Active Sourcing von potentiellen Kandidat*innen

Active Sourcing (zu deutsch Direktansprache) ist die Schwierigste aller Arten des Einstellens. Sie bitten im Grunde genommen Fremde, darauf zu achten, was Sie anbieten. Und Sie wissen wahrscheinlich nicht einmal, ob sie interessiert sind oder nicht. Dies ist die Phase, in der Sie am wenigsten über Ihre Zielkandidat*innen wissen.

Es ist kein Zufall, dass die meisten fehlgeschlagenen Rekrutierungs-E-Mails genau hier passieren. Haben Sie jemals diese unangenehmen Recruiter*innen-E-Mails an Entwickler*innen gesehen? Falls nicht, können Sie hier einige Entwickler*innen sehen, die die merkwürdigsten E-Mails von Personaler*innen vorlesen:

Was genau passt hier nicht? Sie alle erhalten E-Mails, die auf die falsche Weise Aufmerksamkeit erregen. Fehlende Recherche bezüglich möglicher Kandidat*innen in dieser Phase kann Ihrem Ruf als Personalvermittler*in und Arbeitgeber*in in dieser Zielgruppe ernsthaft schaden. Und das ist sicherlich nicht auf Entwickler*innen beschränkt.

Natürlich sind nicht alle Direktansprache-E-Mails gleich, weshalb wir zwischen der Ansprache von völlig unbekannten Kandidat*innen (Cold Candidate Outreach) und der Ansprache von Kandidat*innen, die man über Referenzen und Empfehlungen kennt, unterscheiden. Im Folgenden finden Sie einige entscheidende Unterschiede in diesen Ansätzen, damit Sie Ihre Direktansprache perfektionieren können.

‍Tipp: In unserem E-Mail-Vorlagen E-Book finden Sie eine Reihe an Vorlagen für jede Phase im Rekrutierungsprozess.

Active Sourcing von Kandidat*innen (Cold Candidate Outreach)

In dieser Phase ist es sehr wichtig, gründlich über den*die Kandidat*in zu recherchieren. Führen Sie nicht nur ein paar schnelle Suchvorgänge in Ihrer Bewerber*innen-Datenbank oder eine Google-Suche durch. Denn eine doppelte (sogar dreifache) Kontrolle anhand anderer Kanäle ist sinnvoller: LinkedIn, Xing, Google, Facebook, GitHub etc. Die meisten Kandidat*innen auf dem Arbeitsmarkt haben Online-Profile auf mehreren sozialen Plattformen, welche man sich sehr einfach anschauen kann.

Also machen Sie Ihre Hausaufgaben gut und suchen Sie nach den folgenden Informationen, bevor Sie eine E-Mail versenden oder eine Vorlage für eine Rekrutierungs-E-Mail erstellen.

Erforderliche Informationen für Active Sourcing:

• Die frühere Rolle des*der Kandidat*in, die sich auf die Stelle bezieht, für die Sie jemanden suchen
• Die bisherigen Projekte des*der Kandidat*in, die sich auf die Stelle beziehen, für die Sie einstellen möchten
• Die Positionierung der Fähigkeiten oder Ambitionen des*der Kandidat*innen in Bezug auf die Mission des Unternehmens, für das Sie rekrutieren

Sobald Sie dies erarbeitet haben (und vielleicht ein Profil, das als Referenz dient), verfassen Sie eine E-Mail anhand der folgenden Richtlinien.

Richtlinien für die optimale direkte Ansprache:

1. Betreff: Informieren Sie den*die Kandidat*in sofort über Ihre Absicht. Wir empfehlen Ihnen es so zu sagen, wie es ist und nicht um den heißen Brei zu reden. Schließlich will man nur wissen, ob die angesprochene Person interessiert ist oder nicht. Jedoch will man als Empfänger*in dieser E-Mail auch genau wissen, welcher Job eigentlich gemeint ist.
2. Erster Abschnitt: Erzählen Sie, wie Sie diese*n Kandidat*in gefunden haben. Dies zeigt, dass Sie Ihre Hausaufgaben gut gemacht haben und Sie somit wissen, wo und woran sie arbeiten. Wenn dies für den*die Empfänger*in klar und offensichtlich ist, wird der*die Kandidat*in auch weiterlesen. Denn so merkt man, dass es nicht nur eine Vorlage ist, die für jeden gebraucht wird, sondern eine personalisierte und an eine Adresse gerichtete E-Mail.
3. Zweiter Abschnitt: Stellen Sie sich hier vor und erklären Sie, warum Sie genau diese*n Kandidat*in kontaktieren wollten. Übertreiben Sie hier ja nicht! Man muss nur kurz und knackig erklären, warum eine Zusammenarbeit für beide Seiten von Vorteil wäre.

Profi-Tipp: Positionieren Sie den*die Kandidat*in im Gesamtbild der Mission Ihres Unternehmens und erklären Sie, was die Rolle für das Team bedeuten würde. Sie kennen zu diesem Zeitpunkt vielleicht noch nicht alle Details über den*die Kandidat*in, aber die Abstimmung der Interessen ist ein viel besserer Weg, um Interesse zu wecken.

1. Call to Action: Sie möchten natürlich, dass die Kandidat*innen nach dem Lesen Ihrer Rekrutierungs-E-Mail Maßnahmen ergreifen. Stellen Sie also sicher, dass sie wissen, was sie tun können und was die nächsten Schritte sind! Achten Sie darauf, dass Sie nicht aufdringlich wirken. Sie können einfach Vorschläge bezüglich der nächsten Schritte nennen und diese so klar wie möglich formulieren. Dann kann der*die Kandidat*in selbst entscheiden.
2. Unterschrift: Unterschätzen Sie diesen Teil nicht! Wenn der*die Kandidat*in auch nur ein wenig interessiert ist und mehr über Ihr Unternehmen oder die Position erfahren möchte, sollte er*sie wissen, wo er*sie mehr erfahren kann! Verlinken Sie deshalb zur Stellenbeschreibung auf Ihrer Karriereseite. So zeigen Sie dem*der Kandidat*in, dass die offene Stelle echt ist und Sie kein*e Betrüger*in sind. Fügen Sie auch einen Link zu Ihrer LinkedIn-Seite oder den Angaben zu Ihrem Unternehmen (Webseite, Telefonnummer, Adresse) hinzu. So kann der*die Kandidat*in überprüfen, dass es sich um eine echte Stellenanzeige handelt.

Active Sourcing aufgrund von Referenzen & Empfehlungen

Ihnen wurden Empfehlungen durch Kolleg*innen, Kandidat*innen oder Freund*innen angeboten? Gut für Sie! Jetzt müssen Sie nur noch das Beste daraus machen, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

Setzen Sie sich zunächst mit den Menschen zusammen, die Ihnen diese*n Kandidat*in empfohlen haben,  um sicherzustellen, dass Sie die richtige Botschaft verschicken. Zweitens, stellen Sie sicher, dass die Person, die eine*n Kandidat*in empfohlen hat, gerne gute Informationen geben wird, falls der*die Kandidat*in sich an ihn*sie wendet. Drittens, informieren Sie die Person, die die Empfehlung gegeben hat,  über die Stelle, für die Sie rekrutieren.

Wenn Sie bereit sind, die Rekrutierungs-E-Mail zu schreiben, stellen Sie sicher, dass Sie diese vier Punkte beachten.

Richtlinien für das Ansprechen empfohlener Kandidat*innen:

1. Betreff: Fügen Sie den Namen der Person, die diese*n Kandidat*in empfohlen hat, bereits in der Betreffzeile ein. Es könnte das Einzige sein, was den*die Kandidat*in dazu bringt, die E-Mail zu öffnen!
2. Erster Absatz: Erwähnen Sie kurz die Rolle und Erfahrung der empfehlenden Person in Ihrem Unternehmen (oder Ihre Beziehung zu ihm*ihr) und wo der*die Kandidat*in ins Spiel kommt. Machen Sie es dem*der Kandidat*in super einfach, das Gespräch zu gestalten. Denken Sie auch daran, hier kurz und prägnant zu sein. Natürlich kann der*die Kandidat*in die empfehlende Person später nach allen gewünschten Details fragen.
3. Zweiter Absatz: Erklären Sie, was Ihr Unternehmen tut und für welche Aufgabe Sie sich interessieren. Achten Sie besonders darauf, wie die Rolle zur Mission des Unternehmens beiträgt. Verlinken Sie auch zum Job auf Ihrer Karriereseite, damit der*die potenzielle Kandidat*in die Stelle näher betrachten kann.
4. Call to Action: Ähnlich wie bei der Direktansprache sollten Sie hier einen Call to Action einfügen. In der Tat sollte jede E-Mail einen Call to Action enthalten, wenn Sie erwarten, dass die angesprochene Person handelt.

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Follow-Up nach einer Direktansprache oder Ansprache von empfohlenen Kandidat*innen

Es gibt unterschiedliche Meinungen darüber, wie man einen Follow-Up nach einer Direktansprache von (empfohlenen) Kandidaten gestalten sollte. Unser Vorschlag: ein absolutes Maximum von zwei Erinnerungen. Mehr wird schnell als spammen wahrgenommen. Wenn Sie nach zwei Follow-ups nichts von dem*der Kandidat*in gehört haben, sollten Sie sich vielleicht zurückziehen.

Vergessen Sie nicht, dass selbst Kandidat*innen mit einer festen Anstellung oft ihre Postfächer überprüfen. Wenn Kandidat*innen nach einem neuen Job suchen, überprüfen sie ihre Postfächer noch öfter. Vertrauen Sie uns: Sie werden antworten, wenn sie interessiert sind.

Bei Folge-E-Mails sollte man sich an eine wichtige Regal halten: kein übermäßiges Forcieren! Betrachten Sie Ihre E-Mail als eine sanfte Erinnerung mit einem berechtigten Interesse.

Richtlinien für Folge-E-Mails:

1. Erster Absatz: Machen Sie deutlich, dass es sich um ein Follow-Up handelt und dass Sie zuvor schon eine E-Mail geschickt haben. Der Zweck dieser E-Mail ist somit sofort deutlich. Wenn Sie dies nicht deutlich machen, wirkt es schnell als ob Sie spammen.

1. Zweiter Absatz:  Versichern Sie dem*der Kandidat*in, dass Sie diese E-Mail aus einem bestimmten Grund schicken. Geben Sie einen kurzen Überblick über die gegenseitigen Nutzen und halten Sie es kurz und bündig.
2. Call to Action: Stellen Sie sicher, dass der*die Kandidat*in weiß, wie man Sie erreichen kann.

Mit diesen Tipps wird die Direktansprache von potenziellen neuen Talenten in Zukunft ein Kinderspiel für Sie.

Rechtliche Lage beim Active Sourcing

Die rechtliche Lage beim Active Sourcing und der Direktansprache ist nicht – wie man vermuten könnte –  aus datenschutzrechtlicher Lage schwierig, sondern aus wettbewerbsrechtlicher. Active Sourcing ist datenschutzverträglich, da nur Daten verwendet werden, die öffentlich in allgemein zugänglichen Quellen verfügbar sind. Wettbewerbsrechtlich ist es ein bisschen komplizierter, denn die Ansprache eines*einer Kandidat*in ist juristisch als eine Abwerbung zu sehen, die wettbewerbsrechtlich geregelt ist. Man sollte deshalb darauf achten, dass es sich bei der Ansprache um keine gezielte Behinderung der Mitbewerber*innen, unzumutbare Belästigung oder einen verwerflichen Zweck handelt. Damit die Direktansprache keine rechtlichen Folgen hat, sollten Recruiter*innen darauf aufpassen und zur Sicherheit den Einstellungsprozess gut dokumentieren.