und Gestaltung eines Fragebogens zur Mitarbeiterzufriedenheit

Um ein aussagefähige Ergebnis zu erhalten, sollten Fragen als Statements oder offene Fragen formuliert werden, die auf einer Skala von 1 bis 5 bewertet werden. Sie können statt Zahlen auch andere Bewertungen, wie trifft zu, trifft bedingt zu oder ähnliches verwenden.‍

Protipp 1: Achten Sie darauf, dass der Fragebogen nicht zu lang wird. Das schreckt Mitarbeiter*innen ab und kann die Ergebnisse verfälschen, weil dann einfach nur noch geantwortet wird, um fertig zu werden.‍

Protipp 2: Stellen Sie keine Fragen die Ihr Unternehmen und/oder Vorgesetzte sehr positiv darstellen, wie “Meinen Sie, das wir ein tolles Unternehmen sind?” oder “Haben wir nicht hervorragende Teamleiter*innen eingestellt?”.

Mitarbeiterzufriedenheit Fragebogen

Am besten ist es eine Befragung online durchführen, dann haben Sie die Antworten bereits als Daten vorliegen. Diese ist meistens in zwei Bereiche unterteilt.

1. Teil: Fragen zum Unternehmen und zum Arbeitsplatz

• Wie bewerten Sie die  Führungskompetenz Ihres*Ihrer Vorgesetzten?
• Wie bewerten Sie die allgemeine interne Unternehmenskommunikation?
• Wie sehr haben Sie Einfluss auf Veränderungen in ihrem Arbeitsbereich und seinen Prozessen?
• Wie gut werden die Ziele ihres Teams/Abteilung/Arbeitsbereiches kommuniziert?
• Wie bewerten Sie die Ihnen angebotenen Weiterbildungsmöglichkeiten?
• Wie bewerten Sie den internen Informationsfluss, was ihre fachliche Arbeit betrifft?
• Wie schätzen Sie die Bemühungen des Unternehmens bezüglich Mitarbeiterzufriedenheit ein?
• Wie sehr motiviert Sie die Zufriedenheit Ihrer Kunden?

2. Teil des Fragebogens: Wie ist die Einschätzung des*der Mitarbeiters*in, die Arbeit und den Arbeitsplatz betreffend

Mögliche Aussagen zur Bewertung der Mitarbeiterzufriedenheit sind:

• Meine Arbeit stellt hohe Anforderungen an mich.
• Meine Arbeit stellt angemessene Anforderungen an mich.
• Ich bin zufrieden mit den Anforderungen, die meine Arbeit mit sich bringt.
• Die Anforderungen durch meine Arbeit motivieren mich.
• Ich sehe einen Sinn in meiner Arbeit.
• Ich bin stolz auf das, was ich  tue.
• Ich fühle mich häufig überfordert.
• Ich vermisse die Unterstützung der Kolleg*innen.
• Ich bin mit meinem Gehalt unzufrieden.
• Ich wünsche mir mehr Verantwortung.
• Meine Vorgesetzten unterstützen mich nicht.
• Es gibt zu wenig Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Ich habe Angst um meinen Arbeitsplatz.

So ermitteln Sie die Mitarbeiterzufriedenheit noch besser

Auf jeden Fall sollten Sie am Ende des Fragebogens noch ein Textfeld lassen, in das Mitarbeiter*innen eigene Anmerkungen machen können. Selbst die besten Fragebögen können nicht alle Aspekte abdecken oder würden zu umfangreich werden. Außerdem schätzen Angestellte es, wenn Sie nicht nur Häkchen machen müssen, sondern auch selbst eine eigene Einschätzung abgeben dürfen.

Die Fragen sollen dabei ausschließlich betriebsbezogen sein. Persönliche Fragen nach Familienstand haben ebenso wenig zu suchen wie die Frage, ob man die Absicht habe, weitere Kinder zu wollen oder in fünf Jahren in eine andere Stadt zu ziehen. Die Frage, ob man sich in 5 Jahren noch im Unternehmen sieht, ist hingegen möglich.

Wenn Sie diesen Fragebogen verwenden wollen, um eine größere Gruppe von Mitarbeiter*innen zu befragen, müssen Sie an den Datenschutz denken. Sie sollten keine Daten erheben, die einen Rückschluss auf die Person zulassen. Also weder Namen noch E-Mail, Telefon oder Abteilung. Ist ein Rückschluss möglich, würde die Befragung unter § 3 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) fallen und es muss ein Vertrag zur Datenverarbeitung im Auftrag gemäß Art. 28 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geschlossen werden. Mit einer anonymen Befragung können Sie sich diesen Aufwand aber sparen.

Schritt 4: Indirekte Messung der Mitarbeiterzufriedenheit

In einem Unternehmen haben Sie Kennzahlen, aus denen Sie ebenfalls die Mitarbeiterzufriedenheit ableiten können. Das ist dann besonders hilfreich, wenn Sie die allgemeine Stimmung in Ihrer Firma feststellen wollen. An diesen Zahlen können Sie sehr gut Trends rechtzeitig erkennen.

Diese Indikatoren sind besonders wichtig bei der indirekten Messung der Mitarbeiterzufriedenheit

• Fluktuationsrate: Wenn viele Mitarbeiter*innen das Unternehmen verlassen und Sie Stellen immer wieder neu besetzen müssen, ist das oft ein Zeichen dafür,  dass es in der Belegschaft Unzufriedenheit gibt. Diese Rate können Sie übrigens ebenso auf Abteilungsebene berechnen
• Kündigungsrate: Wenn es einen plötzlichen Anstieg von Kündigungen gibt, vor allem nach einer bedeutenden unternehmerischen Entscheidung, dann ist das ein  Alarmzeichen. Diese Rate sollte deshalb mindestens monatlich gemessen werden.
• Fehltage: Wenn Mitarbeiter*innen öfter als gewöhnlich fehlen, dann kann es mit  der Zufriedenheit zusammenhängen, es muss aber nicht. Sind es Einzelfälle, fragen Sie am besten erst einmal nach. Steigt die Rate aber im gesamten Unternehmen, bedarf es einer genaueren Untersuchung.
• Krankenstand: Wie bei den Fehltagen werden frustrierte Mitarbeiter*innen nicht gleich  kündigen, sondern öfter krank sein. Gründe können in Überarbeitung, zu viel Druck oder gar Mobbing liegen. Auch hier sollten Sie die Rate in den Fachabteilungen messen.
• Fehlerrate: Wer nicht motiviert ist, wird sich nicht konzentrieren können und macht Fehler. Wenn Sie ohnehin die Fehlerrate in der Produktmessen, dann achten Sie darauf, ob es einen Anstieg gibt, der nicht mit dem Produktionsprozess erklärt werden kann.

Schritt 5: Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit

Mitarbeiter*innen müssen nicht nur bei Laune gehalten werden, sondern auch Erfüllung in ihrer Tätigkeit finden. Um die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern, gibt es eine Vielzahl an Maßnahmen, die kurz- und mittelfristig umgesetzt werden können.

Die 5 besten Maßnahmen um die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern

1. Nehmen Sie Kritik und Verbesserungsvorschläge ernst. Hören Sie Ihren Angestellten zu, wenn diese etwas vorzutragen haben und verteidigen Sie sich nicht sofort. Sagen Sie zu, das Problem zu prüfen und geben Sie zeitgerecht eine Antwort.
2. Teambuilding kann dabei helfen, dass sich Mitarbeiter*innen mit dem Unternehmen mehr identifizieren. Außerdem stärkt es die Bindungen in der Abteilung, und Mitarbeiter*innen fühlen sich wohler.
3. Bieten Sie mehr als nur Gehalt an. Arbeitnehmer*innen erwarten heute flexible und familiengerechte Arbeitszeiten, moderne Arbeitsplätze und Weiterbildungsmöglichkeiten.
4. Geben Sie Ihren Angestellten Raum zur Entfaltung. Dazu gehören Verantwortung, die Möglichkeit selbst Vorschläge umzusetzen, Freiräume wie die Arbeit erledigt wird und Karrierechancen.
5. Sagen Sie Ihren Mitarbeiter*innen, dass und wie sehr Sie deren Arbeit schätzen. Vermitteln Sie anderen Führungskräften, wie wichtig ein zielgerichtetes Lob ist und warum es mehr braucht als nur einen Klaps auf die Schulter.

Bei Maßnahmen zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit sollten Sie die unterschiedlichen Bedürfnisebenen von Menschen berücksichtigen. Diese sind neben den Grundbedürfnissen wie Essen und Trinken:

• Sicherheit: Positive Geschäftsaussichten für das nächste Quartal oder gar Jahr geben Ihre Belegschaft das Gefühl, einen sicheren Arbeitsplatz zu haben. Sie sollten dies entsprechend kommunizieren.
• Soziale Anerkennung: Ebenso hilfreich können Anerkennungssysteme sein, in denen Mitarbeiter entweder Sonderleistungen erhalten oder aber öffentlich gelobt werden, unter anderem von Kollegen.
• Selbstverwirklichung: Wenn Mitarbeiter*innen einen Sinn in ihrer Arbeit sehen, dann können sie sich dabei unter Umständen selbst verwirklichen, was erheblich zur Zufriedenheit beitragen kann.