Wie viel kostet Sie ein schlechter Rekrutierungsprozess?

Sicherlich kennen Sie die Sorgen um den steigenden Fachkräftemangel in Deutschland. Eine mögliche Lösung, um gegen dieses Problem vorzugehen, ist es, sich mit dem eigenen Rekrutierungsprozess auseinanderzusetzen. Schließlich sollten Ihre Stellen nicht Hauptsache überhaupt besetzt werden, sondern mit den dafür optimalen Kandidat*innen. Denn nicht nur Vakanzen kommen Unternehmen teuer zu stehen, sondern vor allem auch Fehlbesetzungen. 

Je früher das Arbeitsverhältnis nämlich abgebrochen wird, desto höher ist der daraus resultierende Verlust für Ihr Unternehmen. Neben den Budget-Belastungen steigt zudem der Arbeitsdruck im betroffenen Team, während die Arbeitsmoral sinkt. Beides kann dazu führen, dass Produktivität und Zufriedenheit in der Abteilung ebenfalls sinken. Das alles kann gravierende Folgen für Ihren Unternehmenserfolg haben. Laut einer Untersuchung von LinkedIn halten 76 Prozent der Personalverantwortlichen daher die Qualität von Neueinstellungen für eines der wichtigsten Themen in den kommenden fünf Jahren.

Im folgenden Beitrag haben wir daher für Sie zusammengefasst, welche Kosten im Recruiting entstehen, warum schlechte Prozesse und Fehlbesetzungen so teuer sind und welche Kennzahlen Sie sich anschauen sollten, um Ihre Rekrutierungsprozesse zu verbessern.

Die 4 großen Kostenstellen im Recruiting

Während häufig die Sprache davon ist, wie gutes Recruiting Kosten einsparen, wollen wir einmal die Perspektive drehen. Wie teuer kommt es Ihrem Unternehmen, wenn schlechte Rekrutierungsprozesse nicht das passende Personal beschaffen können? Hierbei gibt es neben den offensichtlichen Kosten wie beispielsweise Stellenausschreibungen bei bezahlten Jobportalen auch eine Reihe Opportunitätskosten und versteckter Kosten, die häufig übersehen werden.

1. Interne Kosten

Zum einen sind die monatlichen Gehälter der HR-Mitarbeitenden, die sich um die Besetzung einer neuen Stelle kümmern, eine wichtige Kostenstelle. Zum anderen schlägt die Arbeitszeit zu Buche, die diese Mitarbeitenden in Bewerbungsgesprächen verbringen. Bedenken Sie weiterhin die Zeit, die Ihre Kolleg*innen aus anderen Fachbereichen für die Bewerbungsprozesse aufwenden. Gegebenenfalls kommen noch die Boni dazu, die im Rahmen von Empfehlungsprogrammen ausbezahlt werden. Und auch die personalen Ressourcen für das Onboarding der neuen Mitarbeitenden bilden eine stolze Summe.

2. Externe Kosten

Wie viel bezahlen Sie für die Veröffentlichung und Bewerbung Ihrer Stellenausschreibungen? Wird Ihr gesamtes Recruiting intern erledigt oder verlagern Sie Teile davon als Outsourcing-Services an Agenturen oder Headhunter*innen? Außerdem sollten Sie auch sämtliche Software-Kosten einrechnen, die Sie in irgendeiner Form im Recruiting verwenden.

3. Opportunitätskosten

Das sind die Kosten, die in der Zeit anfallen, in der Ihr eine Rolle (noch) nicht besetzt habt. Stellen Sie sich Ihr Unternehmen als Segelschiff und jede*n Mitarbeiter*in als ein Segel. Sobald eines dieser Segel wegfällt, bewegt sich auch Ihr Unternehmen langsamer nach vorn. Wie wettbewerbsfähig seid Ihr auf diese Weise? Welche Projekte könnt Ihr nicht umsetzen, was sich direkt in Umsatzverlust äußert? Höchstwahrscheinlich segelt Ihnen die Konkurrenz leichter davon, solange Ihre Teams unterbesetzt sind.

4. Versteckte Kosten

Das sind die Kosten, die auf den ersten Blick nicht so leicht zu erkennen sind. Was kostet es Ihr Unternehmen zum Beispiel, wenn Recruiting eine offene Stelle mit der falschen Person besetzt? Wie stark beeinflusst das die Produktivität in Ihren Teams und wie wirkt sich eine falsche Besetzung auf das Befinden der Mitarbeitenden aus? Wie hoch sind die Kosten für Kandidat*innen, die mitten in ihrem Bewerbungsprozess für ein besseres Angebot abspringen?

Bei all diesen Posten kommt pro offener Stelle einiges zusammen. Je nach Position, Unternehmen und Branche können sich die Kosten unterscheiden. Einen Hinweis liefert hierzu eine Studie von Oxford Economics. Demnach können sich die Gesamtkosten beispielsweise auf dem mittleren Unternehmenslevel auf mehr als das dreifache des Jahresgehalts der Rolle summieren.

Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels und des Generationenwandels kann dies Ihr Unternehmen besonders hart treffen. Daher empfiehlt es sich, die wichtigsten Kennzahlen im eigenen Unternehmen regelmäßig zu messen, deren Entwicklung zu verfolgen und daraus folgend Ihre Recruiting-Strategie zu optimieren.

15 wichtige KPIs für Ihr Recruiting: Was sie bedeuten und wie Sie diese berechnen

Es gibt einige grundlegende Kennzahlen, die Ihnen helfen können, die Kosten und die Effizienz Ihrer Recruiting-Prozesse zu prüfen. Diese KPIs (Key Performance Indicators) zeigen Ihnen auf, an welchen Stellen Optimierungsbedarf bestehen könnte und wie sich verschiedene Maßnahmen positiv oder negativ auf Ihre Ergebnisse auswirken.

Im Folgenden finden Sie 15 der wichtigsten Recruiting-Kennzahlen, deren Definition sowie Berechnung:

Angaben über den benötigten Zeitraum

• Time-to-Interview: Zeit von der Ausschreibung bis zum ersten Vorstellungsgespräch
• Time-to-Hire: Zeit vom ersten Tag der Vakanz bis zum Vertragsabschluss
• Time-to-Fill: Zeit vom Start der Suche bis zum ersten Arbeitstag

Berechnung der Kosten

• Cost-per-Hire: Kosten pro Einstellung bzw. Stellenbesetzung
• Cost-of-Vacancy: Kosten einer unbesetzten Stelle
• Cost-per-Application: Durchschnittliche Kosten einer Bewerbung

Aussagekräftige Quoten

• Absagequote: Anteil der aktiven Absagen (vom Unternehmen erteilt) und/oder passiven Absagen (von Bewerbenden)
• Application-Completion-Rate: Prozentzahl der Kandidat*innen, die den Bewerbungsprozess abschließen
• Interviews-to-Hire-Ratio: Verhältnis der geführten Interviews zur Anzahl insgesamt besetzter offener Stellen
• Offer-Acceptance-Rate: Anteil der Kandidat*innen, die ein Jobangebot annehmen‍
• Fluktuationsquote: Anteil der Talente, die das Unternehmen früh (im ersten Jahr) wieder verlassen

Qualitative Kennzahlen

• Qualifizierte Kandidat*innen pro offener Stelle: Anzahl der Kandidat*innen, die es über die erste Hürde im Recruitingprozess schaffen
• Candidate-Satisfaction: Wie zufrieden die Kandidat*innen mit ihrer Candidate Experience sind
• Hiring-Manager-Satisfaction: Wie zufrieden die Führungskräfte in der Fachabteilung mit dem Recruitingprozess sind‍
• Quality-of-Hire: Passgenauigkeit der Besetzung (wie gut das Talent zur Stelle passt)

Wichtiger Hinweis: Die Definition von Kennzahlen ist nicht in Stein gemeißelt und kann sich unterscheiden, je nach Fokus im Unternehmen. Vor allem Kennzahlen wie Time-to-Hire, Time-to-Fill oder Vakanzzeiten überschneiden sich, was eine genaue Abgrenzung erschweren kann. Gehen Sie daher sicher, dass Sie alle Kennzahlen eindeutig definieren, um Ungenauigkeiten und Missverständnisse zu vermeiden.

Eine weitere wichtige Kennzahl im deutschsprachigen Markt ist die Vakanzzeit. Obwohl sie manche mit der Time-to-Hire oder der Time-to-Fill gleichsetzen, ist damit laut Bundesagentur für Arbeit eine andere Zeitspanne gemeint. Nämlich die Zeit vom gewünschten Besetzungstermin bis zur Abmeldung einer Arbeitsstelle beim Arbeitgeberservice. Im Februar 2024 lag die Vakanzzeit im Februar 2024 in Deutschland im Schnitt bei 170 Tagen.

Verfolgen Sie die oben genannten Zahlen im Rahmen Ihrer Recruiting-Analysen und nehmen Sie sich einen bestimmten Zeitraum, in dem Sie die Zahlen beobachten und entsprechend der Entwicklungen Ihre eigenen Benchmarks setzen. Prüfen Sie Ihre Recruiting-Prozesse kritisch, um sie bei Bedarf zu optimieren und die Effektivität von Verbesserungsmaßnahmen zu bewerten. Mit Lösungen wie Recruitee können Sie automatisch die für Sie spannendsten Kennzahlen über Reports und Dashboards tracken. 

Fazit

Mängel im Rekrutierungsprozess wirken sich direkt und indirekt auf Ihre Ressourcen und Unternehmenskosten aus. Machen Sie in Ihrem Team beziehungsweise Unternehmen deutlich, wie teuer es Ihnen kommt, wenn Ihre Recruiting-Prozesse nicht optimiert werden. Mithilfe von Analysen von wichtigen Recruiting-KPIs, können Sie bewerten, wie effektiv Ihr Recruiting ist und welche Kosten vermieden werden könnten. Beobachten Sie dabei nicht nur die direkten Kosten, sondern auch mögliche versteckte sowie Opportunitätskosten, die Ihrem Unternehmen potenziellen Umsatzverlust bringen und sich auf Produktivität Ihrer Mitarbeitenden ausschlagen. Es lohnt sich daher vielfach, Ressourcen in Ihre Rekrutierungsprozesse zu investieren und diese zu verbessern.