Change Management: Ein Leitfaden zu positiven Veränderungen

„Nichts ist so beständig wie der Wandel.“ – Heraklit

Digitalisierung, Globalisierung, Wettbewerb: Veränderungen sind allgegenwärtig in der Arbeitswelt. Sie lassen sich nicht aufhalten oder verhindern, aber durchaus managen. Hier kommt Change Management ins Spiel.

Dieser Begriff wird meist von großen Konzernen verwendet, um gewaltige strategische Wendepunkte zu meistern. Dabei hat der Grundgedanke genauso für kleine und mittelständische Unternehmen Bedeutung. Firmen, egal welcher Größe, müssen sich kontinuierlich verändern und dem Markt anpassen.

In diesem Artikel erfährst du, was Change Management ist, warum es so wichtig ist und wie ein Veränderungsprozess aussehen kann. Wir klären außerdem auf, warum Veränderungen oft scheitern und wie du es besser machen kannst.

Was ist Change Management? Eine Definition

Auf Deutsch „Veränderungsmanagement“ genannt, geht es um die planvolle Durchführung von Veränderungsprozessen. Von einem Ausgangszustand arbeitet man strategisch auf einen Zielzustand hin.

Die Hauptaufgabe ist, diesen Anpassungsprozess so zu planen und zu gestalten, dass er möglichst reibungslos und ohne große Widerstände abläuft. Dafür kommen unterschiedliche Methoden, Konzepte und Instrumente zum Einsatz. \

Change Management sollte übrigens nicht mit Organisationsentwicklung verwechselt werden. Während Veränderungsmanagement für konkrete Projekte mit einem festgelegten Ziel genutzt wird, ist Organisationsentwicklung auf Dauer angelegt. Hier steht der Wandel an sich im Vordergrund und nicht das Erreichen eines finalen Zustands.

Warum ist Change Management so wichtig?

Unternehmen agieren nicht in einem Vakuum, sondern in einer sich stetig verändernden Umwelt. Beispielsweise befinden sich die folgenden Rahmenbedingungen aktuell im Wandel:

• Globalisierung von Absatz- und Finanzmärkten
• Digitalisierung und rasanter technischer Fortschritt
• Politische Veränderungen, z. B. gesetzliche Auflagen
• Soziale Veränderungen, wie der demografische Wandel
• Veränderte Erwartungshaltungen der Angestellten im Sinne der New Work
• Fachkräftemangel durch den War for Talents
• Umweltschutzauflagen und Verknappung von Ressourcen

Diese Entwicklungen betreffen alle Unternehmen und die meisten erkennen diese Umbrüche auch. Allerdings reagieren nicht alle Unternehmen gleich darauf. Während manche dies als Anstoß nehmen, sich weiterzuentwickeln und neue Marktanteile zu gewinnen, warten andere ab und reagieren gar mit Ablehnung oder Widerstand. Im schlimmsten Fall verlieren sie dadurch den Anschluss an die Konkurrenz und werden durch andere Lösungen ersetzt.

Klar ist, dass Veränderungsprozesse nie einfach sind und meist von Zukunftsängsten, Unsicherheit und Skepsis begleitet werden. Deshalb ist es umso wichtiger den Wandel durch koordiniertes Veränderungsmanagement zu unterstützen.

Idealerweise beginnt Change Management nicht erst, wenn Unternehmen in der Krise stecken. Als fortwährender Prozess zur stetigen Verbesserung und Neuausrichtung sollte es ein fester Teil der Unternehmenskultur sein.

Wie läuft der Change Management Prozess ab?

Entsprechende Modelle gibt es bereits seit den Vierzigerjahren des vergangenen Jahrhunderts. Der Psychologe Kurt Lewin entwickelte das 3-Phasen-Modell, was später vom Harvard Professor für Führungsmanagement, John P. Kotter, zum 8-Stufen-Modell ausgebaut wurde.

Jedoch weisen beide Modelle Schwächen auf, die Wilfried Krüger schließlich in seinem 5-Phasen-Modell ausgemerzt hat. So läuft der Veränderungsprozess nach Krüger ab:

1. Phase: Initialisierung

Zunächst wird die Notwendigkeit für einen Wandel festgestellt. Daraufhin mobilisiert das Unternehmen ein Team aus Angestellten, Führungskräften und eventuell externen Beratern, die den Prozess leiten werden. Gemeinsam erfolgt eine Analyse der aktuellen Situation, sowie aller bestehender Prozesse und Systeme.

2. Phase: Konzeption

Nun werden Ziele definiert und die zur Zielerreichung notwendigen Schritte und Maßnahmen ermittelt und geplant. Beispielsweise müssen neue Geräte und Software angeschafft und Zuständigkeiten neu festgelegt werden. Wichtig ist, dass die einzelnen Strategien und Methoden aufeinander abgestimmt sind. Jede Maßnahme muss in das Gesamtkonzept passen.

3. Phase: Mobilisierung

Eine aktive Beteiligung der betroffenen Stakeholder ist für den Erfolg des Veränderungsprozesses unverzichtbar. Deshalb wird in diesem Schritt der anstehende Wandel offen kommuniziert. Das Ziel ist, Akzeptanz zu schaffen und sogar Begeisterung zu wecken. Im Rahmen der Mobilisierung sollte auch auf Ängste und Sorgen der Belegschaft eingegangen werden.

4. Phase: Umsetzung

Jetzt geht es daran, die geplanten Änderungen in die Tat umzusetzen. Auch hier ist Transparenz gefragt, sodass das Change Management Team sowie die Belegschaft immer weiß, woran gerade gearbeitet wird. Jede Maßnahme wird anschließend auf ihren Erfolg hin überprüft, bewertet und ggf. korrigiert. Eventuell müssen Folgeprojekte initiiert werden, die Begonnenes fortführen.

5. Phase: Verstetigung

In der letzten Phase werden die Ergebnisse des Veränderungsprozesses verankert und gefestigt. So soll sichergestellt werden, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht wieder in alte Muster verfallen. In diesem Zug sollte auch die Bereitschaft für künftige Veränderungen am Leben gehalten werden, denn der Wandel ist ein fortschreitender Prozess.

Warum scheitert Change Management?

Laut McKinsey erreichen bis zu 70 % aller Veränderungsinitiativen ihre Ziele leider nicht. Diese sechs Gründe können zum Scheitern beitragen.

1. Das Ziel ist unklar

Veränderungsmanagement funktioniert nur, wenn alle an einem Strang ziehen und auf konkrete Ziele hinarbeiten. Sind diese schwammig formuliert und werden von verschiedenen Stakeholdern anders interpretiert, kommt der Prozess zum Stillstand oder läuft in die falsche Richtung.

2. Die Angestellten fallen in alte Muster zurück

Passiert dies, ist die letzte und vielleicht wichtigste Phase des Veränderungsprozesses gescheitert. Es reicht nicht neue Prozesse zu implementieren, sie müssen auch langfristig tragbar und umsetzbar sein.

3. Die Belegschaft leistet Widerstand

Niemand mag Veränderungen. Schließlich sind diese oft mit Mehraufwand verbunden. In Unternehmen wird unwillkürlich entstehender Widerstand oft ignoriert oder gar unterdrückt. Das kann fatale Folgen für das langfristige Gelingen des Wandels haben. Dabei könnte der Widerstand genutzt werden, um mehr über die Bedürfnisse aller Stakeholder herauszufinden.

4. Es fehlen die Mittel

Change-Prozesse brauchen die richtigen Mittel, um erfolgreich zu sein. Dazu zählen Personal mit den erforderlichen zeitlichen Kapazitäten und dem richtigen Know-how, sowie finanzielle Ressourcen und die richtige Ausstattung. Wird nicht genug investiert, gerät der Veränderungsprozess ins Stocken oder scheitert.

5. Die Erfolge werden nicht sichtbar

Lohnt sich der Aufwand? Das fragen sich viele Angestellte. Bleibt der Fortschritt verborgen und ist der Nutzen nicht spürbar, verlieren viele die Motivation und der Change-Prozess verläuft im Sande.

6. Angestellte haben schlechte Erfahrungen mit Veränderungen gemacht

Manche Unternehmen haben sich schon häufiger an Veränderungen versucht. Wenn diese Initiativen aber immer wieder halbherzig oder mit Aktionismus angegangen wurden, sinkt die Bereitschaft der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, den Prozess von neuem mitzutragen.

Was sind die Erfolgsfaktoren im Change Management?

Wenn du die oben genannten Gründe für das Scheitern von Veränderungsinitiativen vermeidest, bist du schon auf einem guten Weg. Hier geben wir dir noch vier Erfolgsfaktoren mit auf den Weg, damit der Wandel in deiner Firma gelingt.

Proaktiv handeln

Viele Unternehmen gehen mit Veränderungen reaktiv um. Sie schieben das „Problem“ vor sich her, bis es tatsächlich vor der Tür steht. Besser wäre proaktives Handeln. Dadurch können Einschneidungen oft weniger drastisch ausfallen und müssen nicht von heute auf morgen umgesetzt werden. Eine bedachtsame Vorgehensweise reduziert Widerstände und erhöht das Buy-in aller Beteiligten.

Verständnis und Dringlichkeit fördern

Damit sich etwas bewegt, braucht es im ganzen Unternehmen ein Bewusstsein dafür, dass der Wandel überhaupt nötig ist. Jeder muss verstehen, warum sich die Organisation jetzt verändern muss. Dabei hilft es zu erklären, was passiert, wenn die Veränderung nicht vollzogen wird. Was ist das Worst-Case-Szenario? Wie betrifft dies jeden einzelnen Angestellten? Richtig kommuniziert, entfacht dieses Verständnis ein Feuer, was den Wandeln durchs Unternehmen trägt.

Aktive und regelmäßige Kommunikation betreiben

Es gibt kaum etwas Schlimmeres als das Angestellte über einschneidende Veränderungen im Unternehmen aus der Presse erfahren. Transparenz und rechtzeitige Kommunikation sind entscheidende Faktoren im Change Management. Hier sind fünf Tipps, mit denen das klappt.

• Beziehe Stakeholder möglichst frühzeitig mit ein, damit sie nicht vor vollendete Tatsachen gestellt werden.
• Sorge für regelmäßige Dialoge, damit Angestellte die Gelegenheit bekommen Bedenken zu äußern. Die Kommunikation darf keine Einbahnstraße sein.
• Gib dem Change Projekt einen Namen und ein Logo. Das erhöht den Wiedererkennungswert und hilft Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Informationen richtig einzuordnen.
• Nutze jede Gelegenheit, um über den Veränderungsprozess zu informieren. E-Mails, Meetings, Webinare, Townhalls und Intranet-Artikel sind mögliche Tools zur internen Kommunikation. Es ist kaum möglich, zu viel zu kommunizieren.
• Sei offen über Fehlschläge und Schwierigkeiten. Das erhöht die Glaubwürdigkeit und stärkt den Eindruck, dass die Firma es wirklich ernst meint und es richtig machen will.

Die Unternehmenskultur muss sich mit wandeln

Der Erfolg von Veränderungsmanagement beruht auf dem Verständnis, dass dabei immer zwei Aspekte berücksichtigt werden müssen. Der formale Aspekt bezieht sich auf die Prozesse, die Strategie und die Struktur. Vielen Unternehmen haben dies im Griff. Jedoch wird der zweite, informelle Aspekt oft vergessen. Es geht darum, wie die Veränderung in die Unternehmenskultur passt.

Neue Anweisungen und Prozessbeschreibungen reichen meist nicht aus, um einen Wandel tief in der Organisation zu verankern. Führungskräfte müssen daher neue Werte und Normen aktiv vorleben. Eventuell müssen auch neue Anreizsystem geschaffen werden.

Fazit

Wandel ist unausweichlich. Es stellt sich also nicht die Frage, ob sich Unternehmen verändern wollen, sondern wie sie es am besten tun. Change Management bietet zahlreiche hilfreiche Modelle, um in ungewissen Zeiten souverän auf den Wandel zu reagieren. Anstatt Veränderungen als Bedrohung zu sehen, können neue Möglichkeiten für positive Ergebnisse sorgen.