Personalauswahlverfahren – 14 Methoden, die Sie zum Erfolg führen

Unter Personalauswahlverfahren versteht man zum einen den Prozess, bei dem der*die beste Kandidat*in für eine offene Stelle gefunden wird, und zum anderen die einzelnen Methoden, die dabei zum Einsatz kommen können. Für Unternehmen ist die Personalauswahl ein erfolgskritischer Faktor, denn: Nur wer die richtigen Talente an Bord holt, kann sich langfristig gegen die Konkurrenz durchsetzen. Deshalb ist es für Recruiter*innen und Personaler*innen wichtig, die Auswahlmethoden gezielt an die jeweilige Stelle anzupassen und Fehlbesetzungen möglichst zu vermeiden.

In diesem Artikel beleuchten wir die 14 wichtigsten Methoden in der Personalauswahl. Zunächst klären wir, was genau man unter einem Personalauswahlverfahren versteht und welche Schritte ein typischer Auswahlprozess umfasst. Anschließend stellen wir Ihnen die einzelnen Methoden im Detail vor, inklusive der wichtigsten Vor- und Nachteile. Abschließend zeigen wir, wie eine Recruiting-Software Sie bei der Personalauswahl unterstützen kann.

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Was ist ein Personalauswahlverfahren?

Der Begriff Personalauswahlverfahren hat zwei Bedeutungen. Zum einen bezeichnet er den Prozess, der darauf abzielt, die am besten geeigneten Kandidat*innen für eine offene Stelle zu identifizieren. Zum anderen kann er als Oberbegriff verstanden werden für die verschiedenen Methoden, die während dieses Prozesses zum Einsatz kommen. Sie dienen dazu, die Qualifikation, Fähigkeiten und Persönlichkeitsmerkmale der Bewerbenden zu bewerten.

Für Unternehmen ist die Personalauswahl von zentraler Bedeutung, und zwar auf mehreren Ebenen. Ein guter Auswahlprozess wirkt sich unter anderem auf folgende Aspekte positiv aus:

Employer Branding

Ein transparenter Auswahlprozess stärkt das Image des Unternehmens und hinterlässt einen positiven Eindruck – häufig auch bei Kandidat*innen, die eine Absage erhalten.

‍Wettbewerbsfähigkeit

Wenn sich der Recruiting-Prozess endlos in die Länge zieht, wirft das nicht nur ein schlechtes Licht aufs Unternehmen. Es führt häufig auch dazu, dass ihnen die besten Kandidat*innen vor der Nase weggeschnappt werden. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels sollte das Auswahlverfahren so effizient wie möglich sein.

‍Entscheidungssicherheit

Fehlbesetzungen kosten viel Geld. Durch den Einsatz der richtigen Methoden können fundierte Entscheidungen getroffen werden, die das Risiko von Fehlentscheidungen reduzieren.

‍Unternehmenserfolg

Den Kern eines jeden Unternehmens machen die Mitarbeitenden aus. Nur wenn Sie die richtigen Leute an Bord holen und die Chemie im Team stimmt, kann Ihr Unternehmen sein volles Potenzial entfalten.

Ein durchdachtes Personalauswahlverfahren ist somit weit mehr als nur eine formale Notwendigkeit – wer die richtigen Methoden gezielt einsetzt und das Personalauswahlverfahren optimiert, legt den Grundstein für langfristigen Erfolg und eine nachhaltige Mitarbeiterbindung.

Ablauf eines Personalauswahlverfahrens

Jeder Personalauswahlprozess sollte mit der Erstellung eines detaillierten Anforderungsprofils der zu besetzenden Stelle beginnen. Definieren Sie welche Kompetenzen, Qualifikationen, Erfahrungen und Eigenschaften der*die ideale Kandidat*in mitbringen muss, um in dieser Position erfolgreich zu sein. Dies geschieht am besten nicht in Alleinarbeit, sondern in Kollaboration mit der Fachabteilung und den Vorgesetzten. Dabei sollte auch die Recruiting-Strategie besprochen werden.

Die nächsten Schritte im Personalauswahlverfahren sind die Erstellung und Veröffentlichung einer Stellenanzeige und das Sichten der eingegangenen Bewerbungen. Dabei wird bereits eine erste Vorauswahl getroffen. Danach kommen, je nach Unternehmen, Stelle und Strategie, verschiedene Auswahlmethoden zum Einsatz. Mit den Kandidat*innen, die in die engere Wahl kommen, werden beispielsweise Telefon-Interviews, Rollenspiele und Persönlichkeits- oder Intelligenz-Tests durchgeführt.

Den Abschluss bildet meist ein persönliches Gespräch mit dem*der Bewerbenden. Mit jedem dieser Schritte wird der Kreis der Kandidat*innen kleiner, bis schließlich eine Entscheidung für eine Person getroffen werden kann. Die finale Entscheidung trifft in der Regel der*die einstellende Manager*in in Absprache mit der HR-Abteilung sowie den relevanten Stakeholder*innen.

Welche Personalauswahlverfahren gibt es?

Wir Menschen sind komplexe Wesen – und Kandidat*innen sind mehr als nur die Summe ihrer Hard- und Soft-Skills. Um zu verstehen, wie eine Person „tickt“, ob sie eine Stelle gut ausfüllen kann und wie gut sie ins Team passt, sind deshalb mehrere Methoden nötig. Diese sollten individuell auf die jeweilige Stelle abgestimmt und miteinander kombiniert werden, je nachdem, worauf der Schwerpunkt liegt.

In diesem Artikel beschreiben wir 14 der am häufigsten angewandten Methoden zur Personalauswahl. Viele von ihnen werden häufig auch unter dem Oberbegriff Potenzialanalyse bzw. Eignungsdiagnostik zusammengefasst.

Vorauswahl und erste Einschätzung

Diese Methoden helfen, eine erste Auswahl zu treffen und ungeeignete Bewerbungen (frühzeitig) auszusortieren.

1. Bewerbungsunterlagen sichten

Die Prüfung der Bewerbungsunterlagen ist für die meisten Recruiter*innen der erste eigentliche Schritt im Personalauswahlverfahren, denn hier wird eine erste Auswahl getroffen. Zu den Unterlagen zählen das Anschreiben, der Lebenslauf, Abschluss- und Arbeitszeugnisse sowie Nachweise über Qualifikationen, wie zum Beispiel Zertifikate.

Eine Analyse der Bewerbungsunterlagen ist wichtig, um eine Hypothese zu erstellen, die Sie mit ins erste Gespräch nehmen. Beachten Sie dabei mögliche Biases. Denn ein persönliches Interview liefert zum Teil überraschende Einsichten. Sie haben beispielsweise einen Kandidaten, der jedes Jahr den Job wechselt. Ist das ein K.O.-Kriterium? Oder lohnt es sich nachzuhaken, weil der Kandidat vielleicht häufiger zur falschen Zeit am falschen Ort war?

Ágota Tyro

Talent Acquisition Specialist | Tellent

Vorteile:

• Anhand des Fachwissens und der Arbeitserfahrung können Sie schnell einen ersten Eindruck gewinnen und erkennen, ob der*die Kandidat*in generell für die Stelle infrage kommt.

Nachteile:

• In Bezug auf die Soft Skills sagen Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse meist nur bedingt etwas aus. Auch der Cultural Fit lässt sich an den Unterlagen nicht ablesen.

‍2. Referenzen einholen

Viele Bewerber*innen geben inzwischen schon ungefragt Referenzen von vorherigen Arbeitgeber*innen in ihren Bewerbungsunterlagen an. Sie können dies aber auch in Ihrer Stellenanzeige ausdrücklich verlangen.

Vorteile:

• Mit ehemaligen Vorgesetzten in Verbindung zu treten, kann sehr aufschlussreich sein. So erfahren Sie aus erster Hand, wie sich derjenige*diejenige im Arbeitsleben verhält.

Nachteile:

• Ihnen sollte bewusst sein, dass das, was Sie erfahren, immer subjektiv gefärbt sein wird.
• Diese Methode ist aufwendig, denn Sie müssen die Referenzen einzeln abtelefonieren oder per E-Mail anschreiben. Das lohnt sich oft nur, wenn es an die engere Auswahl geht.

Fachliche Eignungsprüfung

Mit diesen Methoden können Sie prüfen, ob die Kandidat*innen die nötigen fachlichen Fähigkeiten mitbringen.

3. Arbeitsproben auswerten

Dies sind konkrete Stichproben der Arbeitsleistung und -qualität von Kandidat*innen. Sie könnten schon in der Stellenausschreibung darum bitten, dass eine Arbeitsprobe der Bewerbung mit angehängt wird. Alternativ kann eine Arbeitsprobe auch während des Auswahlverfahrens nach Ihren Kriterien innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens angefertigt werden. Hierdurch werden die Stichproben besser vergleichbar.

Vorteile:

• Arbeitsproben bieten einen realistischen Einblick in die Fähigkeiten der Kandidat*innen und zeigen, wie gut sie konkrete Aufgaben der angestrebten Position meistern können.

Nachteile:

• Die Auswertung von Arbeitsproben kann sehr zeitaufwendig sein, insbesondere wenn viele Bewerbende berücksichtigt werden sollen.

4. Fallstudien (Case Studies) anfertigen lassen

Bei Case Studies wird den Kandidat*innen eine realitätsnahe Problemstellung präsentiert, die sie analysieren und lösen sollen. Diese Methode wird häufig in anspruchsvollen Fach- und Führungsrollen eingesetzt, um die analytischen Fähigkeiten, Problemlösungskompetenzen und das strategische Denken der Bewerbenden zu beurteilen. Case Studies können individuell oder in Gruppen bearbeitet werden. Oft gehört auch die Präsentation der Ergebnisse zur Aufgabe.

Falls Probearbeiten nicht möglich oder üblich sind, kann eine Case Study als Teil des Interviews sinnvoll sein. Hierbei bearbeiten Kandidat*innen eine Aufgabenstellung. Bei der Bewertung ist das Ergebnis nicht so wichtig wie die Herangehensweise an das Problem. Passt diese aus Ihrer Sicht für die entsprechende Rolle und das Level?

Ágota Tyro

Talent Acquisition Specialist | Tellent

Vorteile:

• Case Studies bieten einen praxisnahen Einblick in die Arbeitsweise der Kandidat*innen und zeigen, wie sie unter Druck komplexe Herausforderungen meistern.
• Auch wichtige Soft Skills wie Teamarbeit, Kommunikation und Entscheidungsfähigkeit können dabei beobachtet werden.

Nachteile:

• Die Vorbereitung und Auswertung von Case Studies ist relativ zeitaufwendig.

5. Postkorb-Übung vorbereiten

Postkorbübungen simulieren typische Arbeitssituationen, in denen die Kandidat*innen unter Zeitdruck Prioritäten setzen, Aufgaben delegieren und Entscheidungen treffen müssen. Sie erhalten einen „Postkorb“ mit E-Mails, Notizen und Aufgaben und müssen diese in einer vorgegebenen Zeit bearbeiten. Diese Methode wird häufig für Führungspositionen und administrative Rollen eingesetzt, um Organisationstalent und Entscheidungsfähigkeit zu bewerten.

Vorteile:

• Postkorbübungen testen praxisnah, wie gut Kandidat*innen priorisieren und ihre Zeit managen können.

Nachteile:

• Die Erstellung einer realistischen und auf die Stelle zugeschnittenen Postkorbübung erfordert viel Zeit und Detailarbeit.

Persönlichkeits- und Kompetenzanalyse

Hier wird geprüft, ob die Kandidat*innen zur Unternehmenskultur passen und die nötigen Soft Skills mitbringen.

6. Persönlichkeitstests auswerten

Mit Persönlichkeitstests lassen sich bestimmte Eigenschaften von Kandidat*innen messen. Die meisten Persönlichkeitstests arbeiten mit dem Fünf-Faktoren-Modell der Persönlichkeitspsychologie (auch Big Five oder OCEAN-Modell genannt). Dieser Test ordnet die Kandidat*innen auf Skalen in die fünf Hauptdimensionen der Persönlichkeit ein:

1. Neurotizismus
2. Extraversion
3. Offenheit für Erfahrungen
4. Verträglichkeit
5. Gewissenhaftigkeit

Jede Stelle erfordert eine andere Kombination dieser Wesensmerkmale. Sehr praktisch: Diese Tests können auch online durchgeführt werden.

Vorteile:

• Persönlichkeitstests sind sehr hilfreich, um einzuschätzen, wie gut ein*e Kandidat*in ins Team und ins Unternehmen passt.

Nachteile:

• Wenn Kandidat*innen falsch antworten, egal ob beabsichtigt oder nicht, kann das die Ergebnisse schnell verfälschen.

7. Zum Selbsteinschätzungstest (Self-Assessment) einladen

Beim Self-Assessment schätzen die Kandidat*innen ihre Fähigkeiten und Leistung selbst ein. Dieses Selbstbild können Sie dann mit den Einschätzungen von Personalverantwortlichen und Führungskräften vergleichen. Ergeben sich Differenzen, können diese in persönlichen Gesprächen hinterfragt und diskutiert werden. Ein Selbsteinschätzungstest wird selten allein eingesetzt. Meist wird er mit anderen Personalauswahlverfahren, zum Beispiel im Rahmen eines Assessment Centers, kombiniert.

Vorteile:

• Self-Assessments sind für Kandidat*innen eine Chance, ihre eigenen Stärken, Schwächen und Potenziale besser zu verstehen, was ihnen bei der Berufs- oder Rollenwahl helfen kann.

Nachteile:

• Die Ergebnisse können durch subjektive Verzerrungen beeinflusst werden, da die Kandidat*innen sich möglicherweise (bewusst oder unbewusst) anders darstellen als sie sind.

8. Kognitive Leistungstests auswerten

Kognitive Leistungstests messen die intellektuellen Fähigkeiten der Kandidat*innen, wie logisches Denken, Aufmerksamkeitsspanne, Konzentration und Gedächtnis, aber auch lösungsorientiertes Denken, logisches Schlussfolgern und sogar das räumliche Vorstellungsvermögen. Diese Tests werden oft eingesetzt, um die Eignung für anspruchsvolle Aufgaben oder Positionen zu prüfen, bei denen analytisches Denken eine zentrale Rolle spielt. Sie können als standardisierte Tests sowohl online als auch vor Ort durchgeführt werden.

Ein bekanntes Beispiel sind sogenannte Progressive Matritzen, auch bekannt als Ravens Matritzentest. Dieser kommt gern im Rahmen von Personalauswahlverfahren im öffentlichen Dienst, zum Beispiel bei der Polizei, zum Einsatz.

Vorteile:

• Diese Tests können in kurzer Zeit durchgeführt und oft automatisiert ausgewertet werden, sind also für größere Bewerbergruppen gut geeignet.
• Studien zeigen, dass kognitive Tests den beruflichen Erfolg einer Person relativ zuverlässig vorhersagen können, insbesondere in wissensintensiven Berufen.

Nachteile:

• Kandidat*innen, die bereits an mehreren solcher Tests teilgenommen haben, haben gegenüber Unerfahrenen einen Vorteil – was wiederum die Ergebnisse verfälschen kann.

Persönliche Gespräche

Interviews sind ein zentraler Bestandteil vieler Auswahlprozesse und dienen oft zur Vertiefung bzw. Validierung der Einschätzung.

9. Strukturierte Interviews durchführen

Ein strukturiertes Interview läuft nach einem vorher festgelegten Schema ab. Allen Kandidat*innen werden die gleichen Fragen in der gleichen Reihenfolge gestellt. Der Fragenkatalog ist dabei genau auf das Stellenprofil abgestimmt. Jede einzelne Frage zielt darauf ab, Kompetenzen oder Eigenschaften abzufragen, die für die Stelle wichtig sind. Strukturierte Interviews können sowohl persönlich als auch per Video geführt werden. Sie können sich dabei gut an Hilfsmitteln, wie einem Bewertungsbogen bedienen.

Vorteile:

• Strukturierte Interviews erhöhen Vergleichbarkeit und Fairness, da die gleichen Auswahlkriterien für alle Kandidat*innen gelten.
• Sie sind eine wirksame Methode, um Interviewer Bias zu vermeiden.

Nachteile:

• Oft stellt sich erst im Lauf des Recruiting-Prozesses heraus, dass das Anforderungsprofil unscharf ist und wichtige Kriterien fehlen. Diese Art der Interviewführung macht es schwerer, fehlende Kriterien herauszuarbeiten.

10. Unstrukturierte oder freie Interviews durchführen

Bei freien Interviews entscheidet jede*r Interviewer*in selbst, welche Fragen gestellt werden. Die Interviewer*innen passen ihre Fragen spontan an die Antworten der Kandidat*innen an und können dabei individuell auf Werdegang, Erfahrung und Persönlichkeit eingehen. Dieser Ansatz ermöglicht ein offenes, dynamisches Gespräch, bei dem sich beide Seiten besser kennenlernen können.

Vorteile:

• Unstrukturierte Interviews fördern einen authentischen Austausch und ermöglichen es, Stärken und Potenziale zu entdecken, die über das Stellenprofil hinausgehen.

Nachteile:

• Diese Art der Interviewführung birgt das Risiko, dass sowohl der Verlauf des Gesprächs als auch die Bewertung des Kandidat*innen von unbewussten Vorurteilen beeinflusst werden, z. B. wenn Interviewer*innen sympathisch wirkenden Bewerbenden unbewusst einfachere Fragen stellen oder sie wohlwollender bewerten.

Innovative und kombinierte Verfahren

Diese Methoden kombinieren verschiedene Ansätze oder setzen auf moderne, spielerische Elemente.

11. Recrutainment-Event anbieten

Recrutainment ist ein Begriff aus der Personalbeschaffung, der das Verschmelzen von Recruiting und Entertainment beschreibt. Google machte den Anfang bereits 2004 mit seinen Billboard Riddles. Auf spielerische und unterhaltsame Weise können Kandidat*innen und Unternehmen mehr voneinander erfahren und austesten, ob sie zusammenpassen. Dabei schlagen Sie gleich zwei Fliegen mit einer Klappe: Das Recrutainment ist nicht nur ein Personalauswahlverfahren, sondern fördert auch das Employer Branding.

Offline-Varianten sind Veranstaltungen und Events, wie zum Beispiel das CodeCaching. Online stehen Tests und Simulationen zur Auswahl, die spielerisch, kurzweilig und interessant verpackt sind.

Vorteile:

• Insbesondere junge Talente der Generationen Y und Z, die mit digitalen Medien und Infotainment aufgewachsen sind, dürften sich von diesen Personalauswahlverfahren angesprochen fühlen.

Nachteile:

• Hochqualifizierte Fachkräfte der Generation X dagegen könnten solche verspielten Methoden als unseriös empfinden.

12. Rollenspiele durchführen

Bei Rollenspielen schlüpfen die Kandidat*innen in eine Rolle und lösen eine spezifische, berufstypische Situation, die von den Interviewer*innen oder Beobachter*innen vorgegeben wird. Diese Methode wird häufig angewendet, um soziale Kompetenzen wie Konflikt- oder Führungsfähigkeit zu testen. Häufig werden bei Rollenspielen Mitarbeitergespräche, Verhandlungen oder Kundengespräche simuliert.

Vorteile:

• Rollenspiele eignen sich besonders gut, um Soft Skills wie Kommunikation, Empathie und Problemlösungsfähigkeit zu beurteilen.

Nachteile:

• Einige Kandidat*innen empfinden Rollenspiele als ungewohnt und stressig, was ihre Leistung negativ beeinflussen kann.
• Die Durchführung und Auswertung erfordert geschulte Beobachter*innen und ist zeit- sowie ressourcenintensiv.

13. Assessment Center organisieren

Im Assessment Center werden mehrere Methoden der Personalauswahl miteinander kombiniert. Dazu gehören in der Regel Gruppenarbeiten, Präsentationen, Rollenspiele, Postkorb-Übungen und Interviews. Ein Team aus geschulten Beobachter*innen bewertet dabei die Leistungen der Teilnehmenden anhand zuvor festgelegter Kriterien. Assessment Center werden oft für Führungspositionen oder komplexe Rollen eingesetzt, um ein umfassendes Bild der fachlichen, sozialen und persönlichen Kompetenzen zu erhalten.

Vorteile:

• Assessment Center bieten eine hohe Prognosegenauigkeit, da sie verschiedene Methoden kombinieren und die Kandidat*innen in realitätsnahen Situationen testen.

Nachteile:

• Die Durchführung ist sehr aufwendig und kostenintensiv, insbesondere bei größeren Gruppen.
• Für eine objektive und faire Bewertung sind speziell geschulte Beobachter*innen erforderlich, was zusätzlichen Aufwand und Kosten bedeutet.
• Einige Kandidat*innen können ein Assessment Center als unangenehme und stressige Prüfungssituation empfinden.

14. Social-Media-Analyse durchführen

Der Vollständigkeit halber sei hier auch die Social-Media-Analyse erwähnt. Dabei werden die öffentlichen Profile von Kandidat*innen auf Plattformen wie LinkedIn, Facebook oder Instagram ausgewertet. Ziel ist es, zusätzliche Informationen über die Persönlichkeit, Interessen oder beruflichen Netzwerke der Bewerbenden zu gewinnen. Diese Methode wird von HR-Profis allerdings meist kritisch gesehen, da in den sozialen Medien in der Regel private Inhalte geteilt werden, die wenig bis gar nichts mit der beruflichen Eignung zu tun haben.

Vorteile:

• Die Social-Media-Analyse kann Einblicke in das Branchenwissen, das Engagement und die Einstellung von Kandidat*innen geben.

Nachteile:

• Die Ergebnisse sind nur bedingt aussagekräftig, da sich Menschen in den sozialen Medien meist ausschließlich positiv darstellen.
• Eine zu starke Fokussierung auf Social-Media-Profile kann problematisch sein, da sie nicht immer ein realistisches Bild der beruflichen Kompetenz und Arbeitsweise vermitteln.

Mit einer Recruiting-Software wird vieles einfacher

Egal, für welche Verfahren Sie sich entscheiden – eine Recruiting-Software wie Recruitee kann Sie bei vielen Schritten der Personalauswahl effektiv unterstützen, indem sie Prozesse automatisiert und für mehr Übersicht sorgt. So sparen Sie wertvolle Zeit. Hier einige Funktionen, die speziell bei der Personalauswahl hilfreich sind:

Automatisiertes Screening

In Recruitee können Sie K.O.-Fragen definieren, mit denen Kandidat*innen, die die Mindestanforderungen nicht erfüllen, automatisch herausgefiltert werden.

‍Vorlagen für strukturierte Interviews

Recruitee bietet Ihnen die Möglichkeit, standardisierte Bewertungsformulare direkt in der Plattform zu erstellen. Diese können als Vorlage für das Führen und Auswerten strukturierter Interviews genutzt werden.

Kollaboratives Recruiting

So unterstützt Recruitee das kollaborative Recruiting: Sie können beispielsweise Kandidatenprofile mit einzelnen Team-Mitgliedern teilen und automatisiert Feedback einholen.

Der große Vorteil einer Recruiting-Software liegt darin, dass sie zeitraubende und repetitive Aufgaben automatisiert. Dadurch gewinnen Sie wertvolle Zeit, die Sie in die wirklich wichtigen Aspekte der Personalauswahl investieren können: die Durchsicht der Profile, die Auswahl der passenden Methoden, die sorgfältige Auswertung. So schaffen Sie die richtige Grundlage, um fundierte Entscheidungen zu treffen und die besten Talente für Ihr Unternehmen zu gewinnen.

Fazit

In diesem Artikel haben wir Ihnen einen bunten Strauß bewährter Methoden zur Personalauswahl vorgestellt. Welches Personalauswahlverfahren das richtige ist, hängt ganz von der jeweiligen Stelle und Ihren Anforderungen ab. Es gibt nicht die eine perfekte Methode, sondern es kommt darauf an, die verschiedenen Verfahren geschickt zu kombinieren und an die spezifischen Bedürfnisse der Position anzupassen.

Je nach Phase des Auswahlprozesses eignen sich unterschiedliche Methoden: Bewerbungsunterlagen und Referenzen helfen bei der ersten Einschätzung, und auch Tests können gut eingesetzt werden, um die Auswahl einzugrenzen. Arbeitsproben und Case Studies helfen, die fachliche Eignung abzuklopfen. Strukturierte Interviews und Rollenspiele geben Aufschluss über soziale Kompetenzen. Je besser der Methoden-Mix, desto größer ist die Chance, genau die richtigen Talente an Bord zu holen.