5 einfache Schritte zur erfolgreichen HR-Strategie

Verfolgt Ihr Unternehmen eine handfeste HR-Strategie? Denn bei vielen großen Unternehmen ist die Strategiearbeit im Personalbereich schon gang und gäbe, jedoch hinken besonders kleine und mittlere Firmen noch hinterher.

Noch nicht überall hat sich die Rolle der Personalabteilung von dem*der administrativen Personalverwalter*in zum*zur strategischen Business-Partner*in gewandelt. Darüber hinaus fehlt zur Erstellung einer HR-Strategie oft die Zeit, denn das operative Geschäft mit seinen täglichen Dringlichkeiten wird natürlich priorisiert. Auch kann es am richtigen Ansatz und Wissen mangeln.

Und das möchten wir ändern. Darum zeigen wir Ihnen in diesem Artikel, warum eine HR-Strategie für Unternehmen jeder Größe wichtig ist, was eine solide Strategie ausmacht und wie Sie sie ganz einfach Schritt für Schritt erarbeiten.

Was ist eine HR-Strategie?

Eine HR-Strategie, oder auch Personalstrategie genannt, ist der Gesamtplan eines Unternehmens zur Verwaltung seines Personalbestands, um es auf seine Geschäftsaktivitäten auszurichten. Sie wird aus der Personalpolitik und der Gesamtstrategie des Unternehmens abgeleitet.

Die Strategie dient als Leitfaden für alle Maßnahmen des Personalwesens und gibt die Richtung für alle Schlüsselbereiche des Personalwesens vor, einschließlich der Einstellung, Leistungsbeurteilung, Entwicklung und Vergütung.

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Warum Unternehmen eine HR-Strategie brauchen

Die Personalstrategie trägt, wie auch die Funktionalstrategien von anderen Fachbereichen, dazu bei die Unternehmensziele zu erreichen und den Unternehmenserfolg zu sichern. Das strategische HR-Management erfüllt darüber hinaus diese wichtigen Funktionen:

Vorausschauende Planung

Im Grunde geht es darum sicherzustellen, dass die richtigen Mitarbeiter*innen zur richtigen Zeit am richtigen Ort eingesetzt werden können, sodass alle aktuellen und zukünftigen Aufgaben im Unternehmen ohne Unterbrechung bewältigt werden.

Die HR-Strategie hilft zu prognostizieren, welche Mitarbeiter*innen mit welchen Qualifikationen wann voraussichtlich gebraucht werden. Die Personalrekrutierung wird somit proaktiver und Personalengpässe, sowie Personalüber- oder unterdeckungen, lassen sich vermeiden.

Dient als Orientierungshilfe

Die HR-Strategie dient außerdem als Leitlinie für alle personalrelevanten Entscheidungen. Personalverantwortliche können sich daran orientieren und so sicher sein, dass ihre Entscheidungen zur Umsetzung der langfristigen Personalstrategie und der Unternehmensziele beitragen.

Sichert Wettbewerbsfähigkeit

Auch wenn Unternehmen über einen großen technologischen Vorsprung oder einen anderen Wettbewerbsvorteil verfügen, sorgen doch immer die Mitarbeiter*innen für den letztendlichen Erfolg. Wer langfristig konkurrenzfähig bleiben will, sollte strategisch vorgehen. Die Personalstrategie kann sicherstellen, dass die richtigen Fachkräfte im Unternehmen bleiben und die Belegschaft voll leistungsfähig ist.

Senkt Personalkosten

Allerdings ist eine reaktive Personalpolitik oft mit höheren Kosten verbunden. Wenn neue Mitarbeiter*innen auf den letzten Drücker gefunden werden müssen, weil der Bedarf nicht vorhergesehen wurde, dann kann der Bewerbungsprozess teuer werden. Mit Hilfe einer konkreten Strategie können Maßnahmen langfristig geplant und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung identifiziert werden. Zum Beispiel kann sich die Einführung einer Recruitment Software wie Recruitee lohnen.

Was zeichnet eine solide HR-Strategie aus

Wie unterscheidet sich eine erfolgreiche Personalstrategie von einer ineffektiven Variante, die dem Unternehmen sogar schaden könnte?

Die wesentlichen Unterschiede werden sofort sichtbar, wenn man diese Seite an Seite betrachtet.

Eine ineffektive HR-Strategie …

• Ist nicht auf die Gesamtstrategie des Unternehmens abgestimmt.
• Wird lediglich innerhalb der Personalabteilung verabschiedet.
• Basiert allein auf HR-Wissen und ignoriert die alltäglichen Komplexitäten des Unternehmens.
• Bleibt starr und wird jahrelang nicht überarbeitet.
• Wird nur im kleinsten Kreis diskutiert und nicht nach außen getragen.
• Bleibt ungenutzt in der Schublade.
• Kontrolliert nicht regelmäßig, ob sie auf dem richtigen Weg ist.
• Positioniert die Personalabteilung als administrative*n Erfüllungsgehilf*in.

Eine erfolgreiche HR-Strategie …

• Leitet sich aus der Gesamtstrategie des Unternehmens ab.
• Ist mit der Unternehmensspitze und den Fachabteilungen abgestimmt.
• Zeigt ein tiefes Verständnis der unternehmerischen Herausforderungen.
• Passt sich flexibel an sich verändernde Umwelt- und Rahmenbedingungen an.
• Ist transparent und wird offen im Unternehmen kommuniziert.
• Wird täglich aktiv gelebt und umgesetzt.
• Kontrolliert nicht regelmäßig, ob sie auf dem richtigen Weg ist.
• Macht den Erfolg messbar und zeigt Hindernisse auf.
• Leistet einen Wertbeitrag zum Unternehmen und schafft dadurch Begeisterung und Respekt für die Personalabteilung.

Eine erfolgreiche HR-Strategie entwickeln – so geht's

Die Entwicklung einer effektiven HR-Strategie geschieht normalerweise nicht von heute auf morgen. Es müssen Zeit und Ressourcen dafür eingeplant und Vertreter*innen der Personalabteilung, sowohl als auch der Unternehmensführung, einbezogen werden. Ein konkreter Plan macht die Entwicklung der Strategie um einiges einfacher.

Folgen Sie diesen fünf Schritten, um eine erfolgreiche HR-Strategie zu erarbeiten:

1. Ziele definieren

Die HR-Strategie sollte die Frage beantworten: Welchen konkreten Beitrag muss die Personalabteilung leisten, damit die Ziele des Unternehmens tatsächlich erreicht werden? Deshalb ist der erste Schritt in der Entwicklung der HR-Strategie die Unternehmensziele auf die Personalabteilung herunterzubrechen.

‍Ein Beispiel: Ihr Unternehmen verfolgt eine aggressive Wachstumsstrategie mit dem Ziel den Umsatz in zwei Jahren zu verdoppeln. Dies soll durch ein neues Produkt erreicht werden, welches in der Entwicklung ist. Damit dieses erfolgreich auf den Markt gebracht werden kann, braucht es Fachkräfte mit dem richtigen Know-how. Diese sind wiederum nur schwer auf dem Arbeitsmarkt zu finden. Deshalb könnte sich als ein Ziel der HR-Strategie ableiten, die Employer Brand zu stärken, um als attraktive*r Arbeitgeber*in für diese Fachkräfte hervorzustechen.

Bei der Formulierung Ihrer Ziele können Sie auf die SMART Formel zurückgreifen, damit diese möglichst konkret und umsetzbar werden. Jedes Ziel sollte folgenden Kriterien entsprechen:

‍S – Spezifisch

‍Beschreiben Sie Ihr Ziel so konkret wie möglich. Zum Beispiel: “Steigerung der Mitarbeiter*innen-Bindung durch das Angebot von neuen Trainingsmaßnahmen” statt “mehr Mitarbeiter*innen-Bindung.”‍

M – Messbar

‍Woher wissen Sie, wann genau das Ziel erreicht ist? Indem Sie es messbar machen. Zum Beispiel: “Einstellung 5 neuer Mitarbeiter*innen” anstatt “Vergrößerung der Abteilung.”

‍A – Akzeptiert

‍Ihr Ziel sollte mit der Unternehmensführung und den Fachabteilungen besprochen und allgemein akzeptiert sein.‍

R – Realistisch

‍Ihr Ziel sollte realistisch umsetzbar sein. Zum Beispiel ist eher unwahrscheinlich, dass fünf neue Mitarbeiter*innen in zwei Wochen eingestellt werden können, aber bis zum Ende des nächsten Quartals wäre es möglich.

‍T – Terminierbar

‍Definieren Sie, bis wann genau Sie dieses Ziel erreichen möchten. Eine konkrete Zeitangabe hilft kurz- und langfristig zu planen.

2. Analyse des Ist-Zustands

Der zweite Schritt ist eine detaillierte Bestandsaufnahme der internen und externen Rahmenbedingungen. Zunächst wollen Sie die Frage “Wo stehen wir gerade?” beantworten. Hier ist eine Übersicht von Faktoren, die Sie dabei in Betracht ziehen könnten:

‍Interne Faktoren:

• Die Unternehmens- und Führungskultur
• Das Geschäftsmodell und dessen Zukunftsfähigkeit
• Die Altersstruktur im Unternehmen
• Die Betriebsgröße
• Aktuelle Kennzahlen zur Leistung der Personalabteilung
• Arbeitszeitmodelle
• Entgeltstrukturen
• Laufende Programme zur Mitarbeiter*innen-Bindung und -entwicklung

Externe Faktoren:

• Der Arbeitsmarkt und die Verfügbarkeit von Fachkräften
• Die Branche in der das Unternehmen agiert
• Die Wettbewerbssituation
• Die demografische Entwicklung
• Der technologische Fortschritt
• Veränderungen in der Rechtslage
• Anforderungen von Bewerber*innen-Zielgruppen an Arbeitgeber*innen
• Die aktuelle Wahrnehmung der Arbeitgebermarke

Als Hilfsmittel zur Analyse des Ist-Zustands bietet sich die SWOT-Analyse an. Mit dieser lassen sich die Stärken und Schwächen, sowie die Chancen und Risiken, im HR-Management erkennen und dokumentieren.

Diese Fragen können Ihnen bei der Erarbeitung der SWOT-Analyse helfen:

‍Stärken – Strength Schwächen – Weaknesses

• Worin liegen unsere Stärken?
• Wobei sind wir besser als unsere Konkurrenz?
• Welche Aspekte machen uns einzigartig?
• Was können nur wir?
• Welche Vorteile bietet unser Unternehmen?
• Welche Dinge könnten wir verbessern?
• Was machen wir schlechter als unsere Konkurrenz?
• Wo liegen unsere Schwächen?
• Wobei hatten wir Misserfolg?
• Was sollten wir vermeiden?

Chancen – OpportunitiesRisiken – Threats

• Welche Chancen bieten sich uns?
• Auf welche Trends sollten wir achten?
• Welche Veränderungen könnten uns positiv beeinflussen?
• Was für Hindernisse stehen uns im Weg?
• Welche Schwachstellen sind eine Gefahr für uns?
• Könnten Veränderungen uns negativ beeinflussen?

3. Geeignete Maßnahmen finden

Dann vergleichen Sie im dritten Schritt den Ist-Zustand mit Ihren Zielen und entwickeln Handlungsoptionen, die die Lücken schließen können. Zunächst sollten Sie ein breites Spektrum von Optionen erarbeiten. Anschließend können Sie jede Option anhand dieser Fragen bewerten und daraus die besten auswählen:

• Welche Kosten sind mit den Maßnahmen verbunden?
• Gibt es Risiken und welche sind das?
• Wie einfach lassen sich die Maßnahmen umsetzen?
• Welchen Nutzen bringen die Maßnahmen?

4. Umsetzung planen

Nun geht es daran, die ausgewählten Maßnahmen in die Tat umzusetzen. Dies kann meistens nicht alles auf einmal geschehen. Zudem müssen viele Maßnahmen, wie zum Beispiel die Einführung einer HR-Software, langfristig geplant werden und erfordern mehrere Schritte in der Umsetzung. Zum Beispiel bietet es sich hier an einen Plan aufzustellen, der definiert, wer was bis wann zu tun hat, welches Ziel damit verfolgt wird, und wie der Erfolg gemessen wird.

Auch die Kommunikation der neuen Strategie will geplant sein. Überlegen Sie, welche Veränderungen auf die Mitarbeiter*innen zukommen und wie diese am besten darüber informiert werden sollen. Als Kommunikationskanäle bieten sich Betriebsversammlungen, das Intranet, Newsletter, oder das Mitarbeiter*innen-Magazin an. Denn es ist wichtig, die Unternehmensspitze mit einzubinden und Transparenz zu gewährleisten.

5. Kontrolle des Erfolgs

Zudem ist es für ein langfristig erfolgreiches HR-Management unerlässlich, regelmäßig den Fortschritt bei der Umsetzung der HR-Strategie zu überprüfen. Dabei helfen HR-Kennzahlen, die mitunter bereits vorhanden sind oder erst neu definiert und ermittelt werden müssen. Außerdem sollten diese auf jeden Fall für die Strategieüberprüfung relevant sein und auch mit dem Unternehmenserfolg in Zusammenhang stehen. Darüber hinaus helfen oft auch externe Benchmarks, mit denen sich das Unternehmen mit Wettbewerbern vergleichen kann.

Somit sollten Sie diese Fragen beantworten, um den Erfolg effektiv zu kontrollieren:

• Welches Ziel lässt sich durch welche Kennzahl kontrollieren?
• Wer erhebt die Kennzahlen und mit welcher Methode?
• Wie oft werden die Kennzahlen gemessen und verglichen?
• Auch welche Weise werden die Kennzahlen den Verantwortlichen präsentiert?

Wie geht es weiter

Die Entwicklung einer durchdachten HR-Strategie kann einer Mammutaufgabe anmuten. Wenn es einmal geschafft ist, dann möchte sich niemand so schnell wieder daran wagen. Allerdings ist die Strategie ein lebendes Dokument. Außerdem sollte sie mindestens einmal im Jahr überprüft und gegebenenfalls angepasst werden, denn Rahmenbedingungen und Unternehmensziele können sich ändern. Die HR-Strategie muss darauf flexibel reagieren können, um immer relevant zu bleiben.