Der Bewerbungsprozess: 4 Tipps für mehr Erfolg im Recruiting

Die meisten von uns haben es schon einmal getan: sich bei einem Unternehmen auf eine offene Stelle beworben. Erinnern Sie sich noch, wie lange Sie damals auf eine Antwort gewartet haben? Wie viel Zeit haben Sie in den Bewerbungsprozess investiert? Was fanden Sie damals gut und was hat Sie genervt?

Genau das wollte das Karriereportal Stepstone wissen und hat bei rund 28.000 Beschäftigten nachgefragt. In den Studienergebnissen zeigte sich,

• dass 86 Prozent der Bewerber*innen ein Jobangebot nach einem unkomplizierten Verfahren eher annehmen würden.
• dass 60 Prozent das Warten, bis sie auf ihre Bewerbung Rückmeldung erhalten, besonders frustrierend finden.
• dass sich mehr als 80 Prozent bereits in der Stellenanzeige konkrete Gehaltsangaben wünschen.

Heute stehen Sie als Personalverantwortliche*r und Vertreter*in Ihres Unternehmens dem gegenüber. Und auch auf Ihrer Seite, der der Personaler*innen, gab es eine aktuelle Umfrage, und zwar vom Jobnetzwerk XING. Dabei zeigte sich,

• dass 52 Prozent der deutschen Unternehmen die Personalsuche heute als größere Herausforderung ansehen als noch vor fünf Jahren.
• dass in jedem fünften deutschen Unternehmen die Fluktuation steigt.
• dass 63 Prozent eine Vakanzzeit von mehr als drei Monaten verzeichnen, das heißt, dass offene Stellen rund 100 Tage und länger nicht besetzt werden können.

Unterm Strich bedeutet das für Arbeitgeber, dass der Arbeitsmarkt ein herausfordernd ist und bleibt. Umso wichtiger ist es, den Bewerbungsprozess möglichst reibungslos und positiv zu gestalten – und zwar unabhängig vom individuellen Ausgang. Denn ja, auch mit einer Absage können Sie als Unternehmen einen guten Eindruck hinterlassen.

Im folgenden Beitrag wollen wir uns genauer ansehen, was einen guten Bewerbungsprozess ausmacht und an welchen Stellschrauben Sie drehen können, um Ihre aktuelle Candidate Experience zu optimieren (Spoiler Alert: wie ein gutes Absageschreiben aussieht, verraten wir Ihnen am Ende auch).

Die häufigsten Fehler, die Unternehmen im Bewerbungsprozess machen

In der modernen Candidate Journey können schon Kleinigkeiten über Erfolg oder Misserfolg entscheiden, vor allem angesichts des angespannten Arbeitsmarkts, auf dem wir uns aktuell und mit großer Wahrscheinlichkeit auch in der Zukunft bewegen.

„Wir erleben eine Zeitenwende auf dem Arbeitsmarkt“, weiß NEW WORK SE Vorstand und Recruiting-Spezialist Frank Hassler. „Unternehmen müssen sich heute bei Talenten bewerben, nicht umgekehrt.“

Zwei der häufigsten Fehler, die Unternehmen bei „ihrer Bewerbung“ machen, sind:

1. Der Zeitaufwand ist zu groß.

Motivationsschreiben, Anschreiben, optimierter Lebenslauf, Referenzen – der Aufwand für eine gute Bewerbung sind aufseiten von Bewerber*innen bereits groß. Setzt ein Unternehmen dann noch eins drauf und besteht auf ein System, in dem für jede Stelle ein neuer Account angelegt werden muss, passiert es schnell, dass Interessent*innen das Handtuch werfen.

2. Der Prozess ist repetitiv.

Im Zeitalter der Digitalisierung sollte es nicht mehr passieren und doch verbringen Bewerber*innen auf vielen Karriereportalen immer noch wertvolle Zeit damit, ihren Lebenslauf, den sie kurz zuvor als PDF hochgeladen haben, Zeile für Zeile abzutippen. Das liegt in vielen Fällen an veralteten Bewerbermanagementsystemen. „Unternehmen müssen ihr Recruiting modernisieren“, bestätigt auch Frank Hassler von NEW WORK SE. Veraltete Systeme schrecken ab und können wertvolle Kontakte kosten.

„Manche Systeme nutzen Parsing, um die Formulare automatisch mit den Daten aus dem hochgeladenen Lebenslauf auszufüllen. Das funktioniert allerdings nicht immer einwandfrei”, erklärt der erfahrene Recruiter Joel Winter. Allen, die ihre Daten nicht abtippen möchten, empfiehlt er, die Bewerbung einfach per E-Mail und CV-Anhang an den Hiring Manager zu senden oder die Felder, die sich wiederholen, einfach mit “siehe CV” auszufüllen. „Oder man bewirbt sich erst gar nicht bei Unternehmen, denen es egal zu sein scheint, dass sie die wertvolle Zeit anderer verschwenden.” 

Die beste Lösung für dieses Problem ist ein modernes Bewerbermanagementsystem, denn die einzige Alternative dazu ist die traditionelle Bewerbung per E-Mail und CV-Anhang. Sie ist und bleibt jedoch ein manueller Prozess, der dann nicht selten aufseiten von HR digitalisiert werden muss. Und das bindet wiederum wertvolle Ressourcen.

4 Tipps für einen besseren Bewerbungsprozess

Damit Ihnen die besten Talente nicht systembedingt oder aus Zeitgründen abspringen, haben wir vier grundlegende Empfehlungen für Sie:

Tipp 1: Klare, prägnante und übersichtliche Stellenausschreibungen

Je prägnanter und klarer Ihre Ausschreibung ist, desto rascher erkennen interessierte Menschen, ob Ihre Fertigkeiten und Eigenschaften zu der Rolle passen könnten. „Das ist der Moment, in dem alles beginnt“, meint Talent Acquisition Lead Aleksandra Gurskaite. Nehmen Sie sich also ein wenig Zeit und erstellen Sie gemeinsam mit dem Fachbereich eine möglichst effektive Stellenbeschreibung. Am besten besprechen Sie bei einem Meeting die Anforderungen der Rolle und fassen sie gemeinsam in Worte.

So kann Ihnen ein Tool wie Recruitee dabei helfen

Ein gutes Bewerbermanagementsystem bietet Ihnen neben erprobten Vorlagen für Stellenausschreibungen auch praktische KI-Unterstützung, um Ihre Stellenausschreibungen zu optimieren.

Tipp 2: Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität

Versetzen Sie sich in die Lage der Bewerber*innen und überlegen Sie, welche Schritte unnötig, frustrierend oder zeitaufwändig sein könnten. Wenn Sie einen digitalen Bewerbungsprozess nutzen, wie viele Felder müssen interessierte Talente ausfüllen? Wie viele Fragen müssen Sie beantworten? Können Sie als HR-Beauftragte*r die Datenabfrage für jede Stelle individuell anpassen?

So kann Ihnen ein Tool wie Recruitee dabei helfen

Moderne Tools machen Ihnen das Erstellen Ihrer Stellenausschreibung so einfach und intuitiv wie möglich und begleiten Sie mit Tipps und Hilfestellungen durch die einzelnen Schritte. Auch Formulare mit Auswahlfragen sollten sich so schnell erstellen und praktisch auswerten lassen.

Tipp 3: Mehrere Bewerbungsmöglichkeiten

Karriere-Plattformen wie LinkedIn, Xing oder Indeed bieten One-Click-Bewerbungen an, um Talenten den Bewerbungsprozess möglichst einfach zu machen. Vor allem Arbeitskräfte, die aktuell noch in einer Anstellung sind und daher wenig Zeit haben, greifen gerne auf diese Möglichkeiten zurück. Kein aktueller Lebenslauf zur Hand? Kein Problem: Das LinkedIn-Profil verrät potenziellen Arbeitgebenden alles, was sie wissen müssen.

So kann Ihnen ein Tool wie Recruitee dabei helfen

Mit modernen Tools integrieren Sie One-Click-Bewerbungen von LinkedIn, Xing oder Indeed mit wenigen Klicks. Darüber hinaus können Sie Bewerbungen auch über ein eigens erstelltes Formular ermöglichen.

Tipp 4: Laufende Kommunikation

Stellen Sie sicher, dass Sie alle Bewerber*innen über den Status ihrer Bewerbung am Laufenden halten. Mit einer kurzen Bestätigung nach Erhalt der Bewerbung samt Informationen über den weiteren Ablauf zeigen Sie, dass Sie den Aufwand und die Zeit, die ein Talent in seine Bewerbungsunterlagen investiert, wertschätzen. Auch bei ungeplanten Verzögerungen und natürlich im Fall einer Zu- oder Absage empfehlen sich zeitnahe Mitteilungen.

So kann Ihnen ein Tool wie Recruitee dabei helfen‍

‍Eine laufende Kommunikation mit allen Talenten kostet enorm viel Zeit, kann jedoch mit den richtigen Tools rasch und effektiv automatisiert werden. Verwenden Sie zum Beispiel vorgefertigte E-Mail-Vorlagen, um den Bewerbungseingang automatisch zu bestätigen, oder versenden Sie an Kandidat*innen, die nicht zum Gespräch eingeladen wurden, automatisierte Absage-E-Mails mit konkreten Absagegründen.

Zum Thema Absage haben wir, wie eingangs versprochen, noch eine Empfehlung für Sie: Nutzen Sie jede Absage als Chance für Ihr Employer Branding. Was im ersten Moment nach einem Widerspruch klingt, ist nämlich keiner. 

Eine gute Absage …

• erfolgt zeitnah,
• ist positiv formuliert,
• ist diplomatisch und höflich,
• ist so konkret wie möglich und
• zeigt Wertschätzung.

Absagen, die diese Voraussetzungen erfüllen, können Sie vor negativer Reputation schützen, Ihr Employer Branding fördern und die Türen für künftige Stellenbesetzungen offenhalten.

Unser Fazit

Damit Sie als Arbeitgeber weiterhin Erfolg am Arbeitsmarkt haben und die besten Talente für sich begeistern, empfiehlt es sich, Ihren Bewerbungsprozess zu modernisieren und mit Tools wie Recruitee by Tellent zu digitalisieren. Benutzerfreundlichkeit, Effizienz und Flexibilität sollten dabei im Mittelpunkt stehen. Wie das konkret in Ihrem Unternehmen aussehen könnte, zeigen wir Ihnen gerne im Rahmen einer Demo.