Checkliste für einen reibungslosen Offboarding-Prozess

Zuletzt aktualisiert:
29.12.2021
24/1/2022
24/1/2022
Minuten Lesedauer
Leon Hauber
Mit einem strukturierten Offboarding Prozess werden Mitarbeiter*innen professionell verabschiedet . Das wirkt sich auch gut auf das Employer Branding aus.
Inhalt

Irgendwann kommt bei jeder*jedem Mitarbeiter*in der Moment, wo man sich verabschieden muss, weil das Arbeitsverhältnis ausläuft. Damit Sie nicht von einer Kündigung überrascht werden, helfen vorher festgelegte Offboarding-Prozesse. Mit ihnen wird das Ausscheiden aus der Firma ordentlich strukturiert und Sie entlasten Ihre HR-Abteilung. Insbesondere dann, wenn das Offboarding als digitaler Prozess angelegt ist.

Was ist Offboarding?

Beim Offboarding wird das Ausscheiden eines*einer Mitarbeiter*in als ein standardisierter Prozess organisiert. Das spart Zeit und Kosten, bringt aber auch noch weitere Vorteile für das Unternehmen, unter anderem rechtliche Absicherungen. Zudem ist es Bestandteil eines erfolgreichen Employer Brandings und erhöht die Arbeitgeberattraktivität.

Für das Ausscheiden von Personal gibt es drei wesentliche Gründe:

Eine besondere Situation ist das Ausscheiden aus Krankheitsgründen oder Tod.

Leitfaden für Kündiungsschreiben


Warum brauchen Sie einen Offboarding Prozess?

Sie können natürlich am letzten Arbeitstag Ihrem*Ihrer Mitarbeiter*in die Papiere in die Hand geben und alles Gute auf dem weiteren Lebensweg wünschen. Das wäre kurz und schmerzlos, beantwortet aber wichtige Fragen nicht, zum Beispiel wer diese Papiere wie zusammenstellt und wann diese fertig werden. Und wie der*die Angestellte einen solchen Abschied persönlich empfindet. Deshalb brauchen Sie einen professionellen Offboarding-Prozess:

Als Standardprozess für alle Mitarbeiter*innen

Mit einem Offboarding Prozess standardisieren Sie die Verabschiedung Ihrer Beschäftigten. Sie müssen nicht bei jeder Entlassung oder Kündigung von vorne beginnen oder überlegen, welche Schritte eingeleitet werden. Sie nutzen immer das gleiche Verfahren anhand einer Checkliste und müssen lediglich die Inhalte an die jeweiligen Personen anpassen. 

Als wichtiger Bestandteil des Employer Brandings

In den USA haben Teilnehmer*innen einer Studie bestätigt, dass für sie auch das Offboarding das Image einer Firma prägt. 67 Prozent gaben an, dass es für sie kein Exit-Interview gegeben hätte. Weniger als die Hälfte (45 Prozent) sagten, dass der Offboarding Prozess eine positive Erfahrung gewesen sei. Entsprechend konnten sich nur 43 Prozent vorstellen, irgendwann wieder einmal in die Firma zurückzukehren. Diese Arbeitnehmer*innen werden ihr ehemaliges Unternehmen kaum weiterempfehlen oder gute Einschätzungen bei Arbeitgeberbewertungsplattformen wie Kununu abgeben. 

Bewerber*innen versuchen sich ein Gesamtbild von einem Unternehmen zu machen, und dazu gehört auch, auf welche Weise man auseinandergeht. Nach innen wirkt ein professionelles Offboarding ebenfalls positiv: Mitarbeiter*innen sehen, dass sie auch nach einer Kündigung Wertschätzung erfahren. Dadurch stärken Sie das Employee Branding Ihres Unternehmens.

Als Sicherheit bei strittigen Kündigungen

Nicht alle Arbeitsverhältnisse enden in Harmonie. Manchmal müssen Sie eine fristlose Kündigung aussprechen, manchmal wollen auch Beschäftigte aus Unzufriedenheit das Unternehmen verlassen. In diesen Fällen ist es hilfreich, ein rechtlich abgesichertes formales Verfahren zu haben. So können Emotionen außen vor gelassen werden und Sie sind der Lage, eine Anstellung für beiden Seiten ordentlich und professionell zu beenden.

Wie Sie einen reibungslosen Offboarding Prozess in 7 Schritten erstellen

Je schneller und für alle Seiten befriedigender das Offboarding verläuft, umso eher können Sie sich wieder neuen Aufgaben widmen. Wir haben Ihnen die wichtigsten Schritte für ein reibungsloses Offboarding als Checkliste zusammengestellt. 

1. Schritt: Gesprächstermin

2. Schritt: Exit-Interview

3. Schritt: Verhandlungen

4. Schritt: Organisatorische Maßnahmen (Lebenslauf, Rückgabe von Arbeitsmitteln)

5. Schritt: Übergangsphase

6. Schritt: Bewerber*innen-Suche starten

7. Schritt: Verabschiedung

offboarding checkliste


1. Gesprächstermin fürs Offboarding

Die erste Maßnahme ist immer ein Gespräch. Wenn der*die Mitarbeiter*in gekündigt hat, sollten die Gründe erörtert werden:

  • Gab es ein besseres Angebot?
  • Liegt es an der Tätigkeit?
  • Spielen die Arbeitsumgebung und Kultur eine Rolle?
  • Gab es Unzufriedenheit mit Kolleg*innen oder Vorgesetzten?

Wie bei allen Personalgesprächen sollten der*die unmittelbare Vorgesetzte sowie eine Person aus der HR-Abteilung beim Austrittsgespräch anwesend sein. Je nach Stellung des*der Arbeitnehmer*in und der Größe des Unternehmens kann auch ein Mitglied der Geschäftsführung oder des Vorstands anwesend sein. Wenn notwendig, muss auch jemand vom Betriebsrat einbezogen werden.

Ziel des Gesprächs sollte sein, die Beweggründe zu verstehen. Es zeigt aber auch ehrliches Interesse an den Motiven und der Befindlichkeit des*der Mitarbeiter*in. Als Unternehmen sollte immer der Versuch gemacht werden, Angestellte zu halten. Im Mitarbeiter*innen-Gespräch lässt sich feststellen, ob es dafür noch eine Basis gibt. Versuchen Sie emphatisch zu sein, wenn Sie die Person noch überzeugen wollen, zu bleiben. Ebenso zahlt sich ein einfühlsames Gespräch aus, wenn der*die Arbeitnehmer*in gekündigt hat.

2. Exit-Interview

Das sogenannte Exit-Interview kann bereits in dem Gespräch nach Eingang der Kündigung durchgeführt werden. Es ist letztlich eine formalisierte Version, bei der folgende Punkte abgearbeitet werden sollten:

  • Beweggründe für die Kündigung
  • Weitere Berufsplanung
  • Feedback zur Zeit der Anstellung
  • Falls vorhanden, Forderungen an den*die Arbeitnehmer*in oder den*die Arbeitgeber*in
  • Lebenslauf und Referenzen

3. Verhandlungen

Es kann vorkommen, dass seitens des*der Mitarbeiter*in oder des*der Arbeitgeber*in Forderungen bestehen. Zu diesen zählen:

  • Boni
  • Überstunden oder entsprechender Ausgleich
  • Urlaubstage
  • Forderungen, die durch Minus-Arbeit entstanden sind
  • Forderungen durch schwerwiegende Fehler

Ziel dieser Verhandlungen sollte sein, eine einvernehmliche Lösung zu finden. Das ist nicht immer möglich, und eventuell werden dann Anwält*innen die weiteren Gespräche übernehmen müssen.

4. Organisatorische Maßnahmen für ein erfolgreiches Offboarding

Sicherheitsmaßnahmen 

Beim Bereich Sicherheit geht es um Berechtigungen und Zugänge. Wie stark diese eingeschränkt werden, hängt von der Art der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses ab. Bei fristlosen Kündigungen, aber auch wenn ein*e Mitarbeiter*in wegen anderer schwerwiegender Gründe gekündigt wird, kann eine sofortige Sperrung von IT-Systemen sinnvoll sein. Das verhindert die Weitergabe von internen Informationen, kann aber auch sensible Daten sichern. 

Wichtige Punkte sind: 

  • E-Mail-Weiterleitung: An wen wird die bisherige E-Mail weitergeleitet?
  • Konten sperren/Passwort ändern: Wann wird das Konto des*der Mitarbeiter*in gesperrt und wer kann es ggf. weiterhin verwalten?
  • Berechtigungen überprüfen und ggf. widerrufen: Wie lange braucht der*die Mitarbeiter*in welche Berechtigungen, um in der Übergangsphase noch arbeiten zu können? In Extremfällen muss auch der Zugang zum Unternehmen mittels Karten oder biometrischen Maßnahmen gesperrt werden.
  • Persönliche Daten löschen: Nach dem Datenschutzgesetz müssen beim Ausscheiden persönliche Daten gelöscht werden.

Arbeitsmittel

Die Personalabteilung wird beim Offboarding genau festlegen, welche Arbeitsmittel wann zurückgegeben werden müssen. Zu diesen gehören:

  • Dienstwagen
  • Telefon
  • Computer
  • Speichermedien (externe Harddisk, USB-Flash Drives)
  • Ausweise, Zugangskarten
  • Uniformen, Bekleidung
  • Werkzeuge

Eine Offboarding Checkliste für die Rückgabe der Arbeitsmittel, die je nach Abteilung und Arbeitsmittel gestaltet wird, ist sehr ratsam. Auf ihr sollten vermerkt sein: 

  • Bezeichnung des Gegenstands
  • Inventarnummer
  • Anzahl
  • Zustand
  • Kilometerstand bei Dienstwagen
  • Tag und Uhrzeit der Rückgabe
  • Namen und Unterschrift des Empfängers und des/der Rückgebenden
  • Arbeitszeugnis und Referenzen

Beim Arbeitszeugnis sollte sich ein*e Arbeitgeber*in wohlwollend verhalten. Auch wenn der*die Arbeitnehmer*in gekündigt wurde, gibt es ein Anrecht darauf, ein gutes Zeugnis zu bekommen. Das Zeugnis kann in Absprache mit den Vorgesetzten, der Personalabteilung und auch dem*der Mitarbeiter*in formuliert werden.

Ein Unternehmen, das Mitarbeiter*innen auf diese Weise hilft, einen neuen Job zu finden, baut sein Employer Branding aus. Ein schlechtes Zeugnis wird eigentlich nur noch bei schwerwiegenden Vergehen ausgestellt – und dann auch nur auf Verlangen.

Das Zeugnis sollte freundlich formuliert sein, die Stärken des*der Beurteilten hervorheben und Aussagen über die geleistete Arbeit machen. Erwähnenswert sind auch Fortbildungen, Engagement über die Jobbeschreibung hinaus und besondere Fähigkeiten.

Vorgesetzte können auch vorschlagen, sich selbst als Referenz anzubieten. Fragt der*die Mitarbeiter*in danach, sollte man dem zustimmen. Viele Recruiter*innen informieren sich heute bei früheren Arbeitgeber*innen.

5. Übergangsphase im Offboarding Prozess

Da außer bei einer fristlosen Kündigung die Mitarbeiter*innen noch eine Zeit lang im Unternehmen verbleiben, sollte die Übergangsphase im Offboarding organisiert werden. Sie hilft sowohl den Ausscheidenden, ihre Dinge zu ordnen, als auch dem Unternehmen, Aufgaben zu verteilen.

Auf der Checkliste der Übergangsphase sollte stehen:

  • Zeitpunkt des Ausscheidens inklusive Urlaubstage: Wie lange ist die Person noch am Arbeitsplatz?
  • Umverteilung von Aufgaben: Welche Aufgaben müssen bis zur Neubesetzung der Stelle erledigt werden und wer kann sie übernehmen?
  • Einarbeitung eines*einer Nachfolger*in: Wie viel Zeit hat man, um neue Arbeitskräfte einzuarbeiten?

In der Fachabteilung können bestehende Arbeitsplatzbeschreibungen einem*einer Nachfolger*in helfen. Wenn in der Übergangsphase die verlassende Person der eintretenden Person diese noch erläutern kann, macht das den Übergang einfacher.

Einige weitere Punkte, die abgearbeitet werden müssen:

  • Gibt es Spezialwissen, zum Beispiel bei der Bedienung der Geräte oder bei Prozessen, die nicht in Handbüchern stehen?
  • Muss auf wiederkehrende Deadlines geachtet werden, und wenn ja, welche?
  • Welche IT-Systeme werden genutzt und muss es eine Schulung geben oder können der*die Vorgänger*in die Bedienung erklären?
  • Wer sind die wichtigen Ansprechpartner*innen für fachliche Belange?
  • Welche Prioritäten gibt es im Tagesablauf?

6. Bewerber*innen-Suche schon während des Offboardings starten

Parallel zu den anderen Maßnahmen beginnt bereits die Suche nach einem Ersatz. Recruiter*innen sollten auf jeden Fall den*die Mitarbeiter*in fragen, ob er*sie eine eigene Empfehlung für die Nachfolge hat. Da ihnen Aufgabenfeld und Tätigkeitsbereich bestens bekannt sind, ist eine fundierte Meinung zur Neubesetzung der Stelle zu erwarten. Gerade wenn von Seite der Arbeitnehmer*innen gekündigt wird, ist dies ein wichtiger Punkt im Offboarding-Prozess. Gleichzeitig laufen natürlich die Stellenausschreibungen in den internen und externen Kanälen an.


Wenn Sie eine strategische Nachfolgeplanung betreiben, sind Sie vorbereitet und können die Stelle schneller wieder besetzen.

7. Verabschiedung markiert das Ende des Offboarding Prozesses

Ist der Tag des Abschieds gekommen, hängt das Prozedere ein wenig von der Person und der Position des*der Angestellten ab. Einfache Angestellte werden in der Regel von dem*der Abteilungsleiter*in oder Vorgesetzten in kleiner Runde verabschiedet. Ein kleiner Umtrunk, Kaffee oder Häppchen auf Kosten des Unternehmens machen sich immer gut.

Bei Abteilungsleitern wird schon die Geschäftsleitung anwesend sein müssen. Der Abschied sollte immer würdevoll sein, freundlich und in einer positiven Grundstimmung – egal, wer die Kündigung ausgesprochen hat.

Persönlicher Abschied

Ob kleine Feier oder nicht, vor dem Verlassen des Arbeitsplatzes sollte ein*e Mitarbeiter*in auf jeden Fall persönlich von dem*der Vorgesetzten verabschiedet werden. Es braucht keine lange Rede, ein paar freundliche Worte der Mitarbeiter*innen-Anerkennung reichen oft schon.

Abschiedsveranstaltung

Bei wichtigen Mitarbeiter*innen, meistens in der Abteilungsleitung und Direktionsebene, kann beim Offboarding auch eine offizielle Veranstaltung durchgeführt werden. Wie formell diese ausfällt, hängt von der Person und auch der Unternehmenskultur ab.

Es zahlt sich beim Employer Branding aus, wenn die ehemaligen Angestellten ein positives Erlebnis von einem so wichtigen Tag mit nach Hause nehmen. Sie werden es bestimmt weitererzählen.

Sonderfall Todesfall: Was tun?

Ein Sonderfall des Offboardings sind Todesfälle. Aber auch hier gelten die normalen Offboarding-Prozesse, was die organisatorischen Maßnahmen angeht. Darüber hinaus ist es angebracht, dass man als Arbeitgeber*in gegenüber den Hinterbliebenen Empathie und Fürsorge zeigt.

Zu den wichtigen Punkten gehören:

  • Bestimmen einer Kontaktperson
  • Kontakt zu den Hinterbliebenen
  • Beileidsschreiben
  • Information an Pensionskassen und Personalabteilung
  • Information der eigenen Mitarbeiter*innen
  • Teilnahme an der Beisetzung/Trauerfeier
  • Rückgabe von Arbeitsmitteln und persönlichen Gegenständen organisieren

Remote Offboarding: Worauf zu achten ist

Einige Ihrer Mitarbeiter*innen arbeiten vielleicht dauerhaft von Zuhause aus oder in einem anderen Land. Wird das Arbeitsverhältnis beendet, gibt es bei einem Remote Offboarding einiges zu beachten.

Arbeitsmittel zurückgeben

Zu diesen gehören Laptops, Monitore, Büroeinrichtungen und andere Gegenstände, die Ihrem Unternehmen gehören. Legen Sie fest, wer für die Rücksendung verantwortlich ist und diese bezahlt.

Verträge kündigen

Wenn Sie einen Internetanschluss für das Home-Office und einen Handyvertrag abgeschlossen haben, müssen diese Verträge gekündigt werden. Das gilt auch bei kostenpflichtigen VPN-Verbindungen und Software, die pro Remote-Arbeitsplatz bezahlt wird.

Verabschiedung und Exit-Interview als Video-Call

Die persönlichen Gespräche sollten, wenn möglich, im Unternehmen durchgeführt werden. Ist das wegen der Distanz nicht möglich, bleiben Videocalls als Alternative. Eine nette Geste ist es, wenn am letzten Arbeitstag die Kolleg*innen die*den scheidenden Mitarbeiter*in mit einer Videokonferenz überraschen.

Juristische Besonderheiten beachten

Wenn Sie Remote-Arbeiter*innen im Ausland beschäftigen, kann eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses Auswirkungen auf deren Visa-Status, Arbeitserlaubnis und Aufenthaltsberechtigung haben. Informieren Sie sich (und den*die Mitarbeiter*in) rechtzeitig, welche formalen Schritte unternommen werden müssen. Die Vorschriften sind von Land zu Land verschieden. Klären Sie auch, ob Sie als Mutterkonzern oder eventuell die lokale Niederlassung das Offboarding durchführen.

Warum gutes Offboarding positiv für die Außendarstellung ist

Das Ausscheiden eines*einer Mitarbeiter*in kann (und in vielen Fällen soll) von Unternehmensseite nach außen kommuniziert werden. Bei Arbeitnehmer*innen mit Kontakt zu Kund*innen oder Lieferant*innen sollte zusammen mit den Ausscheidenden eine E-Mail formuliert werden. Das Ausscheiden kann auch im Intranet verkündet werden.

Bei verdienten Pensionär*innen kann zusätzlich die lokale Zeitung oder ein Fachmagazin informiert werden. Eine andere Möglichkeit ist, den Namen beim PR-Release des*der Nachfolger*in zu erwähnen (zum Beispiel X folgt Y, der*die 5 Jahre lang die Abteilung leitete).

Mit einer organisierten Außendarstellung lässt sich proaktiv die Kommunikation steuern. Gerüchte und entsprechende Artikel in Fachmedien lassen sich vermeiden, wenn früh genug die Meldung verbreitet wird. Es ist eine wichtige Maßnahme im Reputationsmanagement des Unternehmens.

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