Bewerbermanagementsysteme: Funktionen, Vorteile und eine Checkliste für die Auswahl

Im Recruiting spielen Bewerbermanagementsysteme heute eine entscheidende Rolle. Sie nehmen Personalverantwortlichen zeitintensive Aufgaben ab und ermöglichen es ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: die strategische Suche nach den besten Talenten. Besonders in Zeiten des Fachkräftemangels sind diese Systeme Gold wert, da sie den gesamten Bewerbungsprozess beschleunigen und optimieren.

Aber das ist noch nicht alles. Bewerber*innen erwarten heutzutage einen Bewerbungsprozess, der für sie ebenso komfortabel ist wie eine Online-Bestellung. Auch dabei helfen Bewerbermanagementsysteme. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Funktionen diese Systeme bieten und wie sie zu besseren Ergebnissen im Recruiting führen. Außerdem geben wir Ihnen eine praktische Checkliste für die Auswahl des passenden Systems an die Hand sowie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur erfolgreichen Implementierung.

Was ist ein Bewerbermanagementsystem?

Bewerbermanagementsysteme (BMS) werden oft auch als Applicant Tracking Systems (ATS) bezeichnet. Es handelt sich dabei um eine Software für das Bewerbermanagement, die den gesamten Bewerbungsprozess organisiert und teilweise automatisiert: von der Stellenausschreibung über die Bewerberverwaltung bis hin zur Kommunikation mit Kandidat*innen.

Angesichts des Arbeits- und Fachkräftemangels können solche Systeme den Unterschied machen, denn: Sie verbessern sowohl die Candidate Experience als auch das Employer Branding. Studien zeigen, dass 50 % der Bewerbenden ihrer Erfahrung nach nicht regelmäßig über den Status ihrer Bewerbung informiert werden. Rund 22 % lehnen Angebote ab, weil sie sich während des Prozesses nicht wertgeschätzt fühlen.

Bewerbermanagementsysteme sind für Unternehmen die Chance, nachgefragten Talenten eine positive Erfahrung zu bieten und sie so für sich zu gewinnen.

Arten von Bewerbermanagementsystemen

Auf dem deutschsprachigen Markt werden zwischen 150 und 200 Bewerbermanagementsysteme angeboten. Damit Sie sich einen ersten Überblick verschaffen können, teilen wir diese Systeme grob in Kategorien ein, die für unterschiedliche Unternehmensgrößen und Branchen geeignet sind.

Für KMU

Einfache Bewerbermanagementsysteme sind auf die wesentlichsten Funktionen beschränkt. Dazu gehört es beispielsweise, Lebensläufe zu lesen (CV Parsing), Stellenausschreibungen auf mehreren Plattformen zu posten und zum Teil die Kommunikation mit Bewerbenden. Diese sind für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit geringem Bewerbervolumen sehr gut geeignet.

Für größere Unternehmen

Unternehmen mit hohem Bewerbervolumen benötigen Systeme mit umfangreichen Automatisierungsoptionen. Insbesondere KI-gestützte Funktionen wie das Pre-Screening von Bewerbungen, die automatische Terminierung von Bewerbungsgesprächen und fortschrittliche Analytics zur Auswertung der zentralen KPI sind unerlässlich, um die Talentsuche erfolgreich zu skalieren.

Für bestimmte Branchen

Für einzelne Branchen, wie das Gesundheitswesen, den Einzelhandel oder die öffentliche Verwaltung, gibt es maßgeschneiderte Bewerbermanagementsysteme. Sie bieten Funktionen wie branchenspezifisches Compliance-Management und Zugriff auf berufsgruppenspezifische Jobbörsen.

Was die einzelnen Arten von Bewerbermanagementsystemen unterscheidet, ist der Funktionsumfang. Welche Funktionen das sind und welche Vorteile sie bieten, erfahren Sie im folgenden Abschnitt.

Diese Funktionen bietet ein Bewerbermanagementsystem

Ein BMS ist für viele Unternehmen ein echter Gamechanger: In einer Umfrage unter den Fortune-500 gaben 94 % der Recruiter*innen an, dass sie dank der Software deutlich bessere Ergebnisse im Recruiting erzielen konnten. 70 % der großen Unternehmen setzen bereits auf diese Technologie und sogar 20 % der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU).

Stefan Scheller von Persoblogger scheibt: „… zukünftig stellt nicht mehr der beste Arbeitgeber auf dem Markt stark gesuchte Talente ein, sondern der schnellste.“ Genau dabei hilft Ihnen die Software. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie mit einem Bewerbungsmanagementsystem den gesamten Recruiting-Prozess von der Stellenausschreibung bis zum Onboarding optimieren können.

So unterstützt Recruitee den Recruiting-Prozess

• Zentralisiertes Bewerbermanagement: Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche und Bedienung von Recruitee haben Sie immer alle Bewerberdaten und Informationen im Blick.
• SEO-optimierte Stellenanzeigen & Multiposting: Recruitee verbessert die Reichweite Ihrer Stellenanzeigen durch automatische SEO-Optimierung sowie die Möglichkeit zum Multiposting auf verschiedenen Plattformen und in den sozialen Medien.
• Effiziente Screening-Tools: Recruitee bietet Ihnen die Möglichkeit, spezifische Bewertungsformulare und Screening-Fragen für jeden Job zu hinterlegen. Zusätzlich können Sie Knock-out-Fragen bestimmen, mit denen unqualifizierte Bewerbende herausgefiltert werden. Das erhöht die Bewerberqualität und die Effizienz.
• Automatisierte Kommunikation: Mit Recruitee können Sie personalisierte Standard-Mails automatisch versenden lassen. Der Versand kann auch für später geplant werden.
• Automatisierte Terminkoordination: Mit dem Ereignis-Planer von Recruitee können Sie auch die Terminfindung automatisieren. Bewerbende erhalten einen Link, über den sie selbst einen Termin buchen können. Das spart unglaublich viel Zeit.
• ‍Kontinuierliche Prozessoptimierung: Recruitee bietet verschiedenen Dashboards für das Reporting sowie die Möglichkeit, die Daten in Ihre BI-Tools zu exportieren.

Im nächsten Abschnitt zeigen wir, wie ein Bewerbermanagementsystem mithilfe dieser Funktionen die Zielerreichung im Recruiting effektiv unterstützt.

So unterstützt ein Bewerbermanagementsystem das Recruiting

Ein Bewerbermanagementsystem macht Recruiter*innen nicht nur das Leben einfacher – es zahlt auch direkt in die Recruiting-Ziele des Unternehmens ein.

Talentsuche

Durch die erhöhte Reichweite Ihrer Stellenanzeigen erreichen Sie mehr Bewerbende. Parallel sorgt das automatisierte Pre-Screening dafür, das nicht geeignete Kandidat*innen früh aus dem Prozess ausscheiden, sodass es seltener zu Fehlbesetzungen kommt.

Bessere Candidate Experience

Dank der automatisierten Benachrichtigungen und schnellen Antworten wissen Bewerbende jederzeit, wo sie im Prozess stehen. Das verhindert auch, dass qualifizierte Kandidat*innen aufgrund zu langer Wartezeiten abspringen.

Besseres Employer Branding

Der Bewerbungsprozess ist Ihre Chance, einen guten ersten Eindruck auf potenzielle Kandidat*innen zu machen. Wenn er straff und gut organisiert ist, erhöht das Ihre Attraktivität als Arbeitgeber.

Kollaboratives Recruiting

Weil Bewerberdaten zentral verwaltet werden und alle Beteiligten darauf zugreifen können, können Recruiter*innen und Team- oder Abteilungsleiter*innen nahtlos zusammenarbeiten. Dadurch können Entscheidungen schneller getroffen werden. So vermeiden Sie, dass Kandidat*innen abspringen, weil sie die Zusage zu spät erhalten haben.

Ein Bewerbermanagementsystem kann auch für Ihr Unternehmen zum Gamechanger werden. Aber woher wissen Sie, welches der vielen verfügbaren Systeme das Richtige für Sie ist? Im folgenden Abschnitt finden Sie eine praktische Checkliste, die Ihnen bei der Auswahl hilft.

Checkliste: So suchen Sie das richtige Bewerbermanagementsystem aus

Rund um das Recruiting und Bewerbermanagement gibt es Hunderte von Anbietern und Softwarelösungen – entsprechend schwer kann es sein, das passende für Ihr Unternehmen zu finden. Mit unserer Checkliste helfen wir Ihnen, systematisch vorzugehen und die richtige Entscheidung zu treffen.

‍1. Anforderungen und Ziele definieren

Machen Sie sich zunächst klar, was Sie mit der Einführung eines Bewerbermanagementsystems erreichen wollen. Geht es in erster Linie um die Entlastung der HR, um die Verbesserung der Candidate Experience, um schnellere Recruiting-Prozesse – oder alles drei?

Wichtig ist, bei diesem Schritt alle Parteien an den Tisch zu holen: Das Recruiting- bzw. HR-Team, Team- oder Abteilungsleiter*innen, die IT und ggf. weitere Stakeholder*innen. Entscheiden Sie gemeinsam, welche Funktionen das zukünftige System bieten muss und auf welche Sie verzichten können – das erleichtert Ihnen später die Auswahl.

2. Budget festlegen

Erstellen Sie eine Aufstellung der Kosten, die das Recruiting in Ihrem Unternehmen verursacht. Wie viele Stellen werden ausgeschrieben und wie viele Bewerbungen müssen monatlich bearbeitet werden? Wie viele Arbeitsstunden würde Ihr Recruiting-Team gewinnen, wenn Aufgaben wie E-Mail-Kommunikation mit Bewerbenden, Terminfindung, Entscheidungsrunden usw. automatisiert würden?

Klingt kompliziert? Das muss es nicht sein. Mit unserem ROI-Rechner gewinnen Sie schnell einen Überblick darüber, welche Ersparnis Ihnen ein BMS bringen kann.

3. Anbieter vergleichen

Sobald Sie Anforderungen und Budget festgelegt haben, können Sie sich nach einem geeigneten Anbieter umsehen. Der Haken: Es gibt Hunderte von Tools auf dem Markt. Wie soll man sich da entscheiden? Einen ersten Überblick über Bewerbermanagementsysteme bieten Vergleichsportale wie trusted.

Konzentrieren Sie sich auf die Funktionen, auf die Sie sich im ersten Schritt geeinigt haben. Kann Sie das Tool bei der Erstellung von Stellenanzeigen unterstützen? Nimmt es Ihnen die Kommunikation und Terminfindung ab? Gibt es eine Multiposting-Funktion, mit der Sie Jobs auf Hunderten von Jobbörsen und in den sozialen Medien gleichzeitig ausschreiben können?

Das Tool sollte außerdem benutzerfreundlich sein – schließlich soll es Ihnen Arbeit abnehmen und nicht noch mehr Komplexität in den Alltag bringen. Weitere Kriterien sind:

• Ist die Software skalierbar?
• Ist es eine Cloud-Lösung oder muss sie installiert und gewartet werden?
• Welche anderen Lösungen können integriert werden?
• Welche Extras werden angeboten und was ist im Grundpaket enthalten?
• Nach welchen Kriterien wird bezahlt (Anzahl der User*innen, monatlich, einmalig etc.)?
• Wo liegen die Daten und ist das DSGVO-konform?
• Wie werden Datenschutz und Sicherheit garantiert?
• Gibt es Apps für Android und iOS und kann die Software auch im Homeoffice eingesetzt werden?

Suchen Sie drei Produkte aus, die den Anforderungen und Ihrem Budget entsprechen. Nehmen Sie dann Kontakt mit den Anbietern auf, lassen Sie sich die Lösung vorführen, und wenn Sie dann noch immer überzeugt sind, vereinbaren Sie einen kostenlosen Testzeitraum.

4. Testen, testen, testen

Während der Testphase sollten verschiedene Stakeholder*innen involviert werden, um sicherzustellen, dass die Lösung auf Herz und Nieren geprüft wird. Nutzen Sie Testdaten, um das System in einer realistischen Umgebung zu prüfen, ohne dabei den Datenschutz zu verletzen.

Das Ziel der Testphase ist es, zum einen herauszufinden, ob das ausgewählte Bewerbermanagementsystem tatsächlich hält, was es verspricht. Zum anderen ist das für Sie die Gelegenheit, faktenbasierte Ergebnisse zu sammeln, um die Effektivität des Systems zu belegen – denn damit sichern Sie sich das Buy-in der Geschäftsleitung.

5. Entscheidung treffen

Tragen Sie abschließend das Feedback der Stakeholder*innen zusammen und werten Sie die Testergebnisse aus. Gleichen Sie diese mit den ursprünglich definierten Zielen ab. Lassen Sie sich dabei nicht von komplexen Funktionen ablenken, die niemand im Team je verwenden wird. Bewerten Sie die Kosten im Verhältnis zum erwarteten ROI und wählen Sie den Anbieter aus, der insgesamt am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

Kostenlose Bewerbermanagement-Tools

Um es vorwegzunehmen: Ein vollständig kostenloses Bewerbermanagementsystem gibt es nicht. Viele Anbieter bieten jedoch eine kostenlose Basisversion mit begrenzten Funktionen an. Darin enthalten sind meist eine einfache Bewerberverwaltung sowie Multiposting-Optionen. Für kleine und mittelständische Unternehmen sind diese kostenlosen Versionen durchaus interessant.

Wenn Sie sich bisher mit dem Thema Bewerbungsmanagement noch gar nicht beschäftigt haben, reicht für den Anfang auch eine einfache Tabellendatei. Damit können Sie sich einen grundlegenden Überblick verschaffen. In dem Fall können Sie sich unsere Bewerbermanagement-Vorlage als Google Form oder Excel-Datei herunterladen. Die Vorlage hilft Ihnen, die Daten von Bewerbenden einheitlich zu erfassen und übersichtlich zu strukturieren. So sehen Sie mit einem Blick, in welcher Phase des Bewerbungsprozesses sich Ihre Kandidat*innen gerade befinden.

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Wenn Sie jedoch viele Stellen besetzen bzw. eine Flut von Bewerbungen verarbeiten müssen oder Ihr Unternehmen stark wächst, dann lohnt sich die Investition in ein kostenpflichtiges System. Die Kosten dafür berechnen sich meist nach der Anzahl der Mitarbeitenden oder der aktiven Stellen. Es können zusätzliche Kosten für Support und Wartung anfallen.

Dem gegenüber stehen die Kosten für das Recruiting. Der ROI Ihres BMS berechnet sich danach, inwieweit der Recruiting-Prozess verschlankt und beschleunigt werden kann. Auch Einsparungen dank weniger Fehlbesetzungen und geringerer Fluktuation spielen eine Rolle.

Case Study: Wie Shopware mithilfe von Recruitee das Recruiting erfolgreich skalierte 

Das Problem: Shopware ist die führende Open-Commerce-Plattform in Europa. Dank des rasanten Erfolgs wuchs das Team zwischen 2019 und 2022 von 200 auf über 450 – also mehr als das Doppelte. Für das Recruiting eine Riesenherausforderung, denn: Das Team arbeitete damals noch mit einem rudimentären Tool, das keinerlei Automatisierung bot. Die Recruiter*innen waren täglich rund drei Stunden mit dem Einpflegen der Daten beschäftigt – was den Einstellungsprozess erheblich verzögerte.

Die Lösung: Das Team von Shopware schaute sich nach verschiedenen Lösungen um und entschied sich schließlich für Recruitee – „weil Recruitee von Anfang an auf unsere Needs eingegangen ist“, so Recruiting Specialist Madlen Habing. Mit Recruitee konnte der Softwarehersteller den gesamten Recruiting-Prozess erheblich verbessern. Vor allem die Kommunikation, die vorher über Zoom, E-Mail und Slack erfolgte, wurde vereinfacht. Sämtliche Daten werden an einem Ort erfasst und manuelle Prozesse laufen automatisiert ab.

„Wir haben mit Recruitee wirklich den manuellen Aufwand auf ein Minimum beschränkt und können uns als Recruiter auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren.“
Lena Holters, Head of Recruiting bei Shopware

Das Ergebnis: Dank Recruitee kann sich das Recruiting-Team von Shopware endlich wieder auf strategisch wichtige Aufgaben konzentrieren, anstatt viel Zeit auf manuelle Tätigkeiten zu verschwenden. Recruitee hat auch die Zusammenarbeit zwischen dem Recruiting-Team und den Fachabteilungen erheblich verbessert und eine Basis für erfolgreiches, kollaboratives Hiring geschaffen. So arbeiten die Teams effizienter zusammen. Vor allem aber hat Shopware ein Tool gefunden, das es ihnen erlaubt zu skalieren und weiter zu wachsen. Die Hintergründe der Erfolgsstory finden Sie in dieser ausführlichen Case Study.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Implementierung eines Bewerbermanagementsystems

Sie haben das richtige Bewerbermanagementsystem für Ihr Unternehmen gefunden? Glückwunsch! Dann ist spätestens jetzt der Moment, alle Beteiligten – vom Recruiter bis zur Abteilungsleiterin – an Bord zu holen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihr neues System in vier einfachen Schritten erfolgreich implementieren.

Schritt 1: Implementierung vorbereiten

Legen Sie den Workflow fest, den das Bewerbungsmanagementsystem begleiten soll – von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung. Weisen Sie jedem Teammitglied klare Aufgaben, Rollen und Verantwortlichkeiten zu. Wer übernimmt die Screening-Gespräche, wer trifft die finale Entscheidung und wann sollten Kandidat*innen spätestens eine Rückmeldung erhalten?

Schritt 2: Vorhandene Programme und Tools integrieren

Im Recruiting-Prozess kommt meist eine ganze Reihe von Programmen zum Einsatz: HR-Software für die Verwaltung, E-Mail- und Kalenderprogramme für Kommunikation und Terminfindung sowie Business-Intelligence-Tools für Analysen. Integrieren Sie diese Tools mit Ihrem Bewerbermanagementsystem, um beispielsweise Aufgaben wie die Terminierung von Bewerbungsgesprächen automatisieren zu können.

Schritt 3: Team einbinden

Bieten Sie Schulungen an und sorgen Sie dafür, dass alle wichtigen Mitarbeitenden daran teilnehmen. Das beste Programm nützt wenig, wenn niemand im Team es beherrscht. Bestimmen Sie „Super User“, die sich intensiv mit dem System beschäftigen und eine interne Anlaufstelle für Fragen sind. Bieten Sie Ihrem Team auch die Möglichkeit, das neue Bewerbermanagementsystem intensiv zu testen, und nutzen Sie den Support des Anbieters.

Schritt 4: Recruitingziele formulieren

Um den Erfolg Ihrer neuen Recruitingstrategie zu messen und notfalls nachzusteuern, brauchen Sie konkrete Ziele und Kennzahlen. Wenn beispielsweise die IT in Ihrem Unternehmen ein Bottleneck ist, könnte ein Ziel lauten: 30 % mehr IT-Fachkräfte einstellen. Weitere häufig genutzte Kennzahlen sind die Cost-per-Hire, die Quality-per-Hire und die Time-to-Fill.

Häufige Fehler bei der Implementierung – und wie Sie sie vermeiden

Mangelnde Vorbereitung: Warten Sie nicht erst, bis die IT oder der Anbieter mit der Implementierung beginnen. Machen Sie sich im Vorfeld Gedanken darüber, wie der Bewerbermanagementprozess mit dem System aussehen soll. Welche Schritte sollen automatisiert, welche Tools integriert und welche Daten analysiert werden? Je mehr Sie sich im Vorfeld darüber im Klaren werden, desto reibungsloser klappt die Kommunikation mit dem Kunden-Support und damit auch die Implementierung.

Keine messbaren Ziele: Ob die Implementierung des Systems ein Erfolg ist, können Sie nur sagen, wenn Sie im Vorfeld messbare Ziele definiert haben. Also nicht „Einstellungsprozess optimieren“, sondern z. B. „die Time-to-Hire von 60 auf 40 Tage verkürzen“ oder „die Cost-per-Hire um 15 % senken“.

Team nicht an Bord: Wenn Ihr Team das Tool nur widerwillig nutzt, bringt die beste Technologie nichts. Sorgen Sie dafür, dass alle Beteiligten die Vorteile des Systems fürs Unternehmen erkennen. Verwenden Sie die Use Cases anderer Unternehmen und zeigen Sie auf: welche Aufgaben automatisiert werden können, wie sich die Candidate Experience verbessert, wie der Prozess beschleunigt wird – und wie viele Arbeitsstunden im Recruiting eingespart wurden.

Trends & Technologies: Die Zukunft des Bewerbermanagements

Das Bewerbermanagement entwickelt sich durch neue Technologien rasant weiter. Conversational AI, prädiktive Analysen und Up- bzw. Reskilling sind zentrale Trends, die das Recruiting in nächster Zeit prägen werden.

Mit Conversational AI gegen den Hiring Bias

Intelligente, KI-gestützte Chatbots machen den Bewerbungsprozess nicht nur effizienter und kostengünstiger, sie können auch helfen, unbewusste Vorurteile zu minimieren. Das führt zu besseren Entscheidungen und letztlich zu besseren Ergebnissen im Recruiting. In dieser Hinsicht wird Conversational AI in Zukunft vermutlich eine zunehmend wichtige Rolle im Bewerbermanagement spielen. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass Chatbots sorgfältig trainiert werden, da sie andernfalls den Hiring Bias eher noch verstärken.

Der Blick in die Glaskugel: Prädiktive Analysen

Prädiktive Analysen ermöglichen es, zukünftigen Personalbedarf schon im Voraus zu erkennen. Durch die Analyse historischer Daten von Bewerbenden können Bewerbungsmanagementsysteme außerdem vorhersagen, welche Kandidat*innen langfristig erfolgreich sein werden. Unternehmen können so gezielter Kandidat*innen ansprechen.

Auch Bewerbende wünschen sich mehr Automatisierung

Laut einer Umfrage von StepStone wünschen sich auch Bewerbende eine stärkere Automatisierung des Bewerbungsprozesses – zumindest am Anfang. Sie wünschen sich beispielsweise Matching-Technologien, die ihnen proaktiv passende Jobs vorschlagen. In der Vergangenheit haben solche Technologien, die gezielt „Perfect Matches“ vermitteln, dazu beigetragen, dass Mitarbeitende zufriedener in ihrer Rolle waren und länger im Unternehmen blieben.

Fazit

Ein effizientes Bewerbermanagement ist der Schlüssel zur erfolgreichen Talentsuche und der Grundstein für die Mitarbeiterbindung. In diesem Artikel haben wir erläutert, wie Bewerbermanagementsysteme den gesamten Recruiting-Prozess optimieren – von der Stellenausschreibung, über die Kommunikation mit Kandidat*innen, bis hin zum Onboarding. Sie haben erfahren, welche verschiedenen Arten von Systemen es gibt, welche Funktionen besonders sie bieten und wie diese Ihnen helfen können, Ihre Recruitingziele zu erreichen.

Nun ist der ideale Zeitpunkt, Ihre aktuellen Bewerbermanagementprozesse zu überdenken. Prüfen Sie, ob Ihr Unternehmen von den Vorteilen eines modernen Systems profitieren könnte – sei es durch effizientere Abläufe, eine bessere Candidate Experience oder ein stärkeres Employer Branding.

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