KI im Recruiting - mit Automatisierungen Ihre Prozesse verbessern

Wussten Sie, dass theoretisch bis zu 50 % der Aufgaben im Personalwesen von Computern übernommen werden könnten? Zu diesem Ergebnis kommt der Job-Futuromat des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB).

Kann Robot-Recruiting menschliche Mitarbeiter*innen bald ganz ersetzen? Wir denken, dass das in absehbarer Zukunft nicht der Fall sein wird, denn keine Software kann bisher den gesamten Prozess zur Personalrekrutierung vollautomatisch übernehmen.

Der Einsatz von künstlicher Intelligenz zur Unterstützung oder Automatisierung von HR-Prozessen kann Personaler*innen jedoch viele manuelle Tätigkeiten abnehmen.

Im Bereich der Personalbeschaffung hat sich dafür der Begriff Robot-Recruiting (oder auch Robo-Recruiting) etabliert.

In diesem Beitrag erklären wir, was Robot-Recruiting eigentlich ist, wofür es eingesetzt wird und welche konkreten Anwendungsbereiche es gibt. Natürlich gehen wir auch auf die Vor- und Nachteile ein.

Was ist Robot-Recruiting?

Robot-Recruiting ein Oberbegriff für verschiedene Verfahren, mit denen sich das Recruiting zumindest in Teilen automatisieren oder durch datengestützte Verfahren erleichtern lässt.

Dafür wird intelligente Software eingesetzt, die Personaler*innen bei der täglichen Arbeit unterstützt.

Diese Software arbeitet in der Regel mit künstlicher Intelligenz (KI). Dies sind selbstlernende Algorithmen, die beständig Daten analysieren, um Probleme zu lösen.

Sie arbeiten daran, Muster und Gesetzmäßigkeiten in Daten zu erkennen und so Wahrscheinlichkeitsvorhersagen für künftige Ereignisse zu erstellen. Bis zu einem gewissen Grad können die Programme so auch eigene Entscheidungen treffen.

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Wofür kann Robot-Recruiting eingesetzt werden?

Robot-Recruiting ist ein*e digitale*r Kolleg*in, der*die standardisierte oder sich wiederholende Aufgaben übernimmt.

Durch die Aufbereitung und Analyse von großen Datenmengen unterstützen die Programme Personaler*innen außerdem bei der Entscheidungsfindung.

Kundenerfolgsgeschichte:

Kundenerfolgsgeschichte:

WÜSTHOF konnte seine Durchlaufzeit des Einstellungsprozesses drastisch verringern. Die Arbeit, die vorher 9 – 10 Stunden pro Woche gekostet hat, kann heute mit Recruitee in 1 – 2 Stunden pro Woche erledigt werden.
Hier geht es zur Success Story von WÜSTHOF

Besonders große Unternehmen, die generell viele offene Stellen zu besetzen haben, profitieren, wenn Software folgende Aufgaben übernehmen kann:

• Geeignete Jobbörsen und Medienkanäle für Stellenanzeigen auswählen
• Qualifizierte Talente auf Internetplattformen ausfindig machen
• Mit Bewerber*innen am Anfang des Bewerbungsprozesses kommunizieren, automatisiert via Chatbot oder E-Mail
• Anhand der Bewerbungsunterlagen eine Vorauswahl von Kandidat*innen treffen
• Die Performance des Recruiting-Prozesses analysieren und Kennzahlen überwachen

Die Programme stoßen noch an ihre Grenzen, wenn es um komplexe Vorgänge, wie beispielsweise die endgültige Auswahl von Kandidat*innen geht. Diese Entscheidungen bleiben der menschlichen Einschätzung vorbehalten.

In den folgenden Abschnitten stellen wir Ihnen ein paar Robo-Recruiting-Anwendungen vor, die Sie nutzen können, um Ihre Rekrutierungsprozesse zu optimieren.

Chatbots

Ein Chatbot ist ein Roboter, der mit den Besucher*innen einer Website automatisch kommuniziert. Eventuell haben Sie das kleine Chatfenster, was meistens rechts unten auf dem Bildschirm auftaucht, schon bei der ein oder anderen Website gesehen.

Das Ziel dieses digitalen Assistenten ist es, Fragen der Besucher*innen sofort zu beantworten. Das beschleunigt deren Informationssuche und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass jemand die Produkte oder Dienstleistungen kauft.  

Inzwischen werden Chatbots auch vermehrt auf Karriereseiten eingesetzt, wo sie auch digitale Karriereberater genannt werden. Hier beantworten sie Fragen von interessierten Talenten zur Karriere, offenen Stellen oder allgemein zum Unternehmen.

Kann der Chatbot eine Frage nicht beantworten, ist auch die Weiterleitung an echte Mitarbeiter*innen in der Personalabteilung möglich.

Darüber hinaus kann der Chatbot den Besucher*innen auch weitere Stellenausschreibungen empfehlen, die interessant sein könnten.

Eine Studie von Monster in Zusammenarbeit mit der Universität Bamberg hat ergeben, dass 40 % der Kandidat*innen gerne digitale Karriereberater bei der Stellensuche nutzen würden.

Außerdem gehen 8 von zehn Unternehmen davon aus, dass diese Art der Kommunikation in Zukunft immer häufiger zum Einsatz kommt.  

Die Implementierung eines Chatbots ist am Anfang mit einigem Aufwand verbunden. Schließlich muss der Roboter erst einmal mit dem nötigen Wissen gefüttert werden.

Auf lange Sicht zahlt sich dies in der Regel aus, denn der Chatbot kann Recruiter*innen spürbar entlasten. Er erspart mitunter das Beantworten vieler Telefonate und E-Mails. Außerdem kann er für eine positive Candidate Experience sorgen.

CV-Parsing

Beim CV-Parsing werden die Inhalte von Lebensläufen und Bewerbungsunterlagen automatisch ausgelesen und in durchsuchbare Kandidat*innen-Profile umgewandelt.

Dank Algorithmen verstehen CV-Parsing-Tools die einzelnen Textbausteine und können sogar Bewerbungsfotos via Gesichtserkennung extrahieren.

Der große Vorteil ist, dass Recruiter*innen diese Informationen nicht mehr manuell übertragen müssen und sie nun digital auswerten können. Die Daten sind schnell einsehbar, ohne dass in unzähligen Unterlagen gesucht werden muss. Beispielsweise können Recruiter*innen die Kandidat*innen-Profile schnell nach bestimmten Schlüsselwörtern durchsuchen.

Des Weiteren kann das CV-Parsing-Tool die Qualifikationen der einzelnen Bewerber*innen automatisch mit den Anforderungen der Stellenausschreibung vergleichen.

Daraus ergibt sich ein Ranking der Kandidat*innen, die eher oder eher nicht für die Position infrage kommen. Diese Vorauswahl erspart Recruiter*innen viel Zeit.

CV-Parsing ist ein sehr hilfreiches Tool, das viele Anbieter von Recruitment-Software, wie zum Beispiel auch Recruitee, in ihre Programme integriert haben. 

Talent-Recommender

Robot-Recruiting erleichtert auch das Active Sourcing. Wenn die Bewerbungen durch den Fachkräftemangel vermehrt ausbleiben, müssen Recruiter*innen verstärkt selbst auf die Suche nach Talenten gehen.

Auf Karrierenetzwerken wie XING und LinkedIn lassen sich auch passive Kandidat*innen finden. Diese sind nicht aktiv auf Jobsuche (auch latent suchende Bewerber genannt), aber an Angeboten durchaus interessiert. Wer hier manuell nach geeigneten Talenten forscht, hat viel zu tun.

Sogenannte Talent-Recommender sparen viel Zeit. Die Algorithmen durchsuchen öffentlich zugängliche Profile in Lebenslauf-Datenbanken, sozialen Medien und Karrierenetzwerken automatisch nach passenden Talenten.

Selbst spezielle Communitys, wie beispielsweise Github oder Stackoverflow für Programmierer*innen, werden in solchen Suchen miteinbezogen.

Damit diese Suche Früchte trägt, müssen die Recruiter*innen vorab die Qualifikationen und Fähigkeiten definieren, nach denen sie suchen. Das Ergebnis ist eine Liste passender Kandidat*innen-Profile. Nun kann der*die Recruiter*in die Talente der Reihe nach ansprechen und eine Verbindung aufbauen.

Im Moment nutzen nur rund 4 % der Top-1.000-Unternehmen in Deutschland Talent-Recommender. In der IT-Branche sind es immerhin 10 % der Firmen. Allerdings gehen sieben von zehn Unternehmen davon aus, dass diese Tools in Zukunft öfter eingesetzt werden.

Was bringt Robot-Recruiting?

Wer KI im Recruiting im eigenen Unternehmen ausprobieren möchte, sollte vorher die Vor- und Nachteile genau abwägen.

Vorteile

• Zeitersparnis: Wenn es um standardisierte Aufgaben geht, arbeitet die künstliche Intelligenz einfach schneller und effizienter als Menschen. Robot-Recruiting kann eine enorme Zeitersparnis und Erleichterung für Personaler*innen bedeuten, die sich folglich auf andere Aufgaben konzentrieren können. Dadurch lässt sich der Rekrutierungsprozess effizienter abwickeln.
• Kostenersparnis: Obwohl Software erst einmal mit Anschaffungskosten verbunden ist, spart eine effizientere Personalbeschaffung wiederum Kosten ein. Offene Stellen werden schneller mit geeigneten Arbeitskräften besetzt und die Produktivität der Abteilungen bleibt erhalten.  
• Bessere Candidate Experience: Durch Tools wie Chatbots und automatisierte E-Mails kommunizieren Interessent*innen und Unternehmen mehr miteinander. Kandidat*innen werden besser durch den Bewerbungsprozess geleitet und müssen nicht mehr vergebens auf eine Antwort warten. Auch Zu- oder Absagen können schneller verschickt werden und die Bewerbenden bleiben nicht zu lang im Ungewissen.
• Treffgenauigkeit: Software berücksichtigt bei der Durchsicht und Analyse von Bewerbungsunterlagen oder der Suche nach geeigneten Talenten immer alle wichtigen Informationen und Kriterien. Im Gegensatz zu Menschen übersehen die Tools nichts. Das macht es wahrscheinlicher, dass die Programme die richtigen Bewerber*innen auswählen, die am besten zur offenen Stelle passen.
• Objektivität: Maschinen diskriminieren nicht, denn Faktoren wie Hautfarbe, Alter, Geschlecht oder Religion spielen für sie keine Rolle. Sie bleiben immer neutral und richten sich nach objektiven Kriterien, wie den gewünschten Qualifikationen und Fähigkeiten. Dadurch bietet sich die Chance, die so oft geforderte Diversität in Unternehmen herzustellen.

Nachteile

• Umstrittene Objektivität: Auch wenn die Objektivität grundsätzlich ein Vorteil ist, kann diese nur dann gewährleistet werden, wenn das System am Anfang mit vollkommen objektiven Kriterien gefüttert wird. Fließen dabei aber schon Vorbehalte ein, wird das Programm keine optimalen Ergebnisse liefern.
• Mangelnde Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Es ist leider nicht unmittelbar nachvollziehbar, wie die Programme zu ihren Ergebnissen gelangen. Die selbstlernenden Algorithmen sind oft intransparent.
• Zu strikte Auswahl: Da Programme vollkommen rational agieren, besteht die Gefahr, dass durchaus geeignete Kandidat*innen herausgefiltert werden und den Personaler*innen somit verborgen bleiben. Das könnte beispielsweise passieren, wenn die richtigen Schlüsselwörter im Lebenslauf fehlen oder ungewöhnliche Formulierungen verwendet wurden.
• Fehlende Menschlichkeit: Recruiter*innen beherrschen es, gute und schlechte Eigenschaften eines*einer Kandidat*in abzuwägen und auch zwischen den Zeilen zu lesen. Computer können dies nicht. Auch der Dialog mit einem Chatbot ist nur bis zu einem gewissen Grad befriedigend.
• Bedenken zu Ethik und Datenschutz: Der Einsatz von KI im Recruiting ist nicht unumstritten. Da die Tools mit personenbezogenen Daten arbeiten, müssen Firmen strikt die DSGVO einhalten. Darüber hinaus hat sich ein Ethikbeirat HR-Tech gegründet, der klare Richtlinien für den verantwortungsvollen Einsatz von KI in der Personalarbeit formuliert.

Fazit

Die Chancen, die sich durch Robot-Recruiting für Unternehmen bieten, sind nicht von der Hand zu weisen. Zeit- und Kostenersparnis gepaart mit einer besseren Candidate Experience können ausreichende Gründe sein, um einen Versuch mit der künstlichen Intelligenz zu starten.

Wichtig ist, dass bei aller Digitalisierung der menschliche Kontakt nicht zu kurz kommt. Oft finden Recruiter*innen erst im persönlichen Gespräch heraus, ob jemand wirklich zum Unternehmen passt. KI kann (noch) keinen Culture Fit beurteilen.

Im Endeffekt soll die Software auch nicht die endgültige Entscheidung für oder gegen eine*n Kandidat*in abnehmen. Vielmehr ist sie ein nützlicher Wegweiser und ein Hilfsmittel.