Lebenslauf-Check: Mit weniger Aufwand zu maximaler Effizienz

Zuletzt aktualisiert:
26.5.2021
14/12/2021
14/12/2021
Minuten Lesedauer
Luisa Spardel
Recruitee
Der Lebenslauf-Check ist eine zeitaufwändige Aufgabe. Finden Sie heraus, wie Sie die Zeit verkürzen können und gleichzeitig die Effizienz steigern.
Inhalt

Eine der unbeliebtesten Aufgaben eines*einer jeden Recruiter*in ist das Durchsehen und Bewerten von Lebensläufen. Denn selbst wenn Sie wissen, wonach Sie suchen, kann dieser Schritt im Einstellungsverfahren sehr zeitaufwändig sein. Fortschreitende Technologien lösen zumindest die Papierstapel ab, aber seien wir ehrlich: Einen Haufen Dateien am Computer zu überprüfen ist auch nicht viel besser. Glücklicherweise gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten, mit denen man die aufgebrachte Zeit für den Lebenslauf-Check verkürzen kann. Meistens kommt es auf die richtigen Tools und gute Planung an.

Lebenslauf-Check: Typischer Ablauf

Bevor wir uns mit der Frage befassen, wie man die Zeit für den Lebenslauf-Check verkürzen kann, fassen wir noch einmal zusammen, wie ein typischer Prozess aussieht:

  1. Eine freie Stelle muss neu besetzt werden und wird Ihnen zugewiesen.
  2. Auf Basis der Stellenanforderungen formulieren Sie eine Stellenanzeige.
  3. Die Stellenanzeige wird auf den ausgewählten Portalen veröffentlicht und nun warten Sie auf Bewerber*innen.
  4. Die eingegangen Bewerbungen werden überprüft.  
  5. Sie treffen eine Vorauswahl auf der Grundlage der Stellenanforderungen.
  6. Sie planen und führen Vorstellungsgespräche.

Normalerweise ist der zeitaufwändigste Schritt beim Lebenslauf-Check Schritt Nr. 4 - die eigentliche Durchsicht der Lebensläufe. Wie Sie im nächsten Abschnitt sehen können, kann dieser zeitaufwändige Prozess durch eine Kombination aus richtiger Planung und modernen Methoden wie Videoantworten rationalisiert werden.

Wie viele Ressourcen verlieren Sie durch die Lebenslauf-Checks?

Nutzen Sie diesen Rechner, um herauszufinden, wie viel Zeit und Geld Sie für die manuelle Durchsicht von Lebensläufen verlieren:

Wie kann man die Zeit für Lebenslauf-Checks verkürzen?

Drei Hauptaktivitäten sind relevant, wenn man die Zeit für Lebenslauf-Checks verkürzen und die Effizienz steigern will:

  1. Planung
  2. Einsatz der richtigen Tools
  3. Moderne Recruiting-Methoden

Lassen Sie uns einen Blick auf jede einzelne Aktivität werfen.

Planung

Sich die Zeit zu nehmen, die Stellenanforderungen intern mit den wichtigsten Interessengruppen zu recherchieren, ist ein unschätzbarer erster Schritt zur Rationalisierung des restlichen Prozesses. Treffen Sie sich mit den entsprechenden Hiring Managern und Teams, um genau zu erfahren, was sie von einem neuen Teammitglied erwarten. Dadurch erhalten Sie einen Einblick, wie die Stellenbeschreibung und Anforderungen aussehen sollten.

Schreiben Sie dann die Stellenanzeige mit Blick auf die Wunschkandidat*innen. Machen Sie deutlich, was von einem*einer Bewerber*in erwartet wird. Seien Sie sich über die Anforderungen im Klaren und verwenden Sie diese als Grundlage für den Lebenslauf-Check. Das hilft auf der einen Seite den Bewerber*innen selbst und verringert auf der anderen Seite die Anzahl der unqualifizierten Bewerbungen, die Sie sonst hätten überprüfen müssen. Je klarer die Stellenanzeige formuliert und intern abgestimmt ist, desto größer ist die Chance, mehrheitlich qualifizierte Kandidat*innen zu erreichen.

So kann der Prozess aussehen:

  1. Gap-Analyse oder Prognose des Ressourcenbedarfs. Es ist eine gute Idee, immer einen Überblick darüber zu haben, wie der zukünftiger Einstellungsbedarf aussehen könnte. Das bedeutet, dass Sie sich regelmäßig mit der Unternehmensleitung treffen müssen, um über die strategischen Prioritäten und die Ausrichtung auf dem Laufenden zu bleiben. Von dort aus können Sie eine Gap-Analyse des aktuellen Personalbestands im Vergleich zum zukünftigen Bedarf durchführen. Dies wird Ihnen in Verbindung mit dem regelmäßigen Rückstand an offenen Stellen helfen, die Stellen zu priorisieren, für die Sie am meisten Zeit aufwenden sollten. Die Bedürfnisse zu verstehen und strategisch zu planen, ist der erste Schritt zur Verbesserung der Effizienz der Lebenslauf-Checks.
  2. Stellenforderungen identifizieren. Um sich ein genaues Bild von den erforderlichen Anforderungen zu machen, sammeln Sie Informationen über jede freie Stelle. Das bedeutet, sich mit Hiring Managern und Teammitgliedern treffen, Recherchen in der Branche durchführen, mit Personen sprechen, die diese Funktion derzeit ausüben oder ausgeübt haben. So bekommen Sie ein vollständiges Bild von der Position. Von dort aus werden Sie in der Lage sein, klare und relevante Stellenanforderungen zu verfassen. Dieser Schritt trägt dazu bei, unqualifizierte Kandidat*innen auszuschließen, bevor sie überhaupt einen Lebenslauf einreichen.
  3. Stellenanzeigen schreiben und inserieren. Nach der Identifizierung der Stellenanforderungen ist es an der Zeit, die Stellenanzeige zu schreiben. Die Sprache und der Inhalt der Anzeigen sollten sowohl den*die Wunschkandidat*in ansprechen, als auch mit Ihrer Markenstimme übereinstimmen. Achten Sie darauf, alle relevanten Informationen über die Stelle hinzuzufügen und gleichzeitig die Persönlichkeit und die Werte Ihres Unternehmens herauszustellen. Dies wird den Kandidat*innen helfen, selbst zu prüfen, ob sie für die Stelle geeignet sind oder nicht.
  4. Lebensläufe sammeln und analysieren. Wie im nächsten Abschnitt erläutert wird, ist die Art und Weise und der Ort, wie und wo Sie Lebensläufe sammeln, für die Beschleunigung des Lebenslauf-Checks unglaublich wichtig. Es stehen Hunderte von technischen Plattformen zur Verfügung, um die Erfassung und Analyse von Lebensläufen zu automatisieren und zu rationalisieren.
  5. Screening und Vorauswahl von Kandidat*innen. Viele Tech-Stacks helfen dabei, den Prozess der Prüfung von Lebensläufen durch die Verwendung von Schlüsselwörtern und Technologien der Künstlichen Intelligenz zu automatisieren. Dazu ist es jedoch entscheidend, dass Sie den ersten Schritt so gründlich wie möglich durchlaufen, damit Sie genau wissen, worauf die Technologie achten soll.

Einsatz der richtigen Tools

Sobald die Lebensläufe eintreffen, wird ein Bewerber*innen-Managementsystem wie Recruitee Ihr bester Freund sein. Moderne Bewerber*innen-Managementsysteme bieten automatische Lebenslauf-Checks und -Auswahlfunktionen, die Bewerber*innen aussortieren, die die spezifischen Mindestanforderungen nicht erfüllen. Dadurch wird Ihre Arbeitsbelastung auf Anhieb reduziert.

Darüber hinaus können Taktiken wie die Boolesche Suche und andere Sonderfunktionen von Bewerber*innen-Managementsystemen Ihnen helfen, Ihre Kandidat*innen-Liste noch weiter einzugrenzen.

Hier ist ein Beispiel, wie dieser Prozess funktionieren könnte:

  1. Stellenanzeigen werden online veröffentlicht.
  2. Die Kandidat*innen füllen die Online-Bewerbung aus und reichen ihren Lebenslauf ein.
  3. Die Bewerbung wird an das Bewerber*innen-Managementsystem geschickt, wo auf der Grundlage der Angaben ein Kandidat*innen-Profil erstellt wird.
  4. Das Bewerber*innen-Managementsystem verwendet Stichwortsuche und Sprachanalyse, um festzustellen, ob das Kandidat*innen-Profil den eingegebenen Stellenanforderungen entspricht. Recruiter*innen können diese Datenbank jederzeit manuell durchsuchen.
  5. Auf der Grundlage dieser ersten Durchsuchung wird eine Auswahlliste von Kandidat*innen-Profilen erstellt.
  6. Der*Die Recruiter*in prüft die in die engere Wahl gezogenen Lebensläufe und verfeinert die Liste von dort aus.

Sobald Sie eine Auswahlliste mit Lebensläufen von Kandidat*innen haben, die Sie gerne interviewen möchten, können Sie moderne Recruiting-Methoden anwenden, um auch diese Phase zu straffen.

Moderne Recruiting-Methoden

Die vielleicht zeitfreundlichste Recruiting-Methode sind Videoantworten, mit welcher der Auswahlprozess der passenden Kandidat*innen beschleunigt werden kann. Dabei handelt es sich um Antworten, die Sie von den Bewerber*innen per Video-Chat sammeln. Die Antworten beziehen sich auf spezifische Screening- oder Interviewfragen im Zusammenhang mit den Stellenanforderungen.

Durch die Verwendung von Videoantworten erhalten Sie eine zusätzliche Informationsebene, auf der Sie beim Check der Lebensläufe aufbauen können.

In früheren Interview-Phase können Videoantworten dazu verwendet werden, einem Lebenslauf ein Gesicht und eine Persönlichkeit zu geben, wodurch Sie Ihren Kandidat*innen-Pool weiter eingrenzen können, ohne ein persönliches Gespräch gehabt zu haben.

Mit einer Kombination aus gründlicher Planung, den richtigen Tools und modernen Methoden können Sie die Effizienz Ihrer Lebenslauf-Checks drastisch verbessern.

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