So arbeiten Sie mit der Bewerbermanagement-Vorlage für Excel und Google

Möchten Sie Ihr Recruiting effizienter gestalten, sind aber noch nicht dazu bereit, in eine Bewerbermanagement-Software zu investieren? Kein Problem! 

Unsere kostenlose Vorlage für Excel und Google bietet Ihnen einen einfachen Einstieg in das digitale Bewerbermanagement. Sie können die Vorlage ganz individuell an Ihr Unternehmen und Ihre Ansprüche anpassen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Vorlage am besten nutzen und wie sich diese Vorlage von einer Bewerbermanagement-Software unterscheidet.

Bewerbermanagement-Vorlage für Google

Sobald Sie die Vorlage für Google kopiert haben, befinden Sie sich zunächst im Bearbeiten-Modus. Hier haben Sie die Möglichkeit, alle Änderungen am Formular vorzunehmen, bevor Sie es an Ihre Kolleg*innen weiterleiten.

Sie können das Formular ganz nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen personalisieren, indem Sie es umbenennen, einzelne Felder, oder das Header-Image und die Farben gemäß Ihres Corporate Brandings anpassen.

Alle Eingabefelder sind direkt aus der Recruitee Bewerbermanagement-Software übernommen. So haben Sie alle Informationen zu Kandidat*innen, die auch in einer Bewerbermanagement-Software gespeichert wären und sind damit also schon gut aufgestellt.

Wenn Sie mit dem Formular zufrieden sind, können Sie es einfach per Link oder E-Mail mit allen am Bewerbungsprozess beteiligten Personen teilen.

So nutzen Sie die Bewerbermanagement-Vorlage für Google

Angenommen, Sie sind ein*e Recruiter*in und haben das Formular für die Besetzung der Rolle eines Junior Software Engineers erhalten. Sobald sich ein*e Bewerber*in auf diese Stelle beworben hat, tragen Sie alle Informationen ein, die Ihnen zu diesem Zeitpunkt vorliegen (z. B. aus dem Lebenslauf oder dem LinkedIn-Profil).

Natürlich kann es sein, dass Ihnen manche Informationen nicht gleich zur Verfügung stehen. Keine Sorge, wenn Sie später noch weitere Informationen erhalten, können Sie diese jederzeit über das Formular mit demselben Link oder im Google Sheet hinzufügen (wie Sie das Google Sheet erstellen, erfahren Sie weiter unten in diesem Artikel).

Sobald Sie das Formular ausgefüllt haben, klicken Sie auf den "Senden"-Button oben rechts. Ihre Eingaben sind jetzt gespeichert.

So erstellen Sie das Bewerbermanagement Google Sheet

Um eine Übersicht aller abgeschickten Informationen zu Ihren Stellen zu erhalten, müssen Sie das Google Sheet erstellen.

Gehen Sie dazu in den Bearbeiten-Modus Ihres Formulars und klicken Sie auf den Tab “Antworten” (Englisch: Responses). Das Google Sheet, erstellen Sie einmalig, indem Sie auf das grüne Google Sheets Icon klicken.

Von nun an können Sie alle Bewerberdaten in diesem Google Sheet einsehen und falls notwendig auch bearbeiten.

Bewerbermanagement-Vorlage für Excel

Bei der Bewerbermanagement-Vorlage für Excel gibt es kein Formular wie bei Google. Sie arbeiten also direkt von Anfang an mit einer Tabelle. Genau wie beim Formular sind auch hier alle Felder direkt aus Recruitee übernommen.

Genau wie bei der Google Vorlage, können Sie aber natürlich auch nach Belieben die Spalten für Ihre Zwecke umbenennen oder ergänzen.

Bedeutung der Spalten in der Bewerbermanagement-Vorlage für Google und Excel

In den ersten 9 Spalten werden Fragen zur Person gestellt. Diese Informationen sind wichtig, um die Kandidat*innen zu kontaktieren oder um weitere relevante Details zu ergänzen.

Unter der Spalte “Links” können alle wichtigen Links eingetragen werden, die nicht in die anderen Spalten passen. Es könnte beispielsweise sein, dass die Person eine eigene Website oder einen Blog hat. Diese Informationen gehören in diese Spalte und sind besonders wertvoll, um Dinge über die Kandidat*innen zu erfahren, die nicht im Lebenslauf stehen.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie eine Person in Ihre Kandidat*innen-Pipeline gerät. Unter “Bewerberquelle” halten Sie dies fest. So können Bewerberquellen beispielsweise XING, LinkedIn oder Ihre Karriereseite sein.

Unter “Phase” geht es darum, Informationen betreffend des Fortschritts der Kandidat*innen im Bewerbungsprozess festzuhalten. Wie Sie Ihre Phasen nennen, ist natürlich Ihnen überlassen. 

Bei Recruitee haben wir folgende Standardphasen definiert: 

1. Beworben
2. Telefoninterview
3. 1. Interview
4. 2. Interview
5. Angebot
6. Abgelehnt
7. Abgeschlossen

Bilden Sie Ihren Recruiting-Funnel ab

Wenn Sie eine offene Stelle besetzen wollen, dann durchlaufen Kandidat*innen immer einen Funnel. Dieser Funnel zeichnet sich durch verschiedene Abschnitte ab, die wir in der Vorlage “Phasen” nennen. Für jede Phase sollten Sie bestimmte Aktivitäten festlegen.

Zum Beispiel sollte ein*e Kandidat*in, der*die eine Runde weiter gekommen ist, einen Anruf durch Ihr Unternehmen erhalten, und eine Person, der abgesagt wurde, eine freundliche E-Mail.

Idealerweise (und wenn möglich) bereiten Sie für alle Aktivitäten weitere Vorlagen vor, die dann nur noch kopiert und personalisiert werden müssen. Wir haben einen umfangreichen Artikel erstellt zum Thema "ChatGPT im Recruiting". Hier erklären wir auch, wie Sie ganz einfach Vorlagen mit Hilfe der KI erstellen können.

Gezielte Fragen statt klassisches Anschreiben

Viele Unternehmen verzichten mittlerweile auf das traditionelle Anschreiben und stellen stattdessen 1-2 Fragen, um die Bewerbenden besser kennenzulernen. Sie könnten beispielsweise fragen, warum eine Person im Verkauf tätig ist oder warum sie sich unbedingt bei Ihrem Unternehmen bewerben will.

Diese Art von Fragen als Teil der Bewerbung können zielführender und aussagekräftiger als ein herkömmliches Anschreiben sein.

Neben dem Weglassen des Anschreibens haben wir noch 8 weitere Hacks gefunden, mit denen Sie mehr Bewerbungen erhalten können.

Artikel lesen

Legen Sie Dokumente zentral ab

Falls Sie in Ihrem Unternehmen mit einer Cloud-Lösung wie beispielsweise Google Drive oder Microsoft Sharepoint arbeiten, können Sie unter “Link zum Lebenslauf” und “Link zum Anschreiben” den internen Link zu den Dokumenten speichern. So stellen Sie sicher, dass alle involvierten Personen auf die gleichen Dokumente zugreifen können. 

Verantwortliche aus den Fachbereichen

Die Verantwortlichen aus den Fachbereichen sind meistens die direkten Manager*innen der einzustellenden Person und sollten vor allem in der späteren Phase im Interviewprozess involviert sein.

Interessante Infos zu Kandidat*innen

Wenn unseren Recruiter*innen besondere Dinge zu Kandidat*innen auffallen, wird das in unserer Bewerbermanagement Software vermerkt. So können beispielsweise Informationen über ein interessantes Hobby, ein spannendes Projekt oder ein längerer Auslandsaufenthalt nicht nur einen besseren Eindruck über die Person geben, sondern auch in späteren Interviews als Eisbrecher genutzt werden.

Das gleiche können Sie tun, indem Sie diese Informationen ebenfalls in der entsprechenden Spalte registrieren.

Follow-Ups für eine gute Candidate Experience

Wenn Ihnen eine gute Candidate Experience am Herzen liegt (und das sollte es), sind zeitnahe Follow-Ups (per E-Mail oder Telefon) unumgänglich. Deswegen empfehlen wir nach jedem wichtigen Kontakt eine Follow-Up E-Mail zu schicken - oder manchmal sogar noch besser - anzurufen. Eine entsprechende Spalte sorgt dafür, dass Sie immer wissen, ob ein Follow-Up bereits stattgefunden hat.

Ein Talent-Pool als zusätzliche Quelle für Bewerber*innen

Wenn Sie es richtig angehen, kann ein Talent Pool eine wertvolle Bewerberquelle für Ihre zukünftigen offenen Stellen werden.

Pro-Tipp:

Pro-Tipp:

Im Falle einer Absage durch das Unternehmen raten wir Ihnen, Kandidat*innen einem Talent-Pool hinzuzufügen. Dies ist vor allem für diejenigen Bewerbenden interessant, die es bis in die letzten Runden geschafft haben.

Vergessen Sie nicht, Gründe für Absagen festzuhalten

Wenn Sie dem*der Bewerber*in eine Absage erteilen, oder selbst eine Absage erhalten, sollten Sie einen Grund hierfür in Ihrem Bewerbermanagement festhalten. Das hat den Vorteil, dass Sie mit der Zeit möglicherweise Muster in den Gründen erkennen können, die auf Schwachstellen im Recruiting-Prozess hinweisen.

Wenn Sie aufgrund der gesammelten Informationen eine solche Schwachstelle identifizieren, können Sie leichter eingreifen und Ihr Vorgehen optimieren. Es lohnt sich also, trotz der ärgerlichen und zeitaufwändigen Natur von Absagen, diese im Bewerbermanagement systematisch zu dokumentieren.

Wie die Bewerbermanagement-Vorlage Ihr Recruiting optimiert

Transparenz über den Recruiting-Funnel

Verschaffen Sie sich leicht einen Überblick über den Recruiting-Funnel. Wenn Sie zudem noch die Filterfunktionen richtig einsetzen und auf die zuvor genannten Namensgebungen achten, haben Sie im Handumdrehen einen genauen Überblick darüber, welche offenen Stellen ausreichend Bewerbungen erhalten haben und welche Kandidat*innen sich während des Prozesses am besten eignen.

Kürzere Time-to-Hire

Die Vorlage beschleunigt Ihren Recruiting-Prozess, da alle Daten an einem Ort gebündelt werden, schnell auffindbar sind und Sie somit weniger Zeit für administrative Aufgaben verwenden.  

Kollaboratives Recruiting

Die Excel-Vorlage bietet Ihnen nicht nur die Möglichkeit, die Übersicht zu behalten. Sie haben auch die Option, Kolleg*innen gezielt per E-Mail-Adresse zur Zusammenarbeit in der Excel-Vorlage einzuladen, sofern Sie die Cloud-Version nutzen (z. B. Office 365 oder Google Drive). Bei Recruitee nennen wir das Kollaboratives Recruiting.

Sie können Personen taggen oder Kommentare hinterlassen. Alles in einem Dokument. Auf diese Weise können Sie Feedback von Verschiedenen Personen zu einzelnen Kandidat*innen einholen oder Aufgaben im Team verteilen.

Bewerbermanagement-Vorlage vs. Bewerbermanagement-System

Eine Bewerbermanagement-Vorlage kann auf keinen Fall eine Bewerbermanagement-Software ersetzen. 

Eine Bewerbermanagement-Software wie Recruitee bietet smarte Funktionen wie Automatisierungen, einen Karriereseite-Builder, Anbindungen an verschiedenen Jobportale, Integrationen mit anderen Tools, und vieles mehr. Eine Vorlage hat diese Funktionen natürlich nicht.

Eine Vorlage bietet Ihnen jedoch den einfachen ersten (und vor allem kostenfreien) Schritt in das digitale Management Ihres Recruitings. Die Vorlage hilft Ihnen dabei, Kandidat*innen in einer zentralen Datenbank abzuspeichern und wichtige Informationen festzuhalten.

Die Vorlage dient auch als Gedankenstütze, damit Sie wichtige Dinge nicht außer Acht lassen (z. B. Follow-Ups, relevante Personen involvieren, Links zu Dokumenten ablegen, etc.) und bringt Ihnen das Konzept eines Recruiting-Funnels näher. So minimieren Sie die Risiken einer schwachen Candidate Experience oder auch Frust zwischen Ihren Kolleg*innen.

Jetzt unsere Bewerbermanagement-Software kostenlos testen

Wenn Sie gerne mehr Funktionen zur Verfügung haben möchten, dann ist es Zeit den nächsten Schritt ins digitale Bewerbermanagement zu machen und über eine Bewerbermanagement-Software nachzudenken. Recruitee können Sie ganz ohne Verpflichtungen (keine Kreditkarte notwendig) 18 Tage lang kostenlos testen.