Effektive Personalauswahl Schritt für Schritt erklärt

Im Recruiting haben wir heute Prozesse, die das Bewerbungsverfahren vereinfachen und effizienter machen sollen. Gerade Software kann eine große Unterstützung sein, wenn sich wiederholende Aufgaben automatisiert werden können. Die beste Software kann aber nur dann erfolgreich arbeiten, wenn Sie konkrete Anforderungen für die Personalauswahl formuliert haben. Und im letzten Schritt des Bewerbungsverfahrens werden Sie als Personaler*in gemeinsam mit Ihren Kolleg*innen die Entscheidung treffen müssen.

Was versteht man unter Personalauswahl?

Der Prozess der Personalauswahl beschreibt Verfahren und Kriterien, um Personal zu finden und einzustellen. Es kann auch als die strategische Ausrichtung des Bewerbungsverfahrens im Hinblick auf die Einstellung verstanden werden. Im operativen Teil der Personalauswahl werden Entscheidungen getroffen, meistens in den letzten Runden des Verfahrens.

Damit diese Entscheidungen nachvollziehbar sind, sollte die Personalauswahl gewissen Standards genügen. Zu diesen gehören unternehmensweit gleiche Kriterien für das Auswahlverfahren sowie detaillierte Anforderungsprofile für eine Stelle. Sie bedienen sich dabei unterschiedlicher Werkzeuge und Methoden.

Warum ist Personalauswahl wichtig?

Dass Personal in einem Unternehmen durch ein Bewerbungsverfahren ausgewählt werden muss, dürfte unstrittig sein. Bei der Personalauswahl geht es aber um einen Standard für dieses Verfahren. Solche einheitlichen Prozesse sparen Ihnen Zeit und Geld, gleichzeitig schaffen Sie Transparenz und Vertrauen. Außerdem verbessert sich die Qualität von Einstellungen, wenn Sie den Prozess der Personalauswahl optimiert haben.

Kriterien bei der Personalauswahl

Objektivität

Objektivität bedeutet, dass die Bewertung unabhängig von persönlichen Ansichten und Standpunkten aus getroffen wird. In der Praxis ist es allerdings oft schwer die eigene subjektive Meinung nicht mit in die Bewertung einfließen zu lassen. Dies passiert sogar unterbewusst durch kognitive Verzerrungen wie dem Halo-Effekt, bei dem allein die Attraktivität eines*einer Kandidat*in die Bewertung positiv beeinflussen kann.

Deshalb ist es wichtig, Personalauswahlverfahren zu nutzen, bei denen die Objektivität besser gewährleistet werden kann. Zum Beispiel sind strukturierte Interviews und standardisierte Testverfahren objektiver als ein freies Interview, bei dem der Interviewer spontan die Fragen auswählt.

Zuverlässigkeit

Die Zuverlässigkeit beschreibt die Wiederholbarkeit eines Prozesses. Es stellt sich die Frage: Würde die Bewertung genau gleich ausfallen, wenn der Test noch einmal wiederholt werden würde? Idealerweise wäre das der Fall und das hieße, dass keine äußeren Einflüsse die Bewertung beeinflusst haben.

Wenn Testverfahren, wie zum Beispiel Persönlichkeitstests oder kognitive Leistungstests, genormt sind und automatisch ausgewertet werden, dann kann Zuverlässigkeit gewährleistet werden. Wenn eine Person, wie ein*e Personaler*in oder Fachvorgesetzte*r, das Messinstrument ist, dann wird es schon schwieriger.

Qualität

Die Qualität gibt an wie gut ein Verfahren das misst, was es messen soll. Das ausgewählte Verfahren zur Personalauswahl sollte Sie in der Entscheidung für oder gegen eine*n Kandidat*in tatsächlich weiterbringen.

Ein Personalauswahlverfahren anzuwenden, welches zwar objektiv und reliabel ist, aber im Endeffekt nichts darüber aussagt, wie gut der*die Kandidat*in in Zukunft seine*ihre Arbeit machen wird, wäre eine Zeit- und Geldverschwendung.

Die wichtigsten Verfahren in der Personalauswahl

Um die passenden Bewerber*innen zu gewinnen und das passende Personal auszuwählen, werden Sie mehrere Verfahren anwenden. Diese verlaufen entlang des Bewerbungs-Trichters und sollen Ihnen in jedem Schritt eine möglichst hohe Qualität garantieren.

1. Die Anforderungsanalyse bei der Personalauswahl

Noch bevor Sie eine Stellenanzeige geschaltet haben, sollten Sie eine ausführliche Anforderungsanalyse durchführen. Bei dieser geht es darum, die Stelle und die Anforderungen an Bewerber*innen so detailliert wie möglich zu beschreiben. Dafür können Sie sich unterschiedlicher Quellen bedienen:

Vorherige Ausschreibungen der Stelle

Wahrscheinlich gibt es eine alte Stellenanzeige, die Sie als Basisinformation heranziehen können. Bedenken Sie jedoch, dass im Laufe der Zeit neue Aufgaben hinzugekommen sein können oder sich Aufgaben geändert haben.

Input der*des Stelleninhaber*in

Führen Sie ein ausführliches Interview mit der Person durch, die jetzt noch die Stelle besetzt, Fragen Sie, welche Aufgaben zu der Stelle gehören, aber auch welche Kritik es an der Stellenbeschreibung und den Tasks gibt. Wenn jemand gekündigt hat, weil die Aufgaben zu viel sind, ist es wenig sinnvoll, die Arbeitslast zu belassen.

Anmerkungen von Kolleg*innen und Vorgesetzten

Sprechen Sie intensiv mit Mitarbeiter*innen, der Abteilungs- und der Teamleitung über die Stelle. Oft haben diese Änderungsvorschläge, zum Beispiel bestimmte Bereiche hinzufügen oder an andere vergeben. Ein Beispiel: Wenn der Pförtner nach 40 Dienstjahren in Rente geht, werden Sie sicherlich ein Update der Stellenbeschreibung machen müssen. Sie können aber auch überlegen, diese Stelle ganz anders zu besetzen und statt dessen eine Sicherheitsfirma mit den Tagesaufgaben zu betrauen.

Nachdem sie diese Informationen zur Personalauswahl gesammelt haben, gilt es diese zu sortieren. Folgende Fragen können Ihnen dabei helfen:

Was sind die Kern- und was die Nebenaufgaben?

Bei jeder Stelle haben Sie eine Fülle von Aufgaben, die besonders wichtig sind und solche, die sozusagen miterledigt werden. Konzentrieren Sie sich beim Anforderungsprofil auf die Hauptaufgaben. Die Antworten der Kolleg*innen können Ihnen dabei recht gut helfen.

Welche fachlichen Qualifikationen muss und welche kann ein*e Bewerber*in mitbringen?

Dieser Punkt ist wichtig, weil er bei der automatisierten Auswahl helfen kann. Wer die Mindestanforderungen nicht erfüllt, wird sofort abgelehnt – zum Teil heute schon durch eine Recruiting-Software. Wer sie aber erfüllt und interessante Zusatzqualifikationen hat, kann zumindest eine Runde weiterkommen.

Welche Kompetenzen erwarten Sie vom Personal?

• Methodenkompetenz – zum Beispiel strategisches Denken, strukturiertes Arbeiten,  Verhandlungsgeschick, Analysefertigkeit, Rhetorik
• Soziale Kompetenz – zum Beispiel Durchsetzungsvermögen, Teamfähigkeit, Konfliktlösung, Selbstständigkeit, Stressresistenz
• Persönliche Kompetenz – zum Beispiel Motivation, innere Werte, Interessen
• Cultural Fit – Wird der*die Kandidat*in in Ihre Unternehmenskultur passen?

Wo setzen Sie die Prioritäten in der Personalauswahl?

Da auch nach der ersten Runde meisten genügend Bewerber*innen übrig bleiben, werden sie zuvor eine Priorisierung festlegen müssen. Sie können bestimmten Bereichen zum Beispiel Punkte vergeben und dann eine Mindestpunktzahl bestimmen. Eine Alternative ist eine Anforderungsmatrix, in der Sie bestimmte Bereiche markieren können. Diese gibt Ihnen einen mehrdimensionalen Einblick.

2. Das Interview: Die klassische Methode der Personalauswahl

Wenn sich durch die Anforderungsprofile eine Liste mit geeigneten Kandidat*innen ergeben hat, werden Sie diese etwas genauer kennenlernen wollen. Bei der Personalauswahl gibt es dafür unterschiedliche Interviewverfahren:

• Telefoninterview: Meist früh im Verfahren, gefolgt von weiteren Interviews.
• Videointerview: Gut für Kandidat*innen, die in die engere Auswahl kommen, und von denen Sie sich einen Eindruck machen wollen. In Ausnahmefällen kann dies auch das finale Interview sein.
• Das persönliche Gespräch: Aus guten Gründen ist der Eindruck, den Sie in einem persönlichen Gespräch bekommen, der beste. Sie sehen die ganze Person, ihre Gestik und Mimik, das Auftreten, manchmal nehmen Sie sogar den Geruch wahr.

Internationale Personalauswahl

Wenn Sie Kandidat*innen aus dem Ausland haben, wird es mit einem persönlichen Kennenlernen etwas schwer werden. Hier bieten sich auf jeden Fall Videointerviews an. Heute können diese auch mit Bewerber*innen aus weniger entwickelten Ländern durchgeführt werden, in den meisten ist heute das Internet gut genug für einen Videoanruf.

Denken Sie an die Zeitverschiebung, wenn Sie einen Termin ausmachen und auch an die Sprachbarriere. Die Interviewer sollten fließend Englisch sprechen, wenn die Kandidaten noch keine Deutschkenntnisse haben oder benötigen.

3. Referenzen als Werkzeug der Personalauswahl

Im Verfahren der Personalauswahl sollten sie in einem letzten Schritt sich Referenzen einholen. Es ist üblich, dass Bewerber*innen Ihnen diese bereits im Lebenslauf nennen. Sie haben aber natürlich auch das Recht, sich selbst über die Person zu erkundigen. Dazu gehören übrigens auch Informationen in Businessnetzwerken, Fachartikel in Zeitschriften oder Blogs und andere, beruflich relevante Veröffentlichungen.

Methoden der Personalauswahl

In den vergangenen Jahrzehnten hat sich die Personalauswahl stark verändert. Das Interview ist heute nur noch ein Teil der Beurteilungsinstrumente. Stattdessen haben Sie heute Tests und andere Instrumente zur Hand, die Transparenz und Vergleichbarkeit bringen. Außerdem sind Sie in der Lage, die Auswahl aufgrund quantifizierbarer Kriterien zu treffen.

Assessment-Center

In einem Assessment-Center bündeln Sie Ihre Methoden zur Personalauswahl. Hier kommen Kandidaten zusammen, um verschiedene Tests und Interviews zu bestehen. Der große Vorteil dieses Verfahrens ist, dass Sie viel Zeit sparen und recht schnell eine Entscheidung treffen können.

‍Assessment-Center können sowohl für das Screening mehrerer Kandidat*innen als auch für einzelne Interviews hilfreich sein. Sie können Ihnen helfen, ungeeignete Kandidaten zu eliminieren, oder aus einer Gruppe von Talenten die am besten geeigneten auszuwählen.

Ein weiterer Vorteil von Assessment-Centern besteht darin, dass die verwendeten Tests einen detaillierten Einblick in die Fähigkeiten, die Psychologie, die Ausrichtung der Werte und die Motive der Kandidat*innen bieten. Assessment-Center werden auch als externe Dienstleistungen angeboten und können nach Bedarf gebucht werden.

Eignungsdiagnostik in der Personalauswahl

Um die Eignung von Bewerber*innen zu beurteilen, stehen Ihnen verschiedene Methoden zur Verfügung. Diese Werkzeuge werden auch als Eignungsdiagnostik bezeichnet. Je nach Stellenanforderungen kommen einige oder mehrere dieser Werkzeuge zum Einsatz. Je komplexer die Stelle, umso detaillierter werden Sie Kandidaten begutachten müssen. Die am meisten verwendeten Werkzeuge sind:

• Dokumentenanalyse (Lebenslauf, Anschreiben, Fachartikel)
• Interviews  
• Verhaltensbeobachtung (inklusive Rollenspiele)
• Persönlichkeitsfragebögen
• Psychologische Tests

Persönlichkeitstests in der Personalauswahl

Mit einem Persönlichkeitstest wollen Sie erfahren, welche Charaktereigenschaften eine Person hat und welche sozialen Skills sie mitbringt. Es gibt hunderte verschiedener Persönlichkeitstests, die zu unterschiedlichen Ergebnissen führen können. Einige haben einen wissenschaftlichen oder empirischen Hintergrund, andere wiederum folgen recht oberflächlichen Modellen.

Einer der bekanntesten Ansätze ist das MBTI-Modell, dass auf Carl Gustav Jung zurückgeht. Es unterscheidet Menschen in introvertiert und extrovertiert und leitet daraus verschiedene Verhaltensweisen ab. Sie sollten Persönlichkeitstests nur als einen Baustein bei der Potenzialanalyse und Entscheidung über eine*n Kandidat*in sehen.

Psychologische Tests

Bei psychologischen Tests gibt es in der Regel eine wissenschaftliche Grundlage. Sie messen weniger den Charakter als wie ein Mensch sich in bestimmten Situationen verhält. Die Tests werden sehr häufig in Bereich eingesetzt, in denen Menschen einem großen Druck ausgesetzt sind, zum Beispiel in Krankenhäusern, bei Piloten oder leitende Finanzmanager*innen. Manche fragen das logische Denken ab, andere die Fähigkeit Entscheidungen zu treffen.

Diese Tests sind standardisiert und können vergleichbare Zahlen und Ergebnisse liefern. So wie Persönlichkeitstests sollten sie aber nur eine kleine Rolle bei der Entscheidung über eine Einstellung spielen.

Die Instrumente effektiver Personalauswahl

Um die besten Kandidat*innen zu finden, muss der gesamte Bewerbungsprozess optimiert sein. Je besser das Anforderungsprofil, umso präziser wird die Stellenanzeige und umso geringer sind die Streuverluste. Ein koordinierter und effizienter Auswahlprozess der verbliebenen Bewerber*innen beschleunigt das Verfahren und bietet gleichzeitig ein hohes Maß an Qualität und Vergleichbarkeit. Darüber hinaus gibt es aber noch weitere Erfolgsfaktoren in der Personalauswahl.

Kandidat*innen in Kategorien einteilen

Um schneller Bewerber*innen zu sortieren, können Sie eine ABC-Aufteilung vornehmen. Sie teilen die Kandidat*innen in drei Kategorien ein und sehen sofort, wen Sie in die nächste Runde schicken wollen und wer eine Absage erhält.

• A-Kandidat*innen sind Bewerber*innen, deren Profil mit Ihrem Anforderungsprofil komplett oder sehr hoch übereinstimmt. Sie werden für weitere Personalauswahlverfahren eingeladen.
• B-Kandidat*innen sind Bewerber*innen, die eine gute Übereinstimmung mit dem  Anforderungsprofil zeigen und nachrücken könnten.
• C-Kandidat*innen haben nur eine geringe Übereinstimmung mit Ihrem Anforderungsprofil und kommen eher weniger infrage.

Personalmarketing

Wenn Sie hochwertige Bewerbungen erhalten wollen, müssen Sie Ihr Unternehmen nach außen hin als attraktiven Arbeitgeber darstellen. Vom Employer Branding bis hin zu Active Sourcing werden Sie alle Möglichkeiten des Personalmarketings ausschöpfen müssen, um schon vorab eine gute Auswahl an Bewerber*innen zu erhalten.

Wenn Sie ohnehin schon Personalmarketing betreiben, kann Ihnen das beim Anforderungsprofil eine Hilfe sein und bei der Formulierung einer Stellenanzeige.

Probearbeit

Ein noch unterschätztes Verfahren der Personalauswahl ist das Probearbeiten. Wenn es die Zeit von Bewerber*innen zulässt, können diese einen Tag oder eine Woche in den Betrieb hineinschnuppern und zeigen was sie können. In der Gastronomie wird das sehr häufig gemacht, aber auch in der Softwareentwicklung.

Nutzwertanalyse der Personalauswahl

Mit welchen Methoden können Sie die Anforderungen am besten überprüfen? Ein Verfahren reicht mitunter nicht aus, um alle Anforderungen abzudecken. Sie könnten einen mehrstufigen Prozess gestalten, bei dem nach jeder Runde der Kreis der Kandidat*innen kleiner wird.

• Welche Verfahren sind zeitlich umsetzbar? Je nachdem wie schnell die Position besetzt werden muss,  ist mitunter nicht genug Zeit um Methoden durchzuführen, die viel  Planung verlangen, wie zum Beispiel das Assessment-Center.
• Welche Methoden sind durch das Budget für die Personalauswahl Kosten gedeckt? Während Sie manche Verfahren, wie strukturierte Interviews, kostengünstig durchführen  können, müssen Sie für andere, wie Recrutainment oder Simulationen, wohl tiefer in die Tasche greifen. Das lohnt sich nicht für jede freie Stelle.
• Wer wird das Verfahren durchführen (interne Mitarbeiter*innen oder externe Dienstleister*innen)? Ein Vorstellungsgespräch lässt sich einfach intern erledigen.  Allerdings wird für die Durchführung mancher Methoden das Know-how und die Infrastruktur intern fehlen. Für, zum Beispiel, Persönlichkeitstests und kognitive Leistungstests greifen Sie besser auf standardisierte Tests von renommierten externen Anbietern zurück.