Absage Bewerbung: höflich aber rechtskonform formulieren

Absagen auf Bewerbungen schreiben ist Alltag für Personaler*innen in vielen Unternehmen. Das bedeutet aber nicht, dass es einfach ist. Nachdem Sie den*die Wunschkandidat*in gefunden haben, besteht die Herausforderung darin, den anderen Bewerber*innen eine Absage zu schreiben. Sie wollen dabei höflich bleiben, aber gleichzeitig auch rechtlich auf der sicheren Seite sein.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie am besten vorgehen.

Muss ich eigentlich eine Absage auf eine Bewerbung schreiben?

Oft bewerben sich auf eine offene Stelle viele Kandidat*innen. Da kostet es Zeit, Absagen für die Kandidat*innen zu formulieren, die es nicht geschafft haben. Grundsätzlich müssen Sie den Bewerber*innen keine Jobabsage zukommen lassen. Allerdings sprechen einige Gründe deutlich für ein Absageschreiben.

Das Absageschreiben hilft Ihrer Employer Brand

Der wichtigste Punkt: das Image der Firma. Bewerber*innen sind vollkommen berechtigt frustriert, wenn sie sich mit einer Bewerbung Mühe geben und keinerlei Reaktion von dem*der Arbeitgeber*in erhalten. Diesen Frust lassen viele Jobsuchende dann auch heraus – bevorzugt im Internet.

Beispielsweise berichten Bewerber*innen auf sozialen Netzwerken oder aber speziellen Bewertungsplattformen für Unternehmen (z.B. kununu) von ihren Erfahrungen im Bewerbungsprozess und dem Vorstellungsgespräch. Das wirft definitiv kein gutes Licht auf Ihr Unternehmen.

Abgesehen davon ist es auch einfach eine Frage der Höflichkeit. Mit einer freundlichen und wertschätzenden Absage auf die Bewerbung geben Sie dem*der Kandidat*in das Gefühl, dass Sie seine*ihre Mühe zu schätzen wissen.

Worauf kommt es bei einer Absage an?

1. Schnell antworten

Die meisten Bewerbungen finden online statt. Wer eine E-Mail mit Lebenslauf und Zeugnissen an ein Unternehmen schickt, der erwartet, dass die Rückmeldung des*der Arbeitgeber*in ähnlich zeitnah eintrifft.

Vermeiden Sie es, die Bewerber*innen zu lange warten zu lassen. Für den Anfang genügt es, sie zu informieren, dass die Unterlagen bei Ihnen angekommen sind und Sie sich nun darum kümmern.

2. Der richtige Zeitpunkt für die Absage

Warten kann furchtbar sein – das wissen Sie selbst. Jobsuchende kennen dieses Gefühl ebenfalls.

Spannen Sie Bewerber*innen nicht unnötig auf die Folter und teilen Sie ihnen sofort mit, wenn eine Entscheidung für die Besetzung der Position gefallen ist. Der richtige Zeitpunkt für eine Absage auf die Bewerbung ist entscheidend.

Sie dürfen aber nicht sofort absagen! Stattdessen ist es rechtlich nötig, dass die Unterlagen jedes*jeder Bewerber*in gründlich geprüft werden. Dafür ist ein Zeitfenster von zwei Tagen bis zwei Wochen vorgesehen. Antworten Sie erst danach.

So entsteht nicht der Eindruck, dass eine Bewerbung von Anfang an keine Chance bekommen hat. Danach müssen Sie sich entscheiden und den Bewerber*innen mitteilen, ob sie zu einem Gespräch geladen oder aus dem Rennen sind.

Kleiner Tipp: Wenn sich die Bearbeitung verzögert, dann informieren Sie die Jobsuchenden kurz darüber – ein Anruf genügt hierfür.

3. Fester Ansprechpartner

Für die Jobsuchenden ist es wichtig, dass sie eine*n feste*n Ansprechpartner*in haben, der*die sich um den Vorgang kümmert.

Bei einem großen Unternehmen gibt es eine Personalabteilung. Bei kleineren Betrieben ist für gewöhnlich die Assistenz der Geschäftsleitung für die Bewerbungen zuständig.

Wichtig ist, dass es immer nur eine*n Ansprechpartner*in gibt, der*die sich von Anfang bis Ende mit den Bewerber*innen auseinandersetzt.

4. Länge der Bewerbungsabsage

Halten Sie sich bei der Länge an eine einfache Grundregel: Eine Absage auf Bewerbungen ist sollte präzise sein und nicht lange um den heißen Brei herum reden. Als Richtwert gilt ein Briefbogen – länger sollte die Absage nicht ausfallen.

5. Textbausteine oder individuelle Absage?

Klar bietet es sich an, keine individuelle Absage zu formulieren, sondern auf Textbausteine zurückzugreifen. Das ist aber unpersönlich und schürt nur den Frust der Bewerber*innen.

Sie dürfen bei einem Absageschreiben gerne kreativ individuell sein, wenn es um die Formulierung geht.

Beziehen Sie sich beispielsweise auf den Lebenslauf oder das Anschreiben des*der Bewerber*in und heben Sie einzelne Aspekte hervor.

Das zeigt, dass Sie sich eingehend mit der Bewerbung beschäftigt haben und hinterlässt trotz allem einen positiven Eindruck bei dem*der Bewerber*in.

Schenken Sie einer Absage immer so viel Aufmerksamkeit wie jedem anderen Brief, der das Unternehmen verlässt.

6. Wertschätzung trägt zur Candidate Experience bei

Eigentlich muss es im Interesse des Unternehmens liegen, jede*n Bewerber*in wertschätzend zu behandeln. 

Wer heutzutage auf Jobsuche geht, der tauscht sich mit Familie, Freund*innen sowie Kolleg*innen aus. Dazu gibt es auch noch zahlreiche Bewertungsplattformen für Arbeitgeber*innen, die von Jobsuchenden herangezogen werden.

Wer also mühsam seine Unterlagen zusammenstellt und dann keine Reaktion erhält, teilt das gerne mit der breiten Öffentlichkeit.

Ein Unternehmen, das Bewerber*innen verprellt, schadet somit langfristig dem Image. Umgekehrt kann ein zuvorkommend behandelnder Jobsuchender durchaus das Image aufwerten – auch dann, wenn er eine Absage erhalten hat.

Wie schreibt man eine Absage?

Der Aufbau der Absageschreiben ist eigentlich immer ähnlich und sollte idealerweise so aussehen:

1. Formulieren Sie einen präzisen und zugleich eindeutigen Betreff, der sich auf die Position bezieht. Die meisten Jobsuchenden bewerben sich parallel auf mehrere Stellen und sind daher froh, wenn sie sofort erkennen, von welchem Unternehmen die E-Mail kommt.
2. Die Begrüßung fällt formal, freundlich und dennoch wertschätzend aus. Den*Die Bewerber*in immer mit Namen ansprechen und auf eine korrekte Schreibweise achten.
3. Generell können Sie davon ausgehen, dass sich der*die Bewerber*in viel Mühe für die Bewerbung gegeben hat. Dafür sprechen Sie ihnen Ihren Dank aus.
4. Der Balanceakt folgt in der Mitte: Die Begründung. Generell sollte eine Absage auf Bewerbungen immer möglichst positiv formuliert sein. Sie müssen klarmachen, dass es zu keinem Vorstellungsgespräch kommt. Und gleichzeitig jeden Zweifel minimieren, dass es an den Fähigkeiten des*der Bewerber*in liegt und dass er*sie im Bewerbungsprozess eine faire Chance hatte. Achten Sie darauf, dass Sie positive Merkmale und Talente hervorstellen, und betonen Sie, dass ein*e andere*r Kandidat*in dem Anforderungsprofil einfach noch besser entsprochen hat.
5. Eine Absage ist immer ein Nein – Sie können zum Schluss aber gerne konstruktives Feedback geben, sofern das angemessen ist. Oder noch einmal hervorheben, was Ihnen an der Bewerbung besonders gut gefallen hat. Seien Sie gerne kreativ und spontan und schreiben Sie nicht zu bürokratisch.
6. Zum Schluss verabschieden Sie sich höflich und machen dem*der Bewerber*in Mut, indem Sie ihm*ihr alles Gute für den weiteren beruflichen Werdegang wünschen.

Wie formuliert man höflich eine Absage für eine Bewerbung?

Idealerweise nehmen Sie sich die Zeit, für jede*n Bewerber*in eine individuelle Absage zu schreiben.

Wenn das zeitlich nicht realisierbar ist, können Sie alternativ auch die folgenden Texte als Muster nutzen und diese einfach an den notwendigen Stellen anpassen.

Wenn Sie eine Recruitment Software wie Recruitee nutzen, können Sie automatisierte Email-Vorlagen für Absagen erstellen. Diese kann von allen Personalverantwortlichen Ihrer Firma als Grundlage genutzt und bei jeder Absage leicht individualisiert werden. So stellen Sie einen einheitlichen Prozess zur Absage von Bewerbungen im Unternehmen sicher.

Wie erklären Sie eine Absage? Muss man einen Grund angeben?

Der wohl größte Balanceakt bei Bewerbungsabsagen: Gründe nennen oder lieber nicht? Sie können schon davon ausgehen, dass die Bewerber*innen gerne wissen möchten, warum sie eine Jobabsage erhalten.

Allerdings stehen Sie als Personaler*in zwischen den Stühlen, denn Sie müssen auch das AGG (Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz) im Blick behalten.

Das AGG verbietet Diskriminierung aufgrund ethnischer Herkunft, Geschlecht, Behinderung, Religion, Weltanschauung, Alter oder der sexuellen Identität.

Um auf der sicheren Seite zu bleiben, raten Jurist*innen dazu, bei einem Absageschreiben möglichst keinen Grund zu nennen.

Sollten Sie anders vorgehen, ist es umso wichtiger, dass Sie Ihre Absagen rechtskonform und ohne Fehler formulieren. Die Absage darf keinen Zweifel zulassen, dass sie darauf beruht, dass es eine Diskrepanz zwischen Anforderungsprofil und Qualifikation gibt.

Sollte die Entscheidung jedoch auf anderen Gründen basieren, dann ist es sinnvoller, auf eine Begründung zu verzichten. Weisen Sie lieber nur darauf hin, dass ein*e Konkurrent*in besser dem Anforderungsprofil entsprochen hat.

Wie können Sie Klagen wegen Diskriminierung vorbeugen?

Das AGG verursacht Ihnen als Personaler*in aus guten Gründen Bauchschmerzen – denn Sie befürchten bei jeder Jobabsage eine Klage. Das ist der Grund, warum die meisten Unternehmen gar keine Gründe nennen.

Bei den Bewerber*innen führt das jedoch zu Frust. Immerhin kann man eine Jobabsage wesentlich besser wegstecken, wenn man den Grund dafür kennt.

Da Sie den Bewerber*innen immer auf Augenhöhe begegnen sollten, macht es durchaus Sinn, transparent zu arbeiten und einen Grund anzugeben. Damit Sie rechtlich auf der sicheren Seite Sind, müssen Sie auf eine rechtskonforme Formulierung achten. Lassen Sie optimalerweise die Absage von einem*einer Jurist*in überprüfen.

Der richtige Umgang mit einer Absage auf die Bewerbung schwerbehinderter Arbeitnehmer*innen

Eine Bewerbung von einem*einer schwerbehinderten Arbeitnehmer*in ist kritisch – hier müssen Sie eine Absage formulieren, die absolut rechtssicher ist. Schließlich ist es Ihnen wichtig, Compliance-Verstöße zu vermeiden.

Erst einmal müssen Sie die Schwerbehindertenvertretung direkt nach dem Eingang der Unterlagen informieren. Sie dürfen die Bewerbungen zwar sichten, aber keine Vorauswahl treffen. Sollte am Ende des Verfahrens die Entscheidung gegen den*die Bewerber*in fallen, ist es ganz besonders wichtig, dass Sie ein rechtskonformes Absageschreiben formulieren.

Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten.

• Sofern Ihr Unternehmen die Schwerbehindertenquote erfüllt, genügt eine formlose Absage – wie bei allen anderen Bewerber*innen auch.
• Wird die Quote nicht erfüllt, muss der*die Bewerber*in unter Darlegung der Gründe über die Absage informiert werden. Die Begründungspflicht ist in diesem Fall wichtig, denn eine Standardabsage genügt nicht.

Bewerberpool anlegen – die Sache mit dem Datenschutz

Nicht selten gibt es vielversprechende Kandidat*innen, deren Bewerbungsunterlagen Sie gerne speichern würden. Gerade bei Initiativbewerbungen ist das manchmal sinnvoll. Allerdings kommen Sie hier auch schnell mit dem Datenschutz in Schwierigkeiten.

Bewerberdaten dürfen Sie nicht einfach speichern. Laut Bundesdatenschutzgesetz ist es so, dass alle Daten nach spätestens zwei Monaten gelöscht werden müssen.

Möchten Sie also einen Bewerber*innen-Pool mit Talenten führen, müssen Sie die Bewerber*innen schriftlich um eine Zustimmung zur Datenspeicherung bitten.