Gründe und Auswirkungen der Mitarbeiter*innen-Fluktuation

Was ist Mitarbeiter*innen-Fluktuation?

Unter Mitarbeiter*innen-Fluktuation wird der Personalwechsel in einem Unternehmen bezeichnet, also wie viele Angestellte in einem bestimmten Zeitraum (meist ein Jahr) Ihr Unternehmen verlassen. Dafür können Sie eine Quote errechnen, die sich so zusammensetzt:‍

Abgänge im Personal, die nicht durch betriebsbedingte Gründe zustande kamen / aktueller Personalstand am Jahresanfang (plus neu besetzte Stellen) x 100

‍Sie können auch einfach die Abgänge durch den Mittelwert im Personalbestand teilen und mit 100 multiplizieren.

Die Bundesanstalt für Arbeit spricht von einem Fluktuationskoeffizienten. Er gibt an, wie häufig im Durchschnitt Arbeitsplätze neu besetzt werden; der Fluktuationskoeffizient ist somit ein Indikator für die „Umschlagshäufigkeit“ von Beschäftigungsverhältnissen und ein reziproker Indikator für die durchschnittliche Beschäftigungsdauer. Allerdings veröffentlicht die Agentur keine Daten, die einen Unterschied zwischen betriebsbedingtem Ausscheiden und anderen Gründen machen. Sie zählt nur die Entwicklung von dem Arbeitsmarkt zur Verfügung stehenden Menschen und den gemeldeten freien Stellen.

Mitarbeiter*innen-Fluktuation in Deutschland

Im Durchschnitt liegt der Koeffizient der Mitarbeiter*innen-Fluktuation in Deutschland um die 32. Das kann aber deutliche Unterschiede in Branchen haben. So liegt die öffentliche Verwaltung meistens unter 20 Prozent, während die Kommunikations- und Informationsbranche oder das Gastgewerbe schon mal über 60 kommen kann. Alle diese Zahlen beziehen sich auf sozialversicherungspflichtige Verhältnisse. Die Gig-Economy und Freiberufler*innen sind dabei nicht eingeschlossen. In Österreich sieht es etwas besser aus, eine Umfrage zur Mitarbeiter*innen-Fluktuation von Deloitte ergab einen mittleren Wert von 11 Prozent an ungewollter Fluktuation

Der Wert für Ihr Unternehmen an sich sagt Ihnen aber nicht viel, denn er muss mit den Vorjahren und der wirtschaftlichen Gesamtsituation, vor allem in Ihrer Branche, verglichen werden. Warum das wichtig ist, zeigt ein Beispiel aus der Gebäudereinigung: Hier kommt es immer wieder zu Kündigungen von Personal, aus unterschiedlichen Gründen wie Lohn, Arbeitsbedingungen und persönliche Situation. Die Fluktuation ist hier höher als zum Beispiel in einem Architekturbüro.

Je nach Größe Ihres Unternehmens können Kündigungen und Neueinstellungen nach Abteilungen sortiert werden. Im Vertrieb und im Verkauf kann es häufig zu einer höheren Fluktuationsrate kommen als im Personalwesen.

Mitarbeiter*innen-Fluktuation – Statistik

Im Jahr 2017 mussten nach Angaben des Instituts der Deutschen Wirtschaft rechnerisch gut 32 Prozent aller sozialversicherungspflichtigen Stellen in Deutschland neu besetzt werden. Das ist nicht für alle Branchen gleich.

“Rein rechnerisch wechseln die Zeitarbeitsfirmen ihr Personal binnen eines Jahres mehr als einmal komplett aus – die Zeitarbeit erfüllt somit ihre Funktion als Sprungbrett in andere Branchen”, heißt es in der Untersuchung der Wirtschaftswissenschaftler.

Welche Ursachen gibt es für eine Mitarbeiter*innen-Fluktuation in Unternehmen?

Wenn Sie einmal von betriebsbedingten Kündigungen wegen der wirtschaftlichen Lage absehen, gehen Mitarbeiter*innen aus unterschiedlichen Gründen. Eingeschlossen in die Fluktuation sind übrigens alle Abgänge, sogar solche, die von Ihrem Unternehmen ausgesprochen wurden. Und das ist schon die erste Ursache.

Falschbesetzungen von Stellen

Wenn Stellen falsch besetzt werden, geben sich die neuen Mitarbeiter*innen die Klinke in die Hand. Sie sind mit den Leistungen nicht zufrieden und lassen sie wieder gehen. Das kann an missverständlichen Stellenbeschreibungen liegen oder an fehlenden Recruiting-Tools. Die Kriterien für eine Stelle und eine Person können nicht präzise genug definiert sein. Wenn Sie in ein gutes Recruiting investieren, kann sich das schnell rechnen. Umso mehr, als dass heute Kandidat*innen bei Fachkräften mehrere Angebote haben und, wenn es ihnen bei Ihnen nicht gefällt, noch in der Probezeit einen anderen Job annehmen können.

Unternehmenskultur und Betriebsklima

In vielen Studien ist nachgewiesen worden, wie wichtig die Arbeitsbedingungen für die Zufriedenheit am Arbeitsplatz sind. Eine gute Unternehmenskultur bindet Mitarbeiter*innen stärker als nur Gehalt auszuzahlen und einmal im Jahr eine Weihnachtsfeier zu organisieren. Das Betriebsklima ist dann Ausdruck dieser Kultur in der täglichen Arbeit. Wenn Mitarbeiter*innen zu viel Druck verspüren, werden sie sich irgendwann nach neuen Stellen umsehen. Das Klima kann übrigens sehr plötzlich umschlagen, wenn neue Führungskräfte in den Betrieb kommen. Selbst wenn diese beste Absichten haben, kann ein unprofessionelles Change-Management verheerende Folgen für den Personalbestand haben.

Fachkräftemangel

In einigen Branchen und Regionen gibt es einen Mangel an qualifiziertem Personal. Da Mitarbeiter*innen heute mobiler und flexibler sind, können sie sich die besten Jobs aussuchen. Ist die Loyalität nicht besonders groß, werden sie sich schnell neuen Angeboten zuwenden, die noch attraktiver sind. Die Fluktuation im Bereich der Fachkräfte ist für Unternehmen eine besondere Belastung, weil sie nur wenig dagegensetzen können.

Altersstruktur

Junge Menschen, die qualifiziert sind, wollen Erfahrung sammeln und bleiben seltener als zwei Jahre in einer Firma. In einem Lebenslauf zählen heute nicht mehr die Jahre, die man in einem Unternehmen war, sondern die verschiedenen Stationen und welche Projekte man dort gelernt hat. Perspektivenwechsel ist ein häufiger Grund für Fluktuation von jungen Menschen, selbst wenn Sie ihnen alles bieten, was Sie können. Ältere Angestellte hingegen scheiden früher aus dem aktiven Arbeitsleben aus, weil sie in Frührente gehen oder sich noch einmal einen Lebenstraum verwirklichen wollen.

Lohnstruktur

Je niedriger die Löhne, umso höher ist in vielen Betrieben die Fluktuation. Das hängt mit geringer Bindung zusammen, oft aber mit den eher monotonen Aufgaben und der Bereitschaft, selbst für wenige Euro mehr zu einer anderen Firma zu wechseln. Hier finden sich zudem ungelernte Arbeitskräfte, die sich schnell überfordert fühlen und nach anderen Jobs finden - oder sich komplett dem Arbeitsmarkt entziehen. In den höheren Lohngruppen – wie übrigens in den mittleren Altersgruppen – ist die Bindung am größten und die Neigung, das Unternehmen zu verlassen, am geringsten.

Veränderung der Arbeitsbedingungen/Digitalisierung

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen etwas verändern wollen, kann das einige Mitarbeiter*innen verschrecken. Veränderungen lösen immer Angst aus, und es bedarf eines professionellen Change-Managements, diese Angst zu nehmen. Das betrifft Arbeitsabläufe ebenso wie den Einsatz neuer Maschinen. Denken Sie nur einmal an die Aufstände, die es gab, als Personal Computer eingeführt wurden. Als Google, die einst damit warben nicht böse zu sein, eine Zusammenarbeit mit einem Militärprojekt bekannt gab, kündigten dutzende Mitarbeiter*innen aus Protest.

Kündigungen können auch aus dem gegenteiligen Effekt entstehen: Wenn Ihr Unternehmen sich nicht modernisiert. Wer heute noch Digitalisierung als Modetrend abtut und die Angestellten im Homeoffice faulenzen sieht, wird bald viele junge, engagierte und qualifizierte Kräfte verlieren. Gleiches gilt für die Führung von Mitarbeiter*innen. Befehle von oben werden von hochqualifizierten Mitarbeiter*innen nicht mehr ernst genommen. Sie erwarten, dass Vorgesetzte ihnen Ziele geben und sie mit den notwendigen Arbeitsmitteln und Strukturen ausstatten, um diese dann zu erreichen. Kollaboration, flache Hierarchien und Arbeit in projektbasierten Teams sind längst Standard geworden. Führung wird über Kompetenzen definiert, nicht über Titel oder wie lange jemand schon in der Firma ist. Und schon gar nicht darüber, ob man ein Familienmitglied der Firmengründer*innen ist.

Die Kosten der Mitarbeiter*innen-Fluktuation

Neueinstellungen kosten Geld und Zeit. Wenn Sie eine moderne Recruiting-Software benutzen, werden Sie die Zahlen der Cost-to-Hire und Time-to-Hire nur zu gut kennen. Diese Kosten steigen, je mehr Personal das Unternehmen verlässt und je häufiger Stellen neu besetzt werden müssen. Zudem sollten Sie die Kosten für das Offboarding nicht vergessen.

Die Unternehmensberatung Deloitte warnt Firmen vor den Kosten, die die Mitarbeiter*innen-Fluktuation mit sich bringen kann. Viele Studien zeigen, dass die Gesamtkosten für den Verlust eines*einer Mitarbeiter*in zwischen Zehntausenden von Euro und dem 1,5–2-fachen des Jahresgehalts liegen können.

‍Zu den Kosten der Mitarbeiter*innen-Fluktuation gehören:

• Recruiting
• Onboarding
• Einführung und Schulung
• Produktionsverluste in den ersten Monaten durch geringe Erfahrung
• Kosten durch Fehler

Es gibt aber natürlich noch Kosten durch den Produktionsausfall in der Zeit, in der eine Stelle nicht besetzt werden kann. Je höher die Fluktuation bei Ihnen ist, umso größer wird die Arbeitslast auf die verbleibenden Kolleg*innen, was durch den Druck wiederum eine höhere Krankheitsrate, Burnout-Syndrom und noch mehr Kündigungen mit sich führen kann.

Die Deloitte-Studie aus Österreich beziffert die Fluktuationskosten auf rund 14.900 € pro Stelle und sind mit der Anzahl der notwendigen nach Besetzungen zu multiplizieren.

“Die Kosten variieren je nach Unternehmensgröße sind aber beträchtlich Organisation mit weniger als 100 Mitarbeitern müssen bei jeder ungewollten Fluktuation im Durchschnitt mit 13.705 € Gesamtkosten rechnen”, heißt es in der Befragung von 110 Führungskräften.

Maßnahmen gegen Mitarbeiter*innen-Fluktuation

Eine ungewöhnlich hohe, nach Branchen bereinigte Fluktuation ist immer eine Aufgabe für die Führung. Sie ist ein Indikator dafür, dass etwas nicht stimmt. Und Sie als Manager*in können in den meisten Fällen aktiv etwas dagegen tun. Allerdings ist ein hoher Fluktuationskoeffizient noch kein Grund zur Panik.

Arbeiten Sie zunächst diese Checkliste ab:

1. Wie ist die Entwicklung im Vergleich zu den beiden Vorjahren?
2. Gab es ähnliche Entwicklungen in der Branche oder Region?
3. Wie verteilen sich die Kündigungen auf die Abteilungen/Arbeitsbereiche?
4. Gibt es eine bestimmte Alters- oder Gehaltsgruppenverteilung?
5. Ist bei Austrittsgesprächen nach Gründen gefragt worden?
6. Hat es im Berichtszeitraum entscheidende interne Veränderungen gegeben?

Die Antworten auf diese Fragen können Ihnen gute Hinweise geben, in welchen Bereichen es Verbesserungen geben kann. Wenn es zum Beispiel einen Fachkräftemangel in Ihrer Branche gibt, können Sie versuchen, den Arbeitsplatz attraktiver zu machen und Ihre Angestellten fragen, was sie brauchen, um besser zu arbeiten und motivierter und zufriedener zu sein. Natürlich spielen Gehälter dabei ebenfalls eine Rolle.

Wie ein Brief die Mitarbeiter*innen-Fluktuation von 80 auf 25 Prozent senkte

Dass ein aktives Einschreiten funktionieren kann, haben deutsche Wissenschaftler*innen nachweisen können. Sie untersuchten eine Supermarktkette, die eine sehr hohe Kündigungsquote von 80 Prozent hatte. Die Wissenschaftler*innen analysierten über einen Zeitraum von 16 Monaten die Kündigungsraten in Filialen. Zuvor hatte der Unternehmens-Chef die Hälfte seiner Filialleiter*innen in einem Brief gebeten, „alles in ihrer Macht Stehende zu tun“, um die Fluktuation an ihrem Standort zu senken und sich besser um die Mitarbeiter*innen zu kümmern.

Die Filialleiter*innen von 119 der 238 Geschäfte verbrachten nach diesem Aufruf mehr Zeit mit ihren Angestellten – etwa 20 Minuten pro Tag – während in den restlichen Niederlassungen, die keinen Brief bekommen hatten, alles lief wie zuvor. Über neun Monate hinweg kündigten die Beschäftigten der kontaktierten Filialleiter*innen seltener – die Fluktuation sank um bis zu 25 Prozent. Nachdem der Chef die Filialleitungen nach neun Monaten erneut an ihr Ziel erinnert hatte, sanken die Kündigungsraten wieder im gleichen Maße.

Proaktiv Abgänge von Mitarbeiter*innen verhindern

Eine hohe Mitarbeiter*innen-Fluktuation kann verhindert werden, wenn sie auf Ursachen basiert, die Sie beeinflussen können. Eine ist der Bereich Recruiting: Je besser Sie Kandidat*innen auswählen, umso höher ist die Chance, dass sie bei Ihnen bleiben. Ein professioneller Recruiting-Prozess, unterstützt durch Software und Maßnahmen wie Headhunter*innen und Talent Pools, reduziert die Fehlerquote erheblich.

Eine andere Maßnahme ist die Bindung an Ihr Unternehmen. Diese kann durch eine verbesserte Unternehmenskultur erreicht werden, aber auch durch Maßnahmen wie Teambuilding und Weiterbildungen. Wenn Mitarbeiter*innen das Gefühl haben, dass sie als Person nicht nur Arbeitskraft sind, sondern Menschen, die am Erfolg des Unternehmens teilhaben, wird die Motivation größer sein.

Jungen Menschen können Sie zum Beispiel Karrierechancen in anderen Unternehmensbereichen bieten oder sie für ein Jahr an ein anderes Unternehmen innerhalb Ihres Konzerns ausleihen. Mitarbeiter*innen mit Familie können durch Homeoffice und flexible Arbeitszeiten entlastet werden.

Eine viel zitierte Studie, der Hays HR Report 2019 sagt:

‍“Um Mitarbeiter zu binden, sind laut den Befragten in erster Linie ein gutes Betriebsklima, eine marktgerechte Entlohnung und flexible Arbeitszeiten ausschlaggebend. Für ein gutes Betriebsklima ist der offene Umgang mit kritischen Themen der zentrale Punkt.”

‍Bei den qualitativen Beschäftigungseffekten geht es den Befragten um den Erwerb neuer Kompetenzen, um mit den digitalen Entwicklungen Schritt zu halten. Das betrifft hauptsächlich die Bereiche IT, Vertrieb und Verkauf sowie das Personalwesen. Ein weiterer wichtiger Wunsch sind Fort- und Weiterbildung sowie Work-Life-Balance.

Eine der besten Maßnahmen, frühzeitig ungewollte Abgänge zu verhindern, sind Mitarbeiter*innen-Gespräche. Je häufiger Sie mit Ihren Angestellten kommunizieren, umso mehr erfahren Sie über ihre Sorgen und Nöte, bekommen Verbesserungsvorschläge und können frühzeitig handeln. Das ist übrigens nicht nur eine Aufgabe für Vorgesetzte, sondern ebenso für die Team- und Geschäftsleitung.

Mitarbeiter*innen-Fluktuation kann auch ein Vorteil sein

Es gibt so etwas wie eine natürliche Fluktuation, die für Ihr Unternehmen ein Vorteil sein kann. Dann nämlich, wenn Sie einige Stellen abbauen müssen, weil zum Beispiel Positionen durch Automatisierung und Digitalisierung obsolet geworden sind. Das soll nicht bedeuten, dass Sie Mitarbeiter*innen zur Kündigung drängen sollen. Aber es kann Zeiten in der wirtschaftlichen Entwicklung Ihres Unternehmens geben, in denen eine höhere Fluktuation Ihre Firma verschlanken kann. Gerade wenn ältere Mitarbeiter*innen in Rente gehen, spart das Kosten, und wenn viele von ihnen schon lange dabei waren, geht zwar die Fluktuationsrate hoch, ein Schaden muss dadurch aber nicht entstanden sein.