14 HR-KPIs, die Sie im Jahr 2024 verfolgen müssen

Nachdem die Auswirkungen der Corona-Pandemie für die meisten Arbeitgeber langsam abklingen, wird das Jahr 2024 neue Herausforderungen für die Personalwirtschaft mit sich bringen.

Der Fachkräftemangel hat sich nach der Pandemie nicht gelegt, sondern hat im Gegenteil in vielen Branchen nur noch zugenommen. Dazu gehören Branchen wie z.B. das Transportwesen, die Gastronomie oder das Veranstaltungsgewerbe. Auch in sozialen Berufen und im Gesundheitswesen herrscht vielerorts Fachkräftemangel.

Außerdem wächst trotz drohender wirtschaftlichem Abschwung die Beschäftigung weiter und der Arbeitsmarkt bleibt ein Arbeitnehmermarkt.

Um Fakten und Trends für 2024 in Ihrem Personalmanagement rechtzeitig zu erkennen, helfen HR-KPIs. Diese Personalkennzahlen stellen Ihnen detailliert dar, wo Sie gerade stehen und wie sich Ihr Personalbestand entwickelt – über die reinen Personalzahlen hinaus.

Was sind KPIs im HR?

KPIs (Key Performance Indicators) sind Kennzahlen, mit denen die Leistung in bestimmten Bereichen eines Unternehmens gemessen wird.

Im Personalwesen sind HR-KPIs mit Daten wie Fluktuation, Zufriedenheit und Time-to-Hire verbunden. Sie geben Ihnen an, wie erfolgreich Sie in den unterschiedlichen HR-Bereichen arbeiten und sind die Grundlage für Verbesserungen und Anpassungen.

KPIs sollen bestimmte Ziele messen und Abweichungen von IST-Werten aufzeigen. Wenn Sie zum Beispiel mehr Mitarbeiter*innen einstellen wollen, dann wäre der HR-KPI die Einstellungsrate in einem bestimmten Zeitraum und der Zielwert 5 Prozent mehr Einstellungen.

Warum ist es wichtig, HR-Kennzahlen zu haben?

Sie können heute nur dann informierte Entscheidungen treffen, wenn Sie entsprechende Daten haben. HR-KPIs liefern Ihnen diese Daten, mit denen Sie die Performance im Personalwesen analysieren. Das ist umso wichtiger, als klassische Messungen wie Anwesenheitszeit, Produktionsmenge und Umsätze pro Mitarbeiter*in, die in der modernen Arbeitswelt kaum noch einen Bezug haben. Heute werden die Leistungen in einem Team erbracht, Mitarbeiter*innen arbeiten vom Homeoffice und ein angenehmer Arbeitsplatz ist ein größerer Motivationstreiber als das Gehalt. 

Hinzu kommt, dass Sie mit einer geeigneten HR-Software KPI-Veränderungen in Echtzeit sehen können. Dashboards zeigen Ihnen an, ob es plötzlich länger dauert, Stellen zu besetzen – oder ob Ihre HR-Abteilung geradezu Wunder vollbringt und schneller als erwartet geeignete Talente findet. 

In einer Umfrage der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg wurden Unternehmen nach den Herausforderungen für den HR-Bereich gefragt. Dabei kamen interessante Ergebnisse heraus:

• Am häufigsten (75 Prozent) wollen Unternehmen die Qualität der jeweiligen HR-Prozesse steigern.
• Weitere wichtige Beweggründe sind: Kosten senken (66 Prozent), die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und mehr Zeit gewinnen (jeweils 62 Prozent).
• Diejenigen Befragten, die das Thema Automatisierung noch nicht in Angriff genommen haben, führen dies meist darauf zurück, dass sich in ihrer Organisation bisher niemand damit beschäftigt hat (46 Prozent).

Welche HR-Kennzahlen gibt es?

Sie können vieles im Personalwesen messen, aber das bringt Sie nicht weiter, wenn Sie die Zahlen nicht auswerten können. Bei den HR-KPIs ist deshalb weniger mehr. Konzentrieren Sie sich auf wichtige Bereiche in Ihrem Unternehmen. Legen Sie zunächst Ihre Ziele fest, die Sie im HR für 2024 verfolgen wollen und recherchieren Sie mögliche Herausforderungen und Widerstände. 

Wenn es in Ihrer Branche einen Fachkräftemangel gibt, müssen Sie Ihre Ziele etwas herunterschrauben. Sollte Ihr Unternehmen stark in den Bereich Mitarbeiterzufriedenheit investieren, dann werden die Zielwerte entsprechend angehoben. Die folgenden KPIs sind eine Auswahl der Personalkennzahlen, die wir für 2024 für besonders wichtig erachten.

1. Time-to-Hire

Zeit ist einer der wichtigsten Faktoren im Rekrutieren. Je schneller Sie eine Stelle besetzen können, umso eher ist die ursprüngliche Produktivität wieder hergestellt. Teams sind wieder funktionsfähig und Sie können sich auf das nächste Projekt konzentrieren. Bewerber*innen sind aber ebenso schnell vom Markt wie sie dort erscheinen. Je rascher Sie diese erreichen, umso erfolgreicher sind Sie.

• Ziel: Schneller neue Stellen besetzen
• HR-KPI: Zeitraum in Tagen von Ausschreibung bis Einstellung
• Zielwert: 28 Tage

2. Cost-per-Hire

Wenn Geld keine Rolle spielt, können Sie schnell und effizient Talente finden. Leider ist das nicht oft der Fall, und deshalb sind die Kosten für eine Stellenbesetzung ebenso bedeutsam wie die Zeit. Diese Kosten können unterschiedlichen berechnet werden. Meistens fließen folgende HR-KPIs mit ein:

• HR-Personalkosten (Personenstunden)
• Kosten für Stellenanzeigen
• Kosten für Online-Tests/Assessment-Center
  

Um die Kosten pro eingestellte*n Mitarbeiter*in zu als KPI zu verwenden, ist das Ziel wichtig. Meistens wollen Sie die Kosten senken, es kann aber auch sein, dass Sie Ihr Budget erhöhen, weil Sie das Personal aufstocken wollen.

• Ziel: Kosten senken/erhöhen
• HR-KPI: Summe aus Personalkosten, Anzeigen und anderen Aufwendungen pro Einstellung
• Zielwert: +/- 10 %

3. Rekrutierungs-Effektivität

Um zu wissen, wie gut ihr Recruiting insgesamt ist, benötigen Sie mehr Daten als nur Kosten und Zeit. Eine große Hilfe sind dabei Bewerbermanagement-Systeme. Diese geben Ihnen nicht nur einen Überblick, was aktuelle offene Stellen angeht, sondern auch viele weitere wichtige Performance-Daten. 

Die Rekrutierungs-Effektivität wird dadurch gemessen, ob Sie zeit- und kostengerecht passende Bewerber*innen gefunden haben.

• Ziel: Stellen schneller, besser und günstiger besetzen
• HR-KPI: prozentuale Veränderung der Time-to-Hire + prozentuale Veränderung Cost-per-Hire + Absprungrate in Prozent
• Zielwert: 8 Prozent gegenüber letztem Quartal
  

4. Qualität der Talente

Dieser Wert ist nicht ganz so einfach in Zahlen auszudrücken, ist aber wichtig. Denn nur wenn Sie gute Leute anziehen, werden Sie Stellen entsprechend besetzen können. Mit dieser HR-Kennzahl verhindern Sie Streuverluste und können sich besser auf die Qualität von Bewerber*innen konzentrieren. 

Sie messen die Qualität am besten über die Zahl der Bewerber*innen, die es in die engere Auswahl schaffen.

• Ziel: Steigerung der Zahl an hochwertigen Bewerber*innen
• HR-KPI: Zahl der Bewerber*innen in der letzten Runde/Zahl der Gesamtbewerbungen, zum Beispiel 10/2000
• Zielwert: 15/500

5. Pass-Through-Rate

Mit dieser Personalkennzahl stellen Sie fest, wie viele Bewerber*innen in einem bestimmten Teil des Prozesses weiterkommen. Diese Zahl wird entlang des Bewerbungsverfahrens an mehreren Stellen gemessen. Solche Parameter können sein:

• Wie viele Besucher*innen, die sich eine Stellenausschreibung anschauten, haben sich letztlich beworben?
• Wie viele Bewerber*innen sind zum Interview eingeladen worden?
• Wie hoch ist die Zahl derer, die zu einem zweiten Gespräch eingeladen wurden?
• Wie viele Bewerber*innen haben es in die Endauswahl geschafft?
  

So können Sie die Pass-Through-Rate messen:

• Ziel: Den Recruitingprozess insgesamt optimieren
• HR-KPI: Besucher*innen/Bewerber*innen
• Zielwert: 2000/200

6. Absprungrate 

Als Teil der Performancemessung im Bewerbungsprozess kann die Absprungrate gemessen werden. Sie fließt in die Bewertung der Rekrutierungs-Effektivität mit ein. Während die Pass-Through-Rate Ihnen sagt, wie viele Bewerber*innen bestimmte Stadien des Prozesses durchlaufen, zeigt Ihnen die Absprungrate an, wer aufgibt.

Diese Zahl ist umso wichtiger, je später der Absprung geschieht. Dann nämlich verlieren Sie offenbar qualifizierte Kandidat*innen. Springen zum Beispiel 3 von 10 zum Interview eingeladene Talente ab, dann sollten Sie Ihr Employer Branding überprüfen – vielleicht haben die Kandidat*innen viele negative Kritiken gelesen. 

• Ziel: Die Absprungrate bei Interviews verringern 
• HR-KPI: Absagen pro 10 Einladungen
• Zielwert: 1

 7. Krankenstand

Wenn Mitarbeiter*innen öfter als normal fehlen, kann das ein Grund für Unzufriedenheit sein – oder im schlimmsten Fall für schlechte Arbeitsbedingungen. Mit der KPI des Krankenstandes sehen Sie Veränderungen in den Trends. Steigen die Krankmeldungen an Montagen an, kann das ein Zeichen von Überarbeitung sein. Melden sich in einer bestimmten Abteilung plötzlich einige Angestellte häufiger krank, kann das auf Probleme im Team oder in der Führung hindeuten.

• Ziel: Krankenstand konstant halten
• HR-KPI: Krankheitstage pro Mitarbeiter*in bis 3 Tage
• Ziel: +/-1 Tag

8. Überstunden

Ein Unternehmen, dem es gut geht und das sich vor Aufträgen nicht retten kann, wird Überstunden statt Neueinstellungen nicht abgeneigt sein. Allerdings sollten Sie diese nur als vorübergehende Maßnahme sehen. Langfristig führen Überstunden zur Ermüdung, Motivationsverlust und Kündigungen. Außerdem spricht sich eine hohe Arbeitslast herum und Ihr Employer Branding leidet darunter.

• Ziel: Zahl der Überstunden reduzieren
• HR-KPI: Geleistete Überstunden pro Woche
• Zielwert: 1

9. Produktivität

Die Produktivität wird grundsätzlich für alle Produktionsprozesse gleich berechnet. Dafür gibt es zwei Größen, nämlich den Einsatz (Input) und das Ergebnis (Output).

Die Formel für Produktivität ist dann: Produktivität = Einsatz / Ergebnis

Im Verkauf zum Beispiel werden oft die Anzahl der Mitarbeiter*innen und die Lohnkosten als Messzahl verwendet. Wenn fünf  Mitarbeiter*innen im Verkauf an 20 Tagen arbeiten, fallen 100 Arbeitstage an. In diesem Zeitraum machen Sie 200.000 Euro Umsatz. Der Umsatz geteilt durch die Arbeitstage und dann durch die Zahl der Mitarbeiter*innen ergibt 400 Euro  – das ist die durchschnittliche Produktivität.

Produktivität muss aber nicht immer in Geld ausgedrückt werden. Bei Programmierer*innen werden etwa die Zahl der Code-Zeilen, die geschrieben wurden oder die Tasks, die erledigt wurden, als Maßstab genommen. 

Die Produktivität ist eine Personalkennzahl, die sensibel behandelt werden muss. Es verleitet Firmen oftmals, bei geringer Produktion einfach die Stundenzahlen zu erhöhen. Bei zu großem Output wird eventuell noch mehr Last verteilt, unter der dann Mitarbeiter*innen zusammenbrechen können.

Im Softwarebereich könnte die Produktivitäts-KPI so aussehen:

• Ziel: Zahl der Codezeilen pro Woche konstant halten
• HR-KPI: Codezeilen/Tage/Mitarbeiter*in
• Zielwert: 60

10. Mitarbeiterzufriedenheit

Unzufriedene Mitarbeiter*innen leisten weniger, kündigen schneller, sind nicht innovativ und können sogar Ihrer Reputation schaden. Um die Arbeitszufriedenheit zu messen, können Sie Online-Fragebogen einsetzen. Mit diesen können Sie nach verschiedenen Aspekten fragen, die dann bewertet werden. Ein Beispiel: Ich komme gerne jeden Tag zur Arbeit: 1 - stimmt auf jeden Fall; 5 - stimmt auf keinen Fall

Diese Daten müssen anonym beantwortet werden. Aus der Summe der Bewertungen können Sie dann unterschiedliche Werte ableiten.

• Ziel: Zufriedenheit insgesamt steigern
• HR-KPI: Durchschnittswert der Bewertungen
• Zielwert: 2,4
  

11. Fluktuation

Die Fluktuation gibt Ihnen an, wie viele Mitarbeiter*innen in einem bestimmten Zeitraum das Unternehmen verlassen. In jeder Firma gibt es eine natürliche Mitarbeiterfluktuation, manchmal auch saisonbedingt. Wie bei den anderen HR-KPIs sind insbesondere die Trends interessant. Wenn außergewöhnlich viele Beschäftigte Ihr Unternehmen verlassen, dann sollten Sie den Ursachen auf den Grund gehen. Werden Sie abgeworben oder sind sie unzufrieden?

• Ziel: Fluktuation auf einem normalen Niveau halten
• HR-KPI: Kündigungen durch Mitarbeiter*innen in einem Quartal
• Zielwert: <10

12. Diversität

Eine der modernen und neuen HR-KPIs, die Sie in 2024 auf jeden Fall benötigen, ist die Diversität. Sie zeigt an, wie das Verhältnis zwischen Männer und Frauen ist, aber auch wie die Altersstruktur aussieht, ob es eine kulturelle Vielfalt durch Arbeitnehmer*innen unterschiedlicher Herkunft gibt. Bewerber*innen schauen zunehmend nach Firmen, die nicht von alten weißen Männern beherrscht sind. Sie wollen in einer Firma arbeiten, die die reale Welt weitgehend abbildet und allen Angestellten Chancengleichheit bietet. 

• Ziel: Die Führungspositionen stärker mit Frauen zu besetzen
• HR-KPI: Anteil der Frauen in Prozent in Führungspositionen (oberes Management)
• Zielwert: 50 Prozent.
  

13. Verweildauer im Unternehmen

Dass heute jemand noch 40 Jahre lang einer Firma treu bleibt, ist eher selten. Neue Herausforderungen, Arbeitsumfelder und Inspirationen suchen ist heute in einem gewissen Maß mehr akzeptiert als noch in den 80er und 90er Jahren.

Und dennoch: Gerade, wenn Fachkräfte lange bei Ihnen bleiben, sagt das viel Positives über Ihre Qualitäten als Arbeitgeber aus. Insgesamt ist eine lange Verweildauer im Unternehmen auch ein positives Merkmal im Employer Branding und für Ihre Unternehmenskultur.  

• Ziel: Verweildauer nicht zu stark sinken zu lassen (alters bereinigt)
• HR-KPI: Durchschnittsdauer eines Arbeitsverhältnisses
• Zielwert: Größer als 2,5 Jahre

14. Homeoffice und Teilzeit

Für 2024 werden Sie sich weiter auf flexible Arbeitszeiten und -orte einstellen müssen, auch ohne Pandemie. Manche Mitarbeiter*innen haben Geschmack am Arbeiten von Zuhause gefunden, andere wollen Elternzeit nehmen oder ein Sabbatical. Als moderner Arbeitgeber möchten Sie wahrscheinlich diesen Wünschen nach einer besseren Work-Life-Balance nachkommen. 

Gleichzeitig gilt es aufzupassen, dass Sie noch genügend Human Resources zur Verfügung haben und die Kosten für Homeoffice Lösungen in einem vertretbaren Rahmen bleiben. Denn wenn plötzlich 20 Angestellte teilweise im Homeoffice arbeiten wollen, werden Sie neue Computer anschaffen, Internetleitungen bezahlen und eventuell sogar Schreibtische zur Verfügung stellen müssen. Kommen Sie den Wünschen Ihrer Belegschaft entgegen, werden sich die Zufriedenheit und Loyalität erhöhen. 

Die HR-Kennzahl sollte deshalb einen ausgewogenen Anteil an Mitarbeiter*innen im Homeoffice in Relation zur Gesamtzahl der Belegschaft darstellen.

• Ziel: Homeofficemöglichkeiten und Hybrid Work ausbauen
• HR-KPI: Zahl der Mitarbeiter*innen im Homeoffice/Gesamtzahl der Mitarbeiter*innen
• Zielwert: 15 % Zuwachs in einem Jahr