Schon bei der Fließbandarbeit wurde sie eingesetzt, um den Arbeitsalltag weniger eintönig und belastend zu gestalten. Heute ist sie als wichtiges Instrument zur Führungskräfteentwicklung nicht mehr aus dem Arsenal der Personalabteilung wegzudenken. Die Rede ist von der Job Rotation.
Mit diesem Beitrag geben wir Ihnen einen kompletten Leitfaden mit auf den Weg. Sie lernen die Ziele und Aufgaben der Job Rotation kennen, welche unterschiedlichen Formen es gibt, sowie alle Vor- und Nachteile. Außerdem geben wir Ihnen noch fünf wertvolle Tipps, wie die Umsetzung in die Praxis am besten klappt. Auf geht’s!
Definition: Was ist Job Rotation?
Von Job Rotation spricht man, wenn Mitarbeiter*innen den Arbeitsplatz und damit ihre Aufgaben innerhalb des Unternehmens wechseln. Dies kann innerhalb eines Teams, einer Abteilung oder des gesamten Betriebs geschehen. Außerdem kann die Rotation regelmäßig in einem festgesetzten Rhythmus oder zeitlich begrenzt stattfinden.
Ziele und Aufgaben der Job Rotation
Job Rotation ist viel mehr als eine nice-to-have Entwicklungsmaßnahme. Die Strategie verfolgt in der Regel eines von drei Zielen:
Arbeitsplatzgestaltung
Auch schwierige Arbeitsbedingungen lassen sich arbeitnehmerfreundlicher gestalten, indem durch regelmäßigen Wechsel der Aufgaben einseitige Belastungen und Monotonie vermieden werden. Damit dient die Rotation der Prävention von körperlichen und physischen Belastungen.
Erkrankungen können die Folge sein, wenn Mitarbeiter*innen über Jahre hinweg dieselbe Tätigkeit mit einseitiger körperlicher Belastung ausführen. Ein regelmäßiger Aufgabenwechsel entlastet den Körper und schont die Gesundheit. Auch psychische Belastungen können durch monotone Arbeit entstehen. Anhaltende Langeweile im Arbeitsalltag verursacht Stress, welcher körperliche Symptome ähnlich dem Burnout-Syndrom hervorruft. Dies wird als Boreout bezeichnet.
Im Rahmen der Arbeitsplatzgestaltung wird die Maßnahme außerdem genutzt, um stets eine gleichbleibende Produktivität und Leistung zu garantieren. Besonders Aufgaben, die große Konzentration erfordern, können meist nur für einen bestimmten Zeitraum ausgeübt werden, bevor zwangsläufig Fehler entstehen. Durch eine regelmäßige Rotation wird ein Belastungsausgleich geschaffen und Ermüdungserscheinungen verhindert. Die gewohnte Qualität und Ergebnisse werden beibehalten.
Personalentwicklung
In der Personalentwicklung wird die Job Rotation regelmäßig zur Weiterentwicklung von Führungsnachwuchs und Talenten eingesetzt. Die ausgewählten Mitarbeiter*innen lernen dadurch neue Unternehmensbereiche kennen, sammeln wichtige Erfahrungen, vertiefen ihr Wissen und erlernen neue Fachkenntnisse. Sie entwickeln ein Verständnis für die Zusammenhänge innerhalb der Firma und werden darauf vorbereitet breitgefächerte Aufgaben zu übernehmen.
Ein weiteres Ziel im Rahmen der Personalentwicklung ist die Flexibilisierung der Mitarbeiter*innen. Durch die Rotation werden mehrere Angestellte dafür qualifiziert, die Aufgaben eines Bereichs zu übernehmen. Fällt jemand aus, kann ein*e andere*r Kolleg*in sofort einspringen. Mit steigender interner Mobilität kann das Unternehmen besser und schneller auf sich verändernde Bedingungen reagieren.
Kriminalprävention
Eine nicht zu unterschätzende Rolle fällt der Job Rotation in der Prävention von Straftaten in Unternehmen zu. Wenn mehrere Mitarbeiter*innen die gleichen Aufgaben übernehmen und sich gegenseitig kontrollieren, wird durch das Vier-Augen-Prinzip das Risiko für Fehlverhalten minimiert. Auch Korruption kann verhindert werden, wenn das Unternehmen durch regelmäßige Rotationen allzu enge persönliche Kontakte zwischen Angestellten und Lieferant*innen oder Kund*innen unterbindet.
Verschiedene Formen der Job Rotation
Aufgrund der vielfältigen Einsatzbereiche haben sich unterschiedliche Formen der Rotation herausgebildet. Diese lassen sich in zwei Kategorien einteilen:
In Bezug auf den Zeitraum
Arbeitsplätze und Aufgaben können in einem unterschiedlichen Rhythmus gewechselt werden. Hier sind konkrete Beispiele:
Kurzes Rotationsintervall
Hierbei tauschen Mitarbeiter*innen ihre Aufgaben innerhalb eines Arbeitssystems und eines kurzen Zeitraums. Beispielsweise wechseln zwei Angestellte ihre Tätigkeiten an unterschiedlichen Stellen eines Fließbandes, um einseitige Belastungen zu verhindern. Auch die Rotation zwischen Fertigung und Qualitätsprüfung der Produkte ist denkbar. Das Rotationsintervall beträgt in der Regel wenige Stunde bis hin zu ein paar Tagen.
Langes Rotationsintervall
Bei einem langen Rotationsintervall wechseln Mitarbeiter*innen für mehrere Wochen und sogar Monate ihre Arbeitsplätze. Sie lernen dabei anderer Bereiche oder Standorte des Unternehmens kennen. Beispielsweise wechselt ein Trainee im Dreimonatsrhythmus von Abteilung zu Abteilung. So versteht er*sie, wie diese zusammenarbeiten und kann feststellen, welche Arbeiten ihm*ihr am besten liegen. Eine angehende Führungskraft kann an einer Rotation zu verschiedenen internationalen Standorten der Firma teilnehmen, um einen Einblick in andere Kulturen und Arbeitsweisen zu gewinnen.
In Bezug auf das Anforderungsniveau der Aufgaben
Die Rotationen lassen sich auch durch das Anforderungsniveau der neu übernommenen Aufgaben unterscheiden. Hier gibt es zwei Möglichkeiten:
Job Enlargement
Erweitert sich der Tätigkeitsbereich der Mitarbeiter*innen durch die Rotation spricht man auch von Job Enlargement. Der*Die Angestellte übernimmt zusätzliche Aufgaben mit demselben Anforderungsniveau. In der Regel werden verwandte Tätigkeiten angegliedert, die den aktuellen Aufgaben vor- oder nachgelagert waren. Es erweitert sich der Arbeitsspielraum des*der Mitarbeiter*in, während die Entscheidungsfreiheit gleich bleibt.
Job Enrichment
Wenn die neuen Tätigkeiten einem höheren Anforderungsniveau entsprechen, ist von einem Job Enrichment die Rede. Dies ist eine eher qualitative als quantitative Ausdehnung des Tätigkeitsbereichs. Mitarbeiter*innen übernehmen verantwortungsvollere Aufgaben mit einem größeren Handlungs- und Entscheidungsspielraum. Häufig sind dies Tätigkeiten, die Planung, Kontrolle oder Entscheidungen fordern.
Vorteile der Job Rotation
Diese Methode ist nicht umsonst seit Jahren in Unternehmen im Einsatz. Job Rotation bringt viele Vorteile, sowohl für die Firma als auch für die teilnehmenden Mitarbeiter*innen mit sich.
Fördert die Motivation, Zufriedenheit und Bindung an das Unternehmen
Wenn Mitarbeiter*innen sinnvolle Tätigkeiten übernehmen und gleichzeitig neue Kompetenzen und Fähigkeiten erlernen, wirkt sich das positiv auf die Mitarbeiter*innen-Motivation und Mitarbeiter*innen-Zufriedenheit aus. Sie sammeln ein breites Erfahrungsspektrum sowie Qualifikationen für den nächsten Karrieresprung. Dadurch erweitern sich ihre Zukunftsperspektiven im Unternehmen und die Mitarbeiter*innen-Bindung steigt. Als Resultat freuen sich Personaler*innen über sinkende Fluktuation und wegfallende Kosten für die Suche nach neuen Angestellten.
Stärkt das Teamgefühl und den Zusammenhalt
Die Rotation sorgt dafür, dass die einzelnen Arbeitnehmer*innen eine gewisse Weitsicht und ein Verständnis für das Unternehmen als ganzheitliche Organisation entwickeln. So wissen sie eher die Arbeit von anderen Abteilungen, Vorgesetzten oder des eigenen Teams zu schätzen. Konkurrenzdenken wird eingedämmt. Auch ein gestiegenes Verantwortungsgefühl ist zu beobachten, welches dafür sorgt, dass alle Mitarbeiter*innen gemeinschaftlich an einem Strang ziehen.
Etabliert eine Wissenskultur im Unternehmen
Die Übernahme neuer Aufgaben fördert die Lernbereitschaft in der Belegschaft. Mitarbeiter*innen sind auch eher bereit ihr Know-how weiterzugeben, sodass die Abhängigkeit von einzelnen Personen reduziert wird. Dadurch entsteht ein Wissensfluss im Unternehmen und der Wissensschatz aller Kolleg*innen vergrößert sich.
Treibt kontinuierliche Verbesserung voran
Wenn Mitarbeiter*innen tagein tagaus dieselben Tätigkeiten ausführen, macht sich irgendwann eine gewisse Betriebsblindheit breit. Dies kann durch regelmäßige Rotationen verhindert werden. Durch den Wechsel bringen neue Kolleg*innen frische Ideen und Perspektiven mit, die eingefahrene Arbeitsabläufe verbessern können. Dadurch wird das Unternehmen langfristig effizienter und produktiver.
Nachteile der Job Rotation
Diese Maßnahme hat leider nicht nur Vorteile. Wird sie zu inflationär eingesetzt, entsteht viel Unruhe im Unternehmen – mit negativen Folgen:
Verlangsamte Prozesse und Effizienzverluste
Wechseln Mitarbeiter*innen ständig die Arbeitsplätze fehlt ihnen die Routine in der Erledigung der Aufgaben. Dadurch verlangsamen sich Prozesse und es werden mehr Fehler gemacht. Besonders während der Einarbeitungszeit in eine neue Rolle sinkt die Effizienz und Produktivität zumindest kurzfristig.
Organisationsaufwand
Unternehmen, die es richtig machen wollen, müssen einige Ressourcen in die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Rotationen investieren. In der Regel sind die Vorgesetzten, die Personalabteilung und die betroffenen Mitarbeiter*innen involviert. Auch Teammitglieder werden für die Einarbeitung der neuen Kolleg*innen gebraucht und werden dadurch vom Tagesgeschäft abgelenkt.
Überforderung der teilnehmenden Mitarbeiter*innen
Die Übernahme verschiedenster Aufgaben kann für manche Angestellte ein Belastungsausgleich sein, aber auch gegenteilig als zusätzliche Belastung wahrgenommen werden. Mitarbeiter*innen können sich durch ungewohnte Tätigkeiten überfordert fühlen, was ihrer Motivation und Zufriedenheit schadet.
Ungeeignet für spezialisierte Berufe
Rotationen sind leider nicht für alle Mitarbeiter*innen und Berufsgruppen geeignet. Angestellte mit einem hohen Spezialisierungsgrad wie zum Beispiel IT-Fachkräfte können nur untereinander ihre Rollen tauschen. Auch Berufe, die in einem gesetzlichen Rahmen bestimmte Qualifikationen erfordern, wie beispielsweise Ärzt*innen oder Anwält*innen, grenzen die Möglichkeiten einer Rotation ein.
5 Tipps für eine erfolgreiche Umsetzung
In der Theorie klingt die Job Rotation mit allen ihren Vorteilen fast zu gut, um wahr zu sein. Allerdings ist die praktische Umsetzung oft nicht ganz so einfach. Mit unseren Tipps klappt es trotzdem:
1. Auf lernbereite Mitarbeiter*innen setzen
Damit die Rotation für alle Seiten zum Erfolg führt, sollten die ausgewählten Kolleg*innen offen und lernbereit sein. Nicht alle Mitarbeiter*innen bringen die Voraussetzungen mit, um fremde Aufgaben zu übernehmen. Idealerweise achten Sie schon während der Personalauswahl darauf, Kandidat*innen auszuwählen, die Entwicklungspotenzial haben. Eine Recruiting Software wie Recruitee kann Ihnen bei der Personalbeschaffung und -auswahl helfen.
2. Offen kommunizieren
Kommunikation ist das A und O bei jeder Personalentwicklungsmaßnahme. Mitarbeiter*innen sollten genau wissen, was auf sie zukommt bevor sie eine Entscheidung zur Teilnahme an einer Rotation treffen. Erwartungen an alle Seiten sowie eventuelle Bedenken müssen im Vorfeld geklärt werden. Auch während der Rotation darf die Kommunikation nicht abreißen. Die Personalabteilung und Vorgesetzte sind in der Pflicht die Angestellten zu begleiten und zu überprüfen, ob alles nach Plan verläuft.
3. Ziele festlegen
Ein wichtiger Teil der Vorbereitung ist eine konkrete Zielsetzung für die Rotation. Was soll erreicht werden? Welche Ziele werden verfolgt? Im Laufe der Rotation sollten Sie regelmäßig überprüfen, ob diese in die richtige Richtung verläuft und erfolgreich sein wird.
4. Einarbeitung planen
Damit die rotierenden Mitarbeiter*innen möglichst schnell die neuen Aufgabenfelder übernehmen können, sollte eine Einarbeitung gut geplant sein. In der Regel können Teammitglieder dies übernehmen, aber eventuell ist auch eine externe Weiterbildung nötig, um das richtige Wissen aufzubauen.
5. Feedback einholen
Mitarbeiter*innen sollten die Chance haben regelmäßig Feedback abzugeben. Dadurch können entstandene Hürden schnell überwunden werden. Und nur so können Sie den Prozess weiter optimieren und an die Bedürfnisse aller Teilnehmer*innen anpassen.
Jetzt sind Sie am Zug
Als frischgebackene*r Expert*in zum Thema Job Rotation sind Sie nun bestens ausgerüstet, um diese Maßnahme erfolgreich in Ihrem Unternehmen zu implementieren. Mit der richtigen Organisation und Kommunikation können Sie alle Vorteile voll ausschöpfen.
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