In 7 Schritten zum erfolgreichen Mitarbeiterempfehlungsprogramm

In unserer Studie „Recruiting Pulse Check 2023“ haben einige der befragten HR-Fachleute die Empfehlung durch Mitarbeitende als einen Joker im Recruiting bezeichnet. Tatsächlich nutzen jedoch lediglich 38 Prozent der befragten Unternehmen ein solches Programm zur Mitarbeitergewinnung.

Ein Grund dafür: Möglicherweise herrscht bei vielen noch zu große Unsicherheit darüber, wie sich ein Empfehlungsprogramm etablieren lässt. In diesem Artikel erfahren Sie daher, wieso ein solches Programm auch für Ihr Unternehmen sinnvoll ist und wie Sie es ganz einfach einrichten können. Denn das geht leichter als gedacht!

Was ist ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm?

Wahrscheinlich haben auch Sie bereits neue Mitarbeitende eingestellt, die aufgrund einer Empfehlung durch Beschäftigte zu Ihnen gefunden haben. Mit einem Mitarbeiterempfehlungsprogramm professionalisieren Sie diesen Recruitingkanal und sorgen dafür, dass Ihre Angestellten die von Ihnen ausgeschriebenen Positionen ganz einfach in ihren sozialen Netzwerken teilen oder direkt an Freunde und Bekannte weiterleiten können.

Warum ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm?

Ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm hat viele Vorteile: In erster Linie sparen Sie Zeit und Geld, wenn ausgeschriebene Positionen über Empfehlungen besetzt werden können. Darüber hinaus stellen Sie mit einer professionellen Software wie Recruitee sicher, dass auch die aktuellen Datenschutzvorgaben, vor allem in Bezug auf den Umgang mit den Bewerber*innendaten, konsequent befolgt werden. Wird über die Software eine Empfehlung ausgesprochen, landet sie exakt bei dem Personenkreis im Unternehmen, für die sie relevant ist. Sie verhindern damit, dass auch Unbefugte Einblick in die Unterlagen gewinnen können.  

Auch wenn ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm niemals der einzige Recruitingkanal sein sollte, lassen sich Mitarbeiternetzwerke doch aktiv und strategisch steuern, um hochwertige Kandidat*innen ins Unternehmen zu ziehen.

"

Ich halte es immer für wichtig, dass man auch in puncto Mitarbeiterempfehlung überlegt, welchen Stellenwert soll das in der Firma haben? Wenn man wirklich als Firma sagt, Mitarbeiterempfehlung hat bei uns strategisch Schmackes, dann tun wir aber auch etwas dafür und sehen das gar nicht so als Joker, weil Joker ist ja der Glücksgriff. Ich glaube daran, dass man Mitarbeiternetzwerke auch proaktiver steuern kann und dafür entsprechend sich etwas einfallen lassen kann.

Sarah Böning

Gründerin von Talent Centric

"

In 7 Schritten zum erfolgreichen Mitarbeiterempfehlungsprogramm

Vielleicht haben Sie bisher befürchtet, dass die Einführung eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms viel zu aufwändig ist und zu viele Ressourcen bindet. Doch wahrscheinlich kann das Ganze wesentlich schneller und einfacher gehen, als Sie annehmen.

Mit unserer Checkliste können Sie in 7 Schritten herausfinden, welche HR-Software am besten zu Ihren Bedürfnissen passt, diese einrichten lassen, ein Prämiensystem etablieren und Ihre Mitarbeitenden für das Programm gewinnen. So geht’s:

1. Prüfen Sie Ihre Unternehmenskultur

So verlockend die Einführung eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms erscheint: Die beste Wirkung erzielen Sie natürlich dann, wenn Ihre Beschäftigten hinter dem Unternehmen stehen und sich damit identifizieren. Unzufriedene Mitarbeiter*innen werden sicher keine vielversprechenden Kandidat*innen auf offene Positionen in Ihrem Unternehmen aufmerksam machen. 

Unterziehen Sie daher Ihr Employer Branding einer kritischen Bestandsaufnahme und überlegen Sie, durch welche Maßnahmen Sie die Mitarbeiterzufriedenheit weiter steigern können. Denn damit erhöhen Sie automatisch die Empfehlungsbereitschaft Ihrer Angestellten. 

Zudem sollten auch der weitere Recruitingprozess sowie das Onboarding professionell ablaufen. Wenn Mitarbeiter*innen hier weniger schöne Erfahrungen machen und zum Beispiel nicht über den Fortgang des Bewerbungsprozesses informiert werden, senkt das natürlich die Bereitschaft, eine Stellenausschreibung in ihrem Netzwerk zu teilen.

2. HR-Software recherchieren, kennenlernen und testen

Grundsätzlich können Sie Mitarbeiterempfehlungen auch per Tabelle tracken. Richtig geschmeidig wird die Angelegenheit jedoch, wenn Sie sich für ein professionelles Tool entscheiden. Es gibt eine Reihe von Anbietern am Markt. Schauen Sie sich einige davon an und prüfen Sie, welche davon am besten zu Ihren Bedürfnissen passen könnten. Nutzen Sie die Möglichkeit, zwei bis drei Tools aus der engeren Wahl kostenfrei zu testen, und nehmen Sie auch eine persönliche Beratung in Anspruch.

3. Ein passendes Prämiensystem etablieren

Ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm beinhaltet in der Regel auch ein Prämiensystem. In vielen Fällen erhalten die Empfehlungsgeber*innen zur Belohnung für eine erfolgreiche Vermittlung eine Geldprämie. 

Inzwischen gehen mehr und mehr Unternehmen dazu über, auch kreativere Ansätze zu verfolgen, die sich mit den digitalen Mitarbeiterempfehlungsprogrammen leicht umsetzen lassen. Beispielsweise können Mitarbeitende Punkte für erfolgreiche Empfehlungen sammeln, die in ein Team-Event umgewandelt werden können – Stichwort Gamification. Auch Städtetrips oder Wellness-Wochenenden oder zusätzliche Urlaubstage werden gerne angenommen. Hier ist die Kreativität Ihrer HR-Abteilung gefragt, um Prämien zu finden, die zu Ihrer Unternehmenskultur passen.

Die Auszahlung der Prämien sollte immer zeitnah nach der Empfehlung erfolgen. Dass die Auszahlung häufig noch immer an die erfolgreiche Probezeit gebunden ist, dürfen Sie dabei gerne auch überdenken. Denn im Grunde können ja die Empfehlungsgeber*innen nicht dafür verantwortlich gemacht werden, ob die Kandidat*innen die Probezeit überstehen. Hier kommen so viele Faktoren ins Spiel, vom Onboardingprozess über die Passung im Team bis hin zu fachlichen Fragen und ganz persönlichen Entscheidungen. Die Empfehlung sollte daher davon entkoppelt werden.

4. Empfehlungsprogramm einführen und kommunizieren

Haben Sie sich für ein Tool entschieden, kommunizieren Sie die Einführung an Ihre Beschäftigten. Möglicherweise ist es auch sinnvoll, Teile der Belegschaft bereits in den Entscheidungsprozess mit einzubeziehen. Gibt es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat, sind Sie sogar dazu verpflichtet. 

Ich glaube, dass man eine extrem gute Kommunikationswelle braucht, und zwar eine kontinuierliche. Nicht jetzt hier einmal im Jahr ein Announcement machen und dann läuft das schon. Sondern da braucht es Menschen, die sich immer wieder etwas einfallen lassen, damit die Awareness da ist. Über Newsletter, über einen internen Mini-Podcast, über Mailings oder über Meetings.

Sarah Böning

Gründerin von Talent Centric

Gerade zu Beginn kann eine durchdachte interne Kampagne das Bewusstsein für Ihr neues Empfehlungsprogramm massiv steigern. Animieren Sie Ihre Führungskräfte dazu, das Programm in jedem Meeting anzusprechen und die Vorteile herauszustellen. Nehmen Sie es in Ihren Onboardingprozess auf. Weisen Sie in E-Mail-Signaturen auf das Programm hin. 

5. Prozesse transparent machen

Der Erfolg Ihres Mitarbeiterempfehlungsprogramms hängt auch davon ab, dass alle Beschäftigten verstehen, wie das Ganze funktioniert und was die Ziele des Programms sind. Achten Sie daher darauf, den Ablauf transparent und nachvollziehbar zu erklären. Insbesondere ist es für Ihre Mitarbeiter*innen wichtig zu verstehen, was nach ihrer Empfehlung passiert und wie die Empfehlung mit ihnen verknüpft wird. 

Ein Flyer mit allen notwendigen Infos, der gut aufbereitet und sowohl digital abrufbar ist als auch in Papierform vorliegt, kann dabei helfen. In manchen Fällen sind sicher auch mehrsprachige Informationsmaterialien sinnvoll.

6. Commitment sicherstellen

Bringen Sie Ihr Mitarbeiterempfehlungsprogramm bei den Beschäftigten immer wieder neu in Erinnerung, zum Beispiel über die internen Kommunikationskanäle. Erlauben Sie sich dabei ruhig auch ein wenig Kreativität. Sie könnten zum Beispiel darum bitten, dass Ihnen zwei, drei Namen genannt werden, die auf Linkedin positiv aufgefallen sind. Oder Teamkolleg*innen vom Sport, die fachlich passen könnten.

Kommunizieren Sie die neuesten Stellenangebote zeitnah und fordern Sie aktiv dazu auf, diese zu teilen. Die entsprechende Software ermöglicht das in der Regel durch einen einfachen Klick.

7. Erfolge intern veröffentlichen

Ein sehr wichtiger Aspekt bei Mitarbeiterempfehlungsprogrammen ist auch die Veröffentlichung von Success Storys: Welche neuen Mitarbeiter*innen sind auf Empfehlung ins Haus gekommen? Wer sind die erfolgreichsten Empfehlungsgeber*innen, und welche Prämien haben sie für ihr Engagement erhalten? Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihr Empfehlungsprogramm positiv besetzt ist und weitere Mitarbeiter*innen ermutigt werden, sich daran zu beteiligen.

Mein persönlicher Tipp: Sieh dir Recruitee an, sieh dir andere Anbieter an, und schau echt: Was gibt es schon im Markt? Gerade da kann man von Tools gut lernen, weil die haben Ideen und ich finde, man muss beim Thema Mitarbeiternetzwerk nicht immer gleich komplett alles neu erfinden, sondern kann sich da auch die Impulse erst einmal holen und dann vielleicht in ein Tool investieren.

Sarah Böning

Gründerin von Talent Centric

Fazit: Es lohnt sich!

Sie sehen: Der Aufwand für die Einführung hält sich in Grenzen, wenn Sie sich für ein digitales Mitarbeiterempfehlungsprogramm entscheiden. Denn viele Prozesse sind dort automatisiert und sparen Ihnen administrative Manpower, die Sie anderweitig sinnvoll einsetzen können. Die meiste Arbeit findet im Vorfeld statt, um die Einführung gut vorzubereiten und zu kommunizieren. Ist dieser Prozess geschafft, profitiert Ihr Recruiting langfristig von der Einführung des Mitarbeiterempfehlungsprogramms.