Diese 7 manuellen Aufgaben sind die wahren Zeitfresser im Recruiting

Zuletzt aktualisiert:
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2023
4.9.23
14/9/2023
14/9/2023
Minuten Lesedauer
Luisa Spardel
Recruitee
Finden Sie heraus, welche manuellen Prozesse und Aufgaben im Recruiting Ihnen Zeit rauben und wie Sie diese optimieren und automatisieren können.
Inhalt

Recruiter*innen sind dafür zuständig, die besten Mitarbeiter*innen zu rekrutieren. Eine sehr wichtige Aufgabe im Unternehmen mit einigen Teilprozessen wie zum Beispiel: Sourcing, Koordination mit den Fachabteilungen, Screening, Auswahl, Interview-Durchführung und schlussendlich die Einstellungsentscheidung.

Die Anforderungen sind hoch: Gute Neueinstellungen haben das Potenzial, ein Team zu transformieren, schlechte Neueinstellungen können ein Unternehmen viel Geld kosten.

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Trotz dem digitalen Wandel, gibt es noch viele Unternehmen, die viele dieser Prozesse im Recruiting noch manuell erledigen. Manuelle Prozesse kosten Sie nicht nur Zeit, sie können auch dazu führen, dass Sie Kandidat*innen im Laufe des Prozesses verlieren, indem Sie entweder eine schlechte Candidate Experience erschaffen oder langsamer zu Vorstellungsgesprächen oder Angeboten kommen.

In einer Umfrage, die wir vor kurzem auf LinkedIn geschaltet haben, wurde auch wieder deutlich, dass manuelle Prozesse viele Recruiter*innen einfach nervt.

Wir haben also mit einigen Recruiter*innen gesprochen und eine Liste der manuellen Aufgaben im Recruiting erstellt, die dazu führen können, dass Sie oder Ihr Team hochqualifizierte Talente im Prozess verlieren:

  1. Erstellung von Kandidat*innen-Profilen
  2. Durchsuchen von Excel-Tabellen
  3. E-Mail-Abstimmung
  4. Prüfung der Bewerbungen
  5. Mehrfache Stellenausschreibung
  6. Interview-Planung
  7. Erstellung von Talent-Pipelines

Erkennen Sie den ein oder anderen Prozess wieder? Finden Sie heraus, wie Sie Ihre Prozesse optimieren und dadurch wertvolle Zeit sparen können.

1. Erstellung von Kandidat*innen-Profilen

Das Sourcing von Kandidat*innen muss agil und schnell sein, insbesondere wenn Ihr Unternehmen auf einem wettbewerbsintensiven Bewerbermarkt operiert. Je früher ein*e Kandidat*in ausgewählt und zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wird, desto eher können Sie dieses Talent für Ihr Unternehmen gewinnen.

Wenn Sie Kandidat*innen außerhalb Ihres eigenen Talent Pools oder Ihrer Datenbank rekrutieren, kann das Sourcing schnell zu einer zeitaufwändigen und mühsamen manuellen Aufgabe werden.

Das Herunterladen von Lebensläufen und Profilen über verschiedene Plattformen (wie LinkedIn oder Xing), nur um sie dann zu speichern und manuell in Ihr ATS oder CRM hochzuladen, kostet Sie wertvolle Zeit. Selbst wenn Sie stapelweise suchen und hochladen, riskieren Sie, eine*n Kandidat*in in Ihrem Download-Ordner zu übersehen oder zu verlieren.

Außerdem sollten Sie berücksichtigen, dass die Aufbewahrung von Kandidat*innen-Daten auf einzelnen Computern und außerhalb Ihres ATS ein Risiko für die DSGVO-Konformität darstellen kann.

2. Durchsuchung von Excel-Tabellen

Excel war lange Zeit DAS Tool im Recruiting. Doch individuell auf Computern gespeicherte Excel-Tabellen können Risiken für die Datensicherheit darstellen, die Zusammenarbeit im Team erschweren und manuelle Aufgaben im Recruiting beibehalten.

Excel-Tabellen erfordern eine umfangreiche manuelle Dateneingabe und sind zweifellos zeitaufwändig zu aktualisieren. Durch menschliche Fehler können leicht wichtige Informationen entfernt oder E-Mails oder Telefonnummern falsch geschrieben werden. Die Verwendung von Excel in Ihrem Alltag verschwendet nicht nur wertvolle Zeit, sondern stellt auch ein ernsthaftes Risiko für Ihre Datensicherheit und den Zugriff auf die Kandidat*innen-Daten dar.

3. E-Mail-Zusammenführung

Die Kommunikation mit den Kandidat*innen ist von größter Bedeutung. Den Überblick über komplexe Rekrutierungsprozesse zu behalten kann schwierig werden, wenn Ihre E-Mail nicht direkt in die Kandidat*innen-Profile übertragen wird. Oftmals verbringen einzelne Recruiter*innen viel Arbeitszeit mit dem manuellen Zusammenführen von E-Mail-Nachrichten.

Das Zusammenführen von E-Mail-Datensätzen ist notwendig, wenn Sie Datensätze von E-Mail-Kontakten manuell in ein Kandidat*innen-Datenprofil hochladen müssen. Wenn Sie dies manuell tun, verlieren Sie möglicherweise wichtige E-Mails im Prozess und verschwenden wertvolle Zeit. Das Weglassen von Informationen kann dazu führen, dass Sie den*die Kandidat*in erneut fragen müssen oder riskieren, die Informationen nicht zu haben.

So oder so besteht die Gefahr, dass Sie wie ein*e Amateur*in oder einfach nur schlecht vorbereitet wirken, was zu einer schlechten Candidate Experience führen kann.

4. Prüfung der Bewerbungen

Besonders bei dringend zu besetzenden Stellen kann es vorkommen, dass Sie Ihren Posteingang auf mehreren Plattformen regelmäßig überprüfen. Wenn jedoch eine Stelle besetzt wurde oder nicht so dringend ist, kann es sein, dass Sie vergessen, sie auf einer anderen Plattform gepostet zu haben. Bewerbungen und Anfragen von Kandidat*innen könnten in der Zwischenzeit unbeantwortet bleiben.

Die Prüfung von Bewerbungen ist eine manuelle Aufgabe bei der Rekrutierung, die Ihr Unternehmen qualifizierte Kandidat*innen kosten könnte. Die Tatsache, dass Sie jede Plattform manuell überprüfen oder auf gelegentliche Benachrichtigungen im Posteingang warten müssen, könnte bedeuten, dass manche Bewerbungen unabsichtlich ignoriert werden oder sie Ihnen entgehen.

5. Mehrfache Stellenausschreibung

Sie möchten auf jeden Fall sicherstellen, dass so viele qualifizierte Kandidat*innen wie möglich Ihre freie Stelle sehen und sich bewerben. Die Veröffentlichung auf verschiedenen Kanälen und Plattformen ist sicherlich der beste Weg, dies zu erreichen. Es ist jedoch auch eine manuelle Aufgabe, die viel Zeit in Anspruch nimmt, wenn Sie jeden Job einzeln verwalten müssen.

Wenn sich die Einzelheiten einer Stellenausschreibung ändern oder eine Ausschreibung unerwartet geschlossen wird, müssten Sie auf jeder Plattform die Ausschreibung manuell bearbeiten oder entfernen. Wenn Sie dies nicht tun, können Sie Bewerbungen für eine Stelle erhalten, die geschlossen wurde, was einen schlechten Eindruck bei den Bewerber*innen hinterlässt und direkt ein schlechtes Licht auf Ihr Unternehmen wirft. Oder Sie informieren Kandidat*innen möglicherweise falsch, weil Sie die Stellenausschreibung nicht abgeändert haben.

Beide Möglichkeiten schaffen keine positive Erfahrung für die Kandidat*innen und ermutigen qualifizierte Fachkräfte sicher nicht, sich Ihrem Unternehmen anzuschließen.

6. Interview-Planung

Die Planung von Interviews kann das ultimative Katz-und-Maus-Spiel sein. Sobald Sie eine*n Kandidat*in für ein Interview eingeladen haben, steht der*die einstellende Manager*in plötzlich nicht mehr für das Vorstellungsgespräch zur Verfügung. Oder umgekehrt. Manchmal können so viele E-Mails hin- und hergehen, bevor Sie in der Lage sind, einen Termin festzulegen. Zu diesem Zeitpunkt könnte der*die Kandidat*in bereits woanders ein Vorstellungsgespräch haben.

Die Interview-Planung ist eine der aufwendigsten manuellen Aufgaben in der Rekrutierung. Selbst ein Terminplanungsassistent außerhalb des eigenen ATS kann zu Fehlkommunikationen führen. Wenn ein Interview versäumt oder verschoben wird, weil es in den falschen Zeitraum gelegt wurde, kann dies bedeuten, dass man so eine*n qualifizierte*n Kandidat*in verliert und ein negativer Eindruck bei der*dem Kandidat*in entsteht.

Können Sie ein Muster erkennen? Manuelle Aufgaben im Recruiting bedeuten, dass Recruiter*innen regelmäßig Gefahr laufen, qualifizierte Kandidat*innen zu verlieren.

Die Planung von Interviews geht über die Strukturierung Ihrer Rekrutierungsprozesse hinaus. Sie zeigt auch das Engagement Ihres Unternehmens für technologieorientierte Effizienz und Benutzerfreundlichkeit. Dies ist besonders wichtig, wenn es sich um eine Zielgruppe handelt, die überwiegend aus Millennials und der Generation Z besteht, die großen Wert auf die technologische Raffinesse eines Unternehmens legen.

7. Erstellung von Talent-Pipelines

Recruiter*innen sollten sich immer Gedanken über zukünftig zu besetzende Positionen machen, insbesondere in einem von Kandidat*innen getriebenen Markt. Daher ist es wichtig, eine langfristige berufliche Beziehung sowohl zu aktiven als auch zu passiven Kandidat*innen für zukünftige Positionen aufzubauen – dies wird als Talent-Pipeline bezeichnet.

Es gibt keinen besseren Weg, den Überblick zu behalten, als mit einer effektiven Recruitment-Software, über die Sie leicht auf Ihre Talent-Pipeline zugreifen und die Kommunikationswege mit potenziellen Kandidat*innen offenhalten können. Sobald Sie eine Bewerbung erhalten, können Sie sie in Ihre Datenbank aufnehmen und die Kandidat*innen für Ihre aktuellen Stellenangebote verfolgen. In der Datenbank werden alle Kandidat*innen-Informationen gespeichert, was für die Deckung des langfristigen Personalbedarfs essentiell ist. Sie können Informationen über Ihre Talent-Pipeline auch problemlos mit Ihrem Team teilen.

Die Automatisierung Ihrer Talent-Pipeline kann Ihnen dabei helfen, den Einstellungsbedarf Ihres Unternehmens im Auge zu behalten und qualitativ hochwertige Kandidat*innen schneller zu finden. Vorausschauend denkende Unternehmen nutzen sie als eine Möglichkeit, Kandidat*innen zu fördern und den Überblick über ihren Rekrutierungsprozess zu behalten.

Die Lösung: Tools & Automatisierung

Recruiter*innen sind vielbeschäftigte Menschen, weil sie im Rekrutierungsprozess mit so vielen Aufgaben konfrontiert sind. Traditionell waren viele dieser Aufgaben mit manueller Arbeit verbunden. Heute gibt es mit Hilfe von technologiegestützten Lösungen so viele Alternativen zu diesen Aufgaben. Eine Recruitment-Software wie Recruitee hilft dabei, diese Aufgaben zu automatisieren.

Von unserer Sourcing-Erweiterung, die automatisch Profile von verschiedenen Plattformen abruft, bis hin zu unserer Terminplanungsfunktion, die über verschiedene Kalender hinweg gemeinsame Termine findet und mit den Kandidat*innen-Datensätzen synchronisiert wird, sind wir bestrebt, Ihnen dabei zu helfen, die besten Talente zu gewinnen, Ihren Prozess zu automatisieren und Ihren nächsten strategischen Schritt vorherzusagen.

Darüber hinaus gibt es eine Reihe von Tools, mit denen Sie manuelle Aufgaben im Recruiting vermeiden und Ihre Prozesse beschleunigen können. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Ihnen zur Verfügung stehenden Technologien einsetzen, damit Ihnen die Talente, die Sie brauchen, nicht entgehen!

Ein kurzes Beispiel: Auswahlfragen automatisieren

Bei der Prüfung von Hunderten von Lebensläufen kann es schwierig sein, sich einen Überblick über alle Bewerbenden zu verschaffen und festzustellen, ob sie wirklich Ihren Stellenanforderungen entsprechen. Hier kann die Automatisierung von Auswahlfragen helfen. Sie können Ihre Liste automatisch einschränken, um auf einfache Weise Bewerber*innen auszuwählen, die Ihren Kriterien entsprechen, z. B. nach Qualifikation, Standort, Ausbildungsanforderungen, ob sie berechtigt sind, am Standort Ihres Unternehmens zu arbeiten etc. Die Liste ist lang!

Die Vorauswahl kann über das bloße Stellen von Fragen an die Kandidat*innen hinausgehen. Mit einem ATS können Sie auch Fragebögen und Tests verschicken, um zu beurteilen, ob die Bewerber*innen für die Stelle geeignet sind. Diese Tests können dazu verwendet werden, eine Reihe von Faktoren zu bestimmen, zum Beispiel Arbeitseignung oder Persönlichkeitsmerkmale. Wenn sich ein*e Bewerber*in die Zeit nimmt, diese Tests auszufüllen, dann ist das auch ein Indikator dafür, dass er*sie bereit ist, sich um eine Karriere in Ihrem Unternehmen zu bemühen.

Keyword-Tests werden auch als Teil des Pre-Screenings immer häufiger durchgeführt. Wenn Sie zum Beispiel eine*n Kandidat*in mit sehr guten SEO-Kenntnissen brauchen, dann können Sie einfach die Bewerbungen filtern, indem Sie in Ihrem ATS nach dem Begriff "SEO-Spezialist*in" suchen. Bedenken Sie jedoch, dass auch die Bewerber*innen immer klüger werden und wissen, dass die Arbeitgeber*innen auf der Suche nach bestimmten Keywords sind, sodass dies nicht immer der zuverlässigste Weg ist, um die von Ihnen gewünschten und benötigten Kandidat*innen zu finden!

Normalerweise kann die Phase der CV-Screenings den Rekrutierungsprozess verlangsamen. Der größte Vorteil der automatisierten Vorauswahl besteht darin, dass sie die Zeit bis zur Einstellung verkürzt und Ihnen dabei helfen kann, schneller hochqualifizierte Mitarbeiter*innen zu finden. Wenn Sie also Ihren Vorauswahlprozess noch nicht automatisiert haben, dann probieren Sie es doch einmal aus und schauen Sie, wie gut es für Sie funktioniert, die besten Kandidat*innen für Ihre Rolle herauszufiltern.

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