Arbeitszeiten erfassen nach den neuen rechtlichen Grundlagen

Als im Frühjahr 2019 der Europäische Gerichtshof entschied, dass Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter*innen erfassen müssen, war die Aufregung zunächst groß. Unternehmen sahen neue Kosten auf sich zukommen, die Politik war zunächst ratlos, wie das in Landesgesetze eingebunden werden soll. Dem Beschluss zufolge haben Arbeitnehmer*innen ein Recht auf festgelegte Arbeitszeiten und entsprechende Ruhezeit am Wochenende und den Nachweis, dass dies eingehalten wird. Die Erfassung soll also dazu dienen, die tatsächlichen Arbeitszeiten festzustellen. Damit sollen vor allem unbezahlten Überstunden und zu flexible Arbeitszeiten ohne wirkliche Stundenfestlegung vermieden werden.

Ganz neu ist die Arbeitszeiterfassung nicht, vielleicht kennen Sie noch die Stechuhr oder die modernen Versionen mit Fingerabdrucksensor. In Branchen, in denen die Mitarbeiter*innen nach Stunden bezahlt werden, sind solche Systeme schon lange im Arbeitsalltag implementiert. Allerdings sollen jetzt moderne Systeme eingesetzt werden, die auf Software und Apps beruhen und möglichst wenige Eingaben per Hand benötigen. Bislang war die Gesetzeslage zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland so, dass nur Arbeitszeit die über die normalen Stunden hinausgehen aufgezeichnet werden musste.

Vorteile für Beschäftigte und Unternehmen

Eine exakte Arbeitszeiterfassung ist für Beschäftigte und Unternehmen durchaus von Vorteil. Die Arbeitnehmer*innen können feststellen wie lange sie tatsächlich arbeiten und wie viele Überstunden gemacht werden. Die Angestellten sollen das Recht haben, die aufgezeichneten Daten auch einzusehen.

Für die Unternehmen ergeben sich aber ebenfalls Vorteile: Sie können auf diese Weise Daten erheben, wie viele Stunden im Betrieb tatsächlich gearbeitet werden, wie die Performance in bestimmten Abteilungen ist und natürlich, ob einzelne Mitarbeiter*innen auch wirklich die vereinbarten acht Stunden am Tag arbeiten. Denn es kann immer wieder vorkommen, dass Mitarbeiter*innen viel Zeit mit dem Surfen im Internet und chatten auf Facebook verbringen. Das kann rechtlich auch als Arbeitszeitbetrug gesehen werden.

Hinzu kommt, dass Sie als Arbeitgeber*in mit der Erfassung von Arbeitsstunden die Gesamtperformance analysieren können. Sie bekommen wertvolle Daten, wie effizient gearbeitet wird, gerade dann, wenn die Stunden bestimmten Projekten zugeordnet werden sollen. Im Recruiting kann zum Beispiel der Zeitaufwand für die Besetzung einer Stelle damit gemessen werden.

Arbeitszeiten erfassen – aber wie?

Das Gerichtsurteil des EuGHs ist noch nicht in deutsches Recht eingeflossen, aber es sieht derzeit so aus, dass es keine konkrete Vorschrift geben wird, wie die Zeiten erfasst werden sollen. Unternehmen werden lediglich verpflichtet, den Beginn, das Ende und die Dauer sowie Unterbrechungen am selben Tag aufzuzeichnen und zu speichern. Das schlägt zumindest der Rechtswissenschaftler Frank Bayreuther vor, der ein Gutachten zur Arbeitszeiterfassung für das Bundesarbeitsministerium geschrieben hat.

Die Arbeitszeiten systematisch erfassen

Damit die Erfassung auch wirklich den Anforderungen der Rechtsprechung genügt, muss sie für alle Beschäftigte gelten. Dabei stehen Sie natürlich vor der Herausforderung, dass nicht alle Beschäftigten die gleiche Tätigkeit ausüben.

Die einfachste Methode der Arbeitszeiterfassung läuft über eine Anwesenheitskontrolle, zum Beispiel über Einchecken mit einer Firmenkarte oder einem Fingerabdruck. Wer dann zum Mittagessen geht, muss sich auschecken. Damit kann man zwar alle Mitarbeiter*innen erfassen, die im Gebäude arbeiten. Bei den Außendienstler*innen und den Kolleg*innen im Homeoffice wird es schon schwierig. Dann kommt auch noch hinzu, dass man manchmal das Firmengebäude verlassen muss. Hier hilft zwar ein kleiner Knopf, der besagt, dass man beruflich unterwegs ist, was zu Fehlern und Missbrauch führen kann. Der EuGH hat aber ausdrücklich verlangt, dass ein System verlässlich, objektiv und zugänglich sein muss.

Die verlangte systematische Erfassung erfordert von Unternehmen, dass jede geleistete Arbeit erfasst wird. Das muss nicht notwendigerweise vom Unternehmen selbst geschehen. Da es ein berechtigtes Interesse der Arbeitnehmer*innen an der Zeiterfassung gibt, können diese auch zur Mitarbeit angehalten werden. Das Unternehmen muss lediglich das System zur Verfügung stellen.

Wie müssen Arbeitszeiten erfasst werden?

Da es noch immer keine neue deutsche Rechtsprechung gibt, ist lediglich bekannt, dass es Vorschriften geben wird, aber nicht genau welche. Es ist davon auszugehen, dass es den Unternehmen überlassen wird, wie sie Zeiten erfassen. Neben den elektronischen Stempeluhren gibt es softwarebasierte Systeme. Theoretisch können die Zeiten auch auf Papier notiert oder in einfachen Excel-Tabellen eingetragen werden.

Stechuhren und Transpondersysteme

Schon der Ökonom und Managementforscher Frederick W. Taylor hatte nach Methoden gesucht, durch die Erfassung der Arbeitszeit die Produktivität der Arbeiter*innen zu verbessern. Nach dem Zweiten Weltkrieg waren Stechuhren nicht nur in der produzierenden Industrie verbreitet. Verwaltungen und Büros erfassten ebenso, ob und wann Mitarbeiter*innen anwesend waren.

Noch heute müssen einige Berufe ihre Arbeitszeit ständig aufzeichnen, zum Beispiel Fernfahrer*innen. Das geschieht in der Regel durch Maschinen wie Fahrtenschreiber oder elektronische Stechuhren sowie Fingerabdruck-Scanner. Die Funktionsweise ist einfach: Mitarbeiter*innen melden sich damit beim Betreten des Firmengebäudes an und am Abend (oder beim Verlassen) wieder ab. Diese Daten werden aufgezeichnet und zusammengerechnet, schon heute bekommen viele Beschäftigte eine Aufstellung dieser Zeiten.

Diese Lösungen könnten zwar den gesetzlichen Anforderungen, die Arbeitszeiten zu erfassen, genügen, bringen aber zwei Probleme mit sich. Zum einen ist für die Einführung Hardware notwendig. Diese muss gewartet werden und ist schon wegen der Anschaffung ein erheblicher Kostenfaktor. Außerdem ist die Verwaltung neuer Mitarbeiter*innen ein zusätzlicher Aufwand für die Personal- und IT-Abteilung. Hinzu kommt, dass diese Systeme recht ungenau sind und wenig flexibel. Dass jemand im Gebäude ist, bedeutet ja nicht, dass diese Person auch arbeitet. Noch schwieriger wird es bei Dienstreisen. Viele geben heute Pauschalzeiten ein, oft sogar per Hand in der Personalabteilung oder schicken eine Zeitaufstellung per E-Mail.

Transponder arbeiten ähnlich: sie sind meistens Karten oder kleine Chips, die mit RFID- oder NFC-Technologie automatisch den Träger beim Betreten einchecken. Sie haben zumindest den Vorteil, dass die Empfänger meistens sehr klein sind und zum Beispiel auch am Computer am Arbeitsplatz angebracht werden können. Dennoch stellt sich das Problem der Arbeit außer Haus und bei der Teilnahme an Meetings.

Eine andere Lösung, die aber noch nicht weit verbreitet ist, sind QR-Codes, die mit dem Smartphone abgescannt werden. Damit können Mitarbeiter*innen in Unternehmen, die viele Gebäude oder Standorte haben, ein- und auschecken. Sie könnten damit zum Beispiel auch einen Code in der Cafeteria einlesen, wenn sie eine Pause machen.

Softwarebasierte Arbeitszeiterfassung und Apps

Es gibt Branchen, die bereits die Arbeitszeit von Mitarbeiter*innen elektronisch erfassen, und zwar auf die Minute genau. Dabei geht es weniger um eine Überwachung als um Geld. Viele Berater*innen, Designer*innen, Softwareentwickler*innen, Architekt*innen sowie Rechtsanwält*innen rechnen Stundensätze ab, die sie aber genauestens ihren Kund*innen mit der Rechnung vorlegen müssen. Sie benutzen fast ausschließlich Software, damit sie den Zeitaufwand den jeweiligen Kund*innen-Projekten zuordnen können.

Ab wann müssen die Arbeitszeiten erfasst werden?

Der Arbeitsbeginn und das Ende sind in den meisten Fällen in Ihrem Arbeitsvertrag oder in einem Firmenhandbuch festgelegt. Der EuGH-Spruch verlangt, dass die Zeiten innerhalb von 7 Tagen erfasst sein müssen und dem*der Arbeitgeber*in vorgelegt werden können. In der Realität werden die Daten heute elektronisch erfasst und sollten am Ende des Arbeitstages aufbereitet sein.

Für die europäischen Richter*innen war wichtig, dass die höchstzulässige Arbeitszeit von 48 Stunden pro Woche nicht überschritten wird und es nachvollziehbare Ruhezeiten und -tage gibt. Darüber hinaus sind weiterhin die vereinbarten Arbeitszeiten gültig. Steht im Vertrag eine Wochenarbeitszeit von 35 Stunden, dann wird jede weitere Stunde als Überstunde angesehen.

Interessant wird es, wenn es um Arbeit im Homeoffice und am Wochenende geht. Wer als Angestellte*r von Zuhause aus arbeitet, muss ebenso seine*ihre Arbeitszeit erfassen wie die Kolleg*innen im Büro. Bei Außendienstler*innen war das schon immer so üblich. Selbst wenn Sie am Wochenende mal eben ein paar E-Mails schreiben (selbst ohne Homeoffice Regelung), ist das als Arbeitszeit zu werten.

Die 6 besten Tools zur Arbeitszeiterfassung

Die beste Methode die Arbeitszeiten zu erfassen ist eine Software, die Ihre Digitalisierung der HR Prozesse unterstützt. Damit können Sie nicht nur die Arbeitsstunden aufzeichnen, sondern sie auch bestimmten Projekten zuordnen. Die Handhabung der Programme ist unterschiedlich, manche brauchen mehr Eingaben, manche weniger. Wichtig ist heute, dass eine solche Software auch mobil genutzt werden kann und es entweder eine entsprechende App gibt oder eine Browser-Variante. Die meisten Zeiterfassungs-Apps erfassen derzeit noch Stunden, die bestimmten Arbeiten zugeordnet werden. Damit werden Meetings, Besprechungen auf dem Flur und anderes nicht erfasst.

1. Toggl Track

Viele Freiberufler*innen, die ihre Arbeit auf die Minute genau aufzeichnen müssen, benutzen Toggl Track. Es ist ein Cloudservice, der sowohl im Browser als auch als App genutzt werden kann. TogglTrack kann Projekte und damit verbundene Tasks verwalten. Zur Erfassung muss lediglich eine digitale Stoppuhr gestartet werden.

Die Premium-Version erlaubt die Erfassung in Teams und in mehreren Projekten. Sie ist besonders gut für kleinere Unternehmen geeignet und braucht keine Einarbeitung und wird monatlich oder jährlich abgerechnet. Die Zeiteingabe erfolgt durch die Mitarbeiter*innen. Die Daten können auch in andere Anwendungen wie Ihre HR-Software übernommen werden.

2. kiwiHR

Das deutsche Unternehmen kiwiHR bietet eine rechtssichere Zeiterfassungssoftware mit individuellen Arbeitszeitmodellen. Die Software verbindet die Projektzeiterfassung mit der Erfassung der Gesamtarbeitszeit. Mitarbeiter*innen können entweder die sekundengenaue Stoppuhrfunktion verwenden, oder Zeit manuell eintragen.

Bei Überschreitung der Arbeitszeit sowie Nichteinhaltung der gesetzlichen Pausenzeiten erscheint ein Warnsymbol für Mitarbeiter*innen und Vorgesetzte. Durch die Webapp kann die Software auch im Home Office, auf der Baustelle oder im Außendienst verwendet werden – und das von jedem Endgerät. Die Software erfüllt alles, was die Zeiterfassungspflicht vorschreibt und verbindet dies mit weiteren Funktionen wie Abwesenheitsmanagement und einer digitalen Personalakte.

3. Harvest

Das Programm aus den USA ist weitverbreitet bei allen Firmen, die mit Projekten arbeiten und deshalb die Arbeitszeiten erfassen müssen. Über 50.000 Kund*innen benutzen Harvest, das als cloudbasierte Software-as-a-Service angeboten wird. Die Eingabe erfolgt über App oder Browser, die Zeiten können auch bestimmten Tasks zugeordnet werden.

Es gibt viele Add-Ons, mit denen Sie zum Beispiel Vorhersagen erstellen lassen können. Sie müssen aber die Zeit selbst eingeben, bzw. die Stoppuhr starten. Sie können Harvest mit anderen Apps verbinden, wie Basecamp, Asana, Trello, Quickbooks, Zendesk, Slack und Zapier.

4. AccountSight

Wenn Sie nach einer möglichst flexiblen Zeiterfassung suchen, dann ist AccountSight eine interessante Lösung. Es kann Stundenzettel als Excel-Tabellen verwalten, Ihre Mitarbeiter*innen können ihre Zeit direkt mit einer Stoppuhr starten und werden daran erinnert, wenn sie das vergessen haben.

AccountSight kann mit QuickBooks zusammenarbeiten und Daten austauschen. Es hat außerdem umfangreiche Reporting-Funktionen, zum Beispiel Stundenberichte über ein bestimmtes Projekt.

5. Trigger

Eine der sehr angenehmen Funktionen bei Trigger ist die Zusammenarbeit in Teams, was ja heute häufig vorkommt. Es kommt ebenfalls aus der Projektverwaltung und wurde eigentlich dafür programmiert, den Zeitaufwand für ein Projekt zu verwalten, inklusive Darstellungen wie viele veranschlagte Stunden schon verbraucht wurden. Die Mitarbeiter*innen müssen ihre Arbeitszeitaufzeichnung selbst starten. Auch dieses Angebot ist in der Cloud verfügbar.

6. TimeTac

Diese Zeiterfassungs-Software ist für Unternehmen gedacht, die nicht nur Projektstunden, sondern vor allem die Gesamtarbeitszeit verwalten wollen. Sie hat den großen Vorteil, neben digitalen Stoppuhren NFC-Terminals verwalten zu können. Damit werden alle Mitarbeiter*innen bereits beim Betreten der Firma erfasst, wenn sie mit ihrem Chip ein Lesegerät berühren oder daran vorbeigehen. Es gibt sogar eine eigene Hardware mit einem Fingerabdruck-Sensor und mobile Apps. Mit diesen kann Arbeitszeit sogar offline aufgeschrieben und dann später synchronisiert werden. TimeTac kommt den Forderungen einer Aufzeichnung der Gesamtarbeitszeit am nächsten, ist aber auch eine der teuersten Apps.

7. Novachron

Die Entwickler*innen von Novachron haben sich ebenfalls auf die Erfassung der Gesamtarbeitszeit konzentriert. Die Firma hat einen Schwerpunkt auf Hardware-Systeme wie Fingerabdruckscanner, Gesichtserkennung und NFC-Lösungen. Darüber hinaus gibt es mobile Lösungen für Außendienstmitarbeiter*innen, die ihre Zeiten unterwegs eintragen und dann mit dem Server synchronisieren können.

Die Erfassung erfolgt dort, wo die Zeiten anfallen: per Barcode-Leser am Zeiterfassungsterminal in der Werkstatt, per Zeiterfassungs-App auf dem Smartphone unterwegs bei dem*der Kund*in oder auf der Baustelle oder auf dem Webportal des Arbeitsplatz-PCs.

Arbeitszeiterfassung: Was kommt auf Ihr Unternehmen zu?

Zwar hat die Bundesregierung das Urteil des EuGHs noch nicht in deutsche Rechtsprechung umgesetzt, das ist aber nur eine Frage der Zeit. Deshalb sollten Sie sich jetzt schon damit beschäftigen, wie Sie die Arbeitszeit Ihrer Belegschaft entsprechend dem Urteilsspruch aus Luxemburg umsetzen können.

Es gibt bereits viele, zum Teil auch kostenlose, Lösungen, die meisten davon basieren auf digitalen Stoppuhren. Sie sind eigentlich dafür gedacht, den Zeitaufwand für Projekte zu verwalten. Sie können daraus natürlich den Gesamtaufwand berechnen. Zeit, die nicht einem Projekt zugeordnet werden kann, wird dann als Unternehmenszeit aufgeschrieben. Da diese cloudbasierten Angebote meistens mobile Versionen haben, können Sie von unterwegs ebenfalls Ihre Arbeitszeiten erfassen. Ein weiterer Vorteil der Zeiterfassungs-Software ist, dass die Daten in Ihre bestehenden HR-Lösungen integriert werden können. Und da in den meisten Fällen die Mitarbeiter*innen selbst die Eingaben vornehmen, können sie jederzeit den aktuellen Stand der Wochenarbeitszeit überprüfen.

Welche die beste Software für die Arbeitszeiterfassung ist, hängt von Ihrem Unternehmen und den Tätigkeiten ab. Wenn der Großteil der Arbeit im Büro oder im Außendienst erledigt wird, dann reichen die cloudbasierten Angebote aus. Bei produzierenden Betrieben, vielen unterschiedlichen Arbeitsstätten, in Restaurants und Kliniken werden Sie wohl zumindest eine Kombination aus Hard- und Software brauchen. Hier kann der morgendliche Check-in und das Auschecken am Ende des Arbeitstages über Lesekarten, QR-Code oder Fingerabdruck ausreichend sein, um die gesetzlichen Forderungen zu erfüllen.