Personalmanagement erklärt: Definition, Ziele, Aufgaben

Qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind heute ein entscheidender Erfolgsfaktor im Unternehmen. Während früher der einfache Austausch von Arbeitsleistung gegen Entgelt im Vordergrund stand, werden Angestellte jetzt zu Koalitionspartnern. Das Personalmanagement sorgt dafür, dass Geschäftsführung und Personal an einem Strang ziehen und einander wertschätzend und respektvoll begegnen.

In diesem Artikel erfährst du das Wichtigste, was es über die Personalabteilung in einem Unternehmen zu wissen gibt. Wir erklären, was Personalmanagement ist, welche Ziele es verfolgt und welche vielfältigen Aufgaben sich dahinter verbergen.

Was versteht man unter Personalmanagement?

Das Personalmanagement wird oft auch als Personalwesen oder Human Ressource Management bezeichnet und ist ein wichtiger Teilbereich jedes Unternehmens. Es ist ein Sammelbegriff für sämtliche Tätigkeiten der Personalabteilung.

Egal wie groß oder klein eine Firma ist, sobald Personal eingestellt wird, muss es Personalmanagement geben. Die Personalabteilung ist das entscheidende Bindeglied zwischen der Geschäftsführung und den Angestellten.

Welche Ziele verfolgt das Personalmanagement?

Das Personalmanagement befindet sich in einem ständigen Balanceakt zwischen wirtschaftlichen und sozialen Zielen.

Wirtschaftliche Ziele

Grundsätzlich geht es darum, die verfügbaren Arbeitskräfte bestmöglich einzusetzen und wenn nötig neue Talente einzustellen. Die Produktivität soll möglichst hoch sein, während die Personalkosten gleichzeitig niedrig ausfallen. Daraus erwartet sich die Firma einen hohen Return-on-Investment von den Humanressourcen. Alle Arbeitskräfte sollen letztendlich zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen und die Wettbewerbsfähigkeit der Firma steigern.

Liegt der Fokus zu sehr auf den wirtschaftlichen Zielen, bekommen die Angestellten dies meist durch internen Leistungsdruck und Einsparungen zu spüren. Das beeinträchtigt auf Dauer die Mitarbeitermotivation und Leistungsbereitschaft. Im schlimmsten Fall suchen sich wichtige Talente einen alternativen Arbeitsplatz. Eine hohe Fluktuationsrate kann gravierende Folgen haben.

Soziale Ziele

Soziale Ziele schaffen den Ausgleich zum wirtschaftlichen Denken. Die Mitarbeiterzufriedenheit hat einen wichtigen Stellenwert. Zufriedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind tendenziell seltener krank, arbeiten produktiver und kreativer und sind loyaler gegenüber ihrem Arbeitgeber.

Das Personalmanagement zielt darauf ab, humane Arbeitsbedingungen zu sichern und ein gesundes und faires Betriebsklima zu schaffen. Dazu gehört, dass die Entwicklung der einzelnen Teammitglieder gefördert und jeder leistungsgerecht entlohnt wird. Das sorgt für eine starke Mitarbeiterbindung.

Für was ist die Personalabteilung zuständig? Die Aufgaben des Personalmanagements

Im Personalwesen gibt es die unterschiedlichsten Bereiche. Hier verschaffen wir dir einen Überblick über die Zuständigkeiten der Personalabteilung.

1. Personalstrategie

Die Rolle der Personalabteilung hat sich längst vom administrativen Personalverwalter zum strategischen Business Partner gewandelt. Bei den meisten großen Unternehmen ist die Strategiearbeit im Personalbereich schon gang und gäbe. Viele kleine und mittlere Firmen hinken allerdings noch hinterher.

Die HR-Strategie definiert, wie die Humanressourcen zur Sicherung des Unternehmenserfolgs eingesetzt werden. Sie leitet sich aus der Gesamt-Unternehmensstrategie ab und wird mit allen Fachabteilungen abgestimmt. Die Personalstrategie dient vor allem als Leitlinie für alle personalrelevanten Entscheidungen.

2. Personalmarketing und Employer Branding

Im heutigen War for Talents wird es zunehmend zur Herausforderung qualifizierte Talente zu finden und sie für das Unternehmen zu begeistern. Das ist die Hauptaufgabe des Personalmarketings. Das Ziel ist, die Attraktivität der Firma als Arbeitgeber zu steigern und sich möglichst stark gegenüber der Konkurrenz am Markt zu positionieren. Dabei spielt auch das Employer Branding eine Rolle, welches auf strategischer Ebene definiert, wie die eigene Arbeitgebermarke aussehen soll.

Personalmarketing zielt aber nicht nur darauf ab, externe Talente zu gewinnen. Es geht auch darum, die gegenwärtigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen zu halten und zu motivieren. Idealerweise baut sich dadurch ein interner Talent Pool auf, aus dem Führungspositionen besetzen werden können.

3. Personalbeschaffung

Wird eine Stelle im Unternehmen frei oder soll eine neue Position besetzt werden, dann geht die Personalbeschaffung ans Werk. Eine der ersten Fragen, die sich stellt, ist, ob extern nach einem neuen Teammitglied gesucht werden soll oder ob die Position intern besetzt werden kann. Beide Möglichkeiten haben ihre Vor- und Nachteile.

Daraufhin wird ein Anforderungsprofil erstellt, sowie eine Stellenanzeige geschrieben und veröffentlicht (zum Beispiel intern per E-Mail oder extern auf Online-Jobportalen). Nachdem die ersten Bewerbungen eingegangen sind, treffen Recruiter eine Vorauswahl und entscheiden, welche Personalauswahlverfahren zum Einsatz kommen sollen. Die gängigste Methode ist wohl das Bewerbungsgespräch.

Mit der Entscheidung für einen Kandidaten oder eine Kandidatin, kommt zwar die Personalauswahl zum Ende aber es gibt noch mehr zu tun für Recruiter. Damit sich das neue Teammitglied vom ersten Arbeitstag an wohlfühlt und möglichst schnell zu einer produktiven Arbeitskraft wird, gilt es die Einarbeitung zu organisieren.

4. Personalcontrolling

Das Personalcontrolling sorgt dafür, dass Personalentscheidungen nicht aus dem Bauch heraus getroffen werden. Es erfasst personalrelevante Daten und Kennzahlen, wertet diese aus und stellt sie Personalern und Führungskräften zur Verfügung. Das Hauptziel ist, den Entscheidungsträgern im Unternehmen eine fundierte, datenbasierte Entscheidungsgrundlage zu liefern.

Beispielsweise untersucht das Personalcontrolling, welchen Beitrag die Personalarbeit zum Gesamterfolg des Unternehmens leistet. Es überwacht außerdem den Ressourceneinsatz im Personalwesen, misst die Effizienz unterschiedlicher Maßnahmen und überwacht die Budgetplanung.

5. Personalplanung

Die Personalplanung sorgt dafür, dass die richtigen Humanressourcen für die Erreichung der Unternehmensziele zur Verfügung stehen. Kurz-, mittel- und langfristig sollen die richtigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der richtigen Anzahl zur richtigen Zeit am richtigen Ort eingesetzt werden. Dabei geht es darum, den Personalbedarf quantitativ, sowohl als auch qualitativ zu decken. Schließlich müssen auch Angestellte mit den richtigen Fähigkeiten und Qualifikationen zur Verfügung stehen.

Eine Hauptaufgabe der Personalplanung ist, den Personalbedarf zu berechnen. Daraus ergibt sich entweder eine Personalunterdeckung oder -überdeckung. Ist zu wenig Personal vorhanden, werden meistens mehr Arbeitskräfte eingestellt. Ist zu viel Personal vorhanden, gibt es die Möglichkeit andere Arbeitsmodelle anzubieten oder Angestellte frühzeitig zu pensionieren oder zu versetzen. Als letztes Mittel kommen Entlassungen infrage.

6. Personalentwicklung

Um konkurrenzfähig zu bleiben, sollten Arbeitgeber aktiv daran arbeiten, die Kompetenzen ihrer Arbeitskräfte auszubauen. Damit befasst sich die Personalentwicklung. Diese umfasst alle Maßnahmen zur Förderung und Weiterbildung der Belegschaft und Führungskräfte. Mit einem gezielten Auf- und Ausbau von fachlichen, methodischen und sozialen Kompetenzen sollen die Angestellten dazu befähigt werden, ihre Aufgaben erfolgreich zu bewältigen und sich neuen Herausforderungen zu stellen.

Davon profitiert nicht nur das Unternehmen, sondern auch die Arbeitskräfte. Durch zusätzliche Qualifikationen verbessert sich ihre Position innerhalb der Firma und auf dem Arbeitsmarkt. Investieren Unternehmen in die Förderung ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, empfinden diese das außerdem als Wertschätzung und sind allgemein glücklicher.

Als Maßnahmen in der Personalentwicklung kommen Job Rotation, Job Enrichment und Enlargement, Schulungen, Coaching, Mentoring, Auslandsaufenthalte und Projekte zum Einsatz.

7. Personalfreisetzung

Es gehört einfach zum Geschäftsbetrieb dazu, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Unternehmen irgendwann verlassen. Das geschieht oft freiwillig, aber manchmal muss auch die Kündigung von Arbeitgeberseite ausgesprochen werden. In allen Fällen sollte eine faire Trennungskultur für einen wohlwollenden Ausstieg sorgen.

Eine Maßnahme, um das zu erreichen, ist das Outplacement. Diese vom Unternehmen finanzierte Dienstleistung unterstützt ausscheidende Arbeitskräfte bei der beruflichen Neuorientierung. Meist externe Berater helfen die Trennungssituation aufzuarbeiten, erstellen eine Qualifikations- und Potenzialanalyse, erarbeiten Ziele, suchen nach passenden Stellen und bereiten Arbeitskräfte auf den Bewerbungsprozess vor.

8. Entgeltmanagement

Die Personalentlohnung befasst sich mit allen monetären Leistungen, die ein Unternehmen seinen Angestellten zahlt. Das umfasst die monatlichen Gehaltsabrechnungen, Bonuszahlungen, sowie Spesenabrechnungen. Eine überdurchschnittliche Bezahlung ist eine Möglichkeit für Unternehmen hoch qualifizierte Talente zu finden und an sich zu binden.

Im Rahmen des Performance Managements werden oft Bonuszahlungen an die Erreichung von Zielen gekoppelt. Dieses Anreizsystem kann die Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhöhen und deren Leistungen fördern. Wichtig ist allerdings, dass die Leistungsanreize auch zur Motivationsstruktur der Angestellten passen. Neben materiellen Anreizen empfiehlt es sich auch immaterielle Anreize zu schaffen.

9. Personalverwaltung

Die Personalverwaltung beschäftigt sich mit den administrativen Aufgaben des Personalwesens. Damit Gehälter und Boni pünktlich und in der richtigen Höhe gezahlt werden, müssen Personaldaten, wie Kontoverbindungen und Sozialversicherungsangaben korrekt und in den jeweiligen Software-Systemen hinterlegt sein.

Darüber hinaus sorgt die Personalverwaltung dafür, dass jegliche gesetzlichen Vorschriften, zum Beispiel, zur Arbeitsplatzsicherheit, betrieblichen Mitbestimmung, Arbeitszeiten und Urlaubsansprüchen eingehalten werden.

Die Rolle von Software im Personalmanagement

Wie in allen Unternehmensbereichen, wird auch die Arbeit im Personalwesen durch HR-Software erleichtert und zum Teil schon automatisiert. Das Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) und die Bundesanstalt für Arbeit kamen zu dem Ergebnis, dass theoretisch bis zu 50 % der Aufgaben in der Personalabteilung von Computern übernommen werden könnten.

Was die Software angeht, gibt es „Generallösungen“, die versuchen alle notwendigen Funktionen in einem Produkt zu bündeln und Programme, die sich auf die verschiedenen Teilbereiche des Personalwesens fokussieren. Eine Bedarfsanalyse im Unternehmen ergibt, welche Funktionen dringend benötigt werden.

Am Beispiel Recruiting lässt sich erkennen, wie vielfältig die verfügbare Software ist. Unter dem Begriff Robot Recruiting werden Tools zusammengefasst, mit denen sich das Recruiting zumindest in Teilen automatisieren oder durch datengestützte Verfahren erleichtern lässt. Dazu zählen Tools wie Chatbots, CV-Parsing oder Talent-Recommender.

Eine Recruitment Software wie Recruitee erleichter den gesamten Personalbeschaffungsprozess. Sie kann beispielsweise Stellenanzeigen mit wenigen Klicks auf relevanten Kanälen veröffentlichen und mit Talent Pools ein Netzwerk aus geeigneten Kandidatinnen und Kandidaten aufbauen. Das integrierte Bewerbermanagement automatisiert Aufgaben, wie die Vereinbarung von Vorstellungsgesprächen, die vorher manuell und zeitaufwendig waren. Und mit Datenanalysen und künstlicher Intelligenz lassen sich alle KPIs im Blick behalten und sogar der Recruitingerfolg vorhersagen.

Ausblick  

Erfolgreiches Personalmanagement sorgt dafür, dass Unternehmen am Markt bestehen bleiben. Das heißt oft, sich in einem globalen Umfeld behaupten zu können. Dafür braucht es immer mehr eine Vielfalt von Ideen und Menschen. Das Personalwesen muss sich deshalb mit neuen Themen wie dem Diversity Management und der Schaffung einer inklusiven Unternehmenskultur beschäftigen. Wie du siehst, bietet das Personalmanagement vielfältige Aufgaben, die den Beruf des Personalers oder der Personalerin zu einer spannenden Karriere machen.