Die Potenzialanalyse: So nützt sie Unternehmen im Recruiting

Eine fundierte Potenzialanalyse durchzuführen sieht erstmal nach viel Arbeit aus. Allerdings kann sich das für Ihren Recruiting-Prozess schnell lohnen. Denn Sie müssen sich nicht mehr auf subjektive Einschätzungen verlassen, sondern können Kandidat*innen anhand von konkreten Daten vergleichen. Außerdem reduziert sich der Aufwand für eine Potenzialanalyse im Lauf der Zeit. Die ausgewählten Testverfahren können Sie für verschiedene Stellen und Anforderungsprofile anpassen und verwenden. So wird Ihr Verfahren zur Bewerberauswahl mit der Zeit deutlich effektiver und Ihre Maßnahmen zur Personalentwicklung können gezielter eingesetzt werden.

Was ist eine Potenzialanalyse?

Potenzialanalysen können Sie bei Bewerber*innen durchführen, um den zukünftigen Werdegang einzuschätzen oder bei Mitarbeiter*innen, die bislang nicht ausreichend berücksichtigt wurden. Wenn diese – oder Vorgesetzte – glauben, dass sie zu Höherem berufen sind, ist eine Potenzialanalyse eine große Hilfe.

Welche Kompetenzen im Endeffekt gemessen werden sollten, richtet sich nach dem Einsatzbereich Ihrer Potenzialanalyse. Das Ziel ist immer, ein aussagekräftiges Profil einer Person zu erstellen, welches Aufschluss über Stärken, Schwächen und Entwicklungsmöglichkeiten gibt.

Das Wort Potenzial leitet sich vom lateinischen Wort “potentia” für Stärke oder Macht ab und beschreibt die Voraussetzungen und Fähigkeiten zur Entwicklung, die eine Person mitbringt. Demnach können Sie durch eine Analyse des Potenzials nach bestimmten Eigenschaften und Fähigkeiten in Bewerber*innen und Mitarbeiter*innen suchen, die Aufschluss über deren Entwicklungsmöglichkeiten geben.

Die Potenzialanalyse im Unternehmen umfasst Wissen, Fähigkeiten, Motivation und Persönlichkeitsmerkmale der Mitarbeiter*innen.

Das Potenzial einer Person lässt sich in fünf Kompetenzen einteilen, die für Unternehmen relevant sind:

• Methodenkompetenz: Die Fähigkeit Zusammenhänge zu erfassen, Probleme zu erkennen und passende Lösungsvorschläge zu erarbeiten.
• Sozialkompetenz: Die Fähigkeit mit anderen Menschen gut umzugehen.
• Fachkompetenz: Die Fähigkeit neues Wissens (z. B. Technologien, Verfahren, Sprachen) zu erlernen und anzuwenden.
• Reflexionskompetenz: Die Fähigkeit, das eigene Handeln kritisch zu hinterfragen.
• Veränderungskompetenz: Die Fähigkeit flexibel auf Veränderungen im Umfeld zu reagieren und sich anzupassen.

Manchmal werden noch Unterkompetenzen angeführt, zum Beispiel Organisations-Kompetenzen, strategisches Denken, Problemlösungs-Kompetenzen, Empathie und Arbeitseinstellung.

Potenzialanalyse Methoden

Um das Potenzial eines*einer Kandidat*in zu messen, gibt es verschiedene Methoden. Auch wenn keine von ihnen bislang wissenschaftlichen Kriterien standhalten konnte, geben sie dennoch aus verschiedenen Blickwinkeln Aufschluss darüber, wie sich eine Person weiterentwickeln könnte.

Strukturierter Fragebogen oder umfassenden Einzel-Assessment

Zwei unterschiedliche Methoden können bei der Potenzialanalyse angewendet werden. Die eine legt Fragebögen vor, die standardisiert sind und meistens in größeren Unternehmen verwendet werden. Damit können Ergebnisse in Daten umgewandelt und verglichen werden. Das Potenzial einer Person wird dann in einem Wert ausgedrückt. Der Vorteil dieser Methode ist die Vergleichbarkeit, der Nachteil ist, dass die Tests nur so gut sind wie die Fragebögen – und die haben oft Lücken.

Bei einem Einzel-Assessment wird in Interviews und Aufgaben eine bestimmte Person genau analysiert. Zwar kommen auch hier Standards zum Einsatz, bewertet wird aber nicht alleine nach Antworten. Das Einzel-Assessment ist wesentlich aufwendiger in Durchführung und Analyse, bringt aber auch ein genaueres Bild mit sich.

Sequenzielle oder absolute Potenzialanalyse

Weiterhin wird zwischen der sequenziellen und der absoluten Potenzialanalyse unterschieden. Die sequenzielle Analyse bezieht sich auf das Potenzial für eine nächste Karrierestufe, die absolute Analyse versucht eine Einschätzung der Kandidat*innen insgesamt – und wo deren Grenzen sind.

Uni- oder multimethodale Potenzialanalyse

Bei der unimethodalen Potenzialanalyse kommen ausschließlich psychologische Tests zum Einsatz, bei der multimethodalen Analyse gibt es mehrere Testmöglichkeiten, inklusive Rollenspiele.

Wie können Unternehmen die Potenzialanalyse nutzen?

Eine ausführliche Potenzialanalyse lohnt sich für Unternehmen immer dann, wenn Sie Projektionen in die Zukunft anstellen wollen. Sie sind ein wichtiges Instrument bei der Personalplanung und helfen bei der Einstellung sowie bei internen Beförderungen. Potenzialanalysen sollten für Unternehmen ein Mittel von vielen bei der Entscheidungsfindung sein, weil sie keinen Anspruch auf Absolutheit haben.

Potenzialanalyse für Mitarbeiter*innen zur Personalentwicklung

Wann immer Sie Stellen mit Mitarbeiter*innen aus dem eigenen Unternehmen besetzen können, haben Sie eigentlich gewonnen. Sie sparen sich einen Recruiting-Prozess, es verkürzt eine Einarbeitungsphase, die Person ist bereits bekannt und eine Beförderung stärkt die Loyalität. Allerdings ist nicht jede*r auch für eine nächsthöhere Position geeignet. Wer in einem bestimmten Job gut ist, muss nicht automatisch Führungsqualitäten besitzen. Wer gut mit den Kolleg*innen kann, wird vielleicht später Probleme haben, diesen Anweisungen zu geben.

Um genauer zu wissen, welche Mitarbeiter*innen das Potenzial zu neuen (oder anderen) Aufgaben haben, hilft eine Potenzialanalyse zur Personalentwicklung.

Bevor Sie eine Potenzialanalyse bei Mitarbeiter*innen durchführen, werden Sie eine Vorauswahl treffen müssen. Wenn eine Analyse nicht bereits mit Einstellungstests während des Recruitingverfahrens durchgeführt wurde, sollten Sie sich auf Angestellte konzentrieren, die Ihnen besonders aufgefallen sind. Wer heraussticht, hat auf jeden Fall schon mal ein gewisses Potenzial.

Sie können die Potenzialanalyse in der Personalentwicklung so gestalten, dass Sie insgesamt bewerten, welche Möglichkeiten in einer Person stecken, z.B.:

• Wird der*die Mitarbeiter*in es bis in die Geschäftsführung schaffen?  
• Ist er*sie für die Leitung einer Geschäftseinheit im Ausland geeignet?  
• Gibt es Bereiche, in denen sich diese Person vielleicht besser entwickeln könnte?  
• Wo liegen die Stärken und Schwächen des*der Mitarbeiter*in?

Wenn Sie einen gewissen Pool an Mitarbeiter*innen haben, die Sie einer Potenzialanalyse unterzogen haben, können Sie langfristig besser planen. Dort, wo Ihnen die Personalentwicklung Defizite anzeigt, zum Beispiel durch auslaufende Verträge oder Verrentung, können Sie schneller geeignete Mitarbeiter*innen auf die frei werdenden Positionen setzen.

Beispiel: Potenzialanalyse bei Mitarbeiter*innen

Ein Unternehmen weiß im Voraus, dass die drei Geschäftsführer*innen und Gründer*innen in zwei Jahren aus Altersgründen ausscheiden werden. In der strategischen Personalplanung wurde festgelegt, dass eine Stelle mit einem*einer Kandidat*in von außen besetzt werden soll, um frischen Wind ins Unternehmen zu bringen. Die beiden anderen Stellen sollen intern besetzt werden.

Zunächst werden Kandidat*innen aus der Belegschaft ausgewählt, die aufgrund ihrer Qualifikationen und Erfahrungen infrage kommen. Als Nächstes kommen Mitarbeiter*innen auf die Liste, die Nachwuchstalente sind und entweder die alten Positionen der neuen Geschäftsführer einnehmen oder direkt einen großen Sprung machen können. Alle werden einer Potenzialanalyse unterzogen, und zwar sowohl im Hinblick auf die Eignung für die konkrete Position als auch ob sie vielleicht sogar überqualifiziert sind und die Gefahr besteht, dass sie die neue Position nicht lange besetzen werden. Oft genug ist eine Geschäftsführungsposition als Karrieresprungbrett benutzt worden.

Die Potenzialanalyse bei Mitarbeiter*innen wird herausfinden, ob jemand überambitioniert ist oder überhaupt nicht für den Job geeignet.

Beispiel: Potenzialanalyse bei Kandidat*innen

Bei der Einstellung von Führungskräften haben Sie meistens bereits ausreichend Informationen aus dem Lebenslauf, Interviews und dem Assessment-Center. Manchmal aber reichen diese nicht aus, wenn Sie die Kandidat*innen länger im Unternehmen behalten und fördern wollen. Jemand mit Talent kann nur dann gehalten werden, wenn es auch entsprechende Entwicklungsmöglichkeiten gibt. Diese hängen aber vom Potenzial einer Person ab.

Eine Potenzialanalyse für Kandidat*innen ist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn jemand in der Teamleitung anfangen soll, sie aber diese Person später als Bereichs- oder Abteilungsleitung einsetzen wollen. Das ist der Fall beim Aufbau neuer Geschäftsbereiche: Wer diesen Bereich aufbaut, muss nicht unbedingt geeignet sein, ihn auch später zu leiten. Die Potenzialanalyse der Kandidat*innen zeigt Ihnen, wer das Zeug für Beides hat. Eine andere Frage ist, ob sich die Personen auch in die Unternehmenskultur einfügen können.

Was sind gängige Potenzialanalyse-Tests?

Wenn Sie heute nach Tests zur Potenzialanalyse googlen, bekommen Sie hunderttausende Treffer. Jedes Institut und viele große Personalberatungen haben eigene Tests entwickelt und bedienen sich unterschiedlicher Methoden. Die Bandbreite der Aussagekraft und Qualität der Tests ist groß. Einige haben sich aber als eine Art Standard durchgesetzt und dienen als Vorlage für andere.

Bochumer Inventar zur berufsbezogenen Persönlichkeitsbeschreibung (BIP)

Der etwas sperrige Name täuscht: Hinter dem Bochumer Inventar zur berufsbezogenen Persönlichkeitsbeschreibung verbirgt sich ein psychologisches Testverfahren, das berufsrelevante Persönlichkeitsmerkmale systematisch in einem Fragebogen erfasst. Die Teilnehmer*innen bekommen Aussagen vorgelegt und sollen sagen, wie weit diese auf sie persönlich zutreffen.

Die Antworten werden so sortiert, dass sie in vorher festgelegt berufliche Dimensionen passen und dann zu Zahlenwerten umgewandelt. Aus diesen lässt sich eine Grafik erstellen – außerdem wird meist noch ein Gutachten geschrieben.

Das BIP ist speziell für Anwendungen im Personalmanagement entwickelt worden (Personalauswahl und -platzierung, Trainings- und Coachingmaßnahmen, Feedbackprozesse sowie Karriereberatung), es gibt über 22.000 Vergleichsdaten. Zu den erfassten Dimensionen gehören Arbeitsverhalten, berufliche Orientierung und soziale Kompetenzen. Weiterhin wird die psychische Konstitution (Emotionale Stabilität, Belastbarkeit, Selbstbewusstsein) erfasst.

Außerdem gibt es verschiedene Stellenprofile, wie für die Geschäftsführung, Berater oder Fachkraft und eine entsprechende Fragenauswahl.

Hamet

Hamet ist ein standardisiertes, handlungsorientiertes Testverfahren zur Erfassung und Förderung berufsbezogener Basiskompetenzen und vorhandener Potenziale in der verarbeitenden Industrie. Hamet enthält neben handlungsorientierten Aufgaben, die zur Beobachtung unterschiedlicher Kompetenzmerkmale herangezogen werden können, verschiedene Team-Aufgaben zur Erfassung sozialer Kompetenzen. Um die Objektivität zu gewährleisten, stehen standardisierte Beobachtungsbögen mit definierten Merkmalen zur Verfügung. Hamet wird vielfach bei Schüler*innen und in der Berufsfindung eingesetzt.

OCEAN

OCEAN steht für die Faktoren Openness, Conscientiousness, Extraversion, Agreeableness, Neuroticism (also Offenheit, Gewissenhaftigkeit, Weltoffenheit, Liebenswürdigkeit und Neurotizismus. Es ist ebenso als Big Five oder Fünf Faktoren Modell bekannt und ist eines der wesentlichen Modelle für Persönlichkeitstests. Es geht von folgenden menschlichen Eigenschaften aus:

• Offenheit für Erfahrungen (Aufgeschlossenheit)
• Gewissenhaftigkeit (Perfektionismus)
• Extraversion (Geselligkeit)
• Verträglichkeit (Rücksichtnahme, Kooperationsbereitschaft, Empathie)
• Neurotizismus (emotionale Labilität und Verletzlichkeit)

Der Persönlichkeitsbericht des Big Five Tests enthält neben der Auswertung der fünf Faktoren eine Beschreibung von 24 Facetten. Im Kompetenzbericht wird dargelegt, welche dieser Facetten zur Ausprägung der jeweiligen Kompetenz herangezogen wurden. Sie können stellenspezifische Kompetenzen auswählen. Es ist ein sehr weit verbreiteter Test, dessen Ergebnisse in vielen Studien nachgewiesen werden konnten.

Wie wird eine Potenzialanalyse durchgeführt?

Sie können eine Potenzialanalyse auf Standardfragebögen durchführen oder aber selbst Fragen zusammenstellen, die dann stärker auf Ihr Unternehmen, die Stellen und die Anforderungen an Mitarbeiter*innen zugeschnitten sind. Welche Methode Sie auswählen, ist letztlich eine Frage von Kosten und Zeit. Je detaillierter Sie auf Befragte eingehen können, umso besser sind letztlich die Ergebnisse.

Eine Potenzialanalyse durchführen ist heute kein Problem mehr, es gibt einige Tests bereits online oder gegen eine einmalige Gebühr. Diese können in Ihrem Unternehmen oder zu Hause durchgeführt werden.

Schritt 1: Informationssammlung und Verdichtung

Sie sollten zunächst einmal die Faktoren zusammentragen, die in Ihrem Unternehmen wichtig sind, wenn es um Karriere und Führungsaufgaben geht. Was erwarten Sie von Ihren Mitarbeiter*innen? Welche Stärken müssen sie mitbringen, welche Schwächen gibt es bereits im Unternehmen? Wo fehlen Kompetenzen, wo braucht es mehr Unterstützung?

Schritt 2: Anforderungen und persönliche Stärken in der Fragestellung berücksichtigen

In diesem Schritt geht es vor allem darum, das nach Potenzialen gefragt wird, die Sie in Ihrem Unternehmen brauchen können. Das soll aber andere, persönlichkeitsspezifische Fragen keineswegs ausschließen – beide Fragegruppen sind notwendig.

Schritt 3: Transparenz

Erläutern Sie, warum Sie einen Kompetenztest durchführen, welche Bedeutung er in Ihrem Unternehmen hat und wie die Mitarbeiter*innen von den Ergebnissen erfahren. Wenn es darum geht, jemanden auf eine bestimmte Stelle zu testen, sollten Sie das auch sagen,

Schritt 4: Methode auswählen

Sie sollten sich entscheiden, welche Methode Sie anwenden wollen. Zwei stehen zur Auswahl:

• Fragebogen
• Persönliche Befragung (Einzel-Assessment)

Der Fragebogen macht die Potenzialanalyse zeit- und ortsunabhängig, sie bekommen aber keinen umfassenden Eindruck. Die Fragen lassen sich einfach als Daten darstellen und bewerten.

Eine persönliche Befragung ist eine Mischung aus Fragen, Gespräch und manchmal auch Aufgabe, die gelöst werden müssen. Sie erhalten auf diese Weise ein viel genaueres Bild der Person, allerdings ist der Aufwand größer und das Ergebnis nicht so einfach objektivierbar.

Schritt 5: Befragung durchführen

Legen Sie rechtzeitig fest, wann und wo die Potenzialanalyse durchgeführt werden soll und nehmen Sie sich ausreichend Zeit dafür. Buchen Sie rechtzeitig einen Meeting-Raum und stellen Sie sicher, dass die Technik funktioniert und alles vorhanden ist, was für die Analyse benötigt wird. Es sollten höchstens zwei Personen an der Befragung teilnehmen.

Schritt 6: Auswertung

Bei der Auswertung eines Fragebogens werden Sie es einfacher haben als bei einem Einzel-Assessment. Versuchen Sie aber, letzteres ebenfalls in Zahlen darzustellen. Eine grafische und farbliche Aufbereitung kann Ihnen dabei helfen, das Potenzial später übersichtlich darzustellen und zu bewerten.

Schritt 7: Bewertung der Potenzialanalyse

Die Auswertung wird Ihnen nur nackte Zahlen präsentieren, es liegt dann an Ihnen diese zu bewerten. Sie sollten die einzelnen Bereiche gewichten und überlegen, welche für Sie höhere Prioritäten haben. So kann jemand mit geringem Organisationstalent trotzdem hervorragend auf Stellen passen, in denen es auf Fähigkeiten wie Zuverlässigkeit und Genauigkeit ankommt.

Schritt 8: Besprechung der Ergebnisse

Sie sollte die Ergebnisse auf jeden Fall mit der betroffenen Person besprechen. Erklären Sie die Zahlen, aber ebenso Ihre Bewertung. Lassen Sie Widerspruch zu und hören Sie sich diesen an – manchmal ist es gut, auch die Einschätzung der Befragten zu kennen.

Schritt 9: Entscheidung treffen, Karriereoptionen festlegen

Wenn Sie die Analyse als Grundlage für eine Stellenbesetzung durchgeführt haben, sollten Sie nach der Besprechung bald eine Entscheidung treffen. Diese sollte aber nicht alleine aufgrund der Potenzialanalyse getroffen werden.

Ist die Analyse angeordnet worden, um das allgemeine Potenzial einer Person abzufragen, dann sollten Sie konkrete Stellen, Aufgaben und Rollen nennen, die für sie infrage kommen.

Die Potenzialanalyse wird Ihnen dabei helfen, den*die passende*n Kandidat*in für eine freie Stelle aus den Bewerber*innen herauszufiltern, um die Mitarbeiterproduktivität und das Mitarbeiterengagement in Ihrem Unternehmen zu steigern.