Personalbedarf berechnen: in 3 Schritten [mit Formeln]

In der heutigen Wissensgesellschaft ist Ihr Personal der Schlüssel zum wirtschaftlichen Erfolg.

Personalbedarf berechnen spielt daher eine wichtige Aufgabe des Personalcontrollings und ist Teil einer durchdachten HR-Strategie. Ohne eine professionelle Personalbedarfsplanung läuft Ihr Unternehmen Gefahr, Anforderungen von Kund*innen nicht erfüllen zu können. Im schlimmsten Fall könnte dies bedeutet, dass Ihr Unternehmen langfristig nicht mehr wettbewerbsfähig ist.

Damit Sie Personalentscheidungen nicht aus dem Bauch heraus treffen müssen, erklären wir Ihnen hier, wie die Berechnung des Personalbedarfs funktioniert und welche Formeln Sie anwenden können.

Sie erfahren außerdem, welche Arten von Personalbedarf es gibt und wann Sie diesen überhaupt berechnen sollten.

5 Formeln zur Berechnung des Personalbedarfs

1. Einsatzbedarf = Gesamter Arbeitsaufwand / Arbeitszeit pro Mitarbeiter*in
2. Verteilzeitfaktor (in %) = Fehlzeiten / reale Arbeitstage x 100
3. Reservebedarf = Einsatzbedarf x Verteilzeitfaktor
4. Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf
5. Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf – Fortgeschriebener Personalbestand

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Was versteht man unter Personalbedarf?

Der Personalbedarf ist die Anzahl der Mitarbeiter*innen, die zur Umsetzung der Strategie und Ziele des Unternehmens benötigt werden. Das Ziel der Personalbedarfsplanung ist, jederzeit das richtige Personal mit den richtigen Qualifikationen bereitzustellen.

Die Vorteile der Personalplanung liegen auf der Hand: Ihr Unternehmen arbeitet effizienter und wirtschaftlicher. Sie erkennen frühzeitig, wo Personal fehlt oder sich Teammitglieder fortbilden müssen. So lassen sich die Personalkosten optimieren und der Gewinn Ihrer Firma steigern.

Welche Arten von Personalbedarf gibt es?

Die Personalbedarfsplanung sollte immer den quantitativen und qualitativen Personalbedarf berücksichtigen. Das versteht man darunter:

Quantitativer Personalbedarf

Hierbei geht es um die konkrete Anzahl der Arbeitskräfte, die Sie für das Erreichen Ihrer Unternehmensziele benötigen. Der quantitative Personalbedarf lässt sich in folgende Kategorien unterteilen:

• Einsatzbedarf: Muss ständig verfügbar sein, um die anfallende Arbeitsmenge zu bewältigen.
• Reservebedarf: Soll unvermeidbare Arbeitsausfälle durch beispielsweise Krankheit oder Freistellungen abfangen.
• Zusatzbedarf: Entsteht, wenn kurzfristig weiteres Personal benötigt wird, zum Beispiel, in saisonalen Hochphasen.
• Neubedarf: Entsteht durch organisatorische Erweiterungen und Kapazitätserhöhungen.
• Ersatzbedarf: Entsteht, wenn Personal planmäßig oder unvorhergesehen ausscheidet und eine Stelle vakant wird.
• Minderbedarf: Durch Auftragseinbrüche und Reorganisierung können Personalfreisetzungen nötig werden.

Qualitativer Personalbedarf

Hier stehen die Qualifikationen Ihrer Mitarbeiter*innen im Fokus. Hat Ihr Personal die richtigen Fähigkeiten, um Ihre Unternehmensziele zu realisieren? Um dies zu ermitteln, müssen Sie zunächst definieren, welche Leistungen von Ihren Angestellten in Zukunft gefordert werden und welche Anforderungen damit verbunden sind. Daraus ergibt sich, welche Qualifikationen Ihr Team haben muss, um diesen Anforderungen gerecht zu werden.

Sehen Sie hier eine klare Lücke, können Sie diese entweder mit internen Entwicklungsmaßnahmen schließen oder neue Talente mit den entsprechenden Qualifikationen einstellen. Eventuell stellen Sie aber auch fest, dass manche Qualifikationen in Zukunft nicht mehr gebraucht werden.

Wann sollten Sie den Personalbedarf berechnen?

Ihr Personal-Controlling hat sicher einen regelmäßigen Turnus für die Personalbedarfsermittlung. Allerdings gibt es auch bestimmte Situationen, in denen sich eine Neuberechnung lohnt.

Nach der Analyse der Altersstruktur Ihres Unternehmens

Die Altersstruktur sollte regelmäßig betrachtet werden, um frühzeitig zu erkennen, ob in nächster Zeit Teile der Belegschaft die Firma altersbedingt verlassen werden. Dies kann auch darüber Aufschluss geben, ob manche Altersklassen im Unternehmen unterrepräsentiert sind. Im Sinne des Diversity Management sollten daraus eventuelle Maßnahmen für das Recruiting abgeleitet werden.

Bei einer Neuausrichtung der Unternehmensstrategie

Steht der Launch von neuen Produkten an? Oft können dann neue Herausforderungen und Aufgaben nicht mehr mit dem aktuellen Personalbestand bewältigt werden. Sollen manche Services vielleicht eingestampft werden? Dadurch werden eventuell Mitarbeiter*innen freigesetzt, die nun neue Aufgaben bekommen müssen.

Bei Veränderungen der wirtschaftlichen Lage

Wenn Aufträge platzen und der Umsatz zurückgeht, hat das irgendwann auch Auswirkungen auf den Personalbestand. Beispielsweise müssen Sie entscheiden, ob eine kürzlich ausgeschriebene Position besetzt werden soll oder nicht. Eventuell müssen auch Angestellte entlassen werden, um sich der neuen Situation anzupassen.

Im Saisongeschäft

In manchen Unternehmen schwankt der Arbeitsaufwand stark saisonal. Zum Beispiel steigen Bestellungen vor Festen wie Weihnachten oder Ostern stark an und die Produktion muss entsprechend erhöht werden. Dies lässt sich gut voraussehen. So können Sie frühzeitig über Anpassungen nachdenken und saisonale Hilfskräfte einplanen.

Bei Änderungen in der politischen Situation

Hin und wieder werden politische Entscheidungen gefällt, die Ihr Unternehmen beeinflussen. Wenn Ihre Firma international tätig ist, dann nimmt auch die Politik in anderen Ländern Einfluss auf Ihr Tagesgeschäft. Hier heißt es wachsam sein, um schnell auf entsprechende Entwicklungen mit einer Anpassung des Personals reagieren zu können.

Wie berechnet man den Personalbedarf?

Bevor Sie mit der Ermittlung des Personalbedarfs beginnen, sollten Sie zunächst Ihren Planungshorizont festlegen. Berechnen Sie Ihren Personalbedarf kurzfristig (unter einem Jahr), mittelfristig (ein bis drei Jahre) oder langfristig?

Grundsätzlich gilt: Je kürzer der Horizont, desto präziser fällt Ihre Planung aus, da es weniger Einflüsse und Unbekannte gibt.

Ihren Personalbedarf berechnen Sie in drei Schritten. In den folgenden Abschnitten zeigen wir Ihnen hierfür die nötigen Formeln, sowie Übungen und Lösungen.

1. Bruttopersonalbedarf berechnen

Der Bruttopersonalbedarf gibt an, wie viele Mitarbeiter*innen Sie insgesamt brauchen, um Ihre Ziele zu erreichen. Was Ihre Ziele sind, legen Sie vorher mit der Unternehmensführung fest. 

Beispielsweise kann dies ein bestimmter Umsatz, Anzahl von Kund*innen-Aufträgen oder die Herstellung einer gewissen Menge von Produkten sein. Die Einschätzungen von erfahrenen Führungskräften sollten hier einbezogen werden.

Der Bruttopersonalbedarf ist ein Sollwert, auch Planwert genannt. In diesem Schritt spielt es noch keine Rolle, wie viele Angestellte aktuell im Unternehmen arbeiten und welche Ab- und Zugänge zu erwarten sind.

Für die Berechnung gibt es zwei Möglichkeiten:

‍Der Einsatzbedarf ergibt sich aus dem gesamten Arbeitsaufwand geteilt durch die Arbeitsstunden pro Mitarbeiter*in.

Beispiel: Einsatzbedarf = 2.250 Stunden / 150 Stunden pro Mitarbeiter*in = 15 Mitarbeiter*innen

Um den Reservebedarf zu berechnen, müssen Sie zunächst den Verteilzeitfaktor berechnen. Dieser berücksichtigt alle Faktoren, die Prozesse in Ihrem Unternehmen verzögern könnten (z.B. in der Produktion oder der Logistik).

Der Verteilzeitfaktor ist ein Prozentwert. Um diesen zu berechnen, berücksichtigen Sie zunächst alle Fehlzeiten pro Mitarbeiter*in. Dazu gehören Krankheitstage, Urlaubstage, Feiertage, Meetings, etc. Je mehr Sie quantifizieren, desto genauer können Sie den Verteilzeitfaktor bestimmen.

Auf die Summe der Fehlzeiten müssen dann noch alle Wochenendtage gerechnet werden. Anschließend wird die Gesamtsumme durch die realen Arbeitstage geteilt.

Beispiel: Fehlzeiten = 14 Krankheitstage + 30 Urlaubstage + 12 Feiertage + 3 Meetings = 59 Tage

Wochenendtage: 105

Reale Arbeitstage = 365 Tage - 59 Fehltage - 105 Wochenendtage = 201

Verteilzeitfaktor = 59 / 201 * 100 = 29.35%

Im nächsten Schritt können Sie dann ganz leicht den Reservebedarf berechnen.

Beispiel: 15 * 29.35% = 5 Reservebedarf

Nachdem Sie nun alle Variablen berechnet haben, fügen Sie diese nur noch in die Formel zur Berechnung des Bruttopersonalbedarfs ein:

Bruttopersonalbedarf = 15 Mitarbeiter*innen + 5 Mitarbeiter*innen Reservebedarf = 20 Mitarbeiter*innen

Sie können den Bruttopersonalbedarf auch mit einer weiteren Formel berechnen. Hier werden neben den aktuell vorhandenen Stellen auch Stellen berücksichtigt, die in Zukunft benötigt bzw. abgebaut werden. 

Beispiel: Bruttopersonalbedarf = 16 Stellen + 5 benötigte Stellen - 1 nicht mehr benötigte Stelle = 20 Stellen

2. Fortgeschriebenen Personalbestand berechnen

Dies ist die Anzahl von Mitarbeiter*innen, die zu dem Zeitpunkt in der Firma arbeiten werden, für den Sie Ihren Bruttopersonalbedarf berechnet haben.

Wenn die Planung für die nächsten 12 Monate ansteht, müssen Sie wissen, wie viele Angestellte sich voraussichtlich in einem Jahr im Unternehmen befinden werden.

Dabei sind geplante Zu- und Abgänge zu berücksichtigen. Für diese kann es verschiedene Gründe geben:

• Zugänge: bereits getätigte Neueinstellungen, Rückkehr aus der Eltern- oder Pflegezeit
• Abgänge: Kündigung, Elternzeit, Mutterschutz, Ruhestand

Die Berechnung sieht folgendermaßen aus:‍

Beispiel: Fortgeschriebener Personalbestand = 13 aktuelle Mitarbeiter*innen + 2 Zugänge – 1 Abgang = 14 Mitarbeiter*innen

3. Nettopersonalbedarf berechnen

Nun wissen Sie bereits, wie viele Angestellte Sie idealerweise brauchen (Bruttopersonalbedarf) und wie viele tatsächlich im Unternehmen sein werden (fortgeschriebener Personalbestand).

Der Nettopersonalbedarf berechnet, wie viele Mitarbeiter*innen Sie nun also einstellen oder entlassen müssen, um den optimalen Personalbestand zu erreichen.

‍Beispiel: 20 Mitarbeiter*innen - 14 Mitarbeiter*innen = 6 Mitarbeiter*innen.

Der Nettopersonalbedarf kann entweder positiv oder negativ ausfallen:

• Nettopersonalbedarf < 0 bedeutet Personalüberdeckung
• Nettopersonalbedarf > 0 bedeutet Personalunterdeckung

Wie geht es jetzt mit der Personalplanung weiter?

Je nachdem, ob sich aus der Personalbedarfsermittlung eine Personalüberdeckung oder Personalunterdeckung ergeben hat, sollten unterschiedliche Maßnahmen ergriffen werden. Diese Möglichkeiten gibt es:

Personalüberdeckung

Bevor über Entlassungen nachgedacht wird, gibt es noch viele Alternativen, die ein zu viel an Personal lösen können.

• Arbeitszeitmodelle wechseln: Sie könnten Angestellten Teilzeit, Kurzarbeit oder Jahresarbeitszeit anbieten.  
• Frühzeitige Pensionierung: Manche Teammitglieder stehen womöglich kurz vor der Pensionierung und würden gern früher in Rente gehen.
• Sabbaticals gewähren: Jetzt wäre ein guter Zeitpunkt für Angestellte eine mehrmonatige Auszeit zu nehmen.
• Aufgabenverteilung überdenken: Sind manche Teams überlastet während sich andere um Aufgaben streiten? Dann könnte eine neue Aufgabenverteilung die Lösung sein.  
• Interne Versetzungen: Eventuell können bestimmte Teammitglieder ihre Stärken auch in einem anderen Unternehmensteil einsetzen.
• Entlassungen: Dies sollte immer das letzte Mittel der Wahl sein. Wenn es nicht zu vermeiden ist, lässt sich den betroffenen Angestellten das Ausscheiden aus der Firma durch Outplacement angenehmer gestalten.

Personalunterdeckung

Die Lösung liegt auf der Hand: Sie müssen neue Mitarbeiter*innen einstellen. Dabei kann Ihnen übrigens eine Recruiting-Software wie Recruitee helfen. Leider finden Sie im War for Talents mitunter nicht immer sofort passende Kandidat*innen.

Wenn es bei der Personalbeschaffung hakt, können Sie auf folgende Möglichkeiten zurückgreifen:

• Auf das Wesentliche konzentrieren: Ambitionierte Projekte müssen erst einmal auf Eis gelegt werden. Ihr Team erledigt die wichtigsten Aufgaben zur Erhaltung des Geschäftsbetriebs.
• Prozesse automatisieren: Eventuell gibt es Gelegenheiten, ganze Prozesse digital abzubilden und automatisiert ablaufen zu lassen. Das spart Ressourcen.
• Praktikant*innen, Werkstudent*innen oder Teilzeitkräfte einstellen: Um kurzfristige Engpässe zu überbrücken, können Sie auch Aushilfskräfte einstellen.

Fazit: Personalbedarfsplanung ist eine Schlüsselaufgabe

Die Ermittlung des Personalbedarfs bildet die Grundlage für wesentliche Aufgaben der Personalabteilung. Das Recruiting, sowohl Weiterbildungsmaßnahmen und die gesamte Personalpolitik werden durch die Berechnungen des Personalbedarfs beeinflusst.

Es lohnt sich hier genauer hinzuschauen und die Kalkulation nicht nur als Pflichtaufgabe zu betrachten. Nur wenn die richtigen Talente an den richtigen Stellen im Unternehmen eingesetzt werden, können Sie Ihre Firmenziele erreichen.