In 8 Schritten zur höheren Bewerberqualität

Da gibt man sich alle Mühe, arbeitet an einer positiven Unternehmenskultur, perfektioniert das Employer Branding, aktualisiert seine Karriereseite und trotzdem finden sich nicht die passenden Kandidat*innen für die offenen Stellen im Unternehmen. Klingt vertraut? Dann sind Sie in guter Gesellschaft.

Eins ist klar: Recruiting ist in Zeiten wie diesen kein Zuckerschlecken. Neben den Stolpersteinen, die Gesundheit, Politik und Wirtschaft uns immer wieder in den Weg legen, scheint sich auch der Arbeitsmarkt selbst nicht erholen zu wollen – die besten Talente sind heiß umkämpft. Ob sich das bald ändert?

Nun, wir haben uns die Prognosen angesehen und sagen wir mal so: Im aktuellen Arbeitsmarktklima auf Sonnenschein zu warten, passt nicht unbedingt zu den Vorhersagen. Talente sind rar gesät und werden das mit hoher Wahrscheinlichkeit auch bleiben. Für Recruiting-Teams heißt das: überzeugender und effizienter werden. Leichter gesagt als getan, oder?

Woran es liegen könnte, dass die Qualität Ihrer Bewerber*innen immer wieder zu wünschen übrig lässt, und was Sie tun können, damit es künftig besser läuft, sehen wir uns in diesem Beitrag ein wenig genauer an.

So Wirken Sich Schlechte Bewerbungen Auf Das Geschäft Aus

Wenn es im Rahmen Ihrer Ausschreibungen immer wieder passiert, dass sich einfach nicht die richtigen Menschen auf die offene Stelle bewerben, kann das Ihrem Unternehmen langfristig schaden. Fehlende, mittelmäßige oder gar schlechte Besetzungen haben Konsequenzen für

• Ihre Teams: Stimmung und Produktivität sinken.
• Ihre Effizienz: Der Ausschreibungsprozess startet immer wieder aufs Neue.
• Ihre Ergebnisse: Ein Mangel an Produktivität und Motivation schmälert den Erfolg.
• Ihre Arbeitgebermarke: Bewerber*innen tragen negative Erlebnisse mit Ihrem Unternehmen nach außen.

Die gute Nachricht: Es gibt neben Fachkräftemangel und Generationenlücke auch Faktoren, die wir aktiv und sofort beeinflussen können, um mehr und bessere Bewerbungen zu bekommen.

7 Gründe, warum Ihre Bewerber*innen nicht gut genug sind

Bevor wir uns ansehen, was wir tun können, damit wir die richtigen Talente finden – und die richtigen Talente uns – wollen wir zunächst diese Frage beantworten: Was führt dazu, dass sich nur wenige oder die falschen Leute auf einen Job bewerben? 

1. Ihre Recruiting-Strategie ist zu allgemein (oder gar inexistent?).

Passen Sie Ihre Anforderungen und Prozesse nicht nur der jeweiligen Stelle, sondern auch Ihrer Branche und den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens an. Wer zu allgemein sucht und die Zielgruppe nicht direkt genug anspricht, wird länger brauchen, um gute Kandidat*innen zu finden.

2. Ihr Bewerbungsprozess ist umständlich und zeitaufwändig.

„Langwierige Prozesse, unnötige Zwischenschritte oder lange Kommunikationspausen können interessierte, talentierte Bewerber*innen schnell abschrecken“ Vice President Kimberley Tyler-Smith von Resume Worded, einem Online-Prüftool für Bewerbungen.

K.I.S.S. lautet die Devise: Keep it short and simple. Haben Sie sich zum Beispiel schon mal überlegt, auf das Anschreiben zu verzichten? Oder versuchen Sie selbst einmal, sich über das Karriereportal Ihres Unternehmens zu bewerben? Geht das schnell genug?

3. Sie nutzen nicht die richtigen Recruiting-Kanäle.

Auf der Liste der beliebtesten Recruiting-Kanäle Deutschlands stehen die klassischen Jobplattformen wie Indeed, XING und Stepstone immer noch ganz oben, dicht gefolgt von den eigenen Karriereseiten der Unternehmen.

„Das kann die Diversität und die Qualität der Bewerbungen beschränken“, weiß jedoch Phil Strazzulla, Gründer des HR-Tech-Bewertungsunternehmens SelectSoftwareReviews.

Heutzutage gibt es viele verschiedene Kanäle. Neben Social und Targeted Recruiting können auch Expertennetzwerke und Branchenplattformen gute Wege sein.

4. Ihre Stellenbeschreibungen sind zu allgemein.

Welche Fähigkeiten und Fertigkeiten sind Grundvoraussetzungen für eine Stelle? Welche Erfahrungswerte können helfen? Wie muss jemand sein, damit er oder sie gut ins Unternehmen passt? Was erwartet das Unternehmen und was wünscht sich das potenzielle neue Team? Wer in seinen Jobinseraten zu allgemein bleibt, muss mit einer größeren Zahl unpassender Bewerbungen rechnen.

5. Sie filtern und bewerten Ihre Bewerbungen nicht effizient genug.

Das Screening Ihrer Bewerbungen sollte vom ersten bis zum letzten Tag jeder Ausschreibung möglichst effizient und treffsicher sein. Der Weg führt hier nur selten an digitalisierten Prozessen vorbei. Dasselbe gilt für die Auswahl und Bewertung der Kandidat*innen und ihrer Fähigkeiten. Je manueller die damit verbundenen Prozesse sind, desto mehr Ressourcen – und Zeit – verschlingen sie.

6. Ihre Arbeitgebermarke überzeugt nicht.

Die besten Talente haben heute die Qual der Wahl am Arbeitsmarkt. Damit sie sich für Ihr Unternehmen entscheiden, muss nicht nur das Angebot, sondern auch das Image stimmen. Die Recruiting-Website Glassdoor fand heraus, dass für 95 Prozent aller Bewerber*innen die Reputation eines Unternehmens bei der Entscheidung für oder gegen einen Job eine Rolle spielt. Wie klar kommunizieren Sie die Werte Ihres Unternehmens? Passt Ihre Unternehmenskultur zu den Menschen, die Sie ansprechen möchten?

7. Die Karrierepfade in Ihrem Unternehmen sind undurchsichtig.

„Wer die Wachstumschancen nicht klar kommuniziert, riskiert den Verlust qualifizierter Kandidat*innen“, weiß Sturgeon Christie, CEO des Schalldämpfungs-Experten Second Skin Audio.

Tatsächlich möchten die meisten Bewerber*innen wissen, welche Entwicklungsmöglichkeiten sie bei Ihnen haben – beruflich wie persönlich. Gibt es Programme zur Führungskräfteentwicklung? Welche Arten der Weiterbildungen bieten Sie an? Je konkreter Sie mögliche Pfade kommunizieren, desto besser.

In 8 Schritten zu besseren Kandidat*innen

Sobald Sie die größten Stolpersteine erkannt haben, können Sie beginnen, Wege um (oder über) die Hürden zu finden. Im Folgenden finden Sie acht Schritte, die Sie rasch setzen können, und erfahren, wie Sie ein Bewerbermanagement-System wie Recruitee by Tellent Schritt für Schritt dabei unterstützen kann.

Schritt 1: Holen Sie die Fachabteilung ins Boot

Ein erstes Treffen (Stichwort: Intake Meeting) mit dem oder der Verantwortlichen in der einstellenden Fachabteilung sollte immer der erste Schritt sein. Klären Sie mit dem einstellenden Team, welche Anforderungen für die Stelle erfüllt werden müssen, was sich die künftigen Kolleg*innen von dem oder der Neuen wünschen, welche Erwartungen die Fachabteilung selbst an die Person stellt und welche Aufgaben zu erfüllen sind. Besprechen Sie am besten auch praktische Aspekte im Ausschreibungsprozess wie Verfügbarkeiten, einen allgemeinen Zeitrahmen und Kapazitäten für Feedbackschleifen. Je klarer und einheitlicher alle Beteiligten in den Prozess starten, desto besser die Zusammenarbeit im Recruiting-Team.

So geht das mit Recruitee

In unserem Bewerbermanagement-System stellen Sie für jede neue Stelle ein eigenes Recruiting-Team zusammen. Über Rollen sorgen Sie dafür, dass möglichst viele Informationen geteilt, sensible Daten aber geschützt werden.

Schritt 2: Arbeiten Sie mit einem Kandidatenprofil

Ein gut definiertes Kandidatenprofil (eine Candidate Persona) kann Ihnen helfen, die Anforderungen und Erwartungen, die sie am Anfang mit allen Beteiligten besprochen haben, in praktischer und nachvollziehbarer Form festzuhalten. Die Persona enthält nicht nur die fachlichen Anforderungen, sondern auch Charaktereigenschaften, individuelle Bedürfnisse und Leidenschaften. Es geht um die Person als Ganzes. Greifen Sie im Laufe des Ausschreibungs- und Einstellungsprozesses immer wieder auf diese Persona zurück, um nicht vom Weg abzuweichen, lassen Sie sich von ihr aber nicht zu stark einschränken.

Schritt 3: Überzeugen Sie mit einer klaren, spezifischen Stellenausschreibung

Achten Sie beim Verfassen Ihres Inserats auf eine klare, verständliche Sprache und gestalten Sie den Text möglichst übersichtlich und ansprechend. Werden Sie kreativ: Eine Stellenbeschreibung muss nicht immer nach Schema F aufgebaut sein. Schauen Sie ruhig, was die Konkurrenz macht, und nutzen Sie Best-Practice-Beispiele, um Ihre Anzeigen zu optimieren.

„Achten Sie darauf, die wichtigsten Infos über die Stelle und die Werte Ihres Unternehmens so klar wie möglich zu kommunizieren“, empfiehlt Ryan Hammill, Geschäftsführer vom Ancient Language Institute.

Je klarer Sie die Erwartungen und Voraussetzungen für die Rolle kommunizieren, desto besser und passender werden die Bewerbungen sein, die bei Ihnen eingehen.

So geht das mit Recruitee

Mit unserer Bewerbermanagement-Plattform profitieren Sie nicht nur von erprobten Vorlagen, sondern nutzen auch künstliche Intelligenz, um Ihre Inserate noch schneller aufzusetzen. Wichtig: alle KI-Texte final prüfen, bevor Ssie online gehen.

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Schritt 4: Fragen Sie schon bei der Bewerbung wichtige Aspekte ab

Überlegen Sie sich – am besten gemeinsam mit der Fachabteilung – welche Fragen Sie schon im Rahmen der Bewerbung stellen. Neben Auswahlfragen wie „Was motiviert Sie bei der Arbeit?“. Empfiehlt sich auch eine Liste von K.O.-Fragen wie „Haben Sie eine Arbeitserlaubnis für die Europäische Union?“. So können Sie grundlegende Voraussetzungen vorab abfragen und ungeeignete Bewerber*innen rascher aussortieren.

So geht das mit Recruitee

Über unser Bewerbermanagement-System können Sie Auswahlfragen und K.O.-Fragen vorab nicht nur definieren, sondern diesen auch Aktionen zuordnen. So senden Sie zum Beispiel automatische Absagen an Bewerber*innen ohne Arbeitserlaubnis oder fügen bei allen englischsprachigen Bewerber*innen automatisch eine interne Aufgaben für den zuständigen Kollegen oder die zuständige Kollegin hinzu.

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Schritt 5: Passen Sie Ihr Recruiting für jede Rolle optimal an

Überlegen Sie, welche Methoden zum Ziel führen. Reicht es, darauf zu warten, dass Bewerbungen reinkommen? Oder sollten Sie auf Active Sourcing setzen? Lohnt sich ein Blick in Ihren Talent Pool? Jede offene Stelle ist anders, also recherchieren Sie die Möglichkeiten, die Sie haben. Auch die Kanäle, die Sie nutzen, sollten sich von Stelle zu Stelle unterscheiden. Gratis Jobplattformen, kostenpflichtige Inserate in Online- und Offline-Magazinen, branchenspezifische Karrierenetzwerke oder Social Media – die Möglichkeiten sind vielfältig. Besprechen Sie all diese Details mit der Fachabteilung und legen Sie fest, wie und wo Sie die Stelle bewerben möchten. Über welche Kanäle erreichen Sie vermutlich die meisten geeigneten Kandidat*innen?

Am Ende begeistert ein gut durchdachter Sourcing- und Recruiting-Prozess nicht nur Ihr Recruiting-Team intern, sondern auch Ihre Kandidat*innen.

„Reibungslose Verfahren und eine zeitnahe Kommunikation sorgen für eine positive Candidate Experience und überzeugen die besten Talente“, weiß VP Kimberly Tyler-Smith.

So geht das mit Recruitee

In Recruitee erstellen Sie für jede offene Stelle einen „Job“, in dem Sie alle wichtigen Details festhalten sowie den Workflow definieren. Im Zuge dessen können Sie neue Jobs mit wenigen Klicks auf einer ganzen Reihe kostenloser Jobplattformen wie LinkedIn teilen und diese auch auf weiteren hochwertigen branchen- und stellenspezifische Jobbörsen ausschreiben. Und wer sich für die Talent-Sourcing-Erweiterung von Recruitee entscheidet, fügt seiner Datenbank potenzielle Kandidat*innen auch von anderen Plattformen wie Github schnell und einfach hinzu.

Schritt 6: Stellen Sie die richtigen Fragen bei der gemeinsamen Auswertung

Bei der Auswahl geeigneter Bewerber*innen gilt es nicht nur darum, deren CVs nach den passenden Kenntnissen zu durchforsten. Auch weniger greifbare Faktoren wie der persönliche Eindruck während der Gespräche sollten einfließen. Zwecks Objektivität und Transparenz empfehlen wir hier, mit Formularen zu arbeiten. Sie machen Ihre Prozesse nicht nur fairer, sondern erleichtern auch die Zusammenarbeit im Team.

So geht das mit Recruitee

Mit unserem Bewerbermanagement-System sind Auswertungs-Tools wie Bewertungsformulare rasch erstellt und mit allen geteilt, damit Sie gemeinsam auf Basis derselben Kriterien die besten Kandidat*innen finden. Darüber hinaus unterstützt Sie Recruitee bei der Beurteilung von Kandidat*innen im Rahmen eines strukturierten und fairen Auswahlverfahrens.

Schritt 7: Sehen Sie Ihre Arbeitgebermarke als Work-in-Progress

Verlieren Sie in Zeiten wie diesen Ihr Employer Branding nie aus den Augen. Achten Sie auf Trends am Arbeitsmarkt und versuchen Sie, möglichst vielen Wünschen und Bedürfnissen moderner Arbeitnehmer*innen gerecht zu werden (Stichwort: Remote Work oder Programme zur Förderung der mentalen Gesundheit). Da Ihre Arbeitgebermarke das Recruiting beeinflusst, empfiehlt sich ein reger Austausch mit dem zuständigen HR-Team und den verantwortlichen Führungskräften.

So geht das mit Recruitee

In unserem Bewerbermanagement-Tool haben Sie die Möglichkeit, auch ohne Programmierkenntnisse ein ansprechendes Karriereportal aufzusetzen, um Ihre Werte, Geschichten und Angebote für potenziellen neuen Mitarbeitenden ansprechend zu präsentieren.

‍Fazit: So erhöhen Sie die Qualität Ihrer Bewerber*innen

Fachkräftemangel, War of Talents, Generationenlücke – es scheint, als seien die aktuellen Herausforderungen am Arbeitsmarkt gekommen, um zu bleiben. Es ist also höchste Zeit für die Optimierung, Digitalisierung und Professionalisierung Ihres Recruitings. Und genau hier kommen Bewerbermanagement-Systeme wie Recruitee ins Spiel. Sie helfen Unternehmen wie Ihrem, Prozesse zu straffen, die Zusammenarbeit im Team zu erleichtern (Stichwort: kollaboratives Recruiting), bessere Stellenbeschreibungen zu schreiben und am Ende die richtigen Talente für Ihr Unternehmen zu finden und zu gewinnen.