Bewerbungsprozess: So sparen Recruiter Zeit und Nerven

Zuletzt aktualisiert:
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2022
4.8.22
16/9/2022
16/9/2022
Minuten Lesedauer
Luisa Spardel
Recruitee
Erfahren Sie hier, wie Sie einen effizienten (digitalen) Bewerbungsprozess aufsetzen. Denn je schneller Sie eine Stelle besetzen können, desto besser.
Inhalt

Bei der Neubesetzung einer offenen Stelle wollen Sie die Stelle so schnell wie möglich besetzen, gleichzeitig aber sollen die Kosten dafür in einem vertretbaren Rahmen bleiben. Dieser Spagat ist nur zu schaffen, wenn der Bewerbungsprozess effizient gestaltet ist. Jeden Schritt dieses Prozesses können Sie optimieren.

Eine große Hilfe dabei ist Recruiting-Software, denn durch sie wird der Bewerbungsprozess digitalisiert. Und je mehr Daten Sie haben, umso mehr können Sie die einzelnen Schritte automatisieren.

Grundsätzlich gilt: Ein Bewerbungsprozess sollte so weit wie möglich digitalisiert sein. Die weitaus größte Zahl an Bewerbungen kommen heute über Online-Kanäle. Deshalb sollten Online Bewerbungen im Mittelpunkt Ihrer Bemühungen stehen, den Bewerbungsprozess effizienter zu machen.

Welche Schritte im Bewerbungsprozess optimieren

Bewerbungen laufen immer nach dem gleichen Schema ab, was perfekt als Prozess beschrieben werden kann:

  1. Stellenanzeigen formulieren
  2. Bewerbungskanäle auswählen
  3. Bewerber*innen verwalten und auswählen
  4. Interviews durchführen
  5. Entscheidung treffen
  6. Onboarding

Der Zeitfaktor spielt eine große Rolle im Recruiting, besonders wenn Sie Fachkräfte suchen. Je schneller Sie passende Kandidat*innen finden und Bewerber*innen einstellen können, umso größer ist Ihr Vorsprung gegenüber der Konkurrenz. Diesen Zeitvorteil erreichen Sie über einen effektiven Bewerbungsprozess. Hinzu kommt, dass Sie damit auch die Cost-per-Hire reduzieren können.

Verfassen Sie die optimale Stellenanzeigen

Schon bei der Erstellung der Stellenausschreibung kann eine Recruting-Software Sie wirksam unterstützen. Zwar werden Sie die Anforderungen an die Bewerber*Innen noch immer selbst formulieren müssen, aber eine Software kann Ihnen für den Rest der Anzeige Vorlagen anbieten.

Diese enthalten Basis-Informationen wie die Namen der Ansprechpartner und die Adresse. Haben Sie einen Text eingegeben, kann die Software ihn darauf prüfen, ob er mit den gesetzlichen Vorschriften wie dem Allgemeinen Gleichstellungsgesetz (AGG) konform ist.

Bewerbung so einfach wie möglich halten

Zusätzlich zu einem normalen, digitalen Bewerbungsprozess setzen einige Firmen bereits auf One-Click-Bewerbungen. Zukünftig könnte dieses Modell vielleicht sogar die aktuelle Form der Bewerbung ablösen.

Damit ist es Stellensuchenden möglich, sich einfach und schnell auch von mobilen Endgeräten aus bewerben zu können. Recruiter können eine solche Möglichkeit auf der Karriereseite des Unternehmens einbauen.

Der Vorteil für die Kandidat*innen: Sie können sich einfach und unkompliziert bewerben.

Der Vorteil für Ihr Unternehmen: Eine Bewerbung kann Ihnen schnell und ohne technischen Hürden zugesandt werden.

Optimierungsmöglichkeiten:

  • Durch rechtliche Vorabprüfung vermeiden Sie juristische Probleme
  • Vorlagen sparen erheblich Zeit beim Erstellen der Anzeige
  • Sie können aus einem Pool an bereits vorhandenen Anzeigenvorlagen auswählen
  • Bewerber*innen können sich schnell und unkompliziert bewerben.

Die passenden Bewerbungskanäle auswählen

Was aber schwieriger ist und Recruiter noch immer am meisten Zeit kostet: die richtigen Kanäle für Ihre Stellenanzeige auswählen. Die Software von Recruitee findet die passenden Kanäle, je nachdem welche Position in welcher Branche besetzt werden soll und welche Anforderungen gestellt werden. Die Software greift hierfür auf eine riesige Datenbank zurück. Sie können mit wenigen Klicks eine komplette Kampagne erstellen, die gezielt geeignete Kandidat*innen anspricht.

Soziale Netzwerke als Recruitingkanäle

Heute findet Recruiting auch in sozialen Netzwerken wie Facebook, Xing und LinkedIn statt. Als Recruiter ist es sehr zeitaufwändig, auch dort noch Anzeigen zu veröffentlichen. Per Software wird dieses Social Recruiting jedoch ganz einfach. Denn die Programme haben eingebaute Schnittstellen, die eine Anzeige an die Anforderungen der Netzwerke anpassen und die passende Zielgruppe dort ansprechen, wo sie sich aufhält. Bewerber, die Sie über Social Media rekrutiert haben, können Sie wie die anderen in den normalen Bewerbungsprozess mit aufnehmen. So gehen keine wertvollen Leads mehr verloren.

Die eigenen Mitarbeiter*innen nicht vergessen

Zwei Kanäle werden oft unterschätzt, sind aber sehr effektiv im Bewerbungsprozess: Mitarbeiterempfehlungen und ein Talent-Pool. Machen Sie neue Stellen in Ihrem Intranet bekannt und fordern Sie Kolleg*innen auf, die Anzeige Bekannten und Freunden zu schicken. Das schließt die Verbreitung in sozialen Netzwerken mit ein. Sie bekommen so gratis mehr Reichweite und Zugriffe auf Ihre eigene Karriereseite.

Optimierungsmöglichkeiten:

  • Je präziser Sie eine Anzeige der Zielgruppe nahe bringen, umso geringer sind die Streuverluste
  • Digitale Kanäle können automatisch bespielt werden
  • Sie können Budgetgrenzen setzen
  • Zeitersparnis durch automatisiertes Veröffentlichen
  • Verkürzung des Prozesses durch Mitarbeiterempfehlungen und Talent-Pool

Effizientes Bewerbermanagement

Der schwierigste Schritt im Bewerbungsprozess ist sicherlich die Bewertung der Bewerber*innen. Damit Sie sich nicht verzetteln, sollten Sie sich eine Liste mit Qualifikationen und Voraussetzungen anlegen, die in jedem Fall vorhanden sein müssen. Jede Bewerbung kann so überprüft werden, wird ein Mindestwert nicht erreicht, erfolgte eine Ablehnung.

Software verwaltet die Bewerber*innen-Profile

Noch effizienter ist es aber, diese Kriterien in einer Recruiting-Software für das Bewerbermanagement zu hinterlegen und damit für alle Mitarbeiter*innen verfügbar machen. Diese können dann nachprüfen, ob bestimmte Abschlüsse, Zertifizierungen oder Berufserfahrung den Vorstellungen entsprechen. Es geht aber noch weiter: Künstliche Intelligenz kann einen Lebenslauf nach bestimmten Stichworten scannen und eine Vorauswahl erstellen.

Als Recruiter*in kennen Sie es nur zu gut: Auf eine Ausschreibung für eine offene Position kann eine Flut an Bewerber*innen folgen, die sich für die freie Stelle interessieren. Nicht alle sind qualifiziert, aber selbst nach einer ersten Auswahl bleiben noch viele übrig.

Automatisierte Kommunikation mit Bewerber*innen

Eigentlich haben Sie heute keine Zeit mehr, sich erst alle Bewerbungen anzuschauen und dann die Absender*innen zu kontaktieren. Wer sich digital bewirbt, erwartet umgehend eine Antwort. In einem digitalen Bewerbungsprozess wird beim Eingang einer Bewerbung automatisch eine Bestätigung versendet, die individualisiert und in einem freundlichen Ton gehalten ist. Sie können für diese Schreiben Vorlagen erstellen, und diese dann einer Stelle zuweisen. Das spart erheblich an Zeitaufwand ein.

Und eine weitere Optimierung bietet sich an: Abgelehnte Bewerber*innen können durchaus für andere Stellen qualifiziert sein. Per automatischer Rückmeldung können Sie diese fragen, ob Sie die Daten für Ihren Talent-Pool speichern dürfen. Gleiches gilt übrigens für Initiativbewerbungen: Auch wenn im Moment keine Stelle frei ist, kann der*die Bewerber*in vielversprechend sein.

Bei der nächsten Stellenausschreibung wird dann das Bewerbermanagement zuerst in die eigene Datenbank schauen und nach entsprechend qualifizierten Kandidat*innen suchen. Wenn diese Datenbank entsprechend gut gepflegt wird, können Sie sich unter Umständen die Schaltung einer Stellenanzeige sparen.

Ein digitales Bewerbermanagement hat darüber hinaus den Vorteil, dass es alle Kanäle zusammenführt. Sie müssen keine E-Mails in Ordner verschieben oder sich bei LinkedIn anmelden, um nach neuen Bewerbungen zu schauen. Stattdessen können Sie sich in Ruhe Zeit für eine Auswahl der am meisten qualifizierten Bewerber*innen lassen.

Optimierungsmöglichkeiten:

  • Bewerber*innen aus allen Kanälen, ob Social Media, E-Mail oder über eine Online-Plattform, werden einheitlich und zentral verwaltet
  • Duplikate werden automatisch erkannt und gemeldet
  • Auswahlfilter verschaffen Ihnen sofort einen Überblick über die Qualifikationen aller Kandidaten

Interviews

Vorstellungsgespräche kosten Zeit. Vermutlich ist dies sogar der zeitintensivste Teil im Bewerbungsprozess. Das gilt für Bewerber*innen wie für Personaler in Unternehmen. Oft bietet es sich daher an, vor dem persönlichen Kennenlernen ein Telefoninterview oder ein Videogespräch zu führen. So werden Zeit und Anreisekosten gespart.

Endauswahl beschränken

Für die Einladung zum Bewerbungsgespräch gilt: Beschränken Sie sich auf wenige Kandidaten, und laden Sie nur die besten ein. Je schneller Sie ein Jobangebot herausgeben können, desto wahrscheinlicher ist es, dass ein*e Bewerber*in bei Ihnen landet und nicht bei der Konkurrenz.

Im Interview, gerade in der ersten Runde, sollten Sie keine Zeit verschwenden. Stellen Sie die wichtigsten Fragen zuerst, zum Beispiel zur Verfügbarkeit, Erfahrung und Führungsqualitäten.

Kommen Sie nach der Begrüßung gleich zur Sache und verschwenden Sie keine Zeit mit Erläuterungen zur Stelle oder Vorstellung Ihres Unternehmens.

Termine effizient koordinieren

Zuvor aber müssen Sie Termine vereinbaren, und das kann sich manchmal als eine große Hürde darstellen. Denn Sie müssen bei den Kolleg*innen nachfragen, ob sie verfügbar sind, dann der*dem Bewerber*in verschiedene Termine vorschlagen und natürlich auch selbst Zeit haben. Über einen geteilten Terminkalender ist das wesentlich einfacher, weil Sie direkt freie Termine bei anderen einsehen können.

Wenn Sie noch mehr Zeit sparen wollen, dann lassen Sie Ihre Recruiting-Software die Arbeit erledigen. Sobald Sie eine*n Bewerber*in ausgewählt haben, sieht die Software in den Kalendern aller nach, die an der Bewerbung arbeiten und schickt eine E-Mail mit entsprechenden Terminvorschlägen an die*den Kandidat*in. Gleichzeitig werden intern diese Zeiträume blockiert. Diese E-Mail wird aus einer Vorlage generiert, die Sie nur einmal erstellen müssen und die sich dann alle notwendigen persönlichen Daten aus dem System zieht.

Notizen direkt im Profil anlegen

Während des Interviews werden Sie und Ihre Mitarbeiter*innen sich Notizen machen. Oft hat jeder seinen eigenen Notizblock und muss diese Informationen dann später nochmal abtippen und der Personalakte beilegen oder aber in den Computer eingeben. Mit einem Bewerbermanagement können Sie diese Schritte übergehen.

Alle am Bewerbungsgespräch Beteiligten können sich das Bewerber*innen-Profil aufrufen und dort Ihre Notizen eintragen. Die Kolleg*innen sehen, wer was geschrieben hat, alle Infos sind an einer Stelle. Da die meisten Recruiting-Programme eine App für Smartphones und Tablets haben, müssen Sie nicht mit ihrem Laptop auf dem Schoß arbeiten.

Optimierungsmöglichkeiten:

  • Termine automatisiert koordinieren
  • Interviewstruktur effektiver gestalten
  • Videointerviews sparen Reisekosten und können aufgezeichnet werden
  • Notizen werden direkt ins System eingeben
  • Mit einer Software können Sie schneller Bewerber vergleichen

Entscheidung und Onboarding von Bewerber*innen

Im letzten Schritt werden Sie eine Entscheidung für eine Person aus der Bewerber*innenliste treffen müssen. Diese fällt nicht immer leicht, gerade wenn die Qualifikationen ähnlich sind.

Entscheidungsmatrix anlegen

Hier kann eine Matrix helfen, mit der Sie die Kandidat*innen bewerten. In dieser sind die wichtigsten Anforderungen eingetragen, gleichzeitig haben Sie eine Gewichtung, welche wichtiger sind als andere. Sie können diese Tabelle bereits während des Interviews anlegen und dann alle Einträge miteinander vergleichen. Das spart Ihnen Zeit, die Sie dann für eine ausführliche Diskussion mit Ihrem Team nutzen können.

Eine solche Nutzwertanalyse kann ebenfalls Teil einer Recruiting-Software sein. Sie können diese in aller Ruhe schon während der Formulierung der Stellenanzeige anlegen und die Daten nach den Interviews eintragen. Die Software berechnet daraus dann Punkte, die jede*r Kandidat*in bekommt. Diese Punkte können Ihnen anschließend als Entscheidungshilfe dienen.

Teambesprechung und Bauchgefühl sind wichtig

Aber: Diskutieren Sie das Ergebnis auf jeden Fall mit dem Team. Wichtiger noch: Verlassen Sie sich im Zweifel auf Ihr Bauchgefühl. In der Regel täuscht das nicht, gerade wenn Sie die Wahl zwischen zwei gleichwertigen Kandidaten haben.

Und: Wenn Sie und Ihr Team bei keiner*keinem Kandidat*in das Gefühl haben, sie*er sei die*der Richtige, führen Sie erneut Interviews durch oder schauen Sie nach neuen Bewerber*innen. Am Ende spart Ihnen das mehr Geld als wenn Sie jemand einstellen, die*der entweder nicht performt wie erhofft oder aber nach der Probezeit schon wieder abspringt.

Schnelle Benachrichtigung der Bewerber*innen

Ein Bewerbungsprozess sollte heute nicht länger als 14 Tage dauern. Besser ist es, wenn Sie nach einer Woche bereits eine Entscheidung getroffen haben. Je schneller Sie eine*n Kandidat*in finden, umso weniger Verluste machen Sie durch eine unbesetzte Stelle. Sobald Sie eine Entscheidung getroffen haben, informieren Sie die*den Kandidat*in umgehend.

Mit einer E-Mail-Vorlage ist das nur ein Klick. Sie enthält alle wichtigen Informationen, wie es weitergeht, zum Beispiel den Entwurf des Arbeitsvertrages, Fragen zu Steuernummer und ähnlichem und vor allem eine herzliche Begrüßung.

Ein Grund für die Eile: Viele Bewerber*innen fahren mehrgleisig und bewerben Sie bei mehreren Unternehmen. Sie sollten also so schnell wie möglichen den Deal schließen, damit Ihr*e Kandidat*in nicht noch in letzter Minute abspringt.

Abgelehnte Kandidat*innen in Talent-Pool aufnehmen

Gleichzeitig sollten Sie die abgelehnten Bewerber*innen ebenfalls schnellstens kontaktieren. Hierfür können Sie eine eigene E-Mail-Vorlage anlegen. In dieser bedanken Sie sich für die Zeit, die sich die*der Bewerber*in genommen hat. Gleichzeitig fragen Sie, ob Sie die Daten in Ihrem Talentpool speichern dürfen.

Das kann Ihnen bei der nächsten Stellenbesetzung eine große Hilfe sein. Eine Recruiting-Software wird die Talente in so einer Datenbank immer wieder mit neuen Informationen und passenden Stellenanzeigen versorgen.

So halten Sie den Kontakt. Gleichzeitig dient eine gute Formulierung dem Employer Branding. Wer sich trotz Ablehnung gut behandelt fühlte, wird sich sicherlich erneut bewerben, wenn eine Stelle frei ist. Ist die Person bereits im Talentpool, sparen Sie sich die ersten Auswahlschritte und können direkt einen Interviewtermin ausmachen.

Optimierungsmöglichkeiten:

  • Datengrundlage für Entscheidungen verbessert die Qualität
  • Kommunikation automatisieren und beschleunigen
  • Entscheidungsprozess bei Bewerber*innen verkürzen
  • Talent-Pool für künftige Bewerbungsprozesse anlegen

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