Durch Automatisierungen den Recruiting-Prozess optimieren

Traditionell wird in zahlreichen kleinen und mittleren Betrieben im Rekrutierungsprozess noch viel „von Hand“ erledigt. Das ist nicht nur zeitaufwändig und auf lange Sicht ineffizient, sondern es führt sowohl auf der Seite der Recruiter*innen als auch bei Kandidat*innen häufig zu Verwirrung, Frust und Unzufriedenheit.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen eine Reihe von hilfreichen Funktionen vor, durch die Recruitee Sie dabei unterstützt, Ihren Personalbeschaffungsprozess zu automatisieren und effizienter zu machen. Finden Sie heraus, wo Sie ansetzen können, um in Zukunft viele unnötige manuelle Schritte überflüssig zu machen und damit den Verwaltungsaufwand deutlich zu reduzieren. Denn Recruitee erlaubt Ihnen durch seine durchdachten und intuitiv zu bedienenden Funktionen, den gesamten Recruitingprozess zu verschlanken und schneller zu machen. Davon profitiert sowohl Ihr Recruiting-Team als auch die Bewerber*innen, die eine wesentlich positivere Candidate Journey durchlaufen.

Unnötiger manueller Aufwand im Recruiting-Prozess

Wer schon länger im Bereich Personalbeschaffung unterwegs ist, weiß wahrscheinlich, wie viele einzelne Schritte notwendig sind, bis ein Einstellungsprozess erfolgreich abgeschlossen ist. Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen mangelt es jedoch auch heute noch an Automatisierungsmöglichkeiten und fehlenden Integrationen. Das hat zur Folge, dass viel Zeit in Prozesse gesteckt wird, die sich mit überschaubarem Aufwand digitalisieren lassen könnten. 

Checkliste: Werden die folgenden Schritte auch bei Ihnen noch manuell erledigt?

• Sie bestätigen den Eingang von Bewerbungsunterlagen per Mail.
• Sie sichten alle Bewerbungen einzeln und formulieren Absagen individuell.
• Sie stimmen Termine für Jobinterviews per Mail mit Bewerber*innen ab.
• Sie halten Ihr Team und andere am Bewerbungsprozess beteiligte Personen per Mail auf dem Laufenden.
• Sie setzen Ihre Stellenausschreibungen von Hand in die relevanten Jobbörsen.
• Sie formulieren jede Stellenausschreibung neu oder nutzen Vorlagen, die jedoch nicht individualisiert werden.
• Sie führen verschiedene Kalender, die nicht miteinander synchronisiert werden.
• Sie können Ihren Talent Pool nicht gezielt durchsuchen.
• …

Wie wäre es, wenn Sie alle genannten Punkte automatisieren und die Bewerberauswahl damit wesentlich effizienter gestalten könnten? Recruitee hat Lösungen zu bieten, die für Ihren Personalbeschaffungsprozess einen Quantensprung bedeuten können.

Überzeugen Sie sich selbst und buchen Sie am besten gleich Ihren persönlichen Demo-Termin. 

Mehr Gestaltungsspielraum mit Recruitee

Wenn viele Prozesse im Recruiting manuell bearbeitet werden, passieren häufiger Fehler:

• Informationen gehen verloren und müssen mühsam gesucht oder sogar wieder beschafft werden.
• Vielversprechende Kandidat*innen werden zu spät benachrichtigt und haben sich dann möglicherweise bereits für den Wettbewerb entschieden.

Umgekehrt bringt die Automatisierung des Recruiting-Prozesses zahlreiche Vorteile mit sich, wie beispielsweise:

• Alle Informationen zu Kandidat*innen werden an einer zentralen Stelle abgelegt und können jederzeit eingesehen werden.
• Das Recruiting-Team hat eine höhere Motivation, weil die Ergebnisse der Arbeit schneller zu sehen sind und Bewertungen den Erfolg sichtbar machen.
• Die Candidate Journey profitiert erheblich von den effizienteren Prozessen, was sich in der Qualität der eingehenden Bewerbungen niederschlagen kann. 

Lernen Sie die folgenden Funktionen nun etwas genauer kennen, um herauszufinden, wo Recruitee Sie unterstützen kann. 

Sparen Sie viel Zeit durch automatisierte Aktionen

Recruitee erlaubt es, verschiedene Funktionen zu automatisieren, wie zum Beispiel: 

1. Für die Pipeline

Diese Funktion erlaubt es Ihnen, den Bearbeitungsstatus von Kandidat*innen durch einfaches Verschieben zu verändern und damit automatisierte Aktionen auszulösen. So werden einerseits alle am Einstellungsprozess Beteiligten darüber verständigt sowie ggf. Aufgaben automatisiert erstellt, die mit der Veränderung des Status verknüpft sind. Sie können Teammitglieder zudem um eine Bewertung für Kandidat*innen bitten.

Andererseits wird auch an die Kandidat*innen automatisch eine Mail verschickt, um sie über den Fortschritt ihrer Bewerbung zu informieren. Außerdem können sie mit einer voreingestellten E-Mail nun aufgefordert werden, sich direkt einen Termin für ein Vorstellungsgespräch zu buchen. Alle Mails können auch zeitversetzt gesendet werden.

Die automatisierten Aktionen können darüber hinaus für jeden Job neu definiert werden. 

2. Für Absagegründe

Wenn Sie während des Rekrutierungsprozesses Kandidat*innen disqualifizieren, können Sie Auslöser für Absagegründe definieren.

In diesem Fall werden automatisiert verschiedene Aktionen initiiert:

• Zu einem von Ihnen gewählten Zeitpunkt wird eine E-Mail versendet. Sie legen zuvor fest, von welchem Account diese versendet wird.
• Für andere Teammitglieder kann eine Notiz hinzugefügt werden.
• Auch Aufgaben können automatisiert erstellt werden, ebenso wie Tags für Kandidat*innen
• Ebenfalls möglich sind Evaluationsanfragen, damit ein Teammitglied Kandidat*innen evaluiert.
• Sie können entsprechende Kandidat*innen auch automatisiert Ihren Talent Pools hinzufügen.

Automatisierte Aktionen für Absagegründe funktionieren unternehmensweit und können nicht unterschiedlich für jeden Job oder jede Phase eingestellt werden.

Sie wollen mehr darüber wissen? Buchen Sie gerne Ihren persönlichen Demo-Termin. 

Führen Sie ein automatisiertes Screening durch K.O.-Fragen durch

Mit Hilfe vordefinierter K.O.-Fragen können Sie Bewerber*innen bereits früh im Bewerbungsprozess aussortieren. Bei der Einrichtung ist es wichtig, die konkreten Bedingungen genau zu eruieren und die entsprechenden Fragen einzurichten. Brauchen Bewerber*innen beispielsweise eine Arbeitserlaubnis für die EU, können sie bei Nichtvorlage automatisch vom weiteren Prozess ausgeschlossen werden. 

In der Regel empfiehlt es sich, die automatisierte Absage zu einem späteren Zeitpunkt zu versenden, damit Bewerber*innen nicht davon erfahren, dass sie gleich zu Beginn als ungeeignet für die Position betrachtet wurden.

Nun erstellen Sie nur noch die E-Mail, die zum festgelegten Zeitpunkt automatisch an die abgelehnten Kandidat*innen versendet wird.

Planen Sie ganz einfach Vorstellungsgespräche durch verknüpfte Kalender

Mit dem Eventplaner profitiert Ihr Recruiting-Team davon, dass die Kandidat*innen nach der automatisierten Einladung zum Jobinterview selbst einen Termin wählen können, und zwar auf der Basis der verknüpften Kalender des Teams. Das lässt sich ebenfalls leicht einrichten. Sie können auch bestimmen, wer aus dem Team für das Interview unbedingt verfügbar sein muss. Entsprechende Termine stehen dann zur Auswahl.

Der Link zum Eventplaner dann automatisch mit der Einladungsmail versendet. Sie können für alle Kandidat*innen einen Datumsbereich für die Terminvereinbarung festlegen und angeben, nach wie vielen Tagen dieser Link abläuft. Damit entfallen zahlreiche Schritte, die bei der klassischen manuellen Steuerung noch notwendig waren. 

Gerne stellen wir Ihnen auch diese Funktion genauer vor. Buchen Sie ganz einfach Ihren Demo-Termin. 

Nutzen Sie die KI-gestützte Erstellung von Stellenbeschreibungen

Stellenbeschreibungen lassen sich mit Hilfe der in Recruitee integrierten KI mit geringem Aufwand neu erstellen und besonders individuell formulieren. Sowohl die Jobbeschreibung als auch die Anforderungen lassen sich im Menü auswählen.

Sie geben dann im Prompt alles ein, was für die entsprechende Position wichtig ist. Die KI erstellt dann einen entsprechenden Text, den Sie dann noch einmal editieren können. Natürlich können Sie auch bereits bestehende Stellenbeschreibungen nutzen und der KI zur Verfügung stellen. 

Veröffentlichen Sie alle Stellenausschreibungen auf ausgewählten Jobbörsen

Nachdem Sie Ihre Stellenausschreibung erstellt haben, können Sie diese mit nur wenigen Klicks in zahlreichen kostenlosen Jobbörsen veröffentlichen. Sie können andere Jobbörsen manuell hinzufügen. Standardmäßig sendet Recruitee zudem alle Jobs mit dem Status Veröffentlicht automatisch an Indeed. Zudem werden Ihrer Karriereseite strukturierte Daten hinzugefügt, damit Google sie indizieren kann und Ihre Stellenangebote auf Google for Jobs angezeigt werden. 

Sandra Hahn, Expert Talent Acquisition bei Intersnack, erzählt in dieser Erfolgsgeschichte von ihren positiven Erfahrungen:

„Der größte Vorteil im Employer Branding durch Recruitee liegt darin, dass wir unsere Stellenanzeigen direkt aus dem System heraus auf der Karriereseite platzieren können und von dort aus auch direkt auf anderen Stellenportalen.“ 

Erstellen Sie Kampagnen zur Bewerbung von Jobs

Mit Recruitee können Sie ganze Kampagnen planen und erstellen, um Ihre Stellenausschreibungen zu promoten. Dafür wählen Sie einfach aus der umfangreichen Datenbank diejenigen Kanäle aus, die besonders geeignet sind, um passende Kandidat*innen zu erreichen. Sie können über 2.900 Premium- und Nischenkanäle zur Bewerbung von Jobs vergleichen und anhand der Kanalbeschreibungen, der Preise und der Dauer eine Auswahl treffen. Dann wählen Sie nur noch die Zahlungsmethode, und nach der Prüfung durch das Partner*innen-Netzwerk geht Ihre Anzeige dann live. 

Wollen Sie mehr darüber wissen, wie Sie Ihre Akquise automatisieren können? Buchen Sie gerne Ihren Demo-Termin. 

Nah dran an Ihren Bedürfnissen

Recruitee legt großen Wert darauf, in der Zusammenarbeit mit seinen Kunden und Kundinnen, genau die Angebote zu machen, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen.  Lena Holters, Head of Recruiting bei Shopware, fasst ihre Erfahrungen mit Recruitee in dieser Erfolgsgeschichte zusammen: 

„Wir haben mit Recruitee den manuellen Aufwand wirklich auf ein Minimum beschränkt und können uns als Recruiter*innen auf die wesentlichen Aufgaben unserer Tätigkeit fokussieren. (…) Recruitee hat uns an ganz vielen Stellen geholfen, unseren Prozess zu verbessern. (…) Wir haben eine ganz klare Pipeline und damit auch einen transparenten Prozess und können kollaborativ zusammenarbeiten, und das nicht nur mit den Fachabteilungen, sondern auch als Recruiting-Team.“ 

Gerne stellen wir Ihnen weitere Best Practice-Beispiele vor. Buchen Sie jetzt Ihren persönlichen Demo-Termin.