Kündigungsschreiben Arbeitgeber: Vorlagen, Formate & Fristen

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2022
2.5.22
25/8/2022
25/8/2022
Minuten Lesedauer
Leon Hauber
Um bei einer Kündigung auf der sicheren Seite zu sein, eignen sich Kündigungsschreiben Arbeitgeber Vorlagen. Tipps & Muster gibt's hier.
Inhalt

Mitarbeiter*innen zu kündigen ist niemals eine einfache Entscheidung. Das Kündigungsschreiben durch Arbeitgeber muss nicht nur gut überlegt sein, sondern muss auch die richtige Form haben.

Angestellte haben ein Anrecht auf eine ordentliche Kündigung, und auch Sie wollen sicher versuchen, die Beendigung des Arbeitsverhältnisses so angenehm wie möglich zu machen.

In Fällen, in denen Sie sich nicht einvernehmlich von Beschäftigten trennen können, werden diese eventuell versuchen, Rechtsmittel einzulegen. Hier ist es wichtig, dass Ihre Kündigungsschreiben-Vorlage den rechtlichen Anforderungen genügt. Sie vermeiden damit einen Angriffspunkt der Gegenseite in einem eventuellen Verfahren.

Wie schreiben Sie als Arbeitgeber eine Kündigung?

Weil die rechtliche Bedeutung so hoch ist, ist die Form bei einem Arbeitgeber Kündigungsschreiben immer besonders entscheidend. Wie der Name schon sagt, muss es ein Schreiben sein – eine mündliche Kündigung gilt als nicht rechtssicher.

Nach deutschem Recht dürfen Sie eine Kündigung auch nicht per SMS, WhatsApp, Messenger oder E-Mail verschicken. Sie muss den Mitarbeiter*innen in schriftlicher Form vorliegen.

Eine Kündigung ist immer ein sehr formeller Akt, und da immer das Damoklesschwert der rechtlichen Auseinandersetzung über ihr schwebt, sollten Sie auf Nummer sich gehen.

Es gibt zwei Formen der Kündigung, und zwar eine kurze und eine etwas längere Version. Beide können eingesetzt werden, die längere Form enthält lediglich mehr Informationen über das weitere Prozedere.

Kurzform der Kündigungsschreiben Arbeitgeber Vorlage

An

(Korrekter Name und Adresse der*des Arbeitnehmer*in)

Ort, Datum ‍

Kündigung Ihres Arbeitsverhältnisses

Sehr geehrt(e) Herr/Frau [NAME]

hiermit kündige ich das zwischen unserem Unternehmen und Ihnen bestehende Arbeitsverhältnis, geschlossen durch den Arbeitsvertrag vom ________ (Datum des Arbeitsvertrages), ordentlich fristgerecht zum ______ (Datum einfügen), hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

Mit freundlichen Grüßen

Persönliche Unterschrift

Sie sollten außerdem noch eine Antwortmöglichkeit des*der Arbeitnehmer*in mit anfügen und darum bitten, den Eingang der Kündigung zu bestätigen

Hiermit bestätige ich, (VORNAME UND NAME Arbeitnehmer*in) die Kündigung vom _____ (Datum des Kündigungsschreibens) am __________ (Datum einfügen) erhalten zu haben.


Ort, Datum, Unterschrift ARBEITNEHMER*IN

Sie können natürlich auch andere Formulierungen verwenden (siehe unten), die rechtlich die gleiche Bedeutung haben und sich nur sprachlich ein wenig unterscheiden.

Grundsätzlich ist es übrigens im Geschäftsverkehr noch üblich, Angestellte in einem Schreiben mit „Sie“ anzusprechen, selbst wenn Sie sich in der Firma normalerweise duzen.

Alternativen zur Kündigungsschreiben-Vorlage für Arbeitgeber*innen:

  • Hiermit kündigen wir den mit Ihnen geschlossenen Arbeitsvertrag vom [Datum] ordentlich und fristgerecht zum [Datum]. Im Falle einer Nichtwahrung der First zu diesem Tag, kündigen wir hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt.
  • Den mit Ihnen am [Datum] geschlossenen Arbeitsvertrag kündigen wir hiermit fristgerecht zum [Datum].
  • Wir kündigen mit diesem Schreiben das mit Ihnen seit dem [Datum] bestehende Arbeitsverhältnis. Die Kündigung erfolgt unter Respektierung der Kündigungsfrist. Das Arbeitsverhältnis endet am [Datum].

Langform der Kündigungsschreiben Arbeitgeber Vorlage

Sie können noch einige zusätzliche administrative Anmerkungen in das Kündigungsschreiben einfügen. So können Sie vorab bereits einige Fragen beantworten, die von Beschäftigten oft gestellt werden. Dies hilft auch einem geordneten Offboarding.

Hinweis auf Urlaubstage

Sie haben noch [X] Tage Urlaub die Sie innerhalb der Kündigungsfrist gerne nehmen können. Nehmen Sie das Angebot in Anspruch, ist der letzte Arbeitstag der [DATUM].

Arbeitsmittel und Zeugnis

Wir bitten Sie, bis [UHRZEIT] ihres letzten Arbeitstages Ihre Arbeitsmittel bei [NAME, ABTEILUNG] abzugeben. Sie werden dafür eine Bestätigung bekommen. Außerdem werden wir Ihnen zeitnah ein Arbeitszeugnis zukommen lassen.

Hinweis auf Meldepflicht

Wir möchten Sie darauf aufmerksam machen, dass Sie ein gekündigtes Arbeitsverhältnis der Agentur für Arbeit melden und sich als arbeitssuchend eintragen lassen müssen. Sie können bei einer verspäteten Meldung Nachteile beim Arbeitslosengeld bekommen.

Dankeschön

Wir möchten uns bei Ihnen für Ihre Leistungen und die Zusammenarbeit bedanken. Wir haben die Entscheidung der Kündigung nicht leichtfertig getroffen. Auf jeden Fall wünschen wir Ihnen Erfolg in ihrem weiteren beruflichen Leben und wünschen Ihnen alles Gute.

Exclamation

Wichtig:

Wichtig:

Nach einer Kündigung, müssen Sie laut BGB § 629 auf Verlangen Ihre Arbeitnehmer*innen zur Jobsuche und zur Meldung bei der Agentur für Arbeit freistellen.

Sonderkündigungsschutz beim Kündigungsschreiben durch Arbeitgeber beachten

Bestimmte Gruppen haben einen besonderen Kündigungsschutz, der nur schwer umgangen werden kann.

Dieser Schutz ist aus guten Gründen eingeführt worden, vor allem damit Schwache und Arbeitnehmervertreter*innen nicht wegen ihrer besonderen Situation gekündigt werden können. 

Zu den Personengruppen, die unter den Sonderkündigungsschutz fallen, zählen:

  • Schwangere und Mütter
  • Schwerbehinderte und gleichgestellte Arbeitnehmer*innen
  • Unkündbare Arbeitnehmer*innen
  • Auszubildende
  • Arbeitnehmer*innen in Elternzeit
  • Betriebsrät*innen und Personalrät*innen
  • Tarifvertraglich unkündbare Arbeitnehmer*innen
  • Wehr- oder Ersatzdienstleistende
  • Personen mit Pflegezeit-Anspruch
  • Bei Massenentlassungen kann unter Umständen ebenfalls der Sonderkündigungsschutz greifen

Allgemeiner Kündigungsschutz

Der allgemeine Kündigungsschutz besteht dann, wenn die Beschäftigung der Mitarbeiter*innen länger als sechs Monate andauert und im Unternehmen mehr als 10 Mitarbeiter*innen beschäftigt sind.

Dieser Kündigungsschutz ist durch das Kündigungsschutzgesetz (KSchG) festgelegt.

Wenn die Bedingungen für eine Kündigung nach dem allgemeinen Kündigungsschutz gegeben sind, dann müssen Sie einen wichtigen Grund für diese Kündigung angeben.

Dieser muss nachvollziehbar sein, aber nicht im Schreiben begründet werden. Vom Gesetz werden drei Gründe vorgesehen, auf Grund deren Sie eine allgemeine Kündigung aussprechen können:

  1. die personenbedingte Kündigung,
  2. die betriebsbedingte Kündigung und
  3. die verhaltensbedingte Kündigung.

Für eine ordentliche Kündigung nach dem allgemeinen Kündigungsschutz muss nur eines dieser Kriterien erfüllt sein. Sie werden aber auf Anfrage nachweisen müssen, welche Gründe es für diese Kündigung gab.

Exclamation

Besonders wichtig:

Besonders wichtig:

Im Kündigungsschreiben müssen diese Gründe nicht angeführt und ausgeführt werden. Es ist ausreichend, wenn sie vorhanden sind und auf Anfrage dargelegt werden können.

Heute wird allgemein davon abgeraten, in der Kündigung einen Grund anzugeben. Das liegt hauptsächlich daran, dass bestimmte Formulierungen bei einer arbeitsrechtlichen Auseinandersetzung zu Ihrem Nachteil gereichen könnten.

Sie müssen nicht einmal einen bewussten Fehler gemacht haben. Es kann oftmals schon ein Wort reichen, um dem*der Arbeitnehmer*in einen Vorteil zu geben.

Sollten Sie unbedingt eine Begründung angeben wollen, ist es ratsam, professionelle rechtliche Unterstützung zu Rate zu ziehen.

Personenbedingte Kündigung

Die personenbedingte Kündigung wird sehr häufig dann ausgesprochen, wenn ein*e Mitarbeiter*in oft und lange krank ist und dadurch die Arbeitsleistung nachhaltig verringert ist. 

Es gibt gesetzliche Gründe für eine personenbedingte Kündigung, die erfüllt sein müssen:

Negativprognose: Es gibt keine Aussichten darauf, dass sich die Leistungen des*der Arbeitnehmer*in verbessern werden und sie oder er in der Lage ist, die gestellten Aufgaben zu erfüllen. Diese Aufgaben sind in der Regel im Arbeitsvertrag festgelegt.

Ein weitere Grund ist, dass die betrieblichen Interessen des*ders Arbeitgeber*in beeinträchtigt werden. Ein Beispiel kann eine unmotivierte Person im Verkauf sein, deren Zahlen seit langen nach unten gehen und ihrerseits keine Anstrengungen zu sehen sind, dass sich das ändert. Hier sind Ihre Interessen, z. B. die Umsätze, betroffen.

Sie werden nachweisen müssen, dass es keine keine mildere Maßnahme gibt, die Ihnen als Arbeitgeber*in zuzumuten ist. Sie sollten vorab ohnehin bereits Verwarnungen oder sogar Abmahnungen ausgesprochen haben.

Bei der Interessenabwägung im Einzelfall werden Sie letztlich nachweisen müssen, dass eine Weiterbeschäftigung nicht mehr hinzunehmen ist. Dabei werden Sie auf die Person und ihr Umfeld eingehen müssen. Bei einer Abwägung müssen zum Beispiel die Länge der Beschäftigung, das Alter und eventuelle Chance auf dem Arbeitsmarkt berücksichtigt werden.

Betriebsbedingte Kündigung

Eine betriebsbedingte Kündigung werden Sie dann aussprechen müssen, wenn das Unternehmen aus geschäftlichen Gründen die Person nicht mehr weiterbeschäftigen und auch keinen Ersatzarbeitsplatz bieten kann.

Normalerweise versuchen Unternehmen, die hochqualifizierten Mitarbeiter*innen auch in der Krise zu halten. Dennoch funktioniert das nicht immer, und häufig sind große Gruppen von Mitarbeitenden von betriebsbedingten Kündigungen betroffen.

In der Corona-Krise wurde viele solche betriebsbedingten Kündigungen von Restaurants und Hotels ausgesprochen, weil sie nicht mehr weiter bestehen konnten.

Verhaltensbedingte Kündigung

Sie werden es sicherlich selbst einmal erlebt haben: Mitarbeiter*innen, die ständig zu spät kommen. Irgendwann summieren sich die Zeiten zusammen, aber auch ein Mitarbeiter*innengespräch bringt keine Konfliktlösung. Wenn diese Verspätungen auch nicht nachgearbeitet werden, kann hier der Fall für eine verhaltensbedingte Kündigung vorliegen.

Grundsätzlich gilt, dass ein erheblicher Verstoß von Arbeitnehmer*innen gegen den Arbeitsvertrag und die darin festgelegten Pflichten vorliegen muss.

Der Verstoß darf keine nachvollziehbare Rechtfertigung haben: Das wäre zum Beispiel der Fall, wenn das Zuspätkommen daran liegt, dass ein Kind noch zur Schule gebracht werden muss. 

Der Grund für die Kündigung muss fahrlässig oder vorsätzlich sein. Beim Zuspätkommen wäre das, wenn jemand sich keinen Wecker stellt oder immer eine Bahn nimmt, die zu spät ankommt.

Abmahnungen als erstes Mittel

Auch wenn es formal keine Abmahnungen für eine verhaltensbedingte Kündigung braucht, so ist diese doch hilfreich, und zwar für beide Seiten. Sie zeigen damit, dass Sie noch immer eine Chance zur Verbesserung geben. Die Person kann dieses Angebot nochmals nutzen.

Abmahnungen können juristische Konsequenzen haben und zum Beispiel bei einer fristlosen Kündigung vorgelegt werden.

Fristlose Kündigung - Kündigungsschreiben durch Arbeitgeber

Die fristlose oder außerordentliche Kündigung ist nur in Ausnahmefällen und bei schweren Verstößen möglich. Sie müssen sich Ihrer Sache sehr sicher sein, denn in den meisten Fällen landen diese Kündigungen vor dem Arbeitsgericht.

Der § 626 Abs. 1 BGB regelt die Bedingungen der fristlosen Kündigung:

„Das Dienstverhältnis kann von jedem Vertragsteil aus wichtigem Grund ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist gekündigt werden, wenn Tatsachen vorliegen, auf Grund derer dem Kündigenden unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalles und unter Abwägung der Interessen beider Vertragsteile die Fortsetzung des Dienstverhältnisses bis zum Ablauf der Kündigungsfrist oder bis zu der vereinbarten Beendigung des Dienstverhältnisses nicht zugemutet werden kann.”

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Wichtig:

Wichtig:

Die fristlose Kündigung muss innerhalb von zwei Wochen nach Bekanntwerden der zugrundeliegende Maßnahmen schriftlich ausgesprochen werden.

Wann kann eine fristlose Kündigung ausgesprochen werden?

Es gibt einige Gründe warum Sie Mitarbeiter*innen fristlos kündigen können. Gründe für eine fristlose Kündigung sind:

  • Sexuelle Belästigung: Wer andere Mitarbeiter*innen sexuell belästigt, darf fristlos gekündigt werden.
  • Diebstahl: Wenn Beschäftigte in Ihrem Unternehmen sich im Büromittellager für private Zwecke bedienen, ist das ein schwerwiegender Verstoß.
  • Mobbing: Wer mobbt, stört den Betriebsfrieden und darf ebenfalls fristlos gekündigt werden.
  • Rufschädigung: Angestellte, die öffentlich über Ihr Unternehmen lästern, vor allem auf sozialen Plattformen oder auf Arbeitgeberbewertungsplattformen, wollen offenbar nicht mehr bei Ihnen arbeiten.
  • Arbeitsverweigerung: Wenn Sie Mitarbeiter*innen nachweisen können, dass diese die Arbeit verweigern, ist das ein Bruch des Arbeitsvertrages.
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Wichtig:

Wichtig:

Bei fristlosen Kündigungen sollten Sie die Verstöße gut und rechtssicher beweisen können. Fast immer widersprechen die Gekündigten den Anschuldigungen. Außerdem ist es angebracht, zunächst mit Abmahnungen die betreffenden Personen zu disziplinieren.

Kündigungsfristen: alles, was Sie beim Kündigungsschreiben als Arbeitgeber beachten müssen

Die Kündigungsfrist kann für Arbeitgeber*innen eine besondere Stolperfalle sein vor allem dann, wenn Sie nicht genau wissen, wann Sie jemanden in welcher Frist kündigen dürfen.

Kündigt man zum 1. oder zum 31. Des Monats?

In der Regel wird zum Ende des Kalendermonats gekündigt. Ausnahmen gibt es bei Mitarbeiter*innen die in der Probezeit sind.

Welche Kündigungsfrist muss ein Arbeitgeber einhalten?

Kündigungsfristen sind gesetzlich festgelegt und richten sich im Wesentlichen nach der Länge der Beschäftigung in Ihrem Unternehmen.

Die maximale Kündigungsfrist beträgt sieben Monate, aber nur dann, wenn jemand 20 Jahre oder mehr im Unternehmen beschäftigt war. Die Staffelung von Kündigungsfristen sieht so aus:

Länge des Arbeitsverhältnisses im Unternehmen: Kündigungsfrist

  • bis 6 Monate: 2 Wochen, jeden Tag
  • 2 Jahre : 1 Monat zum Ende eines Kalendermonats,
  • 5 Jahre: 2 Monate zum Ende eines Kalendermonats,
  • 8 Jahre: 3 Monate zum Ende eines Kalendermonats,
  • 10 Jahre: 4 Monate zum Ende eines Kalendermonats,
  • 12 Jahre : 5 Monate zum Ende eines Kalendermonats,
  • 15 Jahre: 6 Monate zum Ende eines Kalendermonats,
  • 20 Jahre: 7 Monate zum Ende eines Kalendermonats.

Wie wird die Kündigungsfrist berechnet?

Die Kündigungsfrist beginnt mit dem Zugang des Kündigungsschreibens bei dem*der Mitarbeiter*in.

Als Zugang zählt dabei der Ta, an dem das Kündigungsschreiben dem*der Mitarbeiter*in persönlich übergeben oder in den Briefkasten geworfen wurde.

Es ist dabei nicht relevant, wann Ihr*Ihre Mitarbeiter*in die Kündigung tatsächlich ließt oder auf andere Art und Weise zur Kenntnis nimmt.

Geordnete Übergabe nach dem Kündigungsschreiben

Eine Kündigung ist niemals ein angenehmer Prozess, und sich von einer*einem Mitarbeiter*in verabschieden zu müssen, keine leichte Aufgabe.

Sie sollten daher neben dem richtigen Kündigungsschreiben auch einen professionellen Offboarding-Prozess haben. Dazu gehört, sich persönlich zu verabschieden. Sich anständig und respektvoll zu verabschieden ist ein wichtiger Teil des Employer Brandings.

Selbst wenn das bei manchen Mitarbeiter*innen, die dir und Kolleg*innenn das Leben schwer gemacht haben, nicht einfach ist. Die Art und Weise wie die Kündigung verlaufen ist, kann später eine Rolle bei einer Arbeitgeberbewertung im Internet spielen. Das sollten Sie im Hinterkopf behalten.

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