Erfolgreich ein Austrittsgespräch führen: Vorlage & Fragenkatalog

In einer Führungsposition, als Abteilungsleitung oder als Verantwortliche*r im HR werden Sie sich leider auch von Mitarbeiter*innen verabschieden müssen. Das kann unterschiedliche Gründe haben, entweder kündigen Sie das Arbeitsverhältnis oder aber die Angestellten haben neue Aufgaben gefunden. Im Falle der Kündigung findet meist auch ein Kündigungsgespräch (oder auch Exit Interview oder Exit Gespräch) statt. Erfahren Sie hier mehr darüber, wie ein solches Kündigungsgespräch strukturiert werden sollte.

Zum Offboarding gehört, dass Sie sich mit den jeweiligen Personen nochmals bei einem Austrittsgespräch zusammensetzen und über die gemeinsam verbrachte Zeit sprechen. Ziel solcher Gespräche ist, sich respektvoll zu verabschieden, Erfahrungen auszutauschen und eventuell das Angebot zu machen, bei Gelegenheit erneut zusammenzuarbeiten.

Ein Austrittsgespräch ist immer ein Angebot Ihrerseits, die Teilnahme der Angestellten ist freiwillig. Wer es ablehnt, sollte keine Nachteile daraus haben. Es ist Teil der Mitarbeiter*innen-Bindung, die zumindest emotional manchmal lange, nachdem jemand das Unternehmen verlassen hat, bestehen kann. Dieser Effekt sollte nicht unterschätzt werden.

Das Austrittsgespräch, wenn Sie als Arbeitgeber*in gekündigt haben

Natürlich macht es einen großen Unterschied, wer die Kündigung ausgesprochen hat. Wenn Sie Angestellten ein Kündigungsschreiben geschickt haben, dann kann das eine gewisse Spannung in ein Austrittsgespräch bringen. Das ist immer dann der Fall, wenn es seitens des*der Mitarbeiter*in klare Verstöße und Fehlverhalten gab. In diesen Situationen wird das Gespräch eher kurz sein, Sie sollten aber dennoch nicht darauf verzichten.

Kündigung als Arbeitgeber:

Kündigung als Arbeitgeber:

Es gibt strenge Vorschriften, wann und wie Sie als Arbeitgeber*in ein Arbeitsverhältnis beenden dürfen. Wir haben einen umfangreichen Artikel für Sie erstellt, in dem Sie alles erfahren, was Sie bei einer Kündigung als Arbeitgeber beachten müssen.

Es kann andere Gründe haben, wenn ein*e neue*r Mitarbeiter*in sich einfach nicht in das Unternehmen eingefunden hat oder Abteilungen und Produktionslinien geschlossen werden. Da ist meist das Verständnis größer und Sie werden ein konstruktiveres Gespräch führen können.

Das Austrittsgespräch, wenn Mitarbeiter*innen selbst gekündigt haben

Sollten Beschäftigte von sich aus gekündigt haben, dann haben Sie mehr Spielraum. Das Austrittsgespräch kann dann wirklich der Reflexion dienen. Das ist dann der Fall, wenn die Kolleg*innen selbst einen neuen Job gefunden haben. Auch wenn die Tätigkeit keinen Spaß mehr macht, kann das ein Grund sein, die Arbeitsstelle zu wechseln. Das Gespräch sollte aber nicht dazu benutzt werden, die Meinung der Person zu ändern und ihn*sie zum Bleiben zu bewegen. Dafür ist es in der Regel zu spät.

5 Gründe, warum Austrittsgespräche wichtig sind

1. Mitarbeiter*innen sprechen oft freier über Probleme, wenn sie wissen, dass sie Ihre Firma verlassen. Damit können sie Ihnen eine oft andere Sicht auf Prozesse und die Arbeitsumgebung bieten.
2. Ein Abschied ist nicht für immer, gerade bei Führungskräften werden Sie die Kolleg*innen immer wieder treffen. Da ist es besser, wenn Sie sich in angemessenem Rahmen verabschiedet haben.
3. Ehemalige Mitarbeiter*innen können immer Botschafter*innen Ihrer Firma sein. Wenn sie professionell verabschiedet wurden, werden sie Sie eher Freund*innen und Bekannten als Arbeitgeber*in empfehlen.
4. Das Internet vergisst nichts, und schon gar nicht die Bewertungsplattformen. Wer sich im Guten trennt, hat eine höhere Chance auf eine gute Bewertung.
5. Es kann sinnvoll sein, ausscheidende hochqualifizierte Mitarbeiter*innen im Talent Pool zu halten. Das gelingt eher, wenn man sie dafür in einem Austrittsgespräch gewinnen kann.

Der Rahmen für das Mitarbeiter*innen Austrittsgespräch muss stimmen

So wie Sie sich auf Einstellungsgespräche und Interviews vorbereiten, sollte auch das Austrittsgespräch geplant sein. Sie sollten die betreffende Person zum Beispiel dazu einladen und nicht am letzten Arbeitstag kurz vor dem Verlassen des Gebäudes noch einen Plausch halten. Nehmen Sie sich entsprechend Zeit für das Gespräch und legen Sie sich eine Struktur zurecht. Zuhören ist besonders wichtig.

Ein neutraler Raum ist immer besser als Ihr Büro. Versuchen Sie, die Mitarbeiter*innen in einen der Meetingräume einzuladen, oder wenn es keinen gibt, in eine ruhige Gesprächsecke. Je entspannter die Umgebung ist, umso besser wird dann die Gesprächsatmosphäre sein.

Die Sitzordnung ist entscheidend, am besten sitzen Sie beide schräg gegenüber, vielleicht mit einem kleinen Beistelltisch dazwischen. Bei einem normalen Tisch setzen Sie sich am besten neben die andere Person, wenn das nicht als zu nahe empfunden wird. Situationen, bei denen ein*e Vorgesetzte*r sich hinter seinem*ihrem großen Schreibtisch versteckt, sind ebenso überholt wie vertraut nebeneinander auf einem Sofa zu sitzen. Versuchen Sie, so professionell und menschlich wie möglich zu sein.

Was Sie bei Exit Interviews vermeiden sollten

Sie verabschieden beim Exit Interview oder Austrittsgespräch Mitarbeiter*innen. Es ist eine Verabschiedung, keine Abrechnung. Es gibt einige Dinge, die Sie unbedingt vermeiden sollten:

• Zu wenig Zeit haben
• Das Gespräch zwischen Tür und Angel führen
• Während des Gesprächs Anrufe entgegennehmen oder Ihr Handy checken
• Den Mitarbeiter*innen Vorwürfe machen (selbst wenn Sie aus guten Gründen gekündigt haben)
• Ausreden anbringen, warum Offboarding-Papiere wie ein Arbeitszeugnis noch nicht fertig sind
• Andere Personen zum Gespräch hinzuholen
• Vertraulichkeit verletzten, zum Beispiel sagen, was andere Mitarbeiter*innen erzählt haben
• Versuchen, die Entscheidung des*der Mitarbeiter*in infrage zu stellen oder rückgängig machen zu wollen
• Sich mit der anderen Person streiten

Sie können natürlich gerne Zwischenfragen stellen, zum Beispiel:

• Was bietet Ihnen der*die neue Arbeitgeber*in, was wir nicht haben?
• Welche weiteren Gründe gibt es für Ihren Wechsel?
• Wir fanden Sie das Arbeiten in Teams?
• Gab es genügend Möglichkeiten für Sie, Feedback anzubringen?
• Wie beurteilen Sie ihre*n Vorgesetze*n?
• Haben wir Sie genügend gefordert, oder fühlten Sie sich unterfordert?
• Haben Sie Home-Office beantragt und dabei Unterstützung erhalten?
• Gab es für Sie so etwas wie Work-Life-Balance?

Austrittsgespräch Mitarbeiter*innen Vorlage für den Standard-Prozess

Regelmäßig wiederkehrende Ereignisse können als Prozesse formuliert werden. Das macht es Ihnen leichter, sich auf Austrittsgespräche vorzubereiten, ohne jedes Mal von vorne anfangen zu müssen. Außerdem können Sie so den Gesprächsverlauf besser steuern, haben eine vorgegebene Struktur und können nachher erhobene Daten besser vergleichen und in Ihre HR-Software eingeben.

Der Prozess für ein Austrittsgespräch sieht so aus:

Einbindung des Austrittsgesprächs in den Offboarding-Prozess

Das Austrittsgespräch mit Mitarbeiter*innen ist ein wichtiger Teil des Offboarding-Prozesses und sollte in diesen auch eingebunden sein. So können Sie zum Beispiel während des Gesprächs schon das Arbeitszeugnis übergeben. Klären Sie also zuerst ab, wo in Ihrem Offboarding das Gespräch seinen besten Platz hat.

Die richtige Person für das Austrittsgespräch wählen

Eine neutrale Person aus der Personalabteilung wird ein Gespräch besser führen können als ein*e Vorgesetzte*r oder Kolleg*in. Mitarbeiter*innen werden sich neutralen Kolleg*innen eher öffnen und Kritik anbringen, als wenn sie ehemaligen Vorgesetzten gegenübersitzen. Erfahrene und in Interviews geschulte Mitarbeiter*innen sind die bessere Lösung, wenn sie vorhanden sind.

Termin für das Austrittsgespräch vereinbaren

Das Exit Interview muss nicht am letzten Arbeitstag geführt werden. An diesem Tag sind ausscheidende Mitarbeiter*innen ohnehin sehr beschäftigt. Ein oder zwei Tage vorher ist ebenfalls ein guter Zeitpunkt. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, etwa eine Stunde und klären Sie ab, ob die andere teilnehmende Person ebenfalls verfügbar ist.

Austrittsgespräch mit Betreff ankündigen

In der Einladung zum Exit Gespräch sollte der Betreff klar sein. Dabei muss nicht der Fachbegriff des Austrittsgesprächs oder die englische Version genutzt werden. Sie können alternativ “Einladung zum Abschlussgespräch” benutzen, das klingt etwas sympathischer.

Agenda für das Austrittsgespräch mitteilen

Der Betreff sagt zwar schon einiges aus, aber viele Mitarbeiter*innen haben noch kein Austrittsgespräch gemacht und wissen vielleicht nicht, was auf sie zukommt. Deshalb sollten Sie kurz darlegen, was der Inhalt sein wird. Das könnte so aussehen:

Bei Mitarbeiter*innen, denen wegen Verfehlungen gekündigt wurde, reicht ein etwas kürzeres Schreiben mit dem Hinweis auf ein kurzes Abschlussgespräch.

Ort für das Mitarbeiter*innen Austrittsgespräch festlegen

Am besten eignen sich Besprechungsräume, mit runden Tischen, um eine Gegenüber-Situation zu vermeiden. Wenn Ihr Büro eine Sitzecke hat, ist das ebenso gut. Sogar die Kantine kann ein Gesprächsort sein, wenn Sie dort abgeschieden sind und ein ruhiges Gespräch führen können. Es sollte auf jeden Fall die Vertraulichkeit gewährt sein, die Mittagspause wäre also kein guter Zeitpunkt in der Kantine.

Die Stimmung im Austrittsgespräch

Ein Austrittsgespräch ist eine Art PR-Veranstaltung für das eigene Unternehmen. Die Mitarbeiter*innen, die gehen, haben dabei nicht viel zu gewinnen oder zu verlieren. Für Sie aber ist der Termin bedeutend: Sie bekommen wertvolle Informationen und hinterlassen einen letzten und manchmal bleibenden Eindruck. Für das Employer Branding ist das eine nachhaltige Maßnahme.

Deswegen sollten Sie offen und freundlich sein, keine Konfrontation suchen und zuhören. Selbst wenn Eindrücke, die ein*e Mitarbeiter*in hat, falsch sind, nehmen Sie sie erst einmal auf. Je angenehmer die Stimmung ist, umso einfacher wird es dann sein, mit Angestellten zu sprechen, denen Sie gekündigt haben.

Die Austrittsgespräch Fragen vorher festlegen

Der Fragenkatalog ist ein Standard für jedes Austrittsgespräch, aber vermeiden Sie Checkboxen oder zu viele Notizen. Sie können, wenn Sie vorher die Zustimmung einholen, das Gespräch aufzeichnen, das ist aber eher unüblich. Eine kleine Einführung in die Fragen ist eine höfliche Geste, Sie können gerne erklären, dass es ein Standardprozess ist, um Ergebnisse zu vergleichen. Das zeigt, wie professionell Sie in der Personalverwaltung arbeiten.

Das Ende des Austrittsgespräches

Das letzte Wort sollte dem*der Mitarbeiter*in gehören. Sie können fragen, ob er*sie noch etwas hinzufügen möchte oder etwas sagen will, was nicht im Fragenkatalog enthalten war. Danach verabschiedest Sie die andere Person mit aller Höflichkeit und (außer wenn Social Distancing sein muss) mit einem freundlichen Händedruck. Bei sehr geschätzten Personen können Sie eventuell ein Abschiedsgeschenk überreichen, sollte es keine offizielle Verabschiedung geben.

Die Analyse und Bewertung des Austrittsgesprächs

Die Informationen, die Sie in dem Austrittsgespräch gesammelt haben, sind die Grundlage für eine Analyse. Hier kann eine Software hilfreich sein, in der Sie Antworten zumindest stichwortartig eintragen können. Sie können bestimmte Keywords verwenden, die dann später mit anderen Interviews verglichen werden können.

Der etwas aufwändige Teil der Analyse ist, wichtige von unwichtigen Informationen aus den Interviews zu trennen. Dass der Süßigkeitenautomat keine Snickers hatte, ist kein wirkliches Problem. Wenn aber mehrere Mitarbeiter*innen sagten, sie hätten niemals eine Fortbildung bekommen, weil immer Männer den Vorzug bekommen haben, dann haben Sie ein Problem, das dringend angegangen werden muss.

Was Manager*innen von einem Austrittsgespräch lernen können

Selbst wenn Sie als Manager*in im Bereich Human Resources viele Interviews und Mitarbeiter*innen-Gespräche geführt haben, bringen Austrittsgespräche immer wieder Überraschungen. Wer gekündigt hat, wird freier und offener über Dinge sprechen, die ihn*sie gestört haben. Wem gekündigt wurde, kann in dieser Kritik sogar noch etwas harscher werden.

Aus solchen Feedbacks können Sie viele Informationen gewinnen, selbst wenn manchmal Vorwürfe nicht gerechtfertigt sein sollten. Sie sind dennoch ein Zeichen dafür, dass jemand unzufrieden war. Die Vorteile, die Sie und Ihr Unternehmen aus einem Austrittsgespräch haben, sind unter anderem:

• Sie können Trends erkennen, wenn Mitarbeiter*innen wegen des Betriebsklimas oder der Unternehmenskultur gehen
• Sie bekommen Einsichten in Details des Arbeitsalltages, die sonst nicht genannt werden (zum Beispiel Beschwerden über Kolleg*innen, die viel privat am Telefon sind oder lange Raucherpausen machen)
• Sie können lernen, was andere Unternehmen bieten und was Ihre Mitarbeiter*innen veranlasst hat, zu kündigen
• Sie können Daten aus den Fragebögen vergleichen und zum Beispiel sehen, was besonders geschätzt wird und was kritisiert wird. Diese Ergebnisse können Grundlagen dafür sein, dass Sie Probleme lösen oder beliebte Maßnahmen noch ausbauen
• Je besser das Gespräch läuft und je besser die andere Person sich fühlt, umso größer ist die Chance, dass er*sie eine gute Bewertung bei den Bewertungsportalen hinterlässt
• Je professioneller der Offboarding-Prozess, umso größer sind die Chancen, dass jemand Ihr Unternehmen an Freund*innen und Bekannte weiterempfiehlt, wenn diese nach einem Job suchen
• Ein gutes Austrittsgespräch und die Tatsache an sich, dass es einen Offboarding-Prozess gibt, dient dem Employer Branding und der Reputation Ihres Unternehmens als Arbeitgeber*in

Auch wenn Feedback wichtig ist, besteht die Gefahr, dass sich manchmal Angestellte den Frust von der Seele reden und einfach nur alles herauslassen wollen. Sie werden bei Austrittsgesprächen zwischen persönlichen Problemen der Mitarbeiter*innen mit Kolleg*innen und dem Arbeitsplatz und systematischen Schwierigkeiten unterscheiden lernen müssen.

Gerade hier kommt der standardisierte Prozess zur Geltung: So können Sie vergleichen, ob im Austrittsgespräch Mitarbeiter*innen bestimmte Punkte immer wieder ansprechen oder ob es sich um Kleinigkeiten oder persönliche Animositäten handelte. Im Gespräch sammeln Sie Daten, die Analyse und Bewertung sollte später erfolgen.