Bei der Personalauswahl geht es darum, die beste Person für einen Job zu finden. „Jedes Unternehmen ist nur so gut wie seine Mitarbeiter“ – dieses Zitat von Management-Legende Peter Drucker bringt es auf den Punkt. Von der Wahl der richtigen Personen hängt letztlich der Erfolg eines Unternehmens ab – nicht mehr und nicht weniger.
In diesem Artikel erfahren Sie, was alles zur Personalauswahl gehört und welche Vor- und Nachteile sie für Unternehmen mit sich bringt. Sie lesen, welche Kriterien bewertet werden, welche Methoden zum Einsatz kommen, und erhalten eine praktische Checkliste, mit der Sie überprüfen können, ob Sie an alles Wichtige gedacht haben. Zum Schluss erwartet Sie eine Schritt-für-Schritt-Übersicht über einen KI-gestützten Personalauswahlprozess.
Was versteht man unter Personalauswahl?
Die Personalauswahl umfasst sämtliche Schritte, die notwendig sind, um die am besten geeigneten Kandidat*innen für eine offene Position auszuwählen. Sie ist ein zentraler Bestandteil des Recruiting-Prozesses und beginnt in der Regel nach Eingang der Bewerbungen.
Der Prozess der Personalauswahl gliedert sich meist in mehrere Stufen, die von der Vorauswahl der Kandidat*innen bis zur finalen Entscheidung reichen. Dabei kommen verschiedene Methoden wie Interviews, Tests oder auch Rollenspiele zum Einsatz. Das Ziel ist dabei, die Qualifikation, Kompetenzen und den Cultural Fit von Bewerbenden zu bewerten und diejenige Person zu identifizieren, die am besten zum Unternehmen, zur jeweiligen Rolle und zu den strategischen Zielen passt.
Die Bedeutung der Personalauswahl
Eine 2022 vom Institut der deutschen Wirtschaft durchgeführte Analyse mit dem Titel „Wie gut passen Bewerber und Stellen zusammen?“ zeigte auf, dass die Matching-Qualität leicht rückläufig ist und dass sie u. a. bei der Besetzung durch freie Mitarbeitende oder Zeitarbeitskräfte höher ist als bei Festanstellungen. Diese Ergebnisse geben zu denken, denn: Wie gut Bewerbende auf die jeweilige Stelle passen, kann für Unternehmen weitreichende Konsequenzen haben, sowohl positive als auch negative.
Vorteile guter Personalauswahl
- Motivation: Mitarbeitende, die in ihrer Position ihre Kompetenzen voll ausleben können und sich im Unternehmen wohlfühlen, sind zufriedener und zeigen eine deutlich höhere Einsatzbereitschaft.
- Produktivität: Ein gutes Matching sorgt dafür, dass Mitarbeitende ihre Aufgaben effizient und zielgerichtet erledigen. Auch wenn die Chemie innerhalb des Teams stimmt, steigert das die Produktivität.
- Diversity: Studien belegen, dass diverse Teams innovativer sind. Unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe fördern kreative Lösungen und wirken sich positiv auf den Unternehmenserfolg aus.
- Erfolg: Ein Unternehmen ist nur so erfolgreich wie seine Mitarbeitenden. Wenn jede*r im Team die eigene Rolle optimal ausfüllt und alle wie ein gut eingespieltes Team zusammenarbeiten, kann ein Unternehmen sein Potenzialvoll entfalten.
Nachteile mangelhafter Personalauswahl
- Fehlbesetzungen: Ein mangelhafter Recruiting-Prozess, der in einer Fehlbesetzung endet, kann ein Unternehmen teuer zu stehen kommen. Die Stelle muss erneut ausgeschrieben werden und der gesamte Recruiting-Prozess, einschließlich der Einarbeitung, beginnt von vorne. Besonders bei Schlüssel- oder Führungspositionen können dadurch erhebliche Verluste entstehen – sei es durch entgangene Umsätze, Verzögerungen bei Projekten oder negative Auswirkungen auf die Teamdynamik.
- Personalengpässe: Wenn eine Stelle länger unbesetzt bleibt, führt das zu einer Mehrbelastung für die übrigen Teammitglieder. Dies wirkt sich nicht nur negativ auf ihre Produktivität, sondern auch auf ihre Motivation aus. Bleibt eine Schlüsselposition über einen längeren Zeitraum vakant, kann sich auch deshalb negativ auf den Unternehmenserfolg auswirken, weil wichtige Entscheidungen und strategische Maßnahmen nicht umgesetzt werden können.
Kriterien der Personalauswahl
Vielleicht haben Sie sich auch schon einmal dabei ertappt, dass Ihnen eine Bewerberin oder ein Bewerber aufgrund eines Details im Lebenslauf spontan sympathisch oder unsympathisch war. Solche sogenannten Unconscious Biases können den Verlauf und das Ergebnis des Recruiting-Prozesses beeinflussen – ohne dass Sie es überhaupt bemerken.
Deshalb ist es wichtig, bereits zu Beginn des Personalauswahlverfahrens klare Kriterien festzulegen, die die Bewerbenden erfüllen müssen. Nur so können Entscheidungen faktenbasiert getroffen und der Prozess für alle fair und transparent gestaltet werden. Natürlich hängen die relevanten Kriterien immer von der jeweiligen Stelle und ihren spezifischen Anforderungen ab. In der Regel sollten jedoch die folgenden fünf Bereiche berücksichtigt werden:
- Fachkompetenz: Bringt der*die Kandidat*in die notwendigen Fachkenntnisse, Skills und Fähigkeiten mit?
- Erfahrung: Wenn es sich nicht um eine Einstiegsposition handelt: Bringt der*die Kandidat*in die erforderliche Erfahrung mit?
- Soft Skills: Zeigt der*die Kandidat*in die erforderlichen Sozialkompetenzen wie Kommunikations- und Konfliktfähigkeit, Teamfähigkeit usw.?
- Potenzial: Ist der*die Kandidat*in in der Lage und bereit, sich weiterzuentwickeln und flexibel auf neue Herausforderungen zu reagieren – insbesondere in strategisch wichtigen Positionen?
- Cultural Fit: Passt der*die Kandidat*in mit seiner*ihrer Persönlichkeit und Einstellung gut ins Team?
Idealerweise beginnt der Auswahlprozess mit einem Recruitment-Briefing, bei dem sich Fachvorgesetzte und Recruiter*innen darüber abstimmen, wie das ideale Profil der*des zukünftigen Mitarbeitenden aussehen soll. Legen Sie nicht nur die Kriterien fest, sondern auch, wie stark diese gewichtet sein sollen. So schaffen Sie eine solide Basis für einen strukturierten und transparenten Auswahlprozess. Abhängig von den definierten Anforderungen können Sie dann die passenden Methoden auswählen, um die Eignung der Bewerbenden gezielt zu bewerten.
Methoden der Personalauswahl
Bei der Personalauswahl stehen Ihnen eine Vielzahl von Methoden und Instrumenten zur Verfügung. Wichtig ist, dass jede Methode bestimmte Gütekriterien erfüllt: Sie sollte immer die gleichen Ergebnisse liefern, unabhängig von der ausführenden Person (Objektivität), verlässliche Ergebnisse liefern (Reliabilität) und tatsächlich das messen, was sie messen soll (Validität). Im Folgenden stellen wir Ihnen fünf bewährte Methoden vor.
- Interviews: Eine der klassischen Methoden, die in nahezu jedem Auswahlverfahren zum Einsatz kommt, ist das Interview. Dieses kann entweder strukturiert oder unstrukturiert geführt werden. Strukturierte Interviews, bei denen immer dieselben Fragen in derselben Reihenfolge gestellt werden, bieten gleich zwei wichtige Vorteile: Sie minimieren unbewusste Vorurteile und gewährleisten eine größtmögliche Vergleichbarkeit zwischen den Kandidat*innen.
- Testverfahren: Mit Tests und Fragebögen lassen sich spezifische Fähigkeiten und Eigenschaften der Bewerbenden ermitteln. Intelligenztests messen beispielsweise kognitive Fähigkeiten, während Persönlichkeitstests wie das NEO-Persönlichkeitsinventar (NEO-PI-R) nach Costa und McCrae die fünf zentralen Dimensionen der Persönlichkeit (Aufgeschlossenheit, Perfektionismus, Geselligkeit, Empathie, Verletzlichkeit) analysieren.
- Probearbeiten: Ein Probearbeiten bietet Arbeitgebern den Vorteil, Bewerbende in einer realen Arbeitssituation beobachten zu können. Zudem können Kandidat*innen mehr Teammitglieder kennenlernen, was für beide Seiten hilfreich ist: Bewerbende können die Arbeitsatmosphäre und Arbeitgeber den Unternehmens-Fit besser einschätzen.
- Assessment Center: Das Assessment Center kombiniert mehrere, in der Regel sehr praxisnahe Methoden wie z. B.: Gruppendiskussionen, in denen Kommunikations- und Teamfähigkeit beobachtet werden; Fallstudien, die das analytische Denken und die Problemlösungskompetenz abfragen; sowie Präsentationen, die Überzeugungskraft und Ausdrucksvermögen bewerten. Ein wesentlicher Vorteil des Assessment Centers ist die hohe Validität.
- Nutzwertanalyse: Die Nutzwertanalyse, auch bekannt als Scoring-Modell, eignet sich besonders, um schwer quantifizierbare Kriterien erfassbar und vergleichbar zu machen. Dazu werden diese Kriterien – beispielsweise Soft Skills, Erfahrung, Potenzial oder kulturelle Passung – in eine messbare Punktzahl (Score) umgewandelt. Diese Methode eignet sich hervorragend, um komplexe Entscheidungen zu treffen und transparent zu machen.
Jede Methode hat ihre eigenen Vor- und Nachteile. Interviews und Probearbeiten bieten tiefe Einblicke in die Persönlichkeit und die Arbeitsweise der Kandidat*innen, erfordern jedoch Zeit und einigen organisatorischen Aufwand. Tests und Fragebögen sind effizient und objektiv, liefern jedoch keine Eindrücke aus der Praxis. Assessment Center punkten mit einer hohen Validität, die sich daraus ergibt, dass die Kandidat*innen in realistischen Situationen und über einen längeren Zeitraum hinweg bewertet werden. Der Nachteil dieser Methode ist der erhebliche organisatorische und finanzielle Aufwand, der mit der Planung und Durchführung eines Assessment Centers verbunden ist.
Die Wahl der richtigen Methodenkombination hängt von den spezifischen Anforderungen der Stelle und den Gegebenheiten im Unternehmen ab. Worauf Sie außerdem achten sollten, um bei der Personalauswahl bessere Entscheidungen zu treffen, erfahren Sie im folgenden Abschnitt.
Sie möchten bei der Personalauswahl alles richtig machen? Wir haben eine Checkliste für Sie zusammengestellt, mit der Sie prüfen können, ob Sie an alle wichtigen Aspekte gedacht haben.
Schritt-für-Schritt-Beispiel eines Personalauswahlprozesses mit Automatisierung und KI-Unterstützung
1. Recruitment Briefing
Zusammen mit der Fachabteilung erstellt der*die Recruiter*in ein detailliertes Anforderungsprofil, das alle notwendigen fachlichen und persönlichen Qualifikationen sowie Soft Skills abdeckt.
2. Erstellen und Veröffentlichen der Stellenanzeige
Bereits an dieser Stelle können Sie mit Bewerbermanagement-Tools viel Zeit sparen. Zum einen können Sie die Stellenanzeige KI-gestützt erstellen, was meist deutlich schneller geht. Zum anderen erlauben Ihnen diese Systeme sogenanntes Multiposting, also das gleichzeitige Veröffentlichen der Stellenanzeige auf einer Vielzahl von Plattformen – mit minimalem Aufwand.
3. Sichten der Bewerbungsunterlagen
Sobald die ersten Bewerbungen eingehen, können Sie mit der Vorauswahl beginnen. Bewerbungsmanagementsysteme helfen hier, den Überblick zu behalten. Recruitee bietet Knock-out-Fragen an, um ungeeignete Bewerbungen frühzeitig auszusortieren. Außerdem können Sie persönliche Angaben von einer KI ausblenden lassen und somit Bewerbungen einfach anonymisieren. Um so objektiv wie möglich zu sein, sollten Sie die Unterlagen der Bewerbenden mit offenem, aber kritischen Blick durchgehen.
4. Vorauswahl durch Telefoninterviews
In einem kurzen Telefoninterview können grundlegende Fragen zur Qualifikation, Motivation und Erwartungen der Bewerbenden geklärt werden. Dadurch kann die Auswahl weiter eingegrenzt und ggf. das gesuchte Profil weiter geschärft werden. Dank der automatisierten Aktionen in Recruitee können Sie alle Kandidat*innen zeitnah über den Stand ihrer Bewerbung informieren.
5. Interview
Das Interview ist meist der entscheidende Schritt in der Personalauswahl. In der Regel nehmen daran der*die Recruiter*in, ein*e Vertreter*in der Fachabteilung sowie ein weiteres Teammitglied teil. Gerade im persönlichen Gespräch ist es wichtig, dass alle Beteiligten so objektiv wie möglich bewerten und sich nicht von Vorurteilen oder flüchtigen Eindrücken leiten lassen. Mit Recruitee können Sie Bewertungsformulare erstellen, die sowohl als Leitfaden für strukturierte Interviews als auch für die standardisierte Bewertung der Kandidat*innen verwendet werden können.
6. Finale Entscheidung
Bei der finalen Entscheidung kommt es darauf an, möglichst objektiv zu bewerten und schnell zu handeln – denn gute Talente sind meist nicht lang auf dem Markt. Recruitee unterstützt Sie hier auf zweifache Weise: Zum einen können Bewertungen von Teammitgliedern automatisch angefragt werden und Sie können jederzeit einsehen, wo es gerade hakt. Zum anderen sorgt die Funktion Faire Bewertung dafür, dass die Teammitglieder die Einschätzungen der anderen erst dann einsehen können, wenn sie selbst eine Bewertung abgegeben haben. Auf diese Weise kann jede*r seine*ihre Meinung unvoreingenommen abgeben.
So hilfreich KI-gestützte Tools auch sein mögen – die endgültige Entscheidung über die Besetzung einer Stelle sollte immer von Menschen getroffen werden. Dennoch bieten Bewerbermanagementsysteme zahlreiche Vorteile: Sie automatisieren zeitraubende Aufgaben, machen den Auswahlprozess effizienter und sorgen für mehr Transparenz für alle Beteiligten. Sie schaffen damit die Grundlage für fundierte Entscheidungen und eine positive Candidate Experience.
Fazit
Die Personalauswahl ist ein zentraler Bestandteil des Recruiting-Prozesses und entscheidet maßgeblich über den langfristigen Erfolg eines Unternehmens. Eine gute Personalauswahl bringt zahlreiche Vorteile mit sich: Sie steigert die Motivation, die Produktivität und das Unternehmenspotenzial. Eine mangelhafte Personalauswahl dagegen kann einem Unternehmen teuer zu stehen kommen, sei es durch Fehlbesetzungen oder längere Vakanzzeiten, die die Teamdynamik und Produktivität negativ beeinflussen.
Auch wenn die finale Entscheidung immer von Menschen getroffen werden sollte, stellen KI-gestützte Bewerbermanagementsysteme eine wertvolle Unterstützung im Personalauswahlprozess dar. Dank cleverer Automatisierungsfunktionen können Recruiter*innen zeitraubende Aufgaben an das System auslagern und haben wieder mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben: den direkten Kontakt zu den Kandidat*innen und die optimale Vorbereitung des Recruiting- und Entscheidungsprozesses.
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