Alles, was Sie über modernes Bewerbermanagement wissen müssen

Strategisch gesehen ist das Bewerbermanagement für Unternehmen die Chance, den War for Talents für sich zu entscheiden. Ist der Prozess gut durchdacht, entwickeln Bewerbende eine Bindung zum Unternehmen. Ist der Prozess holprig und die Kommunikation spärlich bis nicht vorhanden, springen sie dagegen ab.

Stichwort Ghosting. Immer wieder kommt es vor, dass Bewerbende zum Bewerbungsgespräch oder zum ersten Arbeitstag nicht erscheinen. In der Regel liegt das daran, dass sie irgendwann im Laufe des Bewerbungsverfahren nicht abgeholt wurden. Für Unternehmen eine verpasste Chance auf neue Talente.

Deshalb ist gutes Bewerbermanagement heute wichtiger denn je. In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige über Aufgaben, Ablauf und typische Fehlerquellen im Bewerbermanagement-Prozess. Darüber hinaus erfahren Sie, wie sich Unternehmen mithilfe moderner Bewerbermanagement-Software einen Wettbewerbsvorteil verschaffen können. Abschließend geben wir Ihnen Tipps, was Sie tun können, um Ihr Bewerbermanagement zu optimieren und Ihre Chancen auf die besten Talente zu steigern.

Bewerbermanagement als Konkurrenzvorteil

Zum Bewerbermanagement (auch Bewerbungsmanagement) gehören sämtliche Prozesse rund um die Bewerbung: von der Erstellung und Veröffentlichung einer Stellenanzeige, über den Kontakt mit Bewerbenden und das Vereinbaren von Bewerbungsgesprächen, bis hin zur Besetzung einer Stelle. Ziel des Bewerbermanagements ist es in erster Linie, die besten Bewerbenden zu finden.

Angesichts des Arbeitskräftemangels kommt aber noch eine zweiter wichtiger Aspekt hinzu. „Ab jetzt suchen sich die Arbeitnehmer*innen ihren Arbeitgeber aus – nicht mehr umgekehrt!“, so Recruitingexperte Henrik Zaborowski in einer Keynote. Das Bewerbermanagement ist der Prozess, mit dem sich Unternehmen bei Kandidat*innen bewerben.

Ein gut organisierter und transparenter Bewerbungsprozess hinterlässt bei Bewerbenden einen positiven Eindruck. Das trägt zu einem besseren Arbeitgeberimage bei. Mit einem derart optimierten Prozess können Unternehmen außerdem Zeit und Kosten sparen und qualifizierte Talente schneller einstellen – bevor sie ihnen von der Konkurrenz vor der Nase weggeschnappt werden.

In dieser Hinsicht ist gutes Bewerbermanagement ein klarer Konkurrenzvorteil. Das gilt umso mehr, wenn ein Bewerbermanagementsystem zum Einsatz kommt. Denn diese Systeme ermöglichen es, den Prozess gezielt weiter zu optimieren.

Bewerbermanagement: Definition und Aufgaben

Zum Bewerbermanagement gehören sämtliche Aufgaben von der Stellenausschreibung bis hin zur Einstellung neuer Mitarbeitender. Das Ziel ist im Grunde einfach: Die beste Person für den Job finden.

Angesichts des Arbeitskräftemangels stehen Recruiter*innen bei der Suche nach Talenten allerdings enorm unter Druck. Ihre heikle Mission beschreibt Personaler und Blogger Marcus Reif mit folgenden Worten: „Mission der Recruiter: ,Ich begeistere Menschen, bei uns arbeiten zu wollen‘“.

Entsprechend wichtig ist Kommunikation in dem Job. Weil außerdem viele Personen an dem Prozess beteiligt sind, sind Organisation und Koordination ein weiterer wichtiger Aspekt des Bewerbermanagements.

Organisatorische Aufgaben

Wer für das Bewerbermanagement verantwortlich ist, muss viele Bälle in der Luft halten. Das fängt schon bei der Stellenanzeige an. Wo früher Printmedien zur Stellenschaltung ausreichten, müssen mittlerweile viele verschiedene Kanäle bedient werden: von Online-Jobbörsen über soziale Netzwerke bis hin zu aktivem Talent-Scouting.

Zu den organisatorischen Aufgaben gehört außerdem das Sichten von Bewerbungsunterlagen, die Auswahl geeigneter Kandidaten, das Vereinbaren von Bewerbungsgesprächen sowie das Onboarding.

Wichtig ist dabei, den Überblick über alle laufenden Einstellungsverfahren zu behalten. Nichts ist ärgerlicher, als wenn hochqualifizierte Traumkandidat*innen abspringen, weil der Prozess schlicht zu lange dauert. Besonders in Zeiten des Fachkräftemangels kann ein ineffizienter Prozess eine Firma teuer zu stehen kommen.

Schnelle Prozesse sind nötig, weil Bewerbende oft mehrere Jobangebote parallel laufen haben und es nicht mehr nötig haben, mehrere Wochen auf eine Entscheidung zu warten.
‍Henrik Zaborowski, Recruitingexperte

Kommunikative Aufgaben

Im Bewerbermanagement spielt Kommunikation eine zentrale Rolle. Recruiter*innen stellen in der Regel den ersten Kontakt eines*einer Bewerbenden mit dem Unternehmen dar. Damit tragen sie entscheidend zum Arbeitgeberimage und zu einer guten Candidate Experience bei.

Zu den kommunikativen Aufgaben im Bewerbermanagement gehört die erste Kontaktaufnahme, entweder als Antwort auf eine Bewerbung oder durch aktive Ansprache (Active Sourcing). Recruiter*innen laden zu Bewerbungsgesprächen ein, versenden Zu- bzw. Absagen und sind generell Ansprechpartner für Fragen rund um den Bewerbungsprozess. Sie führen auch Bewerbungsgespräche, allein oder gemeinsam mit den Personalverantwortlichen.

Genauso wichtig wie die Kommunikation mit Bewerbenden ist die Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Idealerweise sollten sie dafür sorgen, dass Personalabteilung, Fachabteilungen und Führungskräfte immer auf dem gleichen Stand sind.

Am besten gelingt das mit einem sorgfältig vorbereiteten Recruitment Briefing, bei dem Recruiter*innen und Personalverantwortliche das Anforderungsprofil bestimmten und den Ablauf der einzelnen Schritte festlegen.

Infografik: Der Bewerbermanagement-Prozess im Überblick

Probleme und Stolperfallen im Bewerbermanagement

Fehler im Bewerbermanagement sind nicht nur ärgerlich – sie können auch dazu führen, dass wertvolle Talente verloren gehen, Prozesse unnötig in die Länge gezogen werden und rechtliche Risiken entstehen. Hier sind einige der häufigsten Probleme, die es zu vermeiden gilt.

Schwerfällige Prozesse

Wenn Recruiter*innen bergeweise Bewerbungen sichten und Terminabsprachen mit allen halten müssen, die an Bewerbungsgesprächen teilnehmen, ist das sehr zeitintensiv. Wenn die Antwort zu lange dauert, kann es sein, qualifizierte Kandidat*innen abspringen, bevor sie überhaupt zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden. Besonders in Zeiten des Fachkräftemangels sind solche Patzer ein No-Go.

Negative Candidate Experience

Wenn Bewerbende lange auf Rückmeldung warten müssen oder diese sogar ganz ausbleibt, wirkt sich das negativ auf das Employer Branding aus. Marcus Reif vergleicht die Candidate Experience mit der Customer Experience: Wenn Sie heute etwas online bestellen, werden Sie über jede Etappe der Lieferung per E-Mail lückenlos informiert – genau das erwarten Kandidat*innen im Bewerbungsprozess.

Mangelnde interne Kommunikation

Je größer das Unternehmen, desto mehr Personen sind in der Regel am Bewerbungsprozess beteiligt. Diese haben meist unterschiedliche Erwartungen, sowohl an die Bewerbenden als auch an den Prozess. Das führt meist zu Missverständnissen und zu langwierigen Entscheidungsprozessen – in der Zeit hat Ihr*e Traumkandidat*in ein anderes Angebot angenommen oder das Interesse verloren.

Mangelnder Durchblick

Wenn Ihr Unternehmen viele Stellen zu besetzen und mit Dutzenden oder sogar Hunderten von Kandidat*innen zu tun hat, ist es unmöglich, den Überblick zu behalten. Häufig kommt es zu Verzögerungen, weil nicht klar ist, wo es gerade hakt. Das führt häufig dazu, dass Kandidat*innen abspringen, Fehlentscheidungen getroffen werden und dass sich der Prozess in die Länge dehnt.

Rechtliche Fallstricke

Die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben ist ein kritischer Punkt im Bewerbermanagement. Stichwort DSGVO: Ein Verstoß, wie etwa das unsachgemäße Speichern oder Weitergeben von Bewerberdaten, kann schwerwiegende rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Die vielen manuellen und repetitiven Aufgaben im Bewerbermanagement sind nicht nur fehleranfällig. Aufgaben wie das manuelle Sortieren von Bewerbungen, das Versenden standardisierter E-Mails oder das Nachverfolgen von Fristen, schaffen auch keinen Mehrwert. Deshalb setzen viele Unternehmen inzwischen auf Bewerbermanagementsysteme.

Vorteile eines Bewerbermanagementsystems

Das Bewerbermanagement bietet viele potenzielle Fehlerquellen. Die gute Nachricht ist: Es gibt einen einfachen und effektiven Weg, diese zu umgehen. Mit Bewerbermanagementsystemen (engl. Applicant Tracking System, ATS) können viele Aufgaben automatisiert werden. Dadurch wird der gesamte Prozess nicht nur beschleunigt, sondern es passieren auch deutlich weniger Fehler.

Laut einer Studie nutzen 90% der Fortune-500-Unternehmen ein Bewerbermanagementsystem. Im Folgenden sind die wichtigsten Vorteile einer solchen Software aufgelistet:

1.     Die Bewerber-Pipeline im Blick

Ein Bewerbermanagementsystem speichert alle Daten und Informationen rundum den Prozess an einem zentralen Ort. Sie können jederzeit einsehen, welche Stellenanzeige wo veröffentlicht wurde, wie viele Bewerbungen auf eine Stelle eingegangen sind und welche Entscheidungen ausstehen. Alles ist übersichtlich aufbereitet und jederzeit abrufbar.

2.     Bessere Candidate Experience

Durch automatisierte E-Mail-Kommunikation erhalten Bewerbende schneller Rückmeldung und fühlen sich jederzeit ausreichend informiert. Die E-Mails können individuell gestaltet werden, sodass sie eine persönliche Note erhalten, und können zeitversetzt versendet werden. Durch gut organisierte und transparente Prozesse können Sie Talente früh im Prozess ans Unternehmen binden und das Employer Branding stärken.

3.     Schnellere Abwicklung

Indem Sie Aufgaben wie das Erstellen von Stellenanzeigen, das Einholen von Feedback und die Terminfindung automatisieren, können Sie erheblich an Zeitsparen. Durch Vorgabe spezifischer Kriterien können Sie sogar ein automatisches Screening von Bewerbungen durchführen lassen. Das verringert sowohl die Time-to-hire als auch die Cost-per-hire.

‍4.     Compliance sicherstellen

Eine Bewerbermanagement-Software, die wie Recruitee ISO-zertifiziert und DSGVO-konform ist, hilft Ihnen dabei, alle datenschutzrechtlichen Vorgaben und Compliance-Anforderungen einzuhalten – mühelos und auf Knopfdruck. Sie sorgt dafür, dass vertrauliche Daten entsprechend verarbeitet und die Vorgaben des AGG in Stellenanzeigen umgesetzt werden. 

5.     Mehr Kosteneffizienz

Durch automatisierte Prozesse haben Personalteams mehr Zeit, sich auf mehrwertstiftende Aufgaben zu konzentrieren – zum Beispiel Active Sourcing. Indem Sie Verzögerungen und Fehler vermeiden, minimieren Sie auch das Risiko, dass Ihnen Traumkandidat*innen vor der Nase weggeschnappt werden – und damit auch das Risiko, dass sich der Prozess unnötig verlängert und mehr Ressourcenverschlingt.

6.     Prozessoptimierung

Mit einem Bewerbermanagementsystem haben Sie Ihre Recruiting-KPIs im Blick und können Optimierungspotenzial erkennen. Auf diese Weise können Sie die Kosten senken und ganz nebenbei das Employer Branding weiter verbessern. Mit Recruitee können Sie auch die Interaktionen von Bewerbenden auf Ihrer Karriereseite auswerten.

Ein Bewerbermanagement-Tool wie Recruitee optimiert nicht nur den Bewerbungsprozess, sondern ermöglicht es Unternehmen auch, einen Bewerberpool zu erstellen – und so vom reaktiven zum proaktiven Recruiting überzugehen. In einem Bewerberpool werden die Daten qualifizierter Kandidat*innen gesammelt, die nicht eingestellt wurden. Wie Sie mit einem solchen Pool Geld und Zeit sparen können, erfahren Sie im folgenden Abschnitt.

Was ist ein Bewerberpool?

In einem Bewerberpool bzw. Talent Pool werden die Daten von Kandidat*innen gespeichert, die sich bereits auf eine Stelle beworben haben und deren Profil interessant ist. Der große Nutzen eines solchen Pools: Unternehmen können jederzeit auf qualifizierte und bereits vorausgewählte Talente zurückgreifen, die bereits Interesse signalisiert haben. So werden Stellen schneller besetzt und wertvolle Ressourcen gespart.

Beim Aufbau eines Bewerberpools kommt es vor allem darauf an, dass die Daten nicht nur übersichtlich strukturiert, sondern auch aktuell gehalten werden. Idealerweise sollten Sie ohnehin regelmäßigen Kontakt zu den Talenten im Pool pflegen, um die Bindung ans Unternehmen zu erhöhen.

Besonders wichtig ist dabei die Einwilligung jeder Person zur Datenspeicherung, um den Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden. Mit einem Bewerbermanagementsystem können Kandidat*innen automatisch über Neuigkeiten im Unternehmen und weitere Stellenangebote informiert werden.

Best Practices: So holen Sie das Beste aus Ihrem Bewerbermanagementsystem heraus

Mithilfe einer Bewerbermanagement-Software können Sie den Recruiting-Prozess schneller und effizienter gestalten, Fehlerquellen ausschalten und den Prozess gezielt optimieren. Solche Systeme helfen dabei, Bewerberdaten zentral zu organisieren, manuelle Aufgaben zu automatisieren und den Überblick über den gesamten Prozess zu behalten.

Um Ihr Bewerbermanagementsystem von vornherein bestmöglich zu nutzen, sollten Sie sicherstellen, dass die Software auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. 

Recruitee bietet eine ganze Reihe von Funktionen, die Recruiter*innen die Arbeit erleichtern und maximalen ROI bieten:

Automatisierung

• KI-gestütztes Erstellen von Stellenausschreibungen
• Automatisches Versenden von E-Mails und Einholen des Feedbacks der Stakeholder*innen zu Kandidat*innen
• Einfache Terminfindung dank Ereignis-Planer und E-Mail-Integrationen wie Outlook und Gmail
• Filtern von Bewerbungen mit K.O.-Fragen

Bessere Candidate Experience & Employer Branding

• Zeitnahe Benachrichtigung an Bewerbende bei jedem Schritt des Bewerbungsprozesses
• Automatisches Einholen von Bewerberfeedback mithilfe von Fragebögen
• Sofort einsatzbereite, SEO-freundliche Karriereseite

Mehr Bewerbende & höhere Bewerberqualität

• SEO-optimierte Stellenausschreibungen im Karriereportal
• Zeitsparendes Multi-Posting auf verschiedenen Jobbörsen und in den sozialen Medien
• Empfehlungs-Tool, mit dem Mitarbeitende Personen aus ihrem Netzwerk empfehlen können
• Einfaches Einrichten und Verwalten fachspezifischer Bewerberpools
• Funktion zum Einholen von objektivem Feedback von Externen

Compliance

• Automatische Überprüfung der Einhaltung wichtiger DSGVO-Vorgaben
• Automatisches Löschung von Kandidaten nach Opt-Out
• Verbergen vertraulicher Daten in Notizen und Profilfeldern (z. B. Gehaltsangaben) vor anderen Mitarbeitenden

Analytics

• Reporting und Analysen zum Einstellungsprozess in verschiedenen Dashboards
• Funktionen zur gezielten Optimierung des Prozesses
• Datenexport in andere Business-Intelligence-Tools

Bewerbermanagement: So legen Sie los

Sie haben bisher noch kein Bewerbermanagement im klassischen Sinne gemacht? Dann starten Sie jetzt! Mit unserer kostenlosen Vorlage für das Bewerbermanagement können Sie sofort alle wichtigen Daten zentral zusammenzutragen: Stellendetails, Bewerberdaten, Termine, Feedback usw.

Sie können die Vorlage wahlweise für Google oder Excel herunterladen. Wie Sie sie optimal verwenden und welchen Nutzen das bringt, erfahren Sie in der Anleitung zu unserer Bewerbermanagement-Vorlage. 

Viele praktische Tipps und Infos zum Thema erhalten Sie auch in unserem Webinar zum effektiven Bewerbermanagement. Darin erfahren Sie anhand einer Produktdemo, wie Recruitee den gesamten Prozess der Talentakquise vereinfachen und optimieren kann.

Fazit

Ein effizientes Bewerbermanagement ist für Unternehmen ein klarer Wettbewerbsvorteil. Durch gut organisierte Prozesse und klare Kommunikation sparen Sie nicht nur Zeit und Kosten, sondern verbessern auch die Candidate Experience und stärken Ihr Employer Branding.

Fehler wie zu langsame Abläufe, unklare Anforderungsprofile oder rechtliche Verstöße (z. B. gegen die DSGVO) können leicht passieren und wertvolle Talente kosten. Eine Bewerbermanagement-Software wie Recruitee bietet hier eine ideale Lösung: Sie hilft dabei, den Prozess zu optimieren, Fehler zu vermeiden und Aufgaben zu automatisieren.

Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, Ihren eigenen Bewerbermanagement-Prozess unter die Lupe zu nehmen. Schauen Sie, wo es Verbesserungspotenzial gibt und wie Sie die Abläufe effizienter gestalten können – damit Sie Talente nicht nur finden, sondern diese auch frühzeitig ans Unternehmen binden und halten können.