Ein Leitfaden, um die Candidate Experience zu verbessern

Zuletzt aktualisiert:
11.5.2021
10/1/2022
10/1/2022
Minuten Lesedauer
Luisa Spardel
Recruitee
Die Candidate Experience ist überaus wichtig für Unternehmen im Kampf um Talente. Erfahren Sie hier, wie Sie sie gezielt verbessern können!
Inhalt

Die meisten Arbeitnehmer*innen empfinden den Bewerbungsprozess als nötiges Übel auf dem Weg zum Traumjob. Viele Unternehmen machen es Kandidat*innen leider auch nicht gerade leicht: Bewerber*innen müssen sich erst mühsam durch komplizierte Bewerbungssoftware kämpfen und dann wochenlang auf Feedback warten. Darunter leidet die Candidate Experience.

Dieses Schlagwort beschäftigt Recruiter*innen mehr und mehr. Aber was ist eigentlich die Candidate Experience und warum ist sie so wichtig? Das erfahren Sie in diesem Artikel.

Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie sie gezielt verbessern und die fünf wichtigsten KPIs, mit denen Sie Ihren Erfolg messen können.

Was ist die Candidate Experience?

Die Candidate Experience, auch Bewerbungserlebnis genannt, ist die Summe aller Erfahrungen, die Ihre Kandidat*innen während der Bewerbungsphase mit Ihrem Unternehmen sammeln. Dazu zählen die folgenden Berührungspunkte

  • Der erste Kontakt zu Ihrem Unternehmen auf einer Jobmesse, in den sozialen Medien, oder durch eine Empfehlung.
  • Das Kennenlernen Ihres Unternehmens über die Webseite – besonders der Karrierebereich mit den aktuellen Stellenanzeigen.
  • Die Abgabe der Bewerbung auf Ihrer Webseite, über LinkedIn oder per E-Mail.
  • Der Auswahlprozess bestehend aus Vorstellungsgesprächen, Online-Tests oder Assessment Center.
  • Die persönliche Kommunikation mit Kandidat*innen, besonders die Zu- oder Absage.
  • Das Onboarding des*der neuen Mitarbeiter*in.

Warum ist die Candidate Experience so wichtig?

Im Kampf um Talente und Fachkräfte können es sich Unternehmen nicht leisten im Bewerbungsprozess vielversprechende Kandidat*innen zu verlieren. Aus diesen drei Gründen sollte die Candidate Experience höchste Priorität in Ihrem Unternehmen genießen:

1. Starker Einfluss auf Ihre Employer Brand

Wir neigen dazu besonders schlechte Erfahrungen mit Freund*innen und Familie, sowie auf sozialen Netzwerken zu teilen. Außerdem können Bewerber*innen negative Eindrücke besonders einfach auch auf Arbeitgeber*innen-Bewertungsportalen wie Glassdoor oder Kununu veröffentlichen. Dies beeinflusst auf lange Sicht Ihr Markenimage, Ihr Employer Branding, und die Wahrscheinlichkeit, dass sich qualifizierte Kandidat*innen bei Ihnen bewerben. Im Gegensatz dazu, können positive Erfahrungen, die geteilt werden, die Anzahl der Bewerbungen erhöhen.

2. Die besten Kandidat*innen bleiben im Auswahlverfahren

Qualifizierte Fachkräfte haben oft nicht nur einen, sondern gleich mehrere Jobs zur Auswahl. Längst prüft im Personalauswahlverfahren nicht nur das Unternehmen, sondern auch der*die Bewerber*in, ob die Chemie stimmt. Ein positives Bewerbungserlebnis erhöht die Chancen, das der*die richtige Kandidat*in den angebotenen Job auch annimmt und nicht vorher bei der Konkurrenz unterschreibt.

3. Zufriedene, produktivere Mitarbeiter*innen

Erfolgreiche Mitarbeiter*innen-Bindung beginnt schon im Bewerbungsprozess mit einer positiven Candidate Experience. Diese legt den Grundstein für die langfristige Zufriedenheit und eine gute Zusammenarbeit. Besonders Versprechungen, die während des Auswahlprozesses gemacht wurden, müssen nun eingehalten werden. Der*Die neue Mitarbeiter*in soll es sich schließlich in der Probezeit nicht wieder anders überlegen.

Wie Sie Ihre Candidate Experience verbessern

Oft sind es schon Kleinigkeiten, die Kandidat*innen im Bewerbungsprozess stören und sich leicht vermeiden lassen. Wir haben ausführliche Tipps für Sie, wie Sie Ihr Bewerbungserlebnis optimieren können.

Machen Sie es für Kandidat*innen so einfach wie möglich, sich zu bewerben

Wenn sich jemand dafür entschieden hat, sich bei Ihrem Unternehmen zu bewerben, dann ist die erste Hürde genommen. Derjenige*Diejenige ist bereit einige Zeit in die Ausarbeitung von soliden Bewerbungsunterlagen zu investieren. Dies sollte von Unternehmensseite her wertgeschätzt und respektiert werden, indem Sie den Bewerbungsprozess so einfach wie möglich gestalten. So geht’s:

  • Gestalten Sie Ihre Karriereseite besonders sichtbar und einfach zu finden.
  • Erwähnen Sie Ansprechpartner*innen für etwaige Rückfragen mit E-Mail-Adresse und Telefonnummer in Stellenausschreibungen.
  • Beschreiben Sie klar und deutlich, welche Informationen und Dokumente Sie in Ihrem Bewerbungsprozess von den Bewerber*innen fordern. Beschränken Sie sich auf das Nötigste.
  • Gestalten Sie den Prozess so kurz wie möglich und so, dass Bewerber*innen ihn auch problemlos auf mobilen Geräten durchlaufen können.
  • Bieten Sie Ein-Klick-Bewerbungen über LinkedIn an, um Ihren Kandidat*innen Zeit zu sparen. Mit einer Recruiting-Software wie Recruitee geht das übrigens ganz einfach.
  • Senden Sie Bewerber*innen eine Bestätigungs-E-Mail, sodass Sie sicher sein können, das alles gut angekommen ist.

Bleiben Sie immer in Kontakt mit Ihren Kandidat*innen

Nichts ist frustrierender für Bewerber*innen als tage- oder gar wochenlang auf eine Antwort zu warten. Wenn Funkstille seitens des Unternehmens herrscht, dann wird das oft als Desinteresse und indirekte Absage wahrgenommen. So geht es besser:

  • Schicken Sie eine Absage oder die Einladung zum nächsten Schritt im Auswahlprozess so schnell wie möglich, am besten innerhalb von zwei Tagen.
  • Schreiben Sie Kandidat*innen von einer persönlichen E-Mail-Adresse anstelle einer generischen karriere@unternehmen.de Adresse.
  • Antworten Sie auf jede Kommunikation der Bewerber*innen, besonders wenn Fragen gestellt werden.
  • Senden Sie regelmäßige Updates und erläutern Sie die nächsten Schritte im Bewerbungsprozess.
  • Nutzen Sie unsere E-Mail-Vorlagen, um einen guten Eindruck in jeder Situation zu machen.

Senden Sie klare Informationen über das Auswahlverfahren

Die Aufregung für Kandidat*innen ist groß, wenn sie zu einem Assessment Center oder Bewerbungsgespräch eingeladen werden. Damit es keine negativen Überraschungen auf beiden Seiten gibt, ist es wichtig, Ihren Bewerber*innen ausführliche Informationen im Vorfeld zu schicken. Am besten senden Sie eine elektronische Einladung, die den Termin im Kalender des*der Bewerber*in festhält.

Diese Informationen sollten enthalten sein:

  • Die Zeit, die Dauer und der Ort des Interviews.
  • Die anwesenden Personen und welche Funktionen diese im Unternehmen haben.
  • Das Format des Verfahrens (z.B. strukturiertes Interview) und ob es etwas vorzubereiten gibt.
  • Der gewünschte Dresscode.
  • Der Lageplan des Gebäudes, wie der*die Kandidat*in am besten dorthin findet, und eventuelle Parkplatzmöglichkeiten.

Führen Sie Auswahlverfahren professionell durch

Der Moment, in dem der*die Kandidat*in zum Vorstellungsgespräch erscheint, ist oft der erste persönliche Kontakt mit dem Unternehmen. Er*Sie betritt zum ersten Mal das Firmengebäude, lernt Mitarbeiter*innen kennen und formt einen Eindruck davon, wie es ist dort zu arbeiten. Dieser Eindruck ist oft entscheidend und deshalb ist es wichtig hier als Unternehmen positiv aufzutreten. So geht’s:

  • Bereiten Sie Teilnehmer*innen aus anderen Fachbereichen auf das Gespräch vor. Ihnen sollte bewusst sein, dass sie das Unternehmen repräsentieren und einen professionellen Eindruck hinterlassen sollen.
  • Beginnen Sie das Vorstellungsgespräch pünktlich.
  • Bieten Sie Kandidat*innen Getränke an, damit sie sich willkommen fühlen.
  • Erläutern Sie den Ablauf und stellen Sie das Unternehmen vor.
  • Konzentrieren Sie sich ganz auf den*die Kandidat*in. Benachrichtigungen auf Ihrem Laptop oder Smartphone sollten lautlos gestellt sein.
  • Machen Sie sich Notizen während des Gesprächs.
  • Bauen Sie genügend Zeitpuffer ein, damit Kandidat*innen auch Fragen am Ende des Gesprächs stellen können.

Erteilen Sie ehrliche Absagen so bald wie möglich

Laut einer Umfrage bemängeln fast 50 % der Bewerber*innen fehlende Kommunikation und Feedback von Arbeitgeber*innen. Dabei sind nichtssagende Standardtexte oder kaum nachzuvollziehende Begründungen in der Absage fast schon schlimmer als gar kein Feedback.

Je weiter Kandidat*innen im Auswahlprozess fortgeschritten sind, ein desto persönlicheres und ausführlicheres Feedback erwarten sie vom Unternehmen. Deshalb ist besonders bei Absagen Fingerspitzengefühl gefragt. Es lohnt sich die Zeit in persönliche Worte zu investieren, die die Türen für eine zukünftige Zusammenarbeit offen lassen.

Holen Sie aktiv Feedback ein

Recruiter*innen haben das Ziel, die Candidate Experience kontinuierlich zu verbessern. Dabei kann Ihnen eine Umfrage helfen, die Sie allen Kandidat*innen schicken, die den Bewerbungsprozess durchlaufen haben (auch wenn sie abgelehnt wurden). Dadurch können Sie wertvolle Einblicke gewinnen und konkrete Maßnahmen zur Optimierung ableiten.

Hier eine Auswahl von Fragen, die Sie stellen könnten:

  • Wie würden Sie Ihre Erfahrung mit unserem Bewerbungsprozess beschreiben?
  • Wie empfanden Sie die Kommunikation während des Bewerbungsprozesses?
  • Würden Sie unser Unternehmen an Freunde und Familie weiterempfehlen?
  • Würden Sie sich wieder bewerben, falls eine entsprechende Stelle frei wird?
  • Wie könnten wir unseren Bewerbungsprozess noch verbessern?

5 KPIs, die die Candidate Experience messbar machen

„What gets measured gets managed.”Dieser berühmte Ausdruck von Peter Drucker ist zu einer Managementweisheit geworden: Wenn etwas aktiv verbessert werden soll, dann muss es erst einmal messbar gemacht werden. Sogar etwas Subjektives wie Erfahrung lässt sich messen.

Diese fünf KPIs helfen Ihnen dabei:

1. Zeitraum von Bewerbung zum Angebot (time to hire)

Je länger der Bewerbungsprozess dauert, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Kandidat*innen andere Angebote annehmen oder sich anderweitig orientieren. Ein schneller Ablauf ist also von Vorteil.

2. Verhältnis von Interviews zu Zusagen (interview to offer ratio)

Wenn sich auch nach vielen Vorstellungsgesprächen noch nicht der*die richtige Kandidat*in hervorgetan hat, dann ist es an der Zeit den Vorauswahlprozess zu optimieren. Nur die vielversprechendsten Bewerber*innen sollten eingeladen werden.

3. Zusage Quote (offer acceptance rate)

Sie haben dem*der besten Kandidat*in ein Angebot gemacht und er*sie springt im letzten Moment ab? Das sollte nicht passieren, wenn die Bewerber*innen schon frühzeitig davon überzeugt sind, dass dies der richtige Job für sie ist. Fragen Sie gezielt nach, woran es gelegen hat. Oder probieren Sie einmal diese Tipps für kreative Jobzusagen aus.

4. Zufriedenheit der Kandidat*innen

Diese lässt sich durch eine kurze Umfrage messen. Kandidat*innen werden es zu schätzen wissen, wenn Sie ihr Feedback ernst nehmen. Mit einem kleinen Dankeschön (z. B. Airbn- Gutscheine an abgelehnte Kandidat*innen vergeben) beenden Sie die Kommunikation auf eine positive Weise.

5. Net Promoter Score

Dieser bezieht sich auf die Frage „Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie unsere Firma an Freund*innen und Familie weiterempfehlen?”, die auf einer Skala von 1 (nicht wahrscheinlich) bis 10 (sehr wahrscheinlich) beantwortet wird. Das Ergebnis lässt sich mit einem NPS-Rechner ganz einfach bestimmen.

Fazit

Der Bewerbungsprozess trägt maßgeblich dazu bei, wie Kandidat*innen Ihr Unternehmen wahrnehmen. Ist die Candidate Experience unorganisiert und unprofessionell? Dann projizieren Bewerber*innen das auf die gesamte Firma.

Im Gegensatz kann eine positive Erfahrung Wellen schlagen und weitere qualifizierte Leute ins Unternehmen holen. Sie können sicher nicht alle Ihrer Prozesse von heute auf morgen umstellen, aber Schritt für Schritt daran arbeiten jeden Aspekt der Candidate Experience ein bisschen besser zu machen. Ihre Kandidat*innen werden es Ihnen danken.

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