Ein Leitfaden für effektive Recruitment-E-Mail-Vorlagen

Zuletzt aktualisiert:
14.7.2021
9/11/2021
9/11/2021
Minuten Lesedauer
Adrie Smith
Recruitee
Ein Leitfaden zur Erstellung von Recruitment-E-Mail-Vorlagen für Intervieweinladungen, Jobzusagen und Angebotsstellungen.
Inhalt

E-Mails sind und bleiben das wichtigste Instrument im Recruitment. Was auch immer Sie tun, Sie müssen immer noch Nachrichten in Form von E-Mails senden, um mit Ihren Kandidat*innen zu kommunizieren. Recruitment-E-Mail-Vorlagen sind also praktisch und helfen Ihnen dabei, diese zeitfressende Aufgaben zu verkürzen.

Als Recruiter*in sind Sie mit vielen Dingen gleichzeitig beschäftigt. Das kann stressig sein, doch lassen Sie Ihre Recruiting-E-Mails nicht auf der Strecke. Wir alle wissen, dass der erste Eindruck von Dauer ist, also sollten Sie Ihren Kandidat*innen eine erstklassige E-Mail-Kommunikation bieten.

Für diejenigen, die ein hohes Volumen an Stellenangeboten verwalten, können Recruitment-E-Mail-Vorlagen ein wirksames Instrument sein, um die Kommunikation mit ihren Kandidat*innen unter Kontrolle zu halten und dabei helfen, bessere Talente anzuziehen.

Hier geben wir Ihnen einen Überblick darüber, wie Sie Ihre Recruiting-E-Mails in jeder Phase des Einstellungsprozesses schreiben und verwalten können. Unser Ziel ist es, Ihnen hierbei zu helfen:

  • Natürlich zu klingen und eigenen Tonfall rüberzubringen, der nicht wie die automatisierten Antworten eines Chatbots klingen
  • Auf den Punkt zu kommen und vage Aussagen vermeiden, die Kandidat*innen verwirren könnten
  • Professionell zu wirken und zu verhindern, dass Ihre E-Mails im Spam-Ordner landen
  • Interessierte Kandidat*innen ermutigen zu Antworten
  • Die Time-to-Hire mit gezielten E-Mails zu verkürzen, indem Sie den Kandidat*innen alle Informationen per E-Mail liefern, die wichtig sind

Grundlagen der Erstellung von Recruitment-E-Mail-Vorlagen

Wie bereits erwähnt, sind Recruiting-E-Mails oft das A und O für die Kommunikation mit Kandidat*innen. Gerade in der frühen Phase des Recruitingprozesses hat man nur eine Chance, es richtig zu machen. Nehmen Sie sich deshalb auch die Zeit, es richtig zu machen.

Berücksichtigen Sie bei der Erstellung Ihrer Recruitment-E-Mails die folgenden Grundsätze:

  1. Tone of Voice/Tonfall: Ist er für Ihre Ziel-Kandidat*innen geeignet? Sie sollten mit frisch gebackenen Absolvent*innen anders kommunizieren als mit Führungskräften. Passen Sie Ihren Tonfall für Ihr Publikum an. Dies kann bedeuten, dass Sie Ihre Anrede („Hi!“/“Hallo“/“Sehr geehrte*r Herr*Frau“/“Liebe*r“), die Länge Ihrer Sätze, die Verwendung von Slang oder beiläufigen Begriffen und sogar die Verwendung von Emojis ändern sollten.
  2. Personalisierung: Ein wenig Personalisierung ist unverzichtbar. Achten Sie darauf, dass Sie selbst bei der Verwendung von Recruitment-E-Mail-Vorlagen diese entsprechend anpassen, einschließlich des Namens, des Verweises auf Ihren vorherigen Kontakt oder sogar unter Erwähnung bestimmter Fähigkeiten oder Erfahrungen, die der*die Kandidat*in hat.
  3. Häufigkeit: Wann haben Sie diese*n Kandidat*in das letzte Mal kontaktiert? Es ist wichtig, die Frequenz im Auge zu behalten. Zu häufiges oder zu seltenes kommunizieren kann zu einer schlechten Candidate Experience führen. Achten Sie darauf, dass Sie sich rechtzeitig mit Kandidat*innen auseinandersetzen und sie nicht mit zu vielen E-Mails belästigen.
  4. Prägnanz: Halten Sie Ihre E-Mails kurz und bündig und stellen Sie gleichzeitig sicher, dass Sie alle notwendigen Informationen kommunizieren. Top-Tipp? Stellen Sie sicher, dass am Ende der E-Mail ein klarer Handlungspunkt steht, damit die Kandidat*innen wissen, was sie tun müssen.

Wenn Sie diese Prinzipien beim Schreiben befolgen, haben Sie im Handumdrehen hochwirksame Recruitment-E-Mail-Vorlagen!

Bei entsprechender Verwendung können E-Mail-Vorlagen viel Zeit bei Ihren täglichen Aufgaben sparen. Da wir wissen, dass sie eine großartige Ressource darstellen, haben wir ein E-Book mit 12 E-Mail-Vorlagen erstellt, um Ihren Recruitingprozess zu beschleunigen:

E-Book E-Mail-Vorlagen

Recruitment-E-Mail-Vorlagen: Bewerber*innen-Auswahl

Nach erfolgreicher Kandidat*innen-Suche sind ein paar Bewerbungen eingegangen. Nun müssen Sie eine Auswahl der Kandidat*innen treffen, die Sie gerne kennenlernen möchten.

Eingangsbestätigung

Die Uhr fängt hier an zu ticken. Sobald sich die Kandidat*innen für Ihren Job bewerben, sind sie offiziell Teil Ihres Bewerbungsprozesses und verdienen es, die bestmögliche Candidate Experience zu erhalten. Diese erste E-Mail sollte eine einfache Nachricht sein, um den Erhalt der Bewerbung zu bestätigen.

Viele Unternehmen kümmern sich nicht darum, Kandidat*innen per E-Mail bezüglich des Erhalts der Bewerbung zu kontaktieren, es sei denn, sie sind für ein Vorstellungsgespräch qualifiziert. Eine Handvoll anderer Unternehmen erklärt ausdrücklich in ihrer Stellenbeschreibung, dass sie sich nur an diejenigen wenden werden, die in die nähere Auswahl kommen.

Tipp: Mit einem Bewerbermanagement lassen sich Eingangbestätigungen meist automatisch versenden.

Ein kurzer Leitfaden zu einer solchen Antwort:

  1. Bestätigen Sie, dass die Bewerbung eingegangen ist. Obwohl dies wie ein kleines Detail erscheinen mag, haben einfache Bestätigungsemails die Macht, die Candidate Experience drastisch zu verbessern.
  2. Bedanken Sie sich bei dem*der Kandidat*in, dass er*sie sich auf diese spezifische Stelle beworben hat und Interesse an Ihrem Unternehmen zeigt.
  3. Managen Sie ihre Erwartungen. Das Schlimmste ist, die Kandidat*innen im Dunkeln zu lassen, ohne zu wissen, was als Nächstes passieren wird. .
  4. Handlungspunkt: Obwohl dies kein direkter Aufruf zum Handeln ist, ist es für Sie eine großartige Gelegenheit zu zeigen, dass Sie offen sind, die Kandidat*innen während des gesamten Einstellungsprozesses zu unterstützen. Die Jobsuche ist immer mit Stress verbunden. Eine Geste der Unterstützung hier würde von den Kandidat*innen sehr geschätzt werden.

Einladung zum Telefoninterview

Das Telefoninterview ist oft der erste direkte Kontakt mit Ihren Kandidat*innen. Auch wenn Sie mit ihnen zuvor über E-Mail in Kontakt gekommen sind, muss die Einladung zum Telefoninterview in einer sorgfältig gestaltetet E-Mail verpackt sein, die alle wichtigen Informationen enthält. Speichern Sie diese E-Mail als Ihre Recruitment-E-Mail-Vorlage zur zukünftigen Verwendung.

Diese E-Mail sollte in dem Moment versendet werden, in dem Sie entscheiden, welche Kandidat*innen Sie per Telefon kennenlernen möchten. Denken Sie immer daran, dass gute Kandidat*innen nicht allzu lange ohne Job sein werden. Also am besten schnell handeln. Schicken Sie diese E-Mail schnell raus und vergewissern Sie sich, dass Sie diese Punkte beachten:

  1. Machen Sie deutlich, für welchen Job diese Einladung zum Telefoninterview ist. Ebenso wie Sie mit einem Pool von Kandidat*innen Kontakt haben, hat auch jede*r Kandidat*in mehrere Unternehmen kontaktiert und hat vielleicht nicht immer den Überblick. Erklären Sie deshalb kurz und prägnant, um welchen Job bei welchem Unternehmen es sich handelt.
  2. Geben Sie den Kandidat*innen eine Reihe von Optionen, einen Termin für das Telefon-Screening auswählen können. Wenn Sie Recruitee verwenden, können Sie mit dem Interviewplaner schnell eine passende Zeit finden. Achten Sie hier auf das Datum und die Uhrzeit, überprüfen Sie es gegebenenfalls, denn Sie wollen keinen Fehler machen und den Einstellungsprozess verzögern. Vergessen Sie nicht, eine Frist für eine Antwort festzulegen. So ist sofort klar, dass der*die Kandidat*in innerhalb eines bestimmten Zeitpunkts handeln muss.

Wenn Sie diese Tipps beachten, sollte dem ersten Telefonkontakt mit Ihren favorisierten Kandidat*innen nichts mehr im Wege stehen!

Recruitment-E-Mail-Vorlage: Einladung zu einem persönlichen Interview

Dies ist die Phase, die die aufregendste im Bewerbungsprozess sein kann: Ihr erster persönlicher Kontakt mit den Kandidat*innen! Achten Sie deshalb darauf, dass Sie die E-Mails in diesem Schritt richtig formulieren.

Genau wie die Einladung zum Telefon-Screening ist auch bei dieser Recruitment-E-Mail die Geschwindigkeit entscheidend. Aber bevor Sie sich ans Schreiben machen, setzen Sie sich mit Ihrem Team hin und einigen Sie sich auf mindestens diese drei Dinge:

  1. Wo wird das Interview stattfinden?
  2. Was ist das Programm für das Interview?
  3. Wer wird am Interview teilnehmen?

Dies wird allen helfen, sich besser vorzubereiten und während des Interviews zielgerichtet Fragen stellen zu können. Sobald diese Punkte klar sind, sind Sie bereit, Ihre ideale Recruitment-E-Mail-Vorlage für diese Phase zu erstellen!

Und hier noch ein Leitfaden zur Erstellung der E-Mails zur Einladung zum persönlichen Interview:

  1. Erklären Sie kurz, warum Sie dem*der Kandidat*in schreiben.
  2. Schlagen Sie einen Termin vor oder lassen Sie die Kandidat*innen selbst einen passenden Termin über den Kalenderplaner von Recruitee aussuchen. Mit dem Kalenderplaner können Sie sicherstellen, dass nur Termine gebucht werden, an denen auch alle am Interview beteiligten Personen teilnehmen können.
  3. Bieten Sie einen groben Überblick über den Ablauf des Interviews. So haben die Kandidat*innen eine gute Vorstellung davon, was sie erwarten wird und können sich entsprechend vorbereiten.
  4. Geben Sie die Lage Ihres Büros an, wie man dorthin kommt und nach wem bei der Ankunft gefragt werden soll. Achten Sie darauf, dass der*die Kandidat*in eine Telefonnummer hat, nur für alle Fälle!

So sollte einem erfolgreichen persönlichen Interview mit Ihrem*Ihrer Wunschkandidat*in nichts mehr im Wege stehen!

Recruitment-E-Mail-Vorlage: Jobangebot

Wenn es eine Recruitment-E-Mail gibt, die man so schnell wie möglich versenden sollte, ist es diese. Noch besser ist es, wenn Sie neben dieser E-Mail den*die Kandidat*in direkt anrufen und das Jobangebot unterbreiten. Dies wirkt sich positiv auf die Candidate Experience aus und Sie können besser einschätzen, ob der*die Kandidat*in das Angebot annehmen wird.

In der Praxis haben viele Unternehmen die Tendenz abzuwarten und zu schauen, ob es bessere Kandidat*innen gibt. Man sollte jedoch beachten, dass Top-Kandidat*innen meist innerhalb von zehn Tagen nach ihrer „Verfügbarkeit“ ein Jobangebot bekommen. Die „wait and see“-Taktik wird Sie am Ende die besten Talente kosten.

Sobald Sie also eine*n Kandidat*in wirklich in Ihrem Unternehmen haben wollen, schicken Sie ihm*ihr eine E-Mail mit den folgenden drei Punkten, um sicherzustellen, dass er*sie bei Ihnen arbeiten wird:

  1. Eine kurze Begrüßung und Rückschau auf das Interview, das Sie mit ihm*ihr geführt haben.
  2. Kommen Sie direkt auf das Jobangebot zu sprechen. Das Angebot sollte vorher sorgsam vorbereitet werden, damit Sie es sofort als Anhang mitschicken oder kopieren und einfügen können. Es ist auch ratsam, alles zu überprüfen und sicherzustellen, dass Sie das Angebot auf dem bestmöglichen Weg präsentieren.
  3. Erinnern Sie die Kandidat*innen daran, dass sie bis zu einem bestimmten Zeitpunkt zu- oder absagen müssen. Fügen Sie auch Kontaktmöglichkeiten hinzu, falls Sie Fragen zum Angebot haben. Um diese E-Mail mit einem überzeugenden Schlag zu beenden, fügen Sie eine Zeile über die Zukunft des*der Kandidat*in in Ihrem Unternehmen hinzu.

Und jetzt nur noch die Daumen drücken, dass der*die Kandidat*in das Angebot annimmt und Ihr Team bereichert!

Absage-E-Mail verfassen: schwierig aber notwendig

Absagen auf Bewerbungen schreiben ist Alltag in vielen Unternehmen, auch wenn es nicht die schönste Aufgabe ist.

Hier finden Sie einen detaillierten Leitfaden, Tipps und Tricks sowie Vorlagen für die richtige Absage auf eine Bewerbung.

Personalisierung Ihrer Recruitment-E-Mail-Vorlagen

So, nun haben Sie alle nötigen Richtlinien zur Erstellung von Vorlagen für Recruitment-E-Mails für jede Phase des Prozesses.

Wenn Sie jedoch mehrere Bewerbungsrunden oder Interviews haben, benötigt jede Phase eine andere Vorlage. Multiplizieren Sie diese Anzahl von E-Mails mit der Anzahl der Kandidat*innen, die Sie pro freier Stelle erhalten könnten … das ergibt eine große Anzahl an Recruitment-E-Mail-Vorlagen!

Wenn Sie versuchen, manuelle Aufgaben auszusortieren, wollen Sie definitiv keine Zeit damit verschwenden, Vorlagen für Recruitment-E-Mails zu kopieren und einzufügen. Es ist auch zeitaufwendig, alle personalisierten Informationen jedes Mal zu ersetzen, wenn Sie eine E-Mail versenden müssen. Besonders mit der E-Mail zur Bestätigung der Bewerbung, wie viel Zeit würde das kosten?

Hier kommt Automatisierung ins Spiel!

Mit Recruitee können Sie eine Standard-E-Mail einrichten, die den Erhalt aller Bewerbungen pro freie Stelle bestätigt. Der Trick dabei ist, Platzhalter oder Token in der Vorlagen-E-Mail zu verwenden.

Die Platzhalter füllen die endgültige Recruiting-E-Mail mit den richtigen Informationen aus. So wird [job_offer] die Stellenbezeichnung und [company] der Name Ihres Unternehmens sein. Dann wird die endgültige E-Mail automatisch an alle Kandidat*innen gesendet, sobald ihre Bewerbungen bei Recruitee eingehen.

Und Sie? Sie haben wertvolle Zeit gespart und die erste Voraussetzung für eine großartige Candidate Experience erfüllt!

Sie haben die Möglichkeit, Ihre Vorlagen für Recruitment-E-Mails zu Ihrer E-Mail in Recruitee hinzuzufügen.

Diese Automatisierung ist ideal für allgemeine Nachrichten, aber wie sieht es mit spezifischeren Recruitment-E-Mails aus? Für solche E-Mails, die nach der Bestätigung der Bewerbung folgen, muss der Inhalt ohne Platzhalter personalisiert werden. Manchmal möchte man die E-Mails auch noch bearbeiten, bevor man sie versendet. Die gute Nachricht? Dies können Sie alles in Recruitee machen!

Tipp: Erfahren Sie, wie unser Kunde WÜSTHOF seinen Recruitingprozess mit Hilfe von Recruitee digitalisiert hat und aufgrund der automatischen Aktionen, die bestimmte E-Mails pro Recruitingphase auslösen, eine tolle Candidate Experience gewährleistet und sich als modernen und attraktiven Arbeitgeber präsentieren kann. Hier geht's zur Erfolgsstory von WÜSTHOF.

Kostenlose E-Mail-Vorlagen für Ihr Recruiting

Alle Vorlagen fertig? Dann ist es an der Zeit, sie zu benutzen! Klicken Sie bei Recruitee auf die Kandidat*in, an den*die Sie eine E-Mail senden möchten, und wähle Sie die Vorlage aus, die Sie verwenden möchten. Alle Platzhalter werden die entsprechenden Informationen sofort ausfüllen. Alles, was Sie noch tun müssen, ist, den Rest des Inhalts zu personalisieren, zu überprüfen und zu versenden!

Ok, aber wie kann man die gleiche Ablehnungs-E-Mail an mehrere Kandidat*innen gleichzeitig senden? Nun, das können Sie auch in Recruitee machen. Markiere Sie einfach alle gewünschten Kandidat*innen und wähle Sie die Option „E-Mail senden“. Dann ist es der gleiche Prozess mit der Auswahl von Vorlagen und der Personalisierung des Inhalts.

Nach unserer eigenen Erfahrung hat sich dadurch die Zeit für den E-Mail-Versand auf ein Drittel reduziert. Auch die Zeit für die Überprüfung der Kandidat*innen innerhalb unseres Teams hat sich verkürzt. Es ist einfach sehr praktisch, den E-Mail-Verlauf pro Kandidat*in zusammen mit allen anderen Details wie der Bewertung an einem Ort zu sehen.

Sind Sie bereit, Ihre eigenen Recruitment-E-Mails zu erstellen?

Unter dem Druck von Zeit und Volumen bei der Rekrutierung ist es leicht, Fehler zu machen. Für Recruiter*innen kann das bedeuten, dass Ihre E-Mails unter #recruiterfail als Trending Topic im Netz landen könnte und Sie schlecht aussehen lässt. Das können Sie leicht vermeiden, indem Sie die hier beschriebenen Tipps und Tricks für Ihre Recruitment-E-Mail-Vorlagen beachten:

  1. Erstellen Sie die E-Mail-Vorlagen für jede Phase des Recruitingprozesses nach den oben genannten Richtlinien.
  2. Fügen Sie sie in ein Dokument ein und geben Sie ihnen Ihre eigene Persönlichkeit.
  3. Speichern Sie auf einer Plattform wie Recruitee, wo Sie sie jederzeit nutzen können.
  4. Führen Sie eine gründliche Recherche über jede*n Kandidat*in durch, bevor Sie jemandem eine E-Mail senden. Dazu gehört auch die Suche nach ihren Profilen, von LinkedIn bis Xing.
  5. Überprüfen Sie jede E-Mail mindestens zweimal auf Rechtschreibung und Grammatik, bevor Sie sie senden.
  6. Schicken Sie zuerst E-Mails an sich selbst, bevor Sie sie an die Kandidat*innen schicken. Es gibt einige Formatierungsfehler, die man nur aus der Sicht des*der Empfänger*in sehen kann.
  7. Möchten Sie, dass die Kandidat*innen schnell auf Ihre E-Mails antworten? Achten Sie darauf, dass Ihre E-Mails immer an der obersten Stelle des Postfachs stehen, nämlich wenn man am häufigsten seine E-Mails checkt: am frühen Morgen, nach dem Mittagessen oder nach der Arbeit.

Mit unserer Bewerber*innen-Management-Software Recruitee können Sie E-Mail-Vorlagen erstellen, speichern und durch automatisierte Aktionen in den gewünschten Phasen des Recruitingprozesses automatisch versenden. Das klingt interessant? Dann buchen Sie jetzt eine Demo oder melden Sie sich für die kostenlose Testversion an.

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