Digitalisierung der HR-Prozesse: Tools & Trends

Die Digitalisierung wird oft als Allheilmittel verstanden und als ein Trend, dem Unternehmen sich nicht verschließen können. Auch vor der Personalverwaltung hat die digitale Transformation nicht haltgemacht. Vielen Firmen ist aber nicht klar, was eigentlich eine digitale HR sein soll. Die Vorstellungen reichen von der Angst, dass Software alle Mitarbeiter*innen ersetzt, hin zu der Idee, dass die Mitarbeiter*innen nur noch am Computer sitzen und Prozesse überwachen. Mit Menschen reden, der Kern der HR, würde dann nicht mehr möglich sein.

Aber genau das Gegenteil ist der Fall: Ziel der HR-Digitalisierung ist, Routineprozesse so zu automatisieren, dass mehr Raum und Zeit für andere, wertschöpfende Aufgaben bleiben. HR-unterstützende Software soll Ihnen mehr Zeit für Gespräche mit Kandidat*innen verschaffen und Ihnen Freiräume bei der Suche nach Bewerber*innen bieten.

Eine Studie der Forcont Business Technology GmbH, einem Teil der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg, hat herausgefunden, dass es noch reichlich Verbesserungspotenzial gibt:

Eine eigene Data-Science-Abteilung gibt es bisher nur bei 7% der Befragten. Obwohl Data Analytics von HR-Abteilungen zunehmend eingesetzt werden, ist das Potenzial noch längst nicht ausgeschöpft. Beim Umgang mit Daten stehen die Befragten vor mehreren Hürden: 78% nennen heterogene IT-Systeme und -Tools als den größten Faktor, der die Datenerhebung erschwert.

HR-Studie 2020

forcont business technology gmbh, Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg

Die Herausforderung für Ihr Unternehmen ist, die tägliche Arbeit im Personalmanagement mit anderen Augen zu sehen. Es geht nicht darum, die Arbeit zu verändern, sondern darum, wie sie erledigt wird. Und dazu muss man die Aufgaben so anschauen, dass sie als Teile von Prozessen gesehen werden. Diese Prozesse gibt es bereits, nicht immer sichtbar, aber sie sind grundlegend schon vorhanden. Die Digitalisierung identifiziert die Prozesse, die aus immer wiederkehrenden Routinen bestehen, und versucht, diese zu automatisieren.

Was bedeutet Digitalisierung für HR-Mitarbeiter*innen?

Es hält sich nachhaltig die Vorstellung, dass Computer Arbeitsplätze vernichten. Das ist nicht der Fall. Durch sie verändert sich jedoch die Tätigkeit, und die Zeit, die nun geschaffen wird, kann neu genutzt werden. Personaler*innen können nun:

• Mehr Zeit für Teambuilding verwenden
• Mehr Zeit in Weiterbildungsmaßnahmen investieren
• Häufiger persönlich mit dem Management kommunizieren
• Zeit für Mitarbeiter*innen-Gespräche haben
• Raum für kreative Projekte schaffen
• Dem Management in strategischen Fragen zur Seite stehen

Ein Beispiel, wie HR-Digitalisierung aussehen kann

Sie können an einem fiktiven Beispiel sehen, wie aus einem*einer HR-Mitarbeiter*in ein*e Berater*in für den Vorstand werden kann: In der Firma Meyer gibt es 500 Beschäftigte, das Durchschnittsalter beträgt 43 Jahre, die meisten Mitarbeiter*innen sind seit 10 Jahren dabei. Die Firma benutzt Computer da, wo es notwendig ist, vor allem in der Buchhaltung und im Warenbestand. Die IT-Abteilung kümmert sich um die Rechner und die Internetseite.

Mit einer modernen HR-Software könnten hier nicht nur die Fluktuationen dargestellt werden, sondern Skill Sets und Projektionen. Die Firma wird in vielen Bereichen in Technologie investieren müssen, braucht dazu aber die richtigen Mitarbeiter*innen. Mit den Daten kann die HR eine Strategie entwickeln, wann wie viel ins Recruiting und in die Weiterbildung investiert werden muss, um das Unternehmen auf den neuesten Stand zu bringen.

Routineprozesse durch wertschöpfende Aufgaben ersetzen

Doch für welche konkreten HR-Aufgaben genau sollten Personaler*innen mehr Zeit investieren? Ganz klar stehen die Vermittlung zwischen Management und Belegschaft sowie die Mitarbeiter*innen-Entwicklung und das Teambuilding im Vordergrund. Für die Beschäftigten bleiben Personaler*innen die ersten Ansprechpartner*innen. Doch das Management wird in Zukunft bei Strategiefragen mehr auf die HR-Abteilung zurückgreifen. Für alle Parteien wird der*die HR-Angestellte mehr und mehr zum*zur Coach*in und Mentor*in.

‍Die Computerwoche sieht noch andere Aufgaben für Teile der HR-Mitarbeiter*innen. Weil sie mehr die Prozesse überwachen und in die Organisation eingebunden sind, verändert sich ihr Tätigkeitsbereich:

Genau deshalb sprechen Experten heutzutage vom Change Manager, wenn sie die Aufgaben eines Mitarbeiters im Personalwesen zukunftsorientiert betrachten. Der Change Manager überwacht die Effizienz von automatisierten Prozessen und ist damit in der Organisationsentwicklung im Unternehmen Teil der Struktur- und Systemveränderungen. Sein Fokus liegt auf der Befähigung der Mitarbeiter und deren Austausch mit der Führungsebene.

Wie sich die HR-Rolle verändert

Computerwoche, 09/2019

Der Prozess der Digitalisierung von HR

Nun reicht es sicherlich nicht aus, wenn Sie sich eine Software kaufen und auf den Computern der Personalabteilung installieren. Das würde in einem Desaster enden. Bevor Sie sich überhaupt für eine Lösung entscheiden, werden Sie eine Bestandsaufnahme machen müssen. Und dazu werden Sie gemeinsam mit den Kolleg*innen einige Fragen beantworten müssen.

Was erwarten Sie von einer HR-Softwarelösung und einer Digitalisierung?

Fragen Sie sich und Ihre Mitarbeiter*innen, was sie sich erhoffen, selbst wenn sie noch gar nicht so genau wissen, wie die Software funktioniert. Sie können über diese Wünsche Schwachstellen herausfinden, zum Beispiel wenn jemand sagt: “Es wäre toll, wenn der Computer die Urlaubsanträge autorisieren und ablegen könnte.” So finden Sie Anforderungen an eine zukünftige technische Lösung.

Welche Prozesse gibt es?

Sie werden im nächsten Schritt schematisch die Abläufe in der Personalverwaltung und im Recruiting aufzeichnen müssen. Ein Schema ist eine gute Lösung, weil es Ihnen den Gesamtzusammenhang sichtbar macht. Als Hilfsmittel können Sie Mindmaps verwenden. Das Schema soll zum Beispiel zeigen, welche Schritte welche Personen unternehmen, wenn ein*e Mitarbeiter*in gekündigt hat und die Stelle neu besetzt werden soll. Schreiben Sie auf, wer was macht.

Anforderungen an die Software für HR

Im nächsten Schritt geht es darum, die Anforderungen an die Software zu formulieren und gleichzeitig kritisch nachzuschauen, ob es Verbesserungspotential gibt. Bei einer Firma mit drei Personen im Personalmanagement laufen vielleicht einige Prozesse bereits effektiver als bei einem Großunternehmen.

Eine technische Lösung muss nicht nur in der Lage sein, alle vorhandenen Prozesse zu integrieren, sondern sie muss Verbesserungen bringen. Die Fragen sind also:

• Wo kann die HR-Software uns Zeit sparen?
• Welche Prozesse sind automatisierbar?
• Welchen Zusatznutzen bringt uns eine Digitalisierung von HR-Prozessen?
• Wie einfach oder schwierig ist die Implementierung?
• Welche technischen Anforderungen gibt es an die HR-Beschäftigen?
• Wie steht es um die Datensicherheit?

Abschließend steht noch die Frage nach den Ressourcen auf dem Programm, und zwar sowohl personell als auch was das Budget betrifft. Es ist leicht zu sagen, dass eine Software langfristig Geld spart und die Effizienz erhöht. Wenn Sie aber die Investition nicht stemmen können oder Ihre Mitarbeiter*innen technisch noch sehr unerfahren sind, wird das nicht helfen.

Leistungsstarke HR-Software gibt es als SaaS-Lösung bereits für weniger als 100 Euro monatlich. Ein Plan im Personalmanagement hilft, die geeigneten Kolleg*innen für das Projekt Digitalisierung zu identifizieren, sie eventuell weiterzubilden und die Gesamtkosten des Projekts einzuschätzen.

HR-Bereiche, die automatisiert werden können

Es gibt einige Bereiche im Personalmanagement, die einfacher automatisiert werden können, und andere, bei denen der Aufwand höher ist. Einstellungsgespräche kann der Computer zum Beispiel kaum machen und was die Bewertung von Kandidat*innen angeht, wird es viel menschlichen Input geben müssen. Eine Software kann aber diese Bewertungen von Bewerbenden verwalten und daraus zum Beispiel einen Durchschnitt bilden.

Recruiting

Da heute ein großer Teil des Recruitings ohnehin auf digitalen Kanälen geschieht, ist in diesem Bereich eine Digitalisierung recht einfach. Die meisten Bewerbungen kommen ohnehin per E-Mail, die Kommunikation findet über Messenger und Mails statt und gesucht wird zunehmend in den Jobbörsen und Business-Netzwerken.

Hier kann die Software zum Beispiel eine Stellenanzeige automatisch an alle ausgewählten Jobportale senden und Ihnen den aktuellen Status der Aufrufe anzeigen, ohne dass Sie alle Jobseiten einzeln besuchen müssen. Zudem können Sie in einer Software Talent Pools erstellen und so auch längerfristig mit Kandidat*innen in Kontakt bleiben. Über das Tool können Sie sich dann mit Fachabteilungen zu einzelnen Kandidat*innen austauschen. So gehen keine Informationen, Bewertungen und Notizen verloren.

Stellenanzeigen

Ein weiterer Bereich in der HR und im Recruiting, der automatisiert werden kann, sind Stellenanzeigen, die geschaltet werden sollen. Der Computer kann vorhandene Anzeigen verwalten und mit vorgefertigten Formulierungen helfen, eine neue Anzeige zu formulieren. Einige Lösungen sind sogar in der Lage, die Anzeige dahingehend zu überprüfen, ob sie AGG-konform ist. Früher wurde der Text erst einmal der Rechtsabteilung oder einem*einer Jurist*in zugeschickt, was einige Zeit brauchte. Neben der reinen Erstellung der Anzeige ist diese aber in einer Software in einen Prozess eingebunden. Alle Mitarbeiter*innen sehen den aktuellen Status, das System ordnet die nächsten Schritte den zuständigen Personen zu und überwacht mit Terminen die zeitgerechte Bearbeitung.

Personalmanagement

Das Personalmanagement hat wohl das größte Potenzial einer Automatisierung und einer Digitalisierung. Sie werden sicherlich heute schon Ihre Belegschaft über ein Computersystem verwalten, und wahrscheinlich sind die Gehaltsabrechnungen digitalisiert. Die Frage ist aber, ob diese Posten miteinander vernetzt sind.

Zwei Bereiche sind geradezu klassische Datenproduzenten, deren Potenzial aber kaum genutzt wird:

• Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Arbeitszeitmanagement

Digitalisierung bedeutet nicht nur, automatisch eine Gehaltsabrechnung zu erstellen und eine entsprechende Überweisung zu veranlassen. Bei der Digitalisierung der HR sollen die Daten gesammelt, analysiert und aufbereitet werden. Die Software erstellt Ihnen automatische Berichte über die Entwicklung der Gehälter, die durchschnittliche Arbeitszeit und Fehlzeiten, und zwar idealerweise alles auf einem gemeinsamen Dashboard. So können Sie rechtzeitig sehen, ob plötzlich die Krankheitstage steigen oder unternehmensweit immer weniger Überstunden abgerechnet werden.

Mitarbeiter*innen-Portale und Self-Services

Eine HR-Software kann den Beschäftigten mehr Möglichkeiten bieten, sich aktiv an der Weiterbildung und anderen HR-Maßnahmen zu beteiligen. Das Stichwort ist hier ein Intranet, in dem es sogenannte Self-Service-Funktionen gibt. Alle Mitarbeiter*innen haben ihre eigenen Profilseiten und haben Einblick in ihre HR-Daten. Sie können einen Urlaubsantrag abschicken und sich um eine Weiterbildung bewerben, Lernvideos anschauen und einen Platz beim gemeinsamen Radausflug reservieren.

Auch hier geht es darum, dass diese Portale mit den anderen HR-Dienstleistungen vernetzt sind. In der digitalen Transformation spricht man nur noch über Prozesse und wie einzelne Lösungen miteinander verbunden werden.

Digitale Personalakte

Die digitale Personalakte ist mehr als nur ein Word-Dokument und einige PDFs in einem Ordner. Sie ist ein Datenbankeintrag mit Verweisen zu unterschiedlichen Applikationen, wie das Mitarbeiter*innen-Portal, Buchhaltung und Teams. Hier werden Mitarbeiter*innen-Gespräche eingetragen und Projektionen gemacht, wie sich die jeweilige Person entwickeln kann.

Die digitalen Personalakten können als Ganzes wertvolle Daten und Informationen liefern, zum Beispiel über die Mitarbeiter*innen-Zufriedenheit. Ein weiterer Vorteil der digitalisierten Personalakte ist, dass auf sie dezentral zugegriffen und dieser Zugriff mit Berechtigungen versehen werden kann. Damit kann der Datenschutz im Unternehmen erheblich verbessert werden. So kann eben die Buchhaltung nur die Arbeitstage sehen, aber nicht die Notizen aus dem Mitarbeiter*innen-Gespräch.

Personalentwicklung

Die wahrscheinlich größte Stärke einer Digitalisierung der Human Resources sind die Daten für die Personalentwicklung. Sie können über die Zu- und Abgänge nicht nur die Entwicklung in Echtzeit verfolgen, sondern Projektionen berechnen lassen. Moderne KI kann heute schon voraussagen, wie groß die Chance ist, dass bestimmte Mitarbeiter*innen kündigen werden. Sie kann berechnen, welche Weiterbildungen notwendig sind, wie Ihre Gehälter im Verhältnis zum Branchendurchschnitt sind und wie sich der Altersdurchschnitt entwickeln wird.

Trends in der HR-Digitalisierung

Mit der heute vorhandenen Software ist die Digitalisierung der HR noch längst nicht abgeschlossen. Die vergangenen Monate in 2020 haben gezeigt, dass Homeoffice ein wichtiger Bestandteil der Arbeitswelt geworden ist und auch bleiben wird. Hier kommen besondere Herausforderungen auf die Entwickler*innen zu. Data-driven Recruiting ist ein oft gehörter Begriff, wenn es um die Chancen der Digitalisierung geht. Es gibt aber auch noch weitere Bereiche, die sich verändern werden.

Videokonferenzen

Videoconferencing ist zum Beispiel fast über Nacht zu einem neuen Kommunikationstool geworden und hat viele Meetings ersetzt. Die Personaler*innen werden sich damit auseinandersetzen, wie sie in Zukunft Mitarbeiter*innen-Gespräche mit Kolleg*innen führen, die remote arbeiten, und wie diese im Team gehalten werden. Bereits jetzt werden Bewerbungsgespräche über Videocalls geführt, und das wird noch zunehmen.

Alle diese Veränderungen in der Arbeitswelt werden sich in Anpassungen der HR-Software niederschlagen und zum Teil eine Neuausrichtung der Strategie erfordern. So werden Sie mit mehr Homeoffice-Arbeitsplätzen nach Bewerber*innen suchen können, die nicht im Umfeld wohnen oder nicht umziehen möchten.

Active Sourcing

Die aktive Suche nach geeigneten Kandidat*innen wird noch mehr digitale Unterstützung bekommen. KI wird in der Lage sein, Business-Netzwerke selbstständig zu durchsuchen und eine Vorauswahl zu treffen. Die Programme werden in der Lage sein, Talente zu tracken und bei einer freiwerdenden Stelle einen Hinweis zu geben – oder wenn die Person selbst gerade ihren Status auf “arbeitssuchend” geändert hat. Die HR-Verantwortlichen bekommen solche Hinweise über eine Recruitment-App direkt aufs Handy geschickt.

Employee Self Service

Die aktive Beteiligung am HR-Geschehen durch die Beschäftigten wird durch die digitale Transformation weiter ausgebaut werden. Über den Employee Self Service können Mitarbeiter*innen auf ihre Gehalts-, Zeitplan- und Leistungsinformationen zugreifen, ihre eigenen Daten aktualisieren und vieles mehr.

Virtuelles Lernen

Schließlich wird die Weiterbildung digitalisiert werden. So wie Universitäten bereits einen MBA als digitalen Studiengang anbieten, werden Firmen ihre Belegschaft zu virtuellen Seminaren freistellen. Das bringt unter anderem Kostenvorteile: Die Beschäftigten produzieren keine Reise- und Übernachtungskosten mehr und können abends bei ihrer Familie sein.