Kündigungsgespräch: Richtig vorbereiten und schonend durchführen

Das Kündigungsgespräch – kaum eine Aufgabe ist für Führungskräfte so schwierig und unangenehm. Die betroffenen Mitarbeiter/innen werden dadurch in eine Ausnahmesituation versetzt, insbesondere wenn die Kündigung überraschend ausgesprochen wird. Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt, denn eine missglückte Trennung kann dem Unternehmen sehr schaden.

Kündigung als Arbeitgeber:

Kündigung als Arbeitgeber:

Es gibt strenge Vorschriften, wann und wie Sie als Arbeitgeber*in ein Arbeitsverhältnis beenden dürfen. Wir haben einen umfangreichen Artikel für Sie erstellt, in dem Sie alles erfahren, was Sie bei einer Kündigung als Arbeitgeber beachten müssen.

In diesem Beitrag erfährst du, warum Trennungsmanagement so wichtig ist und wie du ein Kündigungsgespräch richtig vorbereitest und souverän durchführst. Unsere Tipps werden dir helfen, den Trennungsprozess so schmerzfrei wie möglich zu gestalten.

Warum es wichtig ist, richtig zu kündigen

Das professionelle Trennungsmanagement scheint in Deutschland noch in den Kinderschuhen zu stecken. In einer Studie der Unternehmensberatung Kienbaum gaben 53% der Unternehmen an, über keine Trennungskultur zu verfügen. Außerdem bestätigten zwei Drittel der Führungskräfte, dass sie nicht für diese Aufgabe vorbereitet werden. Dies birgt ungeahnte Risiken für Firmen, denn eine schlecht verlaufene Kündigung kann gravierende externe sowohl als auch interne Auswirkungen haben.

Gekündigte Mitarbeiter/innen werden Gelegenheiten finden, ihrem Ärger Luft zu machen. Egal ob dies auf privater Ebene gegenüber Freunden und Bekannten geschieht oder öffentlich auf den sozialen Medien oder Arbeitgeberbewertungsportalen, das Image des Arbeitgebers leidet auf jeden Fall darunter. Wenn das Employer Branding erstmal Schaden genommen hat, wird es schwieriger werden, neue gefragte Talente für das Unternehmen zu begeistern.  

Intern beobachten die Kollegen und Kolleginnen genau, wie mit Kündigungen umgegangen wird. Wird dies als unmenschlich und unprofessionell empfunden, leidet das Arbeitsklima und die Mitarbeitermotivation. Zukunftsängste können sich breit machen und langfristig die Arbeitsmoral beeinträchtigen.

Die Vorbereitung des Kündigungsgesprächs

Einer der größten Fehler den Führungskräfte in Trennungsgesprächen begehen können, ist diese völlig unvorbereitet zu beginnen. Eine durchdachte Planung ist das A und O. Deshalb sollten wenigstens die folgenden Aspekte im Vorfeld geklärt werden:

Den Kündigungsgrund abklären

Kündigungen können aus betriebs-, verhaltens- oder personenbedingten Gründen ausgesprochen werden. In jedem Fall muss die Führungskraft gegenüber dem/der Mitarbeiter/in argumentieren können, warum gerade er/sie gekündigt wird. Natürlich muss die Trennung auch rechtens sein. Im Zweifel sollte dies vorher mit einem Anwalt oder der Rechtsabteilung abgeklärt werden.

Den Trennungsprozess gestalten

Zu welchem Zeitpunkt tritt die Kündigung in Kraft? Wird der/die Mitarbeiter/in bis dahin freigestellt? An wen sollen die aktuellen Aufgaben und offenen Projekte übergeben werden? Diese Fragen müssen im Vorfeld beantwortet werden, damit die Trennung möglichst reibungslos verläuft. Mehr und mehr Unternehmen entscheiden sich außerdem dafür, Outplacement anzubieten. Dies sind Maßnahmen, die ausscheidende Arbeitnehmer/innen bei der Neuorientierung unterstützen.

Den richtigen Zeitpunkt wählen

Das Entlassungsgespräch sollte nicht direkt vor dem Wochenende, einem Feiertag, dem Urlaub oder einer sonstigen Abwesenheit des/der Mitarbeiters/Mitarbeiterin stattfinden. Auch ist der Vormittag besser geeignet als das Ende eines anstrengenden Arbeitstages. Der/die Betroffene sollte die Gelegenheit haben, zeitnah Fragen zu stellen oder juristischen Beistand einzuholen.

Soll während der Probezeit gekündigt werden? Dann ist es nur fair mit der Kündigung nicht bis zum letzten Arbeitstag zu warten. Die Trennung sollte sofort erfolgen, wenn klar ist, dass der/die Mitarbeiter/in keine Zukunft im Unternehmen haben wird.

Einen angemessenen Rahmen schaffen

Ein Kündigungsgespräch braucht absolute Diskretion. Deshalb sind Großraumbüros oder voll verglaste Besprechungszimmer nicht dafür geeignet. Finde stattdessen einen Raum, der weder einsehbar noch hellhörig ist. Eventuell eignet sich das Büro der Führungskraft. Auf jeden Fall sollten alle Störungen durch klingelnde Telefone oder anklopfende Kollegen/Kolleginnen vermieden werden.

Die Teilnehmer festlegen

Eine Kündigung sollte immer der/die Vorgesetzte aussprechen, soviel ist klar. Aber es gibt Gründe, die dafür sprechen, dies nicht allein zu tun. Ein/e anwesende/r Vertreter/in der Personalabteilung kann beispielsweise rechtliche Fragen sofort beantworten, falls diese aufkommen. Außerdem kann eine zweite anwesende Person schlichtend wirken und als Zeuge agieren, falls das Gespräch doch aus dem Ruder läuft.

Den Gesprächsverlauf antizipieren

Zur optimalen Vorbereitung gehört auch, sich in die Lage des/der Mitarbeiter/in hineinzuversetzen. Wie würdest du reagieren, wenn dir die Kündigung ausgesprochen würde? Welche Gefühle würde dies auslösen? Um mögliches Verhalten vorhersehen zu können, sollte die Führungskraft die aktuelle Situation des/der Betroffenen analysieren. Diese vier Aspekte spielen dabei eine Rolle:

• die Vorgeschichte des/der Mitarbeiters/Mitarbeiterin
• die Beziehung zum/zur Mitarbeiter/in
• das bisherige Verhalten des/der Mitarbeiters/Mitarbeiterin
• die vermutete Reaktion des/der Mitarbeiters/Mitarbeiterin

Des Weiteren kannst du dir als Gesprächsvorbereitung unterschiedliche Szenarien vorstellen und diese „durchspielen”. Welche Reaktionen sind zu erwarten und wie würdest du konkret darauf reagieren? Stelle dich immer auch auf extreme Gefühlsäußerungen ein.

Ein gelungener Trennungsprozess kann hingegen das Selbstwertgefühl der betroffenen Mitarbeiter/innen bewahren, die verbleibenden Kollegen/Kolleginnen nicht unnötig demotivieren und Schaden vom Unternehmen abwenden.

Wie du ein Kündigungsgespräch führst

Ein Trennungsgespräch ist eine Ausnahmesituation für Arbeitnehmer/in und Führungskraft. Die Art und Weise, wie die schwierige Botschaft übermittelt wird, beeinflusst im großen Maße, wie der/die Betroffene die Kündigung aufnimmt. Jedes Entlassungsgespräch läuft in drei Phasen ab. Hier geben wir dir wertvolle Tipps, wie du jede davon meisterst.

#1 Die Kündigung aussprechen und begründen

Auch wenn Smalltalk nett gemeint ist, gehört dieser nicht in ein Trennungsgespräch. Es ist unangemessen, lange um den heißen Brei herumzureden und den/die Betroffene unnötig auf die Folter zu spannen. Komm lieber zügig auf den Punkt. Nach einer kurzen Einleitung sollte klar und deutlich die Kündigung ausgesprochen werden. Missverständliche Aussagen und Umschreibungen gilt es dabei zu vermeiden.

Danach ist es angebracht, eine kurze Erläuterung der Beweggründe zu geben, denn die Kündigung soll für den/die Mitarbeiter/in nachvollziehbar sein. Auch dies sollte sachlich und klar formuliert werden und nicht in eine Verteidigung oder Rechtfertigung ausarten. Beschränke dich auf die Fakten und lass dich nicht auf Diskussionen ein. An der endgültigen Entscheidung ist ja nicht mehr zu rütteln.

#2 Die emotionale Reaktion auffangen

Auch wenn es schwerfällt, gilt es die emotionale Reaktion abzuwarten und auszuhalten. Bei Wutausbrüchen, Tränen oder Verleugnung heißt es Ruhe zu bewahren und Verständnis zu zeigen. Versuche an die Vernunft zu appellieren oder zu trösten, gehen leider meist nach hinten los. Auch ein abrupter Gesprächsabbruch sollte vermieden werden, da dies für die/den Betroffene/n verletzend sein kann.

Gebe deinem Gegenüber Zeit, um das Gesagte zu verarbeiten und sich ein wenig zu beruhigen. Viele Vorgesetzte möchten jetzt eine unangenehme Stille vermeiden und füllen jede Gesprächspause mit weiteren Ausführungen. Dabei kann besonders eine Pause helfen, diese emotional belastende Situation zu verarbeiten.

#3 Das weitere Vorgehen besprechen

Nun geht es darum, in die Zukunft zu schauen. Je nach Reaktion des/der Mitarbeiters/Mitarbeiterin kann dieser Gesprächsteil auch vertagt werden, bis der erste Schock über die Kündigung verdaut ist und der/die Betroffene wieder aufnahmefähig ist. Lege aber auf jeden Fall sofort einen Termin für das Folgegespräch fest.

Zu den Themen, die es gemeinsam zu besprechen gilt, gehören:

• Kündigungstermin
• Verbleibende Zeit im Unternehmen und eventuelle Freistellung
• Übergabe von Aufgaben und Projekten
• Restlicher Urlaubsanspruch
• Finanzielles (z. B. Abfindung)
• Interne Kommunikation der Kündigung
• Ausstellung des Zeugnisses

Mitunter beginnen der/die Betroffene nun zu verhandeln, um das Beste aus der Situation herauszuholen. Wichtig ist jetzt nur solche Zusagen zu machen, die das Unternehmen hundertprozentig halten kann. Solltest du Zweifel haben, dann verweise darauf, dies erst mit der Personal- oder Rechtsabteilung abklären zu müssen.

Es ist außerdem ratsam, alle sachlichen Informationen schwarz auf weiß festzuhalten, damit keine Missverständnisse entstehen. Da der/die Mitarbeiter/in mitunter noch nicht wieder vollkommen aufnahmefähig ist, sollte er/sie alle wichtigen Punkte zusammengefasst mitnehmen können.

Die interne Kommunikation der Kündigung

Besprich mit dem/der Betroffenen, wie das Team über die Kündigung informiert werden soll. Die meisten Mitarbeiter/innen bevorzugen es, ihre Kollegen und Kolleginnen selbst davon zu unterrichten. Sollst du die Kommunikation übernehmen, dann halte dich strikt an die Fakten, ohne auf Details einzugehen.

Wichtig ist, die verbleibenden Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen nicht lange im Unklaren zu lassen, denn eine Kündigung spricht sich schnell herum und verunsichert. Das kann die Stimmung trüben und sich negativ auf die Leistung des Teams auswirken. Es empfiehlt sich mit der Kündigung offen umzugehen, um Gerüchten vorzubeugen. Eventuell kannst du dich mit dem/der Gekündigten direkt auf eine Formulierung einigen, die beide Seiten gegenüber Dritten kommunizieren.

Wie HR unterstützen kann

Ein Kündigungsgespräch ist für die meisten Vorgesetzten keine alltägliche Situation und schon lange keine Selbstverständlichkeit. Viele würden sich gern davor drücken, doch leider gehört es zum Job einer Führungskraft dazu. Die Personalabteilung ist daher in der Verantwortung eine Trennungskultur im Unternehmen zu schaffen und Vorgesetzte gründlich vorzubereiten. Es empfiehlt sich die Führung von Trennungsgesprächen sowie Konfliktgesprächen in die andauernde Führungskräfteentwicklung aufzunehmen.

Wie geht es danach weiter?

Bevor der/die Mitarbeiter/in tatsächlich das Unternehmen verlässt, solltest du ein Austrittsgespräch, auch Exit Interview genannt, führen. Dies gehört zu einem professionellen Offboarding Prozess dazu. Es ist die Gelegenheit wertvolles Feedback über die Führungs- und Unternehmenskultur zu erhalten. Wenn Arbeitnehmer/innen den Betrieb verlassen, sind sie meist eher bereit Probleme offen anzusprechen. Außerdem ist dies oft die letzte Möglichkeit, um für einen positiven Abschied zu sorgen.

Ist eine Kündigung ein Abschied für immer? Nicht unbedingt! Je nachdem welche Gründe zur Kündigung geführt haben, möchtest du eventuell den/die Mitarbeiter/in in einem Talent Pool behalten. Diesen kannst du übrigens ganz leicht mit einer Recruitment Software wie Recruitee erstellen und verwalten. Wenn sich eine passende Stelle eröffnet, kann der/die Ehemalige vielleicht erfolgreich zurückkehren.