Personalauswahl: ein wichtiger Erfolgsfaktor für Unternehmen

Die Personalauswahl gilt als einer der größten Erfolgsfaktoren für Unternehmen. Denn Personalverantwortliche stehen täglich vor der Herausforderung, eine offene Position mit der richtigen Person zu besetzen. Jedes Unternehmen benötigt Mitarbeitende, die bestmöglich qualifiziert und geeignet für die jeweiligen Aufgaben sind, um sich langfristig am Markt behaupten zu können.

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Erfahren Sie daher, was genau unter Personalauswahl zu verstehen ist und warum sie so entscheidend dafür ist, die Unternehmensziele zu erreichen. Es gibt eine Reihe verschiedener Instrumente und Methoden, die Sie nutzen können, um geeignete Bewerber*innen zu identifizieren. Hier gilt es, seriöse und erprobte Verfahren zu kennen, um relevante Personalentscheidungen treffen zu können.

Lernen Sie zudem die Kriterien der Personalauswahl kennen und finden Sie heraus, ob und in welcher Weise Künstliche Intelligenz (KI) Sie bei der Personalauswahl unterstützen kann.

Definition: Was versteht man unter Personalauswahl?

Als Teil der Personalwirtschaft identifiziert die Personalauswahl die besten Talente auf dem Markt und überprüft sie auf ihre Eignung. Hierzu definiert sie die Kriterien, die für die Besetzung einer Position relevant sind. Dabei kommen verschiedene Methoden und Instrumente zum Einsatz, damit eine freie Stelle in möglichst kurzer Zeit sinnvoll besetzt werden kann.

Worauf kommt es bei einer professionellen Personalauswahl an?

Personalauswahlverfahren sollten zum einen möglichst objektiv sein und somit unabhängig von persönlichen Ansichten und Standpunkten der Recruiter*innen. In der Praxis lässt es sich allerdings kaum vermeiden, die eigene subjektive Meinung nicht mit in die Bewertung einfließen zu lassen. Kognitive Verzerrungen wie der sogenannte Halo-Effekt, bei dem allein die Attraktivität eines*einer Kandidat*in die Bewertung positiv beeinflussen kann, können Sie reduzieren, indem Sie beispielsweise strukturierte Interviews und standardisierte Testverfahren nutzen, weil damit eine größere Objektivität gewährleistet wird.

Genormte Persönlichkeitstests oder kognitive Leistungstests, die automatisch ausgewertet werden, stellen zum anderen die Wiederholbarkeit eines Prozesses und damit seine Zuverlässigkeit sicher. In der Regel sind Entscheidungen, die nicht nur auf der Einschätzung einer einzelnen Person wie dem*der Fachvorgesetzten oder dem*der Personalentscheider*in beruhen, deutlich zuverlässiger.

Kriterien für die Personalauswahl

Für jede neu zu besetzende Stelle müssen idealerweise einheitliche Bewertungskriterien definiert werden. Hierzu zählen insbesondere die folgenden Punkte:

• Motivation: Wie hoch ist die Bereitschaft des*der Kandidat*in ausgeprägt, sich für das Unternehmen einzusetzen und die bestmögliche Leistung zu zeigen?
• Kompetenz: Bringt der*die Kandidat*in die notwendigen Fachkenntnisse, Methodenkompetenz und qualitativen Fähigkeiten mit?
• Intelligenz: Entsprechen die intellektuellen und kognitiven Fähigkeiten dem geforderten Niveau?
• Soft Skills: Zeigt der*die Kandidat*in die erforderlichen Sozialkompetenzen wie Kommunikations- und Konfliktfähigkeit, Teamfähigkeit, etc.?
• Persönliche Stärken: Verfügt der*die Kandidat*in über weitere persönliche Stärken wie Resilienz, Analysefähigkeiten, selbstständiges Arbeiten, etc., die für die Position notwendig sind?
• Lernvermögen: Ist der*die Kandidat*in in der Lage, sich neues Wissen in angemessener Zeit anzueignen?
• Technisches Know-how: Beherrscht der*die Kandidat*in die nötigen technischen Verfahren?

Je spezifischer die Kriterien für eine Stelle definiert werden, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass sich auch die richtigen Kandidat*innen bewerben. Deshalb empfehlen wir bei Recruitee, zu Beginn des Personalauswahlprozesses ein Kick-off-Meeting abzuhalten. Dabei stimmen sich Fachvorgesetzte und Recruiter*innen möglichst detailliert darüber ab, wie das ideale Profil der Position aussehen sollte und welche Anforderungen unbedingt enthalten sein müssen. Auch die Jobbezeichnung und das mögliche Gehalt sollten hier bereits diskutiert werden. Darüber hinaus können Sie in einem solchen Meeting auch die Recruitingstrategien besprechen. Das Ziel sollte immer sein, dass alle Beteiligten sich über die wesentlichen Rahmenbedingungen im Klaren sind und an einem Strang ziehen.

Die Bedeutung der Personalauswahl für die Unternehmensziele

Die Produktivität eines Unternehmens hängt entscheidend davon ab, dass die Mitarbeitenden ihre Potenziale und Kompetenzen im Hinblick auf die Unternehmensziele bestmöglich einsetzen können. Sorgt Ihre Personalauswahl dafür, dass das jeweilige Anforderungsprofil einer Position perfekt zu den Fähigkeiten der Beschäftigten passt, hat das eine Reihe positiver Auswirkungen:

• Produktivität und Effizienz nehmen zu
• Die Fluktuation nimmt ab
• Die Kosten sinken durch effiziente Recruitingprozesse
• Das Unternehmensimage gewinnt an Strahlkraft
• Die Mitarbeiterzufriedenheit und damit -bindung nimmt zu

Schenken Sie Ihrer Personalauswahl hingegen zu wenig Aufmerksamkeit, kann das negative Folgen für Ihr Unternehmen haben:

• Leistung und Produktivität sinken
• Die Fluktuation nimmt zu, was wiederum zu höheren Rekrutierungskosten führt
• Ihre Attraktivität als Arbeitgeber*in nimmt ab
• Qualitätsmängel führen zu mehr Reklamationen und Unzufriedenheit bei den Kunden*innen
• Die Unternehmenskultur leidet
• Die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung nimmt ab

Führen Sie sich vor Augen, welche Kosten bereits durch eine einzige Fehlbesetzung entstehen, wenn etwa eine qualifizierte Fachkraft das Unternehmen während der Probezeit wieder verlässt: Sie müssen nicht nur den gesamten Rekrutierungsprozess neu aufsetzen, was finanzielle und personelle Ressourcen bindet. Auch das Onboarding und die Einarbeitungszeit ziehen sich insgesamt länger hin und verursachen weitere Kosten. Bleibt die Stelle über längere Zeit unbesetzt, bringt das unter Umständen zusätzliche finanzielle Nachteile mit sich, weil bestimmte Leistungen nicht mehr im nötigen Umfang erbracht werden.

Daher ist eine professionelle Personalauswahl eine der wesentlichen Säulen des Unternehmenserfolgs und hat hohe strategische Bedeutung.

5 erprobte Methoden der Personalauswahl

Grundsätzlich stehen Ihnen im Recruiting eine Reihe bewährter Methoden zur Verfügung. Setzte man früher in erster Linie auf die Auswertung der Bewerbungsunterlagen und das Jobinterview, stehen heute zusätzliche Instrumente zur Verfügung, um eine begründete Personalauswahl zu treffen.

Lernen Sie im Folgenden einige der bekanntesten Methoden und deren jeweilige Vor- und Nachteile kennen:

1. Analyse der Bewerbungsunterlagen

(Digitale) Bewerbungsmappen können erste Hinweise auf die Eignung von Kandidat*innen geben, da sie in der Regel formale Qualifikationen nennen und Sie einen Überblick zur Berufsbiografie erhalten.

Vorteile: Sie erhalten eine Zusammenfassung der wesentlichen Fakten und der beruflichen Erfahrung sowie erste Hinweise zu Motivation und Persönlichkeit.

Nachteile: Eine Optimierung durch Bewerbungsprofis kann kritische Faktoren verdecken, was eine objektive Bewertung erschwert.

2. Jobinterview

Neben dem persönlichen Gespräch sind auch Telefoninterviews möglich, und spätestens seit der Pandemie haben sich auch Videointerviews flächendeckend durchgesetzt.https://recruitee.com/de-artikel/strukturierte-interviews

Vorteile: Sie können Ihren ersten Eindruck aus den Unterlagen mit Ihrer persönlichen Einschätzung abgleichen und haben die Möglichkeit, gezielte Nachfragen zu stellen.

Nachteile: Eigene unbewusste Vorurteile fließen in Ihre Bewertung mit ein. Durch den Einsatz von strukturierten Interviews, bei denen alle Kandidat*innen dieselben Fragen gestellt werden, kann dieser Nachteil ausgeglichen werden.

3. Assessment Center

Die Kandidat*innen müssen im Assessment Center (AC) unter Beobachtung bestimmte Tests und Übungen absolvieren. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, sich ein umfassendes Bild zu verschaffen.

Vorteile: Durch das Design des AC können Sie gezielt bestimmte kritische Kompetenzen abprüfen. Weil immer verschiedene Beobachter*innen eine Bewertung abgeben, ist eine höhere Objektivität gewährleistet. Die Entscheidung fällt in der Regel recht schnell.

Nachteile: Die Vorbereitung sowie die Auswertung können aufwändig sein. Zudem lassen sich nicht alle Positionen, insbesondere auf Führungsebene, über ein AC besetzen.

4. Eignungsdiagnostik

Es gibt verschiedene Verfahren, die die Eignung von Bewerber*innen messen und Sie bei Ihrer Personalauswahl unterstützen können. Kognitive Leistungstests können beispielsweise Aufschluss über die intellektuellen Fähigkeiten von Kandidat*innen geben und Persönlichkeitstests erlauben Ihnen, objektive Rückschlüsse zu bestimmten persönlichen Ausprägungen zu erhalten.

‍Vorteile: Detaillierte und wissenschaftlich fundierte Tests können Sie bei der Entscheidungsfindung unterstützen. Durch die Standardisierung können Sie verlässliche Vergleiche zwischen Kandidat*innen ziehen.

Nachteile: Für Laien ist nicht immer ersichtlich, welche Testverfahren auf einer soliden wissenschaftlichen Grundlage stehen. Viele Testverfahren auf dem Markt haben daher mitunter nur eine eingeschränkte Aussagekraft.

5. Probearbeiten

Ein weiteres Instrument der Personalauswahl ist das Arbeiten zur Probe. In der Produktion oder bei einfachen Verkaufstätigkeiten können Sie in realen Arbeitssituationen schnell erkennen, ob der*die Kandidat*in die Aufgaben erledigen kann und ins Team passt.

Vorteile: Sie können schneller einschätzen, ob die Kandidat*innen über eine gute Auffassungsgabe und Lerngeschwindigkeit verfügen. Probearbeiten sind vor allem geeignet für die Vergrößerung von kleinen Teams, wenn Kandidat*innen schnell einsatzfähig sein sollen.

Nachteile: Das Instrument lässt sich für qualifizierte Tätigkeiten nur bedingt einsetzen. Die Motivation kann für wenige Tage „vorgetäuscht“ werden. Eine klassische Probezeit ist daher meist vorzuziehen.

Tipp: Personalauswahlverfahren – 14 Methoden, die Sie zum Erfolg führen

KI in der Personalauswahl

Eine aktuelle Umfrage des ifo-Instituts (2023) konnte zeigen, dass zum Befragungszeitpunkt immerhin bereits fünf Prozent der befragten Unternehmen KI im HR-Bereich nutzen, weitere 25 % planen den Einsatz entsprechender Tools. Insbesondere in Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitenden nutzen bereits acht Prozent KI, während dies in kleineren Unternehmen mit bis zu 49 Mitarbeitenden lediglich zwei Prozent tun.

Aktuell wird beispielsweise der Chatbot DB Smile eingesetzt, der Bewerber*innen Antworten auf Fragen im Zusammenhang mit ihrer Bewerbung geben kann. Die KI kann bereits Bewerbungen in Dialogform entgegennehmen, was für das Recruitment freie Kapazitäten schafft. Auch für Kandidat*innen ist dies attraktiv, da sie ihre Bewerbung sehr schnell und ohne großen Aufwand beim Unternehmen einreichen können.

Das Potenzial für den Einsatz von KI im HR-Bereich ist vor allem im Bereich der Automatisierung von Personalprozessen groß, vor allem bei Verträgen, Gehältern und Benefits. Zudem erwarten viele der Befragten auch Nutzungsmöglichkeiten bei Rekrutierung und Bewerbermanagement. So kann das sogenannte Robot-Recruiting intelligente Software nutzen, also selbstlernende Algorithmen, die Muster in Daten erkennen und so Wahrscheinlichkeitsvoraussagen treffen können.

Besonders in den folgenden Aspekten kann die KI bei der Personalauswahl unterstützen:

• Identifikation geeigneter Jobbörsen und Medienkanäle. Mit Recruitee können Sie übrigens eine Kampagne zum Bewerben von Jobs erstellen. Das Tool schlägt Ihnen automatisch passende Jobbörsen vor, die zu Ihren Ausschreibungen passen.
• Durchsuchung von Internetplattformen, um passende Kandidat*innen zu finden
• Automatisierte Kommunikation mit Bewerber*innen via Chatbot oder E-Mail
• Vorauswahl von Kandidat*innen
• Überwachung und Analyse der Performance des Recruiting-Prozesses. Im Karriereseiten-Analytics-Dashboard von Recruitee können Sie beispielsweise die genaue Anzahl der Bewerbungen sowie die Conversion Rate aller Bewerbungen erkennen und den Status Ihrer Kampagnen abrufen.

Automatisierung ja, KI nur bedingt

Insgesamt lässt sich beobachten, dass aktuell noch die Skepsis gegenüber dem Einsatz von KI in der Personalauswahl überwiegt. Adrian Bangerter, Professor für Arbeitspsychologie an der Universität Neuenburg, gibt zu bedenken, dass die Datenqualität, auf deren Grundlage die KI arbeitet, oft noch nicht ausgereift ist. Daher entsprechen auch die Ergebnisse nicht immer den Vorstellungen. Zudem erlauben es derzeit nur wenige KI-Tools, die Leistung eines*einer Kandidat*in vorherzusagen, und untypische Profile werden durch die KI in der Regel aussortiert. Nicht zuletzt kann die KI nicht transparent begründen, wieso bestimmte Kandidat*innen ausgewählt werden und andere nicht.

Automatisierung kann die Personalauswahl erheblich unterstützen – dafür finden Sie bei Recruitee viele Angebote, die das Bewerbermanagement deutlich effizienter machen. So können Sie beispielsweise Mails voreinstellen, die den Bewerber*innen den Eingang ihrer Unterlagen bestätigen, sie an den Gesprächstermin erinnern oder automatisierte Aktionen in Ihrer Pipeline erstellen, z. B. die Zuweisung von Teammitgliedern zu einer Aufgabe etc. 

Dennoch sind wir bei Recruitee zum jetzigen Zeitpunkt davon überzeugt, dass die Personalauswahl niemals vollständig an eine KI ausgelagert werden sollte. Die menschliche Interaktion und Einschätzung von Kandidat*innen lässt sich durch solche Tools nicht ersetzen. Denn letztlich ist der Nutzen solcher Instrumente spätestens dann begrenzt, wenn Sie nach sehr spezifischen Kompetenzen suchen.

Fazit: Personalauswahl braucht Profis

Damit Sie die besten Kandidat*innen für Ihr Unternehmen identifizieren und einstellen können, ist es wichtig, sich intensiv mit der jeweiligen Position auseinanderzusetzen und die Kriterien für die Stellenbesetzung festzulegen. Mit einer professionellen Recruiting-Software wie Recruitee lassen sich viele Prozesse bei der Personalauswahl bereits heute automatisieren. KI wird in Zukunft mit weiteren Innovationen sicher eine zunehmend größere Rolle spielen. Die Entwicklung in diesem Bereich zu verfolgen, kann ein wesentlicher Erfolgsfaktor sein, um zusätzliche Automatisierungsprozesse im Recruiting zu etablieren.

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