Leitfaden für ein effektives Recruitment Briefing

Eine professionelle Kommunikation zwischen Ihren Recruiter*innen und dem*der Personalverantwortlichen ist entscheidend für den Erfolg des Einstellungsprozesses. Sorgen Sie daher dafür, dass beide Parteien sich so früh wie möglich miteinander abstimmen und klären, was im Einstellungsprozess beachtet werden sollte. 

In diesem Artikel stellen wir Ihnen einen Leitfaden für ein Recruitment Briefing zur Verfügung, der Sie dabei unterstützt, ein Kick-off-Meeting für den Einstellungsprozess vorzubereiten. Wir geben Ihnen außerdem einen Fragenkatalog an die Hand, an dem Sie sich orientieren können und gehen abschließend darauf ein, welche Schritte nach dem Briefing sinnvoll sind.

Was versteht man unter einem Recruitment Briefing?

Ein Recruitment Briefing ist im Wesentlichen ein Kick-off-Meeting zwischen dem*der Personalverantwortlichen und den Recruiter*innen und findet idealerweise zu Beginn des Einstellungsprozesses statt. Folgende Punkte sollten dabei geklärt werden:

• Festlegung der Ziele des Rekrutierungsprozesses
• Verständigung über das ideale Kandidat*innenprofil
• Erörterung der Stellenanforderungen
• Entscheidung über die Stellenbezeichnung und die Gehaltsspanne
• Einigung auf Einstellungsphasen und Kontaktpunkte bzw. -personen
• Besprechung von Recruiting-Strategien

Diese Liste ist nicht vollständig und kann sich je nach den spezifischen Anforderungen und der Komplexität der zu besetzenden Stelle ändern.

Ein Recruitment Briefing zielt vor allem darauf ab sicherzustellen, dass beide Parteien im Hinblick auf die wichtigsten Elemente des Einstellungsprozesses weitgehend an einem Strang ziehen:

• Ideale Time-to-Hire
• Gehaltsbudget
• Ablauf des Vorstellungsgesprächs
• Eingesetzte Tests und Assessments
• Mindestanforderungen

Auf diese Weise können die Recruiter*innen sofort loslegen, ohne dass sie im späteren Verlauf des Einstellungsprozesses ihre Strategie ändern müssen.

Recruitment Briefings haben sich grundsätzlich bei der Besetzung jeder offenen Stelle bewährt. Besonders hilfreich sind sie darüber hinaus in folgenden Fällen:

• Die zu besetzende Stelle wurde neu geschaffen, ist einzigartig oder stellt andere Anforderungen als eine typische Stelle in Ihrem Unternehmen.
• Der*die Personalverantwortliche oder der*die Recruiter*in ist neu im Unternehmen.

Betrachten Sie das Recruitment Briefing als eine Art Projektstart für Ihren Einstellungsprozess. Sie können damit sicherstellen, dass alle Beteiligten am selben Strang ziehen, und dass alle Anforderungen und Ziele von Anfang an klar kommuniziert werden.

Die Vorteile eines Recruitment Briefings

Den Einstellungsprozess mit einem Recruitment Briefing zu beginnen, bringt zahlreiche Vorteile mit sich.

Die wichtigsten Vorteile für Recruiter*innen:

• Frühzeitige Abstimmung und insgesamt reibungslosere Einstellungsprozesse
• Klare Kommunikation zwischen Personalverantwortlichen, dem oder der Fachvorgesetzten und dem Recruiting-Team
• Stabile und vertrauensvolle Arbeitsbeziehung zwischen dem Recruiting-Team und den Personalverantwortlichen
• Vermeiden von Überraschungen im Einstellungsprozes
• Frühzeitige Identifikation möglicher Hürden, um die Time-to-Hire möglichst kurz zu halten
• Eine bessere Candidate Experience für die Bewerber*innen

Ein Recruitment Briefing ermöglicht also in erster Linie eine engere und transparentere Arbeitsbeziehung zwischen dem Recruiting-Team und den Personalverantwortlichen.

Die Recruiter*innen können sich mit den Personalverantwortlichen auf Augenhöhe verständigen und ihre Erwartungen klar formulieren. Das macht sich bezahlt, denn ein reibungsloser Prozess führt in der Regel dazu, ein gewünschtes Ergebnis zeitnah zu erreichen.

Personalverantwortliche haben ihrerseits die Möglichkeit, in diesem Meeting dem Recruiting-Team die eigenen Anforderungen und Wünsche zu kommunizieren. Darüber hinaus unterstützt das Recruitment Briefing sie dabei, den gesamten Einstellungsprozess mit seinen Einschränkungen und Möglichkeiten zu verstehen, auch im Hinblick auf die mögliche Gehaltsspanne und das Stellenprofil.

So bereiten Sie sich am besten auf ein Recruitment Briefing vor

Wie bei jedem Kick-off-Meeting gilt: Je besser Sie als Recruiter*in auf das Recruitment Briefing vorbereitet sind, desto weniger Zeit verlieren Sie durch das Teilen von Informationen, die bereits vor dem Meeting per E-Mail hätten ausgetauscht werden können. Stattdessen können Sie sich im Recruitment Briefing auf taktische Überlegungen und die Entwicklung einer durchdachten Vorgehensweise konzentrieren.

Folgende Schritte können Sie bei der Vorbereitung auf ein Recruitment Briefing unterstützen:

1. Bitten Sie den*die Personalverantwortliche*n im Voraus um die Stellenbeschreibung

Zunächst benötigen Sie die Stellenbezeichnung und eine Stellenbeschreibung von dem*der Personalverantwortlichen.

Beschäftigen Sie sich mit den Stellenanforderungen und finden Sie heraus, was einen idealen Kandidaten bzw. eine ideale Kandidatin ausmachen würde. Notieren Sie, welche Anforderungen realistisch sind und wo im Hinblick auf die Arbeitsmarktsituation, die geforderte Berufserfahrung und das vorhandene Gehaltsbudget Herausforderungen lauern könnten. 

Halten Sie alle Ergebnisse der Vorüberlegungen fest, die Ihnen zur jeweiligen Stellenbeschreibung einfallen, und bringen Sie diese zum Recruitment Briefing mit.

2. Prüfen Sie Beispiele für frühere Einstellungen und attraktive Bewerbungen

Bitten Sie den*die Personalverantwortliche*n um Unterlagen von früheren Bewerbungen bzw. bereits eingestellten Kandidat*innen. So gewinnen Sie ein klareres Bild davon, welche Art von Kandidat*in gewünscht ist, und Sie können Ihr Kandidat*innenprofil weiter vervollständigen.

Auch hier sollten Sie sich alles notieren, was Ihnen zu diesen Beispielen einfällt und Ihre Notizen ebenfalls zum Recruitment Briefing mitbringen.

3. Entwickeln Sie Vorschläge für das weitere Vorgehen

Wahrscheinlich haben Sie bereits nach diesen ersten Schritten einige Empfehlungen im Kopf, wie die Stellenbeschreibung sich optimieren ließe. Sie können zum Beispiel auf eher unrealistische Anforderungen hinweisen und Vorschläge machen, wie Alternativen in der Stellenanzeige platziert werden könnten.

Zudem können Sie Ihre Ideen vorstellen, wie sich die Stellenanforderungen mit dem idealen Kandidat*innenprofil in Einklang bringen ließen. Im Recruitment Briefing können Ihre Vorschläge dann detaillierter ausgearbeitet werden.

4. Recherchieren Sie Markt- und Gehaltsdaten

Konkrete Zahlen und Fakten über den aktuellen Arbeitsmarkt können ebenfalls hilfreich sein, um einen effizienten Recruitingprozess zu gestalten. Insbesondere sind folgende Daten im Zusammenhang mit den Stellenanforderungen und dem Kandidat*innenprofil wichtig:

• Angebot und Nachfrage in der jeweiligen Branche
• wahrscheinliche Gehaltsforderungen
• typische Kompetenzen und Qualifikationen für diese Position

Auf dieser Grundlage können Sie objektiv darüber diskutieren, welcher Recruiting-Strategie Sie folgen wollen, ob die Stellenanforderungen angepasst werden müssen und welches Budget für das Gehalt eingeplant werden sollte.

5. Entwickeln Sie ein Framework für das Recruiting

Grundsätzlich ist es empfehlenswert, ein strukturiertes Framework für den Einstellungsprozess vorzubereiten, den Sie dem*der Personalverantwortlichen vorlegen können. Auch ein individuelles Framework, das speziell auf die jeweilige Stellenausschreibung zugeschnitten ist, kann sinnvoll sein. Inhaltlich sollte das Framework idealerweise Sourcing-Strategien enthalten sowie auf mögliche Touchpoints und die Auswahl der Maßnahmen eingehen. 

In dieses Framework können Sie dann das Feedback des*der Personalverantwortlichen im Hinblick auf das Anforderungsprofil einarbeiten.

6. Schätzen Sie die Time-to-Hire realistisch ein

Auf der Grundlage des oben genannten Frameworks können Sie grob abschätzen, mit welcher Time-to-Hire Sie ungefähr rechnen. Auf diese Weise sorgen Sie dafür, die Erwartungen zu klären, und gleichzeitig kommunizieren Sie, wer im HR-Team wann welche Aufgaben zu erledigen hat.

Wenn Sie diese sechs Schritte nutzen, um ein Recruitment Briefing vorzubereiten, profitieren alle Beteiligten von einem fruchtbaren und zukunftsorientierten Gespräch. Zwar müssen Sie Ihr vorbereitetes Framework wahrscheinlich noch einmal modifizieren. Aber mit den Vorgaben, die Sie bereits mitbringen, sind Sie nicht gezwungen, sich erst während des Meetings mit den Anforderungen vertraut zu machen. Sie geben die Richtung bereits vor und werden in der Regel die Änderungen schnell einarbeiten können.

Fragen an den*die Personalverantwortliche*n im Recruitment Briefing

Sie wollen im Recruitment Briefing vor allem mehr über die Anforderungen, Ziele und Erwartungen des*der Personalverantwortlichen erfahren. Die besten Ergebnisse erhalten Sie, wenn Sie strukturiert vorgehen und folgende Themenbereiche intensiv abfragen:

• Einleitende Fragen
• Fragen zur Verantwortung und zum gewünschten Mehrwert für das Unternehmen
• Fragen zu Qualifikationen und Kompetenzen
• Fragen zum Budget
• Fragen zur Time-to-Hire und zum Verfahren

Einige Beispiele für jeden Bereich:

Einleitende Fragen

Diese Fragen stellen Sie am besten gleich zu Beginn des Gesprächs, weil sie Ihnen helfen, grundlegende Informationen über die gewünschten Kandidat*innen und die Beweggründe für die Einstellung zu erfahren, zum Beispiel:

• Warum müssen Sie die Stelle besetzen?
• An wen wird der*die neue Mitarbeiter*in berichten?
• Welche Rolle spielt Ihre Abteilung innerhalb des Unternehmens?
• Wird der*die neue Mitarbeiter*in ein Team leiten?
• Wie würden Sie Ihren idealen Kandidaten bzw. Ihre ideale Kandidatin beschreiben?
• Welche Eigenschaften haben Ihre besten Mitarbeiter*innen?

Fragen zur Verantwortung und zum gewünschten Mehrwert für das Unternehmen

Mit diesen Fragen klären Sie, wie die Kandidat*innen kurz- und langfristig zum Erfolg des Unternehmens beitragen sollen.

Beispiele hierfür sind:

• Was sind die fünf wichtigsten Aufgaben, die der*die neue Mitarbeiter*in haben wird?
• Was erwarten Sie von ihm*ihr in den ersten 30, 60, 90 Tagen?
• Wer sind die wichtigsten Stakeholder im Unternehmen, die mit dieser Person zusammenarbeiten werden?
• Für welche Geschäftsergebnisse wird der *die neue Mitarbeiter*in verantwortlich sein?

Fragen zu Qualifikationen und Kompetenzen

Bei diesen Fragen geht es darum, welche Qualifikationen und Kompetenzen Bewerber*innen aufweisen müssen, um in der neuen Position erfolgreich zu sein. So können Sie herausarbeiten, welche Fähigkeiten unbedingt nötig und welche lediglich nice-to-have sind.

Folgende Fragen können Sie dabei unterstützen:

• Welche Qualifikationen müssen die Bewerber*innen haben, und warum?
• Über welche Fähigkeiten müssen sie verfügen, und warum?
• Welche zusätzlichen Kompetenzen wären interessante Add-ons, und warum?
• Welche Kompetenzen sind unverzichtbar, und warum?

Fragen zum Budget

Diese Fragen zielen darauf ab, eine klare Vorstellung vom angestrebten und maximal möglichen Gehalt zu erhalten. Je nach Position sollten Sie auch in Erfahrung bringen, welche Boni, Provisionen usw. möglich wären und zum Gesamtvergütungspaket beitragen könnten.

Mit den folgenden Fragen erhalten Sie entsprechende Informationen:

• Wie hoch ist die Gehaltsspanne für diese Stelle?
• Besteht die Möglichkeit, die Gehaltsspanne zu erweitern, falls erforderlich?
• Gibt es eine zusätzliche Vergütung, die zum Gehalt hinzukommt (z. B. Provisionen)?

Fragen zur Time-to-Hire und zum Verfahren

Diese Fragen zielen darauf ab, einen Eindruck davon zu bekommen, welche Time-to-hire der*die Personalverantwortliche für die Einstellung anstrebt und inwieweit er bzw. sie für die Prüfung und Auswahl der Bewerber*innen zur Verfügung steht.

Beispiele für diese Fragen sind:

• Wann sollte der*die neue Mitarbeiter*in im Idealfall anfangen?
• Wann können Sie und Ihr Team mit der Auswahl der Bewerber*innen starten?
• Nach welchen Kriterien werden die Bewerber*innen hinsichtlich der erforderlichen Fähigkeiten und Kompetenzen bewertet?
• Wer wird an den Vorstellungsgesprächen und der Bewertung beteiligt sein?

Jede der genannten Fragen hat das Potenzial, tiefer in den jeweiligen Bereich des Einstellungsprozesses einzutauchen, so dass Sie im Gespräch die Materie bis ins Detail erfassen und verstehen können. So stellen Sie sicher, dass beide Parteien den Einstellungsprozess aus verschiedenen Perspektiven betrachten und alle wichtigen Aspekte abgedeckt werden.

Nach Abschluss des Recruitment Briefings sind Personalverantwortliche und Recruiter*innen sich idealerweise einig über ihre Erwartungen und die bestehenden Möglichkeiten.

So geht es nach dem Recruitment Briefing weiter

Als nächstes steht die praktische Umsetzung Ihrer Einstellungsstrategie an. Zum einen wollen Sie in diesem Prozess die Kommunikation mit dem*der Personalverantwortlichen aufrechterhalten und zum anderen die gemeinsam vereinbarten Schritte umsetzen.

Üblicherweise gehen Sie dabei wie folgt vor:

• Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse aus dem Meeting. Stellen Sie die zentralen Punkte aus dem Recruitment Briefing zusammen und erläutern Sie die nächsten Schritte.
• Ausarbeitung Ihrer Sourcing-Strategie. Sie bereiten Stellenanzeigen vor, treffen eine Auswahl von Sourcing-Kanälen, identifizieren qualifizierte Kandidat*innen in Ihrer Talent-Pipeline und setzen sich aktiv mit Ihren Kontakten in Verbindung.
• Vorbereitung Ihrer Interview-Strategie. Legen Sie die Phasen des Interviewprozesses fest und bestimmen Sie, wer daran teilnehmen soll. Bereiten Sie kompetenzbasierte und verhaltensorientierte Fragen sowie einen Leitfaden für strukturierte Interviews zur Bewertung der Kandidat*innen vor.
• Zugriff des*der Personalverantwortliche*n auf Ihre Bewerbermanagement-Software. Stellen Sie sicher, dass alle am Einstellungsprozess Beteiligten Zugang zu den erforderlichen Tools und Plattformen haben.
• Enger Kontakt mit dem*der Personalverantwortlichen. Halten Sie in jeder wichtigen Phase des Prozesses Rücksprache: beim Eingang qualifizierter Bewerbungen, bei der Prüfung von Bewerber*innen und der Planung von Vorstellungsgesprächen. Informieren Sie Ihre Ansprechpartner*innen immer zügig über neue Entwicklungen im Einstellungsprozess.
• Unterstützung bei Vorstellungsgesprächen. Bei Bedarf bieten Sie dem*der Personalverantwortlichen und anderen Teammitgliedern an, sie in bewährten Verfahren für Vorstellungsgespräche zu schulen. Vermitteln Sie Ihnen, welche Informationen Bewerber*innen erhalten sollten und welche sie darüber hinaus erwähnen können.
• Nachbesprechungnach jedem wichtigen Vorstellungsgespräch. Klären Sie, ob die befragten Kandidat*innen ausreichend qualifiziert sind und dem besprochenen Bewerber*innenprofil entsprechen. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie möglicherweise Änderungen an der Sourcing-Strategie bereden.
• Check des Zeitrahmens. Behalten Sie immer die angestrebte Time-to-Hire im Hinterkopf. Prozesse, die sich zu lange hinziehen, können ein Hinweis darauf sein, dass etwas mit Ihrer Strategie, Ihren Erwartungen oder Ihrer ursprünglichen Prognose nicht stimmt.

Für den Erfolg des Recruitingprozesses ist es von entscheidender Bedeutung, dass das Recruiting-Team und der*die Personalverantwortliche auch nach dem Recruitment Briefing in engem Kontakt bleiben. Denn diese Partnerschaft setzt die aktive Beteiligung beider Parteien voraus, damit sie nachhaltig funktioniert. 

Wird das Recruitment Briefing nach diesem Muster durchgeführt, kann sich das sehr positiv auf die Qualität der von Ihnen ausgewählten Bewerber*innen, deren Eignung für das Unternehmen und auf die Effizienz Ihres gesamten Einstellungsprozesses auswirken.