Active Sourcing: Strategie, optimale Kanäle und Beispiele

Unternehmen stehen vor der schwierigen Aufgabe, qualifizierte Kandidat*innen schnell zu finden. Je länger eine Stelle unbesetzt ist, umso höher sind die Kosten. Um die Time-to-Hire zu reduzieren, werden Sie alle verfügbaren Werkzeuge einsetzen müssen. Das Active Sourcing ist eine erfolgversprechende Möglichkeit, neben Stellenanzeigen weitere Kanäle zu nutzen, um Kandidat*innen zu finden. Beim Active Sourcing gehen Recruiter*innen proaktiv auf potenzielle Talente zu, und versuchen, sie für ihr Unternehmen zu begeistern.

Was ist Active Sourcing?

Beim klassischen Recruiting finden Kandidaten*innen Ihr Unternehmen durch, zum Beispiel, veröffentlichte Stellenanzeigen und bewerben sich bei Ihnen. Das Active Sourcing dreht nun den Spieß um. Sie als Recruiter*in suchen aktiv nach geeigneten Talenten auf dem Arbeitsmarkt und sprechen diese direkt an.

Active Sourcing wird heute besonders für Bereiche genutzt, in denen akuter Fachkräftemangel herrscht. Das Ziel dabei ist, hochqualifizierte Talente schon frühzeitig für Ihr Unternehmen zu interessieren und eine erste Bindung herzustellen. Damit können Sie verhindern, dass sie sich bei der Konkurrenz umschauen.

Bereits im Jahr 2016 befragte die Uni Bamberg Unternehmen zum Einsatz von Active Sourcing, und 73 Prozent sagten, sie wollen soziale Netzwerke für das proaktive Recruiting nutzen. 34,7 Prozent gaben an, diese Form des Recruitings neben klassischen Anzeigen anzubieten.

In der Neuauflage der Studie 2018 gaben die befragten Unternehmen an, dass inzwischen jede zehnte Stelle durch Active Sourcing besetzt wird. Der Trend ist also deutlich.

Die Vorteile beim Active Sourcing

• Sie können schwer zu besetzende Positionen oft schneller und kostengünstiger besetzen, wenn Sie über diesen Weg qualifizierte Kandidat*innen gefunden haben.
• Da Sie auch passive Kandidat*innen ansprechen, die also gar nicht aktiv einen Job suchen, können Sie bei diesen einen Denkprozess anregen. Dieser kann in den Wunsch einer beruflichen Veränderung münden.
• Da Sie gezielt suchen, ist die Qualität der ausgewählten Kandidat*innen höher und Sie können einige Recruiting-Schritte überspringen.
• Sie sparen Zeit und Kosten, weil Sie nicht ein komplettes Bewerbungsverfahren mit Aufwendungen für bezahlte Stellenanzeigen durchführen müssen.

Die Studie der Universität Bamberg hat gezeigt, dass viele direkt angesprochene Bewerber*innen das Active Sourcing positiv ansehen:

“Aus Sicht der Stellensuchenden und Karriereinteressierten bevorzugen 45,0 Prozent die persönliche Ansprache statt der selbstständigen Bewerbung bei einem Unternehmen. Darüber hinaus haben sich 31,3 Prozent der Teilnehmer nach der direkten Ansprache bei einem Unternehmen beworben, bei dem sie sich ohne den direkten Kontakt nicht beworben hätten. Ein Fünftel wechselte überdies die Stelle, wenn das Unternehmen den Kandidaten zuvor direkt angesprochen hatte, obwohl dieser nicht aktiv auf Stellensuche war.”

Welche Active Sourcing Methoden gibt es?

Eine direkte Ansprache von Talenten ist nicht einfach, zumal diese erst einmal gefunden werden müssen. Während Sie bei einer aktiven Bewerbung von einem Interesse an der Stelle ausgehen können, wissen Sie beim Active Sourcing nicht, ob die Person überhaupt verfügbar ist. Um die Arbeit zu erleichtern, können Sie sich folgender Methoden des Active Sourcings bedienen.

Den eigenen Talent Pool anzapfen

Die schnellste und einfachste Methode passende Talente zu finden ist Ihre eigene Datenbank. Wenn sie vorher abgelehnte Bewerber*innen in einem Talent Pool gespeichert haben, können Sie jederzeit darauf zurückgreifen und sparen sich ein erneutes Bewerberauswahlverfahren. Viele, die eine vorherige Stelle nicht bekommen haben, sind dennoch qualifiziert und können für Sie interessante Kandidat*innen sein. Voraussetzung ist, dass Sie aktuelle Daten haben.

Das Profile Mining auf sozialen Netzwerken

In sozialen Business-Netzwerken wie Xing oder LinkedIn finden Sie Tausende von potenziellen Kandidat*innen. Wenn Sie die richtigen Filter einsetzen, vor allem nach passenden Rollen und Positionen suchen, können Sie hochqualifizierte Talente finden. Dieser Prozess ist zwar sehr aufwendig, Sie können aber davon ausgehen, dass die Daten immer aktuell sind.

Datenbanken von Jobbörsen

Viele Jobbörsen erlauben es Mitgliedern, eigene Profile in deren Datenbank abzulegen. Diese können zum einen verwendet werden, wenn jemand eine Bewerbung abschicken will. Sie können Ihnen aber auch dazu dienen, interessante Kandidat*innen zu finden. Sie sollten diesen Weg auf jeden Fall als eine zusätzliche Möglichkeit zum Talent Sourcing benutzen.

Internetsuche

Sie können die Suchmaschinen im Internet – wie Google und Bing – dazu verwenden, nach Kandidat*innen zu suchen. Wenn Sie dabei Operatoren verwenden, können Sie die Suche einschränken. Die wichtigsten sind:

AND (verknüpft zwei Suchbegriff)

OR (sucht nach mindesten einem der Begriffe)

NOT (schließt einen Begriff aus)

Anführungszeichen (sucht exakt nach dem was innerhalb der Anführungen steht)

Beispiel für Internetsuchen:

• Vertriebsleiter AND CV AND Verkauf OR Einzelhandel NOT Hamburg
• Lebenslauf OR CV “Marketing Manager”

Mitarbeiterempfehlungen

Wenn Sie eine Stelle ausschreiben, sollten Sie Ihre Mitarbeiter*innen darum bitten, diese zu teilen und zu verbreiten. Am besten ist es, wenn diese Freund*innen und Bekannte haben, die für diese Stelle infrage kämen. Stellen Sie aber sicher, dass es einen funktionierenden Feedbackkanal gibt. Am besten teilen Ihre Mitarbeiter*innen den Link zu Ihrer Karriereseite mit der entsprechenden freien Stelle oder geben Ihre Kontaktdaten weiter. Empfehlungen durch Mitarbeiter*innen haben eine große Wirkung, weil Talente dadurch bereits eine positive Grundeinstellung zu Ihrem Unternehmen haben.

Jobmessen

Wenn Sie auf einer Jobmesse sind, werden Sie viele neue Kontakte haben. Beim Active Sourcing sprechen Sie Besucher*innen an Ihrem Messestand, aber auch in anderen Bereichen der Messe gezielt an. In diesem Fall muss es keine konkrete Stelle sein, Sie können hier einige Lebensläufe erhalten und Ihrem Talent Pool zufügen. Gehen Sie offen auf Besucher*innen zu, fragen Sie nach deren beruflichem Hintergrund und bieten Sie offene Stellen an, wenn die Grundqualifikationen stimmen und Sie einen guten Eindruck von Ihrem Gegenüber haben.

Der Active Sourcing Prozess

1. Legen Sie die Strategie für das Active Sourcing fest.
2. Planen Sie die Active Sourcing Maßnahmen.
3. Bereiten Sie die Kontaktaufnahme vor.
4. Führen Sie die Suche nach Kandidat*innen durch.
5. Kontaktieren Sie die ausgewählten Kandidat*innen.
6. Aktive Kommunikation mit und nachfassen bei den Kandidat*innen.
7. Integration der Kandidat*innen in den Recruiting-Prozess oder den Talent Pool.

Das sind die wichtigsten Active Sourcing Kanäle

Die klassischen Wege des Active Sourcings führen Sie heute in die sozialen Netzwerke, vor allem solche, die sich an Geschäftsleute richten. Facebook hat zwar auch einen Recruiting-Bereich, die meisten Nutzer*innen sind aber hier eher privat unterwegs. Bei den Business-Netzwerken wissen Sie, dass die Nutzer*innen grundsätzlich an beruflichen Angeboten interessiert sind.

Active Sourcing im Xing-Netzwerk

Im deutschsprachigen Raum ist XING immer noch der Marktführer, und reicht bis in die europäischen Nachbarländer. Mit mehr als 18 Millionen Mitgliedern ist es eine wichtige Ressourcen-Quelle. Nach eigenen Angaben sind bis zu 60 Prozent der Nutzer*innen aktiv auf Jobsuche, und zwei Drittel der Mitglieder sehen es als positiv an, wenn sich Unternehmen aktiv an Sie wenden. Mit dem XING Talentmanager können Sie den Datenbestand des Netzwerkes einfach und schnell durchsuchen. Sie können mehrere Filter einsetzen und somit Streuverluste vermeiden.

Active Sourcing LinkedIn

LinkedIn ist mit 740 Millionen Mitgliedern zwar wesentlich größer als XING, allerdings sind diese weltweit verteilt, die meisten sind in Nordamerika. Neben den LinkedIn Stellenanzeigen bietet Ihnen das US-Netzwerk ebenfalls Hilfe beim Active Sourcing an. Sie können über das Recruiter-Werkzeug Kandidat*innen finden und in Listen speichern sowie diese über die internen Kommunikationskanäle im Netzwerk kontaktieren. Ein großer Vorteil: Sie können am Status sehen, ob jemand aktiv nach Jobs sucht oder derzeit zufrieden mit dem Arbeitsplatz ist.

Die beste Active Sourcing Strategie

Kanäle bestimmen

Überlegen Sie, wo sich potenzielle Talente am ehesten befinden. Die Mitglieder bei XING sind meistens in mittleren bis hohen Gehaltsklassen zu finden. Bei LinkedIn finden Sie einen großen Pool an ausländischen Kandidat*innen. Im Internet können Sie auch Talente finden, die nicht in den klassischen Netzwerken eingetragen sind. Gleiches gilt für die Jobbörsen.

Kandidat*innen auswählen

Suchen Sie nach Personen, die Ihrem Anforderungsprofil entsprechen. Masse ist nicht Klasse, versuchen Sie die Qualität in den Vordergrund zu stellen. Stimmen die Qualifikationen schon nicht, sehen Sie besser von einem Kontakt ab. Erstellen Sie eine kurze Liste von höchstens zehn Talenten.

Erstkontakt

Legen Sie sich E-Mail-Vorlagen zurecht, die Sie dann für die Stelle und die Person zuschneiden können. Denken Sie daran, dass die E-Mail persönlich klingt. Der erste Kontakt ist meistens entscheidend dafür, ob es eine Antwort gibt oder nicht. Überlegen Sie sich, zu welcher Uhrzeit Sie diese E-Mails schicken. Vermeiden Sie es, an die berufliche Adresse zu schreiben – besser ist eine private Adresse. Haben Sie keine E-Mail-Adresse, benutzen Sie einen Messenger-Dienst. Anrufe am Arbeitsplatz werden heute nicht mehr empfohlen.

Zweitkontakt/Follow-Up

Sollten Sie nach drei bis vier Tagen nichts gehört haben, können Sie nochmals nachfragen. Verwenden Sie dabei unbedingt einen neuen Text, der auf die Nachfrage Bezug nimmt. Sie können auch den Call to Action ändern, wenn dieser vielleicht zu aufdringlich wirkte.

Weitere Kontaktaufnahmen

Es gibt unterschiedliche Meinungen darüber, wie man einen Follow-Up nach einer Direktansprache von (empfohlenen) Kandidat*innen gestalten sollte. Unser Vorschlag: ein absolutes Maximum von zwei Erinnerungen. Mehr wird schnell als Spamming wahrgenommen. Wenn Sie nach zwei Follow-Ups nichts von dem*der Kandidat*in gehört haben, sollten Sie sich zurückziehen.‍

Profi-Tipp: Bei der direkten Ansprache von Kandidat*innen, die in einem Beschäftigungsverhältnis stehen, gibt es bestimmte Grenzen. Diese sind durch das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb und die entsprechende Rechtsprechung gesetzt. Achten Sie darauf, dass Sie sich bei der Abwerbung von Mitarbeiter*innen im Rahmen des Erlaubten halten.

Beispiele von Active Sourcing: So sprechen Sie Kandidat*innen an

Wenn Sie interessante Kandidat*innen gefunden haben, sollten Sie noch etwas recherchieren und sich einen Plan zurechtlegen. Nehmen wir an Sie suchen eine*n neue*n Verkaufsleiter*in in einer größeren Region. Sie haben bei LinkedIn drei Personen gefunden, die Sie gerne ansprechen wollen.

Sammeln Sie zunächst Informationen:

• Die frühere oder aktuelle Rolle des*der Kandidat*in, die sich auf die Stelle bezieht, für die Sie jemanden suchen
• Die bisherigen Projekte des*der Kandidat*in, die sich auf die Stelle beziehen, für die Sie  einstellen möchten
• Andere öffentliche Information, wie fachbezogene Blogbeiträge, Vorträge, Erwähnungen in Fachzeitschriften, Beiträge in Businessnetzwerken

Im nächsten Schritt formulieren Sie eine E-Mail.

Beispiel für die optimale direkte Ansprache per E-Mail:

Betreff: Kommen Sie direkt zur Sache, damit der*die Empfänger*in Ihrer E-Mail auch bereit ist, sie zu öffnen. Beispiele für Betreffzeilen sind:

• Wir würden Sie gerne bei (Name Ihres Unternehmens) als (Stellenbezeichnung) haben
• Wir bei (Name Ihres Unternehmens)  haben einen Job für Sie als (Stellenbezeichnung)
• Stellenangebot für Sie bei (Name Ihres Unternehmens) als (Stellenbezeichnung)

Erster Abschnitt: Erzählen Sie, wie Sie diese*n Kandidat*in gefunden haben. Dies zeigt, dass Sie Ihre Hausaufgaben gut gemacht haben und Sie somit wissen, wo und woran sie arbeiten. Wenn dies für den*die Empfänger*in klar und offensichtlich ist, wird der*die Kandidat*in auch weiterlesen. Denn so merkt man, dass es nicht nur eine Vorlage ist, die für jeden gebraucht wird, sondern eine personalisierte und an eine Adresse gerichtete E-Mail.

Beispiele:

• Wir sind bei LinkedIn auf Sie  aufmerksam geworden und haben mit Interesse Ihren Lebenslauf gelesen. Ihre Position bei XX entspricht dem, was wir gerade suchen.
• Ich habe Ihren Beitrag bei XX gesehen und finde es interessant, wie Sie den Sachverhalt beschreiben. Wir suchen gerade jemanden mit frischen Ideen wie Ihren.
• Ein*e gemeinsame*r Bekannte*r hat  mir Ihr Profil bei XING geschickt, Frau*Herr XY. Ich hatte ihm*ihr erzählt, dass wir eine*n neue*n Verkaufsleiter*in suchen.

Zweiter Abschnitt: Stellen Sie sich hier vor und erklären Sie, warum Sie genau diese*n Kandidat*in kontaktieren wollten. Übertreiben Sie hier ja nicht! Man muss nur kurz und knackig erklären, warum eine Zusammenarbeit für beide Seiten von Vorteil wäre.Beispiel:Mein Name ist XY, ich bin Recruiter*in bei XX. Wir sind einer der Marktführer in der Herstellung von Kinder-Sonnenbrillen und suchen einen neuen Verkaufsleiter in der Region Saarland. Da Sie dort bereits im Verkauf tätig waren und eine ähnliche Rolle eingenommen haben, glauben wir, dass Sie zu uns passen würden. Wir haben ein großartiges Team, dessen Leitung Sie übernehmen würden.‍

Profi-Tipp: Positionieren Sie den*die Kandidat*in im Gesamtbild der Mission Ihres Unternehmens und erklären Sie, was seine*ihre Rolle für das Team bedeuten würde. Sie kennen zu diesem Zeitpunkt vielleicht noch nicht alle Details über den*die Kandidat*in, aber die Abstimmung der Interessen ist ein hervorragender Weg, um die Aufmerksamkeit zu wecken.Call to Action: Ziel der E-Mail ist eine Bewerbung, oder zumindest eine Antwort, die von Interesse zeigt. Dafür müssen wir etwas nachhelfen und den*die Kandidat*in zum Handeln bringen. Seien Sie nicht zu aufdringlich, aber auch nicht zu allgemein.

Beispiele:

• Wann dürfte ich Sie anrufen, um weitere Details zu besprechen?
• Wann haben Sie Zeit, uns zu  besuchen?
• Klicken Sie hier, wenn Sie mehr über die Stelle erfahren wollen.
• Haben Sie noch Fragen? Ich  beantworte diese gerne, Sie können mich hier (Telefonnummer, E-Mail, WhatsApp etc.) erreichen.

Weitere Informationen: Stellen Sie sicher, dass sich unter Ihrem Namen alle wichtigen Kontaktkanäle befinden, sowie direkte Links zu Ihrer Karriereseite und der Stellenanzeige.

Active Sourcing Software und Tools einsetzen

Eine Recruiting-Software wie Recruitee kann Ihnen die aktive Suche nach Kandidat*innen und das Verwalten Ihres Talent Pools deutlich erleichtern. Sie können sogar einen Teil des Talent-Sourcings automatisieren.

Die integrierte Chrome-Sourcing-Erweiterung hilft zum Beispiel dabei, Kandidat*innen auf Websites ausfindig zu machen. Sie sparen Zeit, da mit diesem Tool Daten vorausgefüllt werden und Talente direkt in ein Recruitee-Konto exportiert werden.

Sie können mit der Software auch einfach mehrere Talent Pools erstellen und so ein Netzwerk von qualifizierten Fachkräften für den zukünftigen Bedarf aufbauen. Diese Talent-Datenbanken lassen sich ganz einfach verwalten, damit Sie immer auf dem neuesten Stand bei den besten potenziellen Kandidat*innen sind.

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