Alles, was Sie über ein modernes Bewerber*innen-Management wissen müssen

Zuletzt aktualisiert:
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2021
29.4.21
18/4/2023
18/4/2023
Minuten Lesedauer
Luisa Spardel
Recruitee
Eine Bewerber*innen-Management-Software hilft Ihnen beim Recruiting. Erfahren Sie hier, wie Sie Ihren Prozess optimieren können.
Inhalt

Der Umgang mit Bewerber*innen hat sich in den vergangenen Jahren erheblich geändert. War in der Vergangenheit die Auswahl für Unternehmen noch sehr groß, müssen Sie heute viel Zeit aufwenden, um passende Kandidat*innen zu finden. Außerdem sind mehr Kanäle hinzugekommen. Sie können nicht mehr nur eine Stellenanzeige in einer überregionalen Tageszeitung aufgeben, stattdessen müssen Sie sowohl Print- als auch Online-Medien bedienen, die sozialen Netzwerke nutzen und aktives Talent-Scouting betreiben. Ohne ein modernes Bewerber*innen-Management ist das kaum möglich.

Was ist Bewerber*innen-Management?

Die Definition des Bewerber*innen-Managements besteht aus einem, in der Regel softwarebasierten, Prozess, der alle Schritte bei der Stellenbesetzung umfasst. Der Bewerber*innen-Management-Workflow hilft Ihnen, die Übersicht bei Neubesetzungen zu behalten und gleichzeitig Zeit und Kosten zu sparen. Er versetzt Sie in die Lage, Stellenausschreibungen richtig zu formulieren und zu platzieren. Die Software kann Termine für Interviews verwalten und sogar Kandidat*innen bewerten. Ganz wichtig ist, dass sie Sie immer wieder an wichtige Deadlines erinnert, zum Beispiel wenn einem*einer Kandidat*in noch keine Absage geschickt wurde.

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Ihnen fällt das verfassen einer Absage schwer? Wir erklären Ihnen, wie Sie am besten vorgehen.

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Die Bedeutung des Bewerber*innen-Managements für ein Unternehmen sollte nicht unterschätzt werden. Es hilft dabei, Stellen schneller und besser zu besetzen und die Performance des Recruitings zu verbessern. Außerdem verbessert es die Candidate Journey und zeigt Bewerber*innen, dass Sie professionell und auf der Höhe der Zeit sind.

Was gehört zum Bewerber*innen-Management?

In Großunternehmen ist es längst üblich, dass Stellenausschreibungen und -besetzungen in einem Prozess durchgeführt werden. Man spricht dabei oft auch vom Bewerbungstrichter, weil die Zahl der Kandidat*innen immer weiter abnimmt. Dieser Trichter besteht aus mehreren Elementen, die die wesentlichen Aufgaben des Bewerber*innen-Managements darstellen.

Statistiken zeigen, dass der Anteil an Unternehmen, die laut einer Umfrage vom Herbst 2016 in Deutschland Bewerber*innen-Management-Software nutzen, bereits recht groß ist. Aber 40 Prozent der Befragten gaben immer noch an, keine solche Software zu nutzen. Befragt wurden 297 Personalverantwortliche.

Bei der Definition des Bewerber*innen-Managements und der darin enthaltenen Prozesse haben sich einige Schritte etabliert, die in allen Systemen enthalten sind. Diese sind:

  • Stellenanzeige formulieren
  • Stellenanzeige schalten und veröffentlichen
  • Eingehende Bewerbungen sortieren
  • Geeignete Kandidat*innen auswählen
  • Termine für Interviews festlegen
  • Einladungen zu Gesprächen versenden
  • Onboarding-Prozess einleiten

Stellenanzeige formulieren und veröffentlichen

Eine Stellenanzeige ist der erste und oftmals auch einzige Schritt, um potenzielle Bewerber*innen auf Sie aufmerksam zu machen. Doch dabei gibt es viele Stolperfallen. Die erste ist das AGG, das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz. Dieses schreibt vor, dass eine Stellenanzeige niemanden wegen seiner*ihrer Hautfarbe, Religion, Kultur, Herkunft, seines*ihres Alters oder Geschlechts benachteiligen darf. Eine moderne Bewerber*innen-Management-Software kann eine Ausschreibung darauf überprüfen, dass sie mit dem AGG konform ist.

Außerdem können Sie über das Bewerber*innen-Management Vorlagen für Stellenanzeigen erstellen. So müssen Sie nicht jedes Mal einen Text neu formulieren oder auf dem Server nach Anzeigen suchen, die bei der letzten Ausschreibung verwendet wurden.

Ein besonders wichtiges Kriterium, warum Sie Bewerber*innen-Management einsetzen sollten, ist die Veröffentlichung von Stellenanzeigen. Heute müssen viele unterschiedliche Kanäle verwendet werden, die manuell kaum noch verwaltet werden können. Hinzu kommt, dass Sie manchmal auch Sprache und Aufmachung ändern müssen. Die Software erinnert Sie daran, dass Sie zum Beispiel auf Facebook einen anderen Ton wählen sollten als bei einer gedruckten Anzeige. Oder es wird sichergestellt, dass auch ein Link zu Ihrer Bewerbungs-Webseite eingebaut ist.

Gleichzeitig kann über die Bewerber*innen-Management-Software gemessen werden, wo die Anzeigen besonders gut laufen und wo es kaum Rückmeldungen gegeben hat. Dadurch erhalten Sie wichtige Kennzahlen für die Optimierung Ihres Recruiting-Prozesses.

Vorauswahl

Wenn Sie ein attraktives Unternehmen sind und Ihr Employer Branding entsprechend gut ist, werden Sie viele Bewerbungen auf eine Stelle bekommen. In vielen Unternehmen werden die Namen und Daten der Bewerber*innen noch immer in einem Excel-Sheet eingetragen. Das ist aber ein altes und fehlerträchtiges Verfahren. Wann immer Namen manuell eingetragen werden, besteht die Gefahr sich zu verschreiben, und dann werden zum Beispiel Eingangsbestätigungen mit der falschen Schreibweise versendet.

Da heute die meisten Bewerbungen digital versendet werden, kann die Bewerbungssoftware diese auslesen und entsprechend einen Datenbankeintrag anlegen. Dieser enthält dann alle wichtigen Informationen und auch die beigefügten Anhänge wie Lebenslauf und Arbeitszeugnisse.

Pre-Screening dank grafischer Oberfläche

Ja nach Art der Bewerbungssoftware können Sie nun bequem selbst durch die Bewerbungen scrollen oder aber die Software bereits eine Vorauswahl treffen lassen. Das Pre-Screening über eine Recruiting-Software ist schneller und einfacher. Wie bei einer Task-Liste können Sie geeignete Bewerber*innen in eine Shortlist verschieben und dann mit anderen Mitarbeiter*innen teilen, die ebenfalls am Einstellungsprozess beteiligt sind. Die grafische Oberfläche und Drag-and-Drop machen es Ihnen besonders einfach.

Haben Sie eine Vorauswahl getroffen, wird die Software automatisch Einladungen für Interviews verschicken und den anderen Kandidat*innen eine Absage zusenden. Dieser Schritt ist bedeutend für ein erfolgreiches Bewerber*innen-Management. Denn nur so können Sie die Absprungzeit verkürzen.

Eine Bitkom-Studie legt offen, dass viele Bewerbende aus dem Prozess aussteigen, weil sie inzwischen eine andere Stelle gefunden haben. Fast 95 % der Befragten haben das als Grund für einen Absprung angegeben. Der Rat in der Studie:

Unternehmen sollten daher den Zeitfaktor ernst nehmen und den Bewerbungsprozess steuern. Vor allem qualifizierte Fachkräfte haben oft mehrere Optionen, aus denen sie wählen können. Unternehmen, die HR-Software einsetzen, verarbeiten Bewerber effizienter und stellen in absoluten Zahlen am Ende mehr Mitarbeiter ein – teilweise doppelt bzw. dreimal so viel wie solche ohne Software im Einsatz; dabei ist die Größe der Personalabteilung gleich.
Bitkom-Studie: Woran scheitern Einstellungen?

Je schneller Bewerber*innen kontaktiert werden, umso eher können Sie sie an sich binden. Eine Absage hilft auch Ihrem Employer Branding, denn dann wissen Bewerbende rechtzeitig, dass sie sich auf die Suche nach anderen Stellen machen müssen.

Interviews

Ist die erste Vorauswahl getroffen, geht es an die Einladung zu Interviews. Über eine Bewerber*innen-Management-Software können Sie Termine koordinieren und Einladungen verschicken. Gleichzeitig haben Sie während des Interviews alle Informationen über den*die Bewerber*in auf einen Blick. Da eine gute Recruiting-Software auch auf mobilen Geräten läuft, können Sie während des Gesprächs auch Ihr Smartphone oder Tablet benutzen. Und: Ihre anderen Kolleg*innen, die am Gespräch teilnehmen, haben die Daten ebenfalls parat, ohne sich durch Papierakten wühlen zu müssen.

Werden Interviews online durchgeführt, dann kann das in der Datenbank eingetragen werden. Über Schnittstellen kann das Bewerber*innen-Management mit den gängigen Videokonferenz-Programmen wie Google Meet oder Zoom verknüpft werden.

Onboarding

Ist der*die passende Bewerber*in gefunden, geht es ans Onboarding. Auch hier kommt es immer wieder vor, dass Kandidat*innen noch abspringen. Der Grund liegt meistens darin, dass sie zu lange auf eine Nachricht vom Unternehmen warten müssen. Bei einem Bewerber*innen-Management werden Sie automatisch daran erinnert, eine Zusage zu verschicken. Parallel liefert die Software alle notwendigen Informationen, zum Beispiel wo und wann sich der*die neue Mitarbeiter*in einfinden soll. Es können Handbücher und ein Begrüßungsschreiben verschickt werden und natürlich auch der Arbeitsvertrag.

Mit dem Bewerber*innen-Management stellen Sie sicher, dass Sie nicht bei jedem Onboarding von vorne anfangen und immer die notwendigen Unterlagen heraussuchen müssen. Es kann auch mit der HR-Abteilung vernetzt werden. Die wird bei einer Einstellungsentscheidung automatisch benachrichtigt und kann die notwendigen Unterlagen anfertigen und ins System einspielen.

Talent Pool

Eine Absage an eine*n Bewerber*in muss nicht das Ende der Beziehung sein. Denn gerade bei qualitativ hochwertigen Bewerbungen ist es sinnvoll, diese Kontakte aufzubewahren. Wird wieder eine Stelle frei, können Sie diese Personen direkt kontaktieren. Und: es ist eine bessere Candidate Experience, wenn Ihr Unternehmen auch nach einer Absage zeigt, dass es an den Kandidat*innen interessiert ist. Auch damit können Sie Ihr Employer Branding verbessern.

Die Software speichert die Kandidat*innen und die mit ihnen verbundenen Informationen. Dazu können auch Aufzeichnungen aus einem Interview gehören. Bei einer erneuten Kontaktaufnahme kann dann ein Anschreiben sogar auf bestimmte, vielleicht sogar persönliche, Aspekte Bezug nehmen, die von den Bewerbenden genannt wurden.

Warum Sie eine Bewerber*innen-Management-Software nutzen sollten

Mit einer Bewerber*innen-Management-Software können Sie Daten viel besser verwalten als mit Ausdrucken oder Dateien, die in unterschiedlichen Ordnern liegen. Damit der Bewerbungsprozess schnell und flüssig vor sich geht, muss er transparent sein. Damit schließen Sie alle am Prozess Beteiligten in die Arbeit mit ein. Über die Software haben alle, entsprechend ihren Berechtigungen, immer den aktuellen Stand auf dem Schirm.

Der Hauptgrund für eine Softwarelösung im Bewerber*innen-Management ist, dass damit alle Schritte in einem Prozess vereinigt sind und alle Daten an einer Stelle gespeichert werden. Neben den klassischen Schritten im Bewerbungsprozess bieten die Recruiting-Programme weitere Vorteile:

  • Automatischer AGG-Check: Ist die Anzeige auch gesetzeskonform?
  • Stellenanzeigen für Suchmaschinen optimieren: So wird das Stellengesuch auch von Google und Co. gefunden
  • Talente in sozialen Medien suchen: Aktives Recruiting mit Softwareunterstützung
  • Berichte für die Recruiting-Kennzahlen: Wie gut ist Ihr Recruiting-Prozess und was kann im Bewerber*innen-Management noch verbessert werden?

Kollaboration und Zugriff über die Cloud

Ein weiterer Vorteil einer Bewerber*innen-Management-Software ist die Kollaboration im HR-Team. Da jeder schnellen Zugriff auf die Daten hat, können Bewerbende zum Beispiel gemeinsam bewertet werden und Kolleg*innen können ihre Einschätzung eintragen. Das gewinnt dann noch an Bedeutung, wenn Mitarbeitende vom Homeoffice aus arbeiten und das Bewerber*innen-Management online abrufen können. Denn wenn keine internen Sicherheitsgründe dagegen sprechen, ist eine cloudbasierte Lösung ohne Installation die beste Variante für das Recruiting-System.

Die Computerwoche rät ebenso zu Varianten, die einen mobilen Zugriff zulassen:  

"Wichtig bei einem Bewerber*innen-Management-System ist, dass Mitarbeiter*innen von verschiedenen Standorten und Endgeräten darauf zugreifen können. Gerade für Unternehmen, bei denen verschiedene Filialen oder auch der Außendienst Bewerbungsunterlagen bearbeiten müssen, ist eine flexible Lösung empfehlenswert. Grundsätzlich stellt sich die Frage, ob man das Bewerber*innen-Management-System im eigenen Rechenzentrum betreiben möchte oder eine extern gehostete Cloud-Lösung wählt."

Mit Cloudsystemen haben Sie den Vorteil, dass Sie selbst keine Software installieren und auch nicht warten müssen. Sie läuft auf dem Server des bereitstellenden Unternehmens, der über genügend Datenspeicher und Kapazitäten verfügt. So können Sie sich voll und ganz auf die Anwendung konzentrieren. Oft können Sie auch per App auf Ihre Daten zugreifen. Wenn Sie unterwegs sind und wissen möchten, wie viele Bewerbungen bereits eingegangen sind, reicht dafür Ihr Smartphone vollkommen aus.

Checkliste für das Bewerber*innen-Management

Um ein professionelles und digitales Bewerber*innen-Management einzuführen, sollten Sie sich zuvor ein paar Gedanken machen. So ersparen Sie sich eine lange Suche nach der richtigen Lösung und Zeitverlust durch eine komplizierte Implementierung.

1. Anforderungen und Ziele definieren

Ein Bewerber*innen-Management ist nur so gut wie die Anforderungen, die es erfüllen soll. Sie sollten intern zunächst einmal besprechen, was Sie von einer Softwarelösung erwarten.

  • Wo werden Verbesserungen benötigt?
  • Welche Probleme gibt es bislang?
  • Geht es um Prozessoptimierung oder eine digitale Transformation?
  • Wie hoch ist der monatliche und jährliche Bewerbungsaufwand?
  • Wie kann eine Software Ihre Mitarbeiter*innen im Recruiting unterstützen?

2. Prozesse analysieren

Jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, an dem Sie Ihr bisheriges Recruiting untersuchen. Am besten stellen Sie es als Diagramm dar. Wahrscheinlich werden Sie bereits einen Prozess oder ein Verfahren haben, auch wenn das vielleicht nicht optimal genutzt wird. Wichtig ist bei der Analyse auch, welche Software im Bereich HR bereits genutzt wird, zum Beispiel für die Personalverwaltung.

Als Nächstes können Sie die bisherigen Verfahren und Schritte bei der Bewerber*innen-Verwaltung bewerten: Welche funktionieren gut und welche nicht? Was kann darüber hinaus optimiert werden?

3. Umfang festlegen

Viele Softwarelösungen für das Bewerber*innen-Management können an individuelle Wünsche angepasst werden. Das bedeutet, dass Sie den gesamten Bewerbungsprozess über eine Software abwickeln können, nur Teile davon oder auch Extras wie den Talent Pool. Legen Sie genau den Umfang fest, den Ihr Bewerbungsmanagement haben soll, also:

  • Stellenanzeigen formulieren/veröffentlichen/analysieren
  • Bewerbende sammeln/bewerten/analysieren/Shortlist
  • Interview-Termine festlegen/Kolleg*innen einladen/Notizen sammeln
  • Onboarding-Begrüßungs-E-Mail/Unterlagen schicken/Termine vereinbaren
Recruitee E-Book Recruiting-E-Mail-Vorlagen

4. Geeignete Softwarelösung aussuchen

Nicht jedes Bewerbungsmanagement passt genau auf Ihr Unternehmen. Sie sollten entsprechend Ihren Anforderungen Lösungen miteinander vergleichen. Kriterien sind:

  • Ist die Software skalierbar?
  • Ist es eine Cloud-Lösung oder muss sie installiert und gewartet werden?
  • Welche anderen Lösungen können integriert werden?
  • Welche Extras werden angeboten und was ist im Grundpaket enthalten?
  • Nach welchen Kriterien wird bezahlt (Anzahl der User*innen, monatlich, einmalig etc.)
  • Wo liegen die Daten und ist das mit den hiesigen Gesetzen konform?
  • Wie werden Datenschutz und Sicherheit garantiert?
  • Gibt es Apps für Android und iOS und kann die Software auch im Homeoffice eingesetzt werden?

5. Plan für Schulung und Implementierung

Wenn Sie die geeignete Lösung gefunden haben, erstellen Sie einen Plan, wie sie umgesetzt wird. Gehen Sie davon aus, dass Sie etwas Zeit für die Implementierung brauchen und die Mitarbeiter*innen geschult werden müssen. Der Aufwand dafür wird nicht sehr groß sein, denn eine gute Recruitment-Software für das Bewerber*innen-Management ist benutzerfreundlich und intuitiv bedienbar.

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