In 4 Schritten zu einer effektiven Recruiting-Strategie (plus 3 Recruiting-Tipps für morgen)

Wie lange dauert es, bis eine offene Stelle in Ihrem Unternehmen wieder besetzt wird? In deutschen Unternehmen liegt der Schnitt bei 152 Vakanztagen. Das bedeutet, dass offene Stellen rund fünf Monate unbesetzt bleiben. Das ist viel, verwundert aber auf einem Arbeitsmarkt wie dem heutigen nicht.

Immerhin können die Talente, mit denen wir es auf diesem Markt zu tun haben, meist aus mehreren Angeboten wählen, vor allem, wenn sie gut sind. Bereits 2019 stellte StepStone fest, dass jede*r Dritte das Vertragsangebot, das auf einen Bewerbungsprozess folgte, ablehnte. Angesichts der Arbeitsmarkt-Entwicklungen der letzten fünf Jahre ist davon auszugehen, dass dieser Wert seitdem nicht gesunken ist.

Was das bedeutet? Nun, die Welt des Recruitings ist und bleibt voller Herausforderungen. Höchste Zeit also, dass wir uns wieder auf das Wesentliche besinnen – dass wir im Rahmen einer fundierten Recruiting-Strategie zu den Basics zurückkehren. Wie das gelingen kann, zeigen wir Ihnen im folgenden Beitrag.

Warum ist es so wichtig, eine erfolgreiche Recruiting-Strategie zu haben?

In Zeiten, in denen gute Arbeitskräfte rar sind, können schon kleine Fehler oder Lücken im Recruiting-Prozess zum Problem werden. Das kann eine ganze Reihe von negativen Folgen haben:

• keine bis wenige oder nicht die richtigen Bewerbungen
• unzufriedene Bewerber*innen
• negative Auswirkungen auf die Reputation
• Fehlentscheidungen bei der Stellenbesetzung
• mehr Arbeit und Stress für bestehende Mitarbeitende
• Unzufriedenheit in unter- oder suboptimal besetzten Teams
• höhere Fluktuation
• sinkende Produktivität

… um nur ein paar Beispiele zu nennen.

Je schwieriger also der Arbeitsmarkt, desto reibungsloser und effektiver sollte das Recruiting sein. Eine fundierte Strategie ist dabei ein wichtiger erster Schritt. Sie legt den Grundstein für erfolgreiche Ausschreibungs- und Auswahlprozesse.

In 4 Schritten zur erfolgreichen Recruiting-Strategie

Unabhängig davon, ob sich in Ihrem Unternehmen ein ganzes Team um die Personalbeschaffung kümmert, oder ob das Recruiting für Sie nur eine Aufgabe von vielen ist, strategisch an das Thema heranzugehen, zahlt sich aus. Im Folgenden finden Sie eine Roadmap mit 4 Schritten, die Sie auf einen guten Weg zu einer soliden Recruiting-Strategie bringen:

Schritt 1: Definieren Sie, was Ihr Unternehmen als Arbeitgeber ausmacht

Um die eigene Story erzählen zu können, müssen Sie sie zunächst einmal kennen. Wenden Sie dafür Ihren Blick nach innen und finden Sie heraus, was Mitarbeitende in Ihrem Unternehmen eint. Sprechen Sie mit Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Ebenen, in diversen Funktionen und an mehreren Standorten.

„Fragen Sie die Menschen, warum sie jeden Tag zur Arbeit kommen und dort tun, was sie tun?“, rät Karim Gharsallah, HR-expert

Aus den Antworten ergeben sich dann mehrere gemeinsame Nenner, aus denen Sie Ihre Employee Value Proposition, also das Nutzenversprechen an Ihre Arbeitskräfte, und Ihren Employer Brand, also Ihre Arbeitgebermarke, ableiten können.

Schritt 2: Definieren Sie Ihre Recruiting-Ziele

Überlegen Sie sich S-M-A-R-T (also spezifische, messbare, attraktive, realistische und terminierte) Ziele für Ihr Recruiting. Achten Sie dabei darauf, dass die Ziele, die Sie beim Finden und Anwerben neuer Talente verfolgen, zu den übergreifenden Zielen Ihres Unternehmens passen. Überlegen Sie, wie sich die allgemeinen Unternehmensziele auf Ihr Recruiting auswirken und welche Menschen es braucht, um sie zu erreichen?

Daraus ergeben sich die Antworten auf die beiden Fragen:

• Welche Talente möchten Sie als Arbeitgeber für sich gewinnen?
• Was macht eine Arbeitskraft für Sie zu einem wertvollen Asset?

Sammeln Sie die Erkenntnisse in Candidate Personas und nutzen Sie diese bei künftigen Ausschreibungen als Vorlage. Das spart Zeit und liefert wertvolle Entscheidungsgrundlagen.

Schritt 3: Prüfen und bewerten Sie Ihre bisherigen Kanäle und Prozesse

Welche Jobplattformen bringen Ihnen die meisten Bewerbungen? Welche bringen die besten und führen am häufigsten zu Einstellungen? Sehen Sie sich Ihre letzten Stellenbesetzungen und den Weg dahin genauer an und überlegen Sie, was gut funktioniert und was nicht. Bewerbermanagement Software wie Recruitee by Tellent liefern Informationen wie diese in Analysen oder über Dashboards (bei Recruitee finden Sie solche Daten unter anderem im Karriereseiten-Analytics-Dashboard).

Auf der Basis solcher Insights können Sie schon vorab festlegen, wie Sie künftig vorgehen möchten und welche alternativen Wege infrage kommen könnten (Stichwort: Active Sourcing oder Mitarbeiterempfehlungsprogramme).

Schritt 4: Holen Sie sich technologische Unterstützung

Manuelle, zeitaufwändige Prozessschritte sind immer noch einer der Hauptgründe für zu lange, ineffiziente und nicht zufriedenstellende Recruiting-Prozesse. Nutzen Sie daher moderne Bewerbermanagement-Systeme, um so viele Prozesse wie möglich zu digitalisieren und zu automatisieren. Hier ein paar Beispiele:

• Lassen Sie sich von künstlicher Intelligenz beim Verfassen ansprechender Stellenbeschreibungen unter die Arme greifen, wie der KI-Integration von Recruitee auf Grundlage der GPT-Technologie.
• Veröffentlichen Sie Ihre Stellenausschreibung per Mausklick auf mehreren Jobplattformen (Stichwort: Multiposting).
• Versenden Sie automatisch E-Mail-Bestätigungen nach jeder eingelangten Bewerbung, verteilen Sie automatisiert Aufgaben im Team, sobald jemand einen Termin bestätigt, und lassen Sie Ihr System Notizen hinzufügen, wenn ein Talent zum Beispiel nur Englisch spricht.
• Vereinfachen und beschleunigen Sie mit Tools wie Recruitee die vielen kleinen Schritte in der Candidate Journey, indem Sie zum Beispiel automatisierte Aktionen nutzen. Auch der Ereignisplaner von Recruitee kann Ihnen hier wertvolle Zeit sparen.

„Die Automatisierungsmöglichkeiten in Recruitee sparen uns enorm viele Personenstunden im Team und erlauben mir, mich mehr auf die Menschen und deren Persönlichkeiten zu konzentrieren“, bestätigt Aleksandra Gurskaite, Talent Acquisition Lead bei Tellent.

3 weitere Tipps für ein erfolgreiches Recruiting: heute und morgen

Sobald Sie eine solide Basis gelegt und sich die notwendige technologische Unterstützung organisiert haben, steht Ihren erfolgreichen Stellenbesetzungen nichts mehr im Weg. Damit Ihre Recruiting-Bemühungen nicht nur heute, sondern auch künftig von Erfolg gekrönt sind, haben wir abschließend noch drei zukunftsweisende Recruiting-Tipps für Sie:

1. Hören Sie nicht auf, den Status quo zu hinterfragen

„Erfolgreiche Recruiter*innen stellen den Status quo immer wieder auf die Probe“, meint HR-Expert Karim Gharsallah. „Wenn ich neue Recruiter*innen suche, halte ich Ausschau nach Menschen, die nach rechts gehen, wenn alle anderen nach links gehen.“

Bleiben Sie also offen für Neues und stellen Sie Ihre aktuellen Maßnahmen, Prozesse und Tools immer wieder auf den Prüfstand.

2. Gehen Sie trotz Fachkräftemangel keine allzu großen Kompromisse ein

Viele Unternehmen konzentrieren sich beim Besetzen neuer oder offener Stellen darauf, aktuelle Engpässe oder Lücken möglichst rasch zu füllen. Oft bleibt dabei eine Frage außen vor: Wie geht es in 18 Monaten mit der Stelle und dem neuen Talent weiter?

„Die perfekten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind nicht immer die mit dem perfekten Lebenslauf“, weiß Kira Niklas, Director TalentService bei onlify by XING.

Verlieren Sie bei allen Fertigkeiten und Fähigkeiten daher den Cultural Fit nicht aus den Augen.

3. Achten Sie beim Employer Branding auf Ehrlichkeit und Transparenz

New Hiring Ambassador Kira Niklas empfiehlt zudem, „in Zukunft wirklich authentisch über das Unternehmen zu sprechen.“ Die Talente von heute googeln potenzielle Arbeitgebende und finden auf Plattformen wie kununu rasch Erfahrungsberichte aktueller oder ehemaliger Mitarbeitenden.

„Wenn das nicht mit den Angaben des Unternehmens oder den eigenen Erfahrungen vor Ort übereinstimmt, kommt es schnell zum Kulturschock – und der Mitarbeitende ist wieder weg“, warnt Kira Niklas.

Fazit: Maßgeschneiderte Optimierung statt One-for-all

„Jedes Unternehmen gibt sein Bestes, wenn es darum geht, die richtigen Menschen zu suchen und zu finden. Unabhängig davon, wie komplex und ausgereift die Maßnahmen sind, gibt es bei allen Firmen irgendwo Wachstums- und Optimierungspotenzial“, weiß Aleksandra Gurskaite, Talent Acquisition Lead bei Tellent.

Umso wichtiger ist es, die eigenen Prozesse im Auge zu behalten und immer wieder neu zu bewerten. Anstatt zu kopieren, was andere tun, sollten Sie Ihren ganz eigenen Auswahlprozess entwickeln und dabei mit flexiblen Lösungen wie Recruitee by Tellent maßgeschneiderte Workflows gestalten, die perfekt zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passen.